5. Kết cấu của khóa luận
2.4.4.Quy trình tuyển dụng
2.4.4.1. Sơ đô quy trình tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Nhận hồ sơ Phỏng vấn Thử việc và ra quyết định
Sơ đồ 2.3. Quy trình tuyển dụng tại công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt LTT
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự, công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt LTT
2.4.4.2. Mô tả sơ đồ
Bƣớc 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay không. Các căn cứ để xác định nhu cầu cần tuyển dụng là:
Thứ nhất theo nhu cầu tại các phòng ban trong đơn vị. Tuỳ thuộc vào tình hình lao động của mỗi phòng ban tại thời điểm. Nếu số lao động hiện tại không đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc thì các phòng ban đó sẽ đề nghị Giám đốc tuyển thêm ngƣời.
Thứ hai, theo nhu cầu mở rộng thị trƣờng: Phòng Hành chính - Nhân sự kết hợp với các phòng ban cân đối số lao động cần bổ sung.
Thứ ba, khi có nhân viên thôi việc, nghỉ hƣu, chấm dứt hợp đồng lao động. Phòng Hành chính - Nhân sự xem xét, điều chỉnh các đơn vị, nếu thiếu thì tuyển dụng.
Nhận xét: Nhƣ vậy việc xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty là việc tổng hợp nhu cầu nguồn nhân lực từ các phòng ban và định hƣớng kinh doanh của công ty. Việc xác định nhu cầu tuyển dụng dựa trên nhu cầu, tình hình thực tế nhƣ vậy giúp công ty đảm bảo đúng và đủ số lƣợng nhân lực cần thiết, đảm bảo nguồn lực không bị dƣ thừa, giảm thiểu các chi phí không cần thiết.
Ưu điểm:
Xác định số lƣợng cần tuyển dụng vị trí mà bộ phận cần tuyển dụng yêu cầu. Đồng thời để xác định nguồn tuyển dụng thích hợp.
Nhược điểm:
Công tác này còn thiếu xót vì chƣa đƣa ra đƣợc những dự đoán về biến động nguồn nhân lực trong tƣơng lai mà chỉ xác định nhu cầu tuyển dụng ở hiện tại.
Bên cạnh đó, chỉ xác định số lƣợng cần mà chƣa nó gì đến việc tiêu chuẩn của đối với ngƣời lao động.
Bƣớc 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi mà Giám đốc xem xét duyệt đề nghị tuyển dụng từ các phòng ban, thì Phòng Hành chính - Nhân sự sẽ căn cứ vào nhu cầu đó mà lập kế hoạch tuyển dụng, rồi đƣa lên cho Giám đốc duyệt. Bản kế hoạch gồm những thông tin sau:
- Thông tin về nhu cầu cần tuyển dụng: số lƣợng lao động, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng,…
- Nguồn và phƣơng pháp tuyển dụng.
- Thời gian địa điểm tiến hành.
Ưu điểm:
Xác định đƣợc nguồn tuyển dụng để từ đó thông báo tuyển dụng một cách hợp lý. Có đƣợc những thông số cụ thể, yêu cần cần có đối với ứng viên cho từng vị trí công việc đang có nhu cầu tuyển dụng.
Nhược điểm:
Khó thu hút đƣợc nhân tài vì công ty còn hạn chế trong hình thức thông báo tuyển dụng và nội dung tuyển dụng còn sơ sài, chƣa rõ ràng.
Bƣớc 3: Thông báo tuyển dụng
Việc tuyển dụng sẽ đƣợc tiến hành với một số ngày nhất định, tuỳ từng yêu cầu cụ thể của công việc trong thực tế.
Nội dung của thông báo:
- Tên công ty.
- Số ngƣời
- Vị trí cần tuyển. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trình độ học vấn.
- Kinh nghiệm: tuỳ từng vị tr khác nhau mà đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau.
- Các giấy tờ văn bằng khác.
- Trong bảng thông báo còn ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, địa chỉ nhận hồ sơ, địa chỉ liên hệ.
- Hình thức tuyển dụng còn hạn chế, chƣa phổ biến chủ yếu dựa vào mối quan hệ trong công ty.
- Dán thông báo tuyển dụng ở trƣớc cổng công ty, điều này tuy có ƣu điểm là những ngƣời qua lại sẽ thấy, nhƣng nó còn rất hạn chế vì chỉ những ngƣời ở khu vực đó mới thấy đƣợc.
- Chƣa đƣa ra bản yêu cầu công việc để ứng vên có thể nắm rõ hơn về công việc mà mình sẽ ứng tuyển.
Trong bảng thông báo còn ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ và địa chỉ liên hệ. Dƣới đây là một mẫu thông tin tuyển dụng mà công ty đã sử dụng:
CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT MINH KIỆT LTT
- Lĩnh vực hoạt động: kiến trúc, nội thất
-Địa chỉ liên hệ: Số nhà 20, ngõ 2, phố Cầu Đất, Phƣờng Chƣơng Dƣơng, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội
- Điện thoại: 0914 163 163
- Ngƣời liên lạc: Hoàng Minh Đức – Mobile: 0914 163 163
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
Vị trí tuyển: Nhân viên kế toán Số lƣợng: 1 ngƣời
Yêu cầu:
- Tốt nghiệm: cao đẳng chính quy chuyên ngành kế toán trở lên
- Giới tính: Nữ
- Độ tuổi: Từ 22 tuổi trở lên.
- Có ít nhất 2 năm làm việc ở bộ phận kế toán.
- Có khả năng kiểm toán, tổng hợp, và phân tích số liệu.
- Có kỹ năng tổ chức quản lý công việc, cẩn thận và trung thực.
- Nắm vững và am hiểu các quy định pháp luật về thuế, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp ở Việt Nam.
- Sử dụng thành thạo về phần mềm kế toán và vi t nh văn phòng.
- Có ngoại hình khá, sức khoẻ tốt, có khả năng đi công tác xa và làm việc ngoài giờ. Yêu cầu hồ sơ: Hồ sơ bao gồm:
- Đơn xin việc viết tay.
- Sơ yếu lý lịch.
- Bản tóm tắt khả năng, kinh nghiệm làm việc.
- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ có liên quan.
- Bản sao giấy khai sinh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giấy chứng nhận sức khoẻ trong 6 tháng gần đây.
- 4 ảnh 3 x 4.
(Chỉ yêu cầu bản sao - Không hoàn lại hồ sơ nếu không trúng tuyển).
Thời gian nhận hồ sơ: .../.../2020 đến hết .../.../2021
Địa điểm nhận hồ sơ: Phòng hành chính nhân sự - công ty Cổ phần Nội thất Minh Kiệt LTT
Nhận xét: Nội dung thông báo của công ty rõ ràng, đảm bảo các thông tin cần thiết để ứng viên nhìn vào có thể thấy đƣợc mình đủ khả năng để ứng cử xin việc hay không? Và nếu đủ khả năng thì hồ cần chuẩn là gì, địa điểm nộp hồ sơ ở đâu?...Với nội dung thông báo nhƣ thế này sẽ giúp công ty nhận đƣợc các hồ sơ đủ yêu cầu hơn, tránh mất thời gian sàng lọc các hồ sơ không đủ tiêu chuẩn.
Bƣớc 4: Nhận hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, Phòng Hành chính - Nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ, trong quá trình thu nhận hồ sơ, Phòng Hành ch nh - Nhân sự cũng sẽ xem xét hồ sơ đã nhận theo tiêu chuẩn của công ty.
Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:
Về mặt hình th c:
Các giấy tờ phải đƣợc xắp xếp gọn gàng, đầy đủ:
- Đơn xin việc;
- Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của địa phƣơng nơi ứng viên cƣ trú trong vòng
6 tháng trở lại)
- Bản sao các chứng chỉ, bằng cấp, các giấy tờ thể hiện trình độ, nghiệp vụ
hoặc đào tạo khác có công chứng;
- Giấy khám sức khoẻ;
- Sổ hộ khẩu gia đình có công chứng;
- Bản sao giấy chứng minh nhân dân có công chứng;
- Các bản sao giấy tờ có liên quan đến quá trình làm việc trƣớc đó (nếu có)
- Lý lịch ứng viên;
- 04 tấm ảnh 3x4, 02 tấm 4x6 chụp trong 06 tháng trở lại đây.
Tuỳ từng vị trí chức danh mà công ty, sẽ yêu cầu bổ sung những giấy tờ khác cần thiết trong bộ hồ sơ.
Về mặt nội dung:
Hồ sơ phải thể hiện đƣợc trình độ chuyên môn cũng nhƣ các kiến thức yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bài trong đơn xin việc, lý lịch ứng viên, các
Ứng viên phải đƣợc xác nhận đủ sức khoẻ làm việc thông qua giấy chứng nhận đủ điều kiện làm việc của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Với những thông tin trong bộ hồ sơ của ứng viên Phòng Hành chính - Nhân sự có thể hiểu đƣợc một cách khái quát về từng ứng viên, và kết hợp với tiêu chuẩn yêu cầu công việc mà Phòng Hành chính - Nhân sự xem xét chọn ra những bộ hồ sơ đạt yêu cầu, để lập danh sách phỏng vấn theo các bƣớc.
Những hồ sơ không hợp lệ có thể trả về để ứng viên chỉnh sửa, hoặc bổ sung cho phù hợp với yêu cầu.
Nếu nhƣ không có hồ sơ nào đạt yêu cầu thì Phòng Hành chính - Nhân sự phải xem xét và xác định lại phƣơng pháp, nguồn tuyển dụng. Đồng thời cũng thông báo lại các phòng ban, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và báo cáo Giám đốc để điều chỉnh lại cho phù hợp.
Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, phòng hành sẽ tiến hành sơ tuyển hồ sơ trong thời gian ngắn. Phòng hành chính sẽ ghi lại các thông tin chủ yếu và những lƣu ý về ứng viên. Hồ sơ ứng viên đƣợc ƣu tiên nhiều về thời gian kinh nghiêm, thâm niên công tác, các bằng cấp. Việc ƣu tiên đó nhằm thay thế cho bƣớc kiểm tra trắc nghiệm vì thời gian và chi phí công ty có giới hạn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi xem xét là lựa chọn hồ sơ ứng viên, Phòng Hành chính - Nhân sự dựa trên danh sách đó xắp xếp thời gian phù hợp để phỏng vấn, thông báo cho các bên có liên quan và chuẩn bị thời gian và địa điểm thực hiện phỏng vấn.
Có thể thấy công tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ ứng viên của công ty khá rõ ràng, để hạn chế những thiếu sót trong việc tuyển dụng ứng viên. Giúp cho công ty tuyển đƣợc những ứng viên thật sự có năng lực, và việc phỏng vấn cũng trở nên thuận lợi hơn.
Ƣu điểm:
- Tìm đƣợc nhiều ứng viên.
- Lựa chọn ra đƣợc những hồ sơ đạt, không đạt yêu cầu.
Nhƣợc điểm:
- Bộ phận nhân sự đã không kiểm tra lại hồ sơ, có thể có những hồ sơ giả, hoặc giấy tờ trong hồ sơ có thể không đúng nhƣ: các chứng chỉ, giấy khám sức khoẻ.
Bƣớc 5: Phỏng vấn
Đây là khâu khá quan trọng giúp nhà tuyển dụng kiểm tra đánh giá ứng viên rõ hơn mà trong hồ sơ ứng viên không có, chẳng hạn nhƣ: sở thích, mục tiêu, phong cách làm việc, nguyện vọng và một phần tính cách của ứng viên… Đây là yếu tố giúp công ty biết đƣợc ứng viên là ngƣời nhƣ thế nào, có thể gắn bó với công việc lâu không,…vì nó ảnh hƣởng đến việc lựa chọn ứng viên.
Thông thƣờng nếu tuyển dụng những ứng viên lao động trực tiếp thì phỏng vấn đơn giản, sơ bộ. Việc phỏng vấn do Phòng Hành chính - Nhân sự đại diện tiến hành. Các câu hỏi thƣờng đặc cho những ứng viên đó xoay quanh các nội dung trong sơ yếu lý lịch nhƣ: Trình độ học vấn, các kỹ năng, năng khiếu, lộ trình làm việc, mức lƣơng,…
Đối với những lao động chuyên môn kỹ thuật thì quá trình phỏng vấn khắc khe hơn.Căn cứ vào vị trí tuyển dụng, yêu cầu công việc, kết quả nghiên cứu hồ sơ để nhà tuyển dụng chuẩn bị trƣớc những câu hỏi để phỏng vấn cho từng ứng viên, ví dụ nhƣ:
1. Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì? 2. Vì sao chúng tôi nên tuyển bạn?
3. Đồng nghiệp cũ thƣờng nói gì về bạn?
4. Điều quan trọng hơn đối với bạn: Công việc hay tiền? 5. Khả năng chịu áp lực công việc của bạn nhƣ thế nào? 6. Bạn giải quyết những rắc rối trong công việc nhƣ thế nào?
7. Nếu bạn là nhà tuyển dụng thì bạn sẽ tuyển ngƣời nhƣ thế nào vào vị trí này?
8. Làm sao tôi tuyển dụng bạn nếu nhƣ bạn chƣa có kinh nghiệm trong việc này?
9. Bạn dự định làm cho chúng tôi trong bao lâu?
10. Bạn đã học đƣợc gì từ những sai lầm trong công việc?
Thông qua quá trình phỏng vấn này sẽ đánh giá đƣợc tổng quát về các yếu tố nhƣ t nh tình, ý ch phấn đấu, sự năng động, nhạy bén và khả năng chịu đựng áp lực cao trong công việc.
Sau khi phỏng vấn hội đồng phỏng vấn sẽ đƣa ra quyết định tuyển chọn ứng viên phù hợp, sau đó thông báo cho ứng viên trúng tuyển và xắp xếp thử việc.
công ty thƣờng lựa chọn phƣơng thức phỏng vấn trực tiếp để có thể biết ch nh xác đƣợc những nhân viên nào có đầy đủ năng lực, đạo đức, phẩm chất phù hợp với đặc điểm của công việc. Để quá trình phỏng vấn diễn ra tốt đẹp và bài bản, công ty lập ra hội đồng phỏng vấn bao gồm những ngƣời có kinh nghiệm và thẩm quyền.
Ưu điểm:
Bƣớc này giúp công ty biết đƣợc thêm phần nào về ứng viên. Đồng thời phần nào đƣa ra quyết định sẽ nhận ứng viên vào làm việc hay loại bỏ
Nhược điểm:
Khi tuyển dụng những ứng viên cấp cao hay quản lý,… nên cần phỏng vấn lại lần 2, và sẽ là Hội đồng phỏng vấn hoặc là Giám đốc trực tiếp phỏng vấn.
Bên cạnh đó, công ty không có những bài thi trắc nghiệm, để kiểm tra lại khả năng , năng lực của ứng viên mà chỉ dựa vào hồ sơ dự tuyển hay câu trả lời của ứng viên. Hơn nữa ngƣời ứng viên có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của ngƣời phỏng vấn.
Bƣớc 6: Thử việc và ra quyết định
Dựa vào quyết định, ứng viên đƣợc gọi đến thử việc trong vòng 2 tháng. Và mức lƣơng thử việc cũng tuỳ theo vị trí tuyển dụng do công ty đƣa ra. Cũng có những vị trí mà công ty sẽ cho ứng viên đƣa ra nếu phù hợp, rồi công ty dự vào mức lƣơng tăng khi thử việc xong để đƣa ra mức lƣơng khi ký hợp đồng.
Ngày đầu tiên thử việc ứng viên sẽ đƣợc Phòng Hành chính - Nhân sự hƣớng dẫn, tạo điều kiên cho nhân viên mới hội nhập với môi trƣờng làm việc (nếu nhƣ ứng viên mới vào những vị tr có liên quan đến các phòng ban khác thì Phòng Hành chính - Nhân sự sẽ dẫn ứng viên đó đến chào hỏi cho ứng viên biết cũng nhƣ làm quen với đồng nghiệp trong các phòng ban đó), phổ biến về nội quy, quy định của công ty.
Sau đó phòng ban nơi ứng viên làm việc sẽ hƣớng dẫn cụ thể công việc cũng nhƣ phƣơng pháp làm việc để nhân viên mới có thể tự tin làm công việc của mình, bắt tay vào công việc dễ dàng hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng Hành chính - Nhân sự cũng nhƣ tất cả thành viên trong công ty đặc biệt là phòng ban nơi ứng viên mới làm việc luôn tạo điều kiện để ứng viên hoà
nhập với mọi ngƣời, họ luôn nhiệt tình giúp đỡ, chủ động để ứng viên cảm thấy thoải mái, không căng thẳng trong những ngày đầu làm việc.
Những ứng viên mới luôn đƣợc sự theo dõi của ngƣời lãnh đạo cấp trên trong suốt thời gian thử việc. Thời gian thử việc đối với nhân viên mới rất đƣợc công ty coi trọng vì đây là thời gian giúp ứng viên bộc lộ đƣợc những năng lực thực sự của mình, qua đó cho thấy đƣợc ứng viên có phù hợp với công việc hay không.
Kết thúc thời gian thử việc công ty sẽ đánh giá và đƣa ra quyết định có chính thức tuyển dụng nhân viên đó hay không.
Nếu nhân viên đó đƣợc nhận vào làm chính thức thì công ty sẽ ký hợp đồng, thời gian là 1 năm.
Ưu điểm:
Thứ nhất, giúp công ty có thể biết đƣợc thái độ làm việc của nhân viên, khả năng nhân viên tiếp thu công việc đó nhƣ thế nào.
Thứ hai, thông qua thời gian thử việc công ty có thể xác định đƣợc nên ký hợp đồng làm với ứng viên đó hay không.
Nhược điểm:
Trong thời gian thử việc có thể chƣa đánh giá đầy đủ năng lực của ứng viên tại vị tr đang làm việc, đôi khi trong thời gian thử việc ứng viên không thể đáp ứng đƣợc lƣợng