5. Kết cấu của khóa luận
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Về đặc điểm bộ máy quản lý, công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt LTT có bộ máy quản lý gián tiếp đƣợc sắp xếp phù hợp với khả năng và có thể kiêm nhiệm nhiều việc công ty thực hiện tổ chức quản lý theo chế độ 1 thủ trƣởng.
Giám đốc là ngƣời đứng đầu công ty, ngƣời có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh; giúp việc cho giám đốc trong việc quản lý có một phó giám đốc (Phó giám đốc phụ trách kinh doanh). Phó Giám đốc giúp việc cho giám đốc, phụ trách kiểm soát hoạt động các khu và có trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý nguồn hàng vào và ra của công ty.
Ban quản lý kinh doanh của công ty bao gồm 4 phòng chính với chức năng và nhiệm vụ khác nhau.
Phòng Sales – Marketing
h c
Phòng Sales – Marketing tham mƣu cho Giám đốc công ty thực hiện các hợp đồng kinh doanh phù hợp với chức năng, quy mô hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm khai thác t ch cực các đơn vị khách hàng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Nhiệ v
Phòng Sales – Marketing lập kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm của công ty, lập bảng báo giá và lập báo cáo hoạt động hàng tháng, hàng quý.
Phòng Sales – Marketing lập kế hoạch và tổ chức những chƣơng trình tiếp thị sản phẩm và thị trƣờng mới, thăm dò thị trƣờng, tìm hiểu nhu cầu của thị trƣờng và ngƣời tiêu dùng để đề xuất các phƣơng án kinh doanh nhằm mở rộng thị trƣờng và cạnh tranh với các công ty khác
Phòng kế toán
h c
Phòng kế toán tham mƣu cho Giám đốc công ty thực hiện các hợp đồng kinh tế phù hợp với chức năng, quy mô hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về mọi hoạt động tài chính của công ty, sử dụng đúng mục đ ch, an toàn và có hiệu quả mọi nguồn vốn của công ty và tuân thủ theo đúng các qui định của Nhà nƣớc, pháp luật và các Bộ ngành có liên quan.
Nhiệ v
Phòng kế toán tổ chức bộ máy kế toán trong công ty cho phù hợp với quy mô, tổ chức và tình hình kinh doanh của công ty.
Phòng kế toán quản lý các khoản thu, chi đồng thời thống kê phân tích lãi lỗ giá thành và kết quả kinh doanh của công ty.
Phòng kế toán lập kế hoạch tài ch nh hàng năm về doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, kế hoạch nộp thuế và các khoản nộp khác cho Ngân sách của công ty.
Phòng kế toán phân tích báo cáo tài chính hằng năm và đề xuất kế hoạch quản trị tài ch nh cho ban Giám đốc, thực hiện việc nộp báo cáo tài chính về cơ quan thuế và các ngành chức năng có liên quan.
Phòng Dự án- kỹ thuật
h c
Phòng Dự án - Kỹ thuật có chức năng quản lý những sản phẩm, tham mƣu cho Giám đốc về chất lƣợng, chính sách giá cả.
Nhiệ v
Phòng kỹ thuật thực hiện nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, chƣơng trình và điều phối, thanh tra, kiểm tra, đôn đốc thực hiện thiết kế chƣơng trình, nghiệm thu công trình xây dựng và chỉ đạo nhân viên bàn giao sản phẩm, công trình cho khách hàng theo đúng quy định của công ty. Báo cáo trực tiếp các hoạt động chuyên môn mà mình phụ trách.
Phòng hành chính nhân sự.
h c
Phòng hành chính nhân sự tham mƣu cho Giám đốc về bộ máy tổ chức quản lý công ty có hiệu quả trong từng thời kỳ, tuyển dụng, đánh giá chất lƣợng nhân viên.
Nhiệ v
Phòng hành chính nhân sự tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành ch nh nhằm phục vụ và duy trì các hoạt động cần thiết cho hoạt động kinh doanh.
Phòng hành chính nhân sự thực hiện chế độ ch nh sách đối với nhân viên, quản lý các công việc pháp chế, tuyên truyền quảng cáo thi đua thực hành công tác hành ch nh văn thƣ, lƣu trữ các công tác quản trị của công ty, đảm bảo các điều kiện làm việc để bộ máy của công ty làm việc tốt hơn.
Lãnh đạo Hành chính - Nhân Sự (Trƣởng, Phó phòng) Bộ phận Quản lý nhân sự, chế độ, chính sách Bộ phận quản lý hành ch nh, văn thƣ, lƣu trữ
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức Phòng Hành Chính – Nhân Sự
(Nguồn:Phòng Hành chính – Nhân sự của công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt LTT)
Phòng Hành Chính Nhân Sự gồm 5 ngƣời: 1 Trƣởng Phòng Hành chính - Nhân sự và 5 nhân viên thu 2 bộ phận. Mỗi bộ phẩn quản lý mỗi công việc khác nhau
Về bộ phận quản lý nhân sự các công việc chính bao gồm những hoạt động sau:
- Tổ chức quản lý và xây dựng các chƣơng trình thi đua và đề bạt khen
thƣởng, điều phối nhân sự qua lại ở các bộ phận phòng ban với nhau.
- Thực hiện công tác tuyển dụng để đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu, chiến
lƣợc dài hạn và ngắn hạn của công ty.
Về bộ phận quản lý hành ch nh, văn thƣ lƣu trữ, các công việc chính bao gồm những hoạt động sau:
- Soạn thảo và lƣu trữ văn bản hồ sơ: soạn thảo các thƣ từ kinh doanh, dịch
văn bản tiếng anh, tổng hợp và lƣu trữ các loại giấy tờ.
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tƣ vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo của công ty.
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng
phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lƣợng và chất lƣợng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.