5. Kết cấu đề tài
2.3.2. Các quy trình tuyển dụng Công ty TNHH Dịch vụ XNK Trung
Đông.
Mỗi công tác tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp đều cần phải có quy trình tuyển dụng cụ thể, thì công tác tuyển dụng mới đạt được hiệu quá. Quy trình tuyển dụng của công ty Dịch vụ XNK Trung Đông gồm có 7 bước: Xác định nhu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng, phê duyệt, thông báo tuyển dụng, tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn, thử việc và đánh giá kết quả và ra quyết định tuyển dụng. Mỗi bước tuyển dụng trên đều là những bước không thể lược bỏ được. Mỗi bước đều phải được làm chuẩn chỉ đúng quy tắc thì việc tuyển dụng mới đạt được hiệu quả tốt nhất.
Mỗi một vị trí mà công ty cần tuyển dụng sẽ được cân nhắc thêm hoặc bớt số bước tuyển dụng tùy theo yêu cầu của công ty đối với mỗi vị trí đó. Mỗi bước tuyển dụng công ty sẽ đưa ra yêu cầu cụ thể nhằm giúp công ty thực hiện dễ dàng hơn trong công tác tuyển dụng và đồng thời cũng tạo ra được sự công bằng cho các ứng viên khi tham gia ứng tuyển.
Mỗi một bước trong quy trình tuyển dụng sẽ có những các bước chi tiết khác nhằm giúp cho bộ phận nhân sự tuyển dụng có thể thực hiện một các dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.
Dưới đây sẽ là sơ đồ chi tiết các bước tuyển dụng của Công ty TNHH Dịch vụ XNK Trung Đông:
Kí hợp đồng
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng
Phê duyệt
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ đạt tiêu chuẩn
Phỏng vấn Đạt tiêu chuẩn Thử việc Đạt tiêu chuẩn Không đạt tiêu chuẩn Loại Không đạt tiêu chuẩn Loại Không đạt tiêu chuẩn Loại
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình tuyển dụng của Công ty TNHH Dịch vụ XNK Trung Đông.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng và đề nghị tuyển dụng.
Để xác định được nhu cầu cần sự hỗ trợ của các phòng ban với phòng nhân sự mới có thể xác định được nhu cầu tuyển dụng của công ty. Căn cứ để xác định gồm:
+ Quy mô hiện tại của công ty, kế hoạch phát triển tương lai.
+Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng hàng năm của công ty, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Dựa vào tình hình thực tế, phòng nhân sự sẽ sắp xếp, xác định được nhu cầu tuyển dụng sau đó lập kế hoạch tuyển dụng và trình lên cho Giám đốc phê duyệt.
Bảng 2.9: Bảng thống kê nhu cầu và tình hình thực tế tuyển dụng tại mỗi phòng ban Đơn vị: Người Phòng ban Phó Giám Đốc Kế toán NV kinh doanh NV hành chính nhân sự NV kỹ thuật NV kế hoạch NV phòng vận tải NV bán hàng Nhân viên kho
NV bộ phận thay dầu Tổng
Trong vòng 3 năm từ 2018-2020, Trung Đông đã có sự chênh lệch về số lượng nhu cầu tuyển dụng và tuyển dụng thực tế. Tuy nhiên hai con số này chênh lệch không lớn, độ chênh lệch không quá 3 người. Vì độ chênh lệch này nhỏ nên có thể thấy được bước đầu xác định nhu cầu của phòng nhân sự khá tốt.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng.
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ phải lập bản kế hoạch bao gồm: tuyển vị trí nào, số lượng, mức lương, chi phí tuyển, …Việc lập kế hoạch này giúp nhằm mục đích tăng hiệu quả tuyển dụng, giúp cho công việc tuyển dụng không bị chệch hướng.
Hình 2.1: Kế hoạch tuyển dụng nhân sự của Công ty TNHH Dịch vụ XNK Trung Đông năm 2021.
(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty TNHH Dịch vụ Trung Đông) Vì quy trình tuyển dụng không chỉ kéo dài 1-2 ngày là có thể hoàn thành mà nó cả một quá trình dài, vì vậy phòng nhân sự cần phải lên lịch trình cho công tác tuyển dụng của công ty. Xây dựng các yêu cầu cụ thể cho từng vị trí như bằng cấp, mức lương , xác định rõ công việc hàng ngày của họ sau đó sẽ đưa ra một bản mô tả hợp lí giúp giảm thời gian giữa ứng viên và người tuyển dụng.
Sau đó là việc lên ngân sách tuyển dụng, việc chi phí tuyển dụng phần lớn dựa vào các khoản chi phí sau:
+ Chi phí đăng tuyển trên các nền tảng tuyển dụng như là Top Cv,
Vietnamwork, Timviec365,...
+ Chi phí cho nhân viên phòng hành chính nhân sự
+ Chi phí cho việc tham gia và tổ chức ngày hội tuyển dụng. + Chi phí quảng cáo
+ Chi phí khác.
Sau khi xác định được những vấn đề trên, bộ phận nhân sự thiết lập một quá trình tuyển dụng cụ thể từ nhận hồ sơ, hẹn lịch đến quá trình phỏng vấn. Phòng nhân sự cần phải lập một cách chi tiết cụ thể, các tiêu chí đánh giá.
Bước 3: Phê duyệt.
Sau khi lập kế hoạch xong phòng nhân sự phải trình lên cho Giám đốc xem xét và phê duyệt. Nếu Giám đốc phê duyệt xong mới được làm bước tiếp theo.
Bước 4: Thông báo tuyển dụng.
Phòng nhân sự sẽ lựa chọn phương thức tuyển dụng sao cho phù hợp với từng vị trí từ đó đăng tuyển trên các trang web tuyển dụng, phương tiện đại chúng,…nhằm thu hút, truyền tải được nội dung cơ bản đến với ứng viên.
Thông thường việc đăng thông báo tuyển dụng của Công ty TNHH Dịch vụ XNK Trung đông thường được đăng nhiều nhất trên hai nền tảng đó là Top CV và facebook. Ưu điểm của việc đăng tuyển trên hay kênh này là tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng, tiếp cận được số lượng lớn ứng viên, việc đăng tuyển trên facebook sẽ tốn thời gian hơn so với đăng lên web Top CV vì công ty phải giới thiệu công ty mình nhiều hơn. Tuy nhiên việc đăng tuyển dụng trên facebook lại tiết kiệm nhiều chi phí cho công ty và thực tế thì đa số ứng viên đến từ việc đăng facebook là cao hơn so với Top CV.
Tùy theo yêu cầu của từng vị trí phòng nhân sự có thể tiến hành sàng lọc ứng viên ngay từ bước này, bằng cách đăng các yêu cầu thu hẹp độ đa dạng như chuyên ngành, kinh nghiệm,..
Ngoài ra nhân viên tuyển dụng phải công khai thời gian nhân hồ sơ, địa điểm, thể lệ,…
Mẫu thông báo tuyển dụng sẽ như sau: Tên công ty:
Vị trí cần tuyển: Số lượng;
Mô tả công việc: Phúc lợi:
Yêu cầu:
Việc đăng thông báo đòi hỏi phòng nhân sự phải nếu một cách ngắn gọn, đủ thông tin, đây là cách truyền tải đên ứng viên một cách tốt nhất.
Bước 5: Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ.
Công ty tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc kỹ các ứng viên, việc loại bỏ này với mục đích loại ra các hồ sơ còn thiếu nội dung, sai quy định. Các vị trí khác nhau sẽ có cách chọn lọc khác nhau. Ngoài việc loại ra các hồ sơ, nhân viên tuyển dụng nếu thấy hồ sơ đạt trên mức yêu cầu so với yêu cầu tuyển dụng trước đó của công ty thì sẽ có trách nhiệm chọn ra, đưa các hồ sơ này vào vòng phỏng vấn.
Khi tiếp nhận hồ sơ, phòng nhân sự trước tiên sẽ thống nhất hình thức nộp hồ sơ. Việc nộp hồ sơ của Công ty TNHH Dịch vụ XNK Trung đông sẽ có hai hình thức: một là, gửi hồ sơ trực tiếp đến địa chỉ công ty, nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận và gửi đến bộ phận nhân sự, hai là các ứng viên có thể gửi hồ sơ được chuyển vào mail của phòng nhân sự: info@123doc.org.
+ Đối với hình thức nộp offline, mỗi hồ sơ yêu cầu phải có những giấy tờ sau:
- Sơ yếu lí lịch/ CV
- Giấy khám sức khỏe (có thể nộp bổ sung sau) - CMT công chứng
- Các văn bằng yêu cầu… - Ảnh 3x4
- Giấy tờ khác.
+Đối với hình thức nộp trực tuyến, mỗi ứng viên phải gửi CV với một số nội dung bắt buộc
- Thông tin cá nhân (có ảnh) - Chứng chỉ đã đạt được
- Kinh nghiệm làm việc
Sau quá trình tiếp nhận hồ sơ phòng nhân sự sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ, việc sàng lọc này dựa theo những yêu cầu cụ thể về mỗi vị trí như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, chuyên ngành, độ tuổi,...
Bảng 2.10: Bảng thống kê kết quả sàng lọc hồ sơ năm 2018-2020
Phòng ban Phó Giám Đốc Kế toán NV kinh doanh NV hành chính nhân sự NV kỹ thuật NV kế hoạch NV phòng vận tải NV bán hàng Nhân viên kho NV bộ phận thay dầu
Tổng
(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty TNHH Dịch vụ Trung Đông.) Qua bảng trên ta thấy được số lượng hồ sơ ứng tuyển qua mỗi lần tuyển dụng là rất nhiều so với nhu cầu tuyển dụng của công ty. Tuy nhiên số lượng hồ sơ ứng tuyển đáp ứng được yêu của công ty thì ít hơn nhiều so với số lượng hồ sơ ứng tuyển. Năm 2018, số lượng hồ sơ ứng tuyển là 43 hồ sơ trong đó chỉ có
nhất trong 3 năm lên đến 71 hồ sơ, số lượng hồ sơ đạt yêu cầu là 46 hồ sơ tức là có tới 25 hồ sơ bị loại. Đến năm 2020, số lượng hồ sơ ứng tuyển là 56 hồ sơ và hồ sơ được chọn là 48 hồ sơ chỉ có 8 hồ sơ không được chọn. Có thể coi phòng hành chính nhân sự năm 2020 tuyển dụng đạt chất lượng cao hơn so với hai năm trước nhiều.
Bước 6: Phỏng vấn.
Ở vòng phỏng vấn này sẽ có 2 đợt đó là phỏng vấn qua điện thoại và phỏng vấn trực tiếp.
- Các bước trong phỏng vấn điện thoại:
+ Lựa chọn thời gian phỏng vấn thích hợp thường là từ 10h-12h hoặc 15h- 17h.
Độ dài cuộc phỏng vấn tối đa là 15 phút.
+ Giới thiệu sơ qua về bản thân và công ty, vị trí ứng viên ứng tuyển. +Đưa ra các câu hỏi cơ bản: vị trí ứng tuyển, vì sao muốn làm việc ở vị trí này, có nghiệm gì, mức lương mong muốn,...
+ Các dấu hiệu nhận biết ứng viên không phù hợp: Không nhớ về vị trí ứng tuyển, không nói rõ ràng nhiệm vụ của vị trí ứng tuyển, không định hướng rõ ràng, không lắng nghe người khác, chỉ quan tâm tiền bạc,...
+Sau khi qua được cuộc phỏng vấn điện thoại các ứng viên được thông qua sẽ được thông báo về cuộc phỏng vấn tại công ty.
- Phỏng vấn trực tiếp:
+Ban phỏng vấn sẽ gồm: Giám đốc, các đại diện phòng ban, phòng nhân sự để đảm nhiệm vai trò phỏng vấn và trực tiếp tham gia phỏng vấn.
+ Mỗi ứng viên lọt qua vòng hồ sơ sẽ được liên hệ trước 2-3 ngày nhằm cho các ứng viên có thể chuẩn bị một cách tốt nhất.
+Tùy vào những vị trí mà ban phỏng vấn sẽ lựa chọn các câu hỏi cho ứng viên. Sau cuộc phỏng vấn, ban phỏng vấn sẽ họp và đưa ra quyết định chọn ra ứng viên phù hợp nhất để có thể đến thử việc.
- Những câu hỏi thường được đặt ra ở buổi phỏng vấn là: + Giới thiệu về bản thân
+ Hiểu biết gì về công ty?
+ Mức lương mong muốn là bao nhiêu? + Có kinh nghiệm gì về vị trí này hay chưa?
+ Dự định thời gian làm tại công ty là bao lâu? + Mức độ chịu áp lực công việc như nào?
+Mô tả công việc. Hỏi ứng viên xem có đáp ứng được những công việc đó hay không?
+ Đưa bài tập tình huống.
Bên cạnh các câu hỏi của ban phỏng vấn, ứng viên sẽ được đặt ra các câu hỏi thắc mắc cho ban phỏng vấn, nhằm đảm bảo quá trình trao đổi tiếp nhận thông tin đạt hiệu quả cao nhất.
Bước 7: Thử việc, đánh giá kết quả và ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi vượt qua vòng phỏng vấn, ứng viên sẽ được gọi điện để báo kết quả, liên hệ thời gian đến thử việc. Tùy vào vị trí mà công ty Trung Đông sẽ đưa ra yêu cầu thử việc khác nhau:
+ Thời gian thử việc sẽ kéo dài 1-2 tháng.
+ Trong thời gian thử việc mức lương được trả sẽ 85% so với lương chính thức.
+ Thưởng: Được hưởng đầy đủ 100% mức thưởng theo quy định của công ty hoặc hoa hồng đối với nhân viên kinh doanh.
+Bảo hiểm xã hội chỉ được công ty chi trả khi nhân viên lên thành nhân viên chính thức.
+ Thời gian làm việc giống các nhân viên chính thức : thời gian làm việc 8h-17h. Thời gian nghỉ trưa là 12h- 13h30. Được nghỉ vào các buổi chủ nhật hàng tuần, mỗi nhân viên chỉ được đi làm muộn và về sớm 30 phút tối đa 2 lần/ tháng. + Sau quá trình thử việc công ty sẽ đánh giá nhận xét năng lực làm việc của nhân viên để đưa ra quyết định chính thức.
2.4. Kết quả tuyển dụng của Công ty TNHH Dịch vụ XNK Trung Đông.
Nhìn chung trong 3 năm gần đây, công ty đã có nhiều bước tiến đáng kể, ngày càng hoàn thiện về nguồn nhân sự, chất lượng tuyển dụng nhân sự góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận của công ty. Giải quyết được nhu cầu tuyển dụng của công ty. Nhu cầu tuyển dụng của công ty ngày càng tăng, yêu cầu đối với các vị trí ngày càng cao, đa số những vị trí còn trống đều yêu cầu tính chuyên môn và kỹ năng cao.
Do vài năm trở lại đây công ty mở rộng quy mô thị trường khiến nhu cầu tuyển dụng nhân sự ngày càng cao. Ba năm gần đây công ty đã tuyển được hơn
20 người lao động có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất tốt, năng lực phù hợp với công việc, đẩy mạnh hiểu quả kinh doanh của công ty.
Năm 2019, do ảnh hưởng của nền kinh tế, công ty đã có cuộc đổi mới nhân sự, ngoài bộ máy tổ chức cũ, công ty chú trọng tuyển nguồn lao động trẻ, chất lượng để bù đắp vị trí còn trống đồng thời nhằm mục đích đổi mới công ty, để công ty có thể cạnh tranh lại được với các đối thủ đồng thời không bị bỏ lại trên thị trường hội nhập như hiện nay.
Năm 2020, được coi là năm thách thức đối với doanh nghiệp, tình hình dịch bệnh căng thẳng, có những đợt ổ dịch ở Hạ Long, điều này gây cản trở rất nhiều trong việc buôn bán, vận chuyển hàng hóa của công ty. Bên cạnh những khó khăn trên công ty đã nhận được nhiều dự án lớn, nên nhu cầu tuyển dụng của công ty cũng tăng. Tổng cộng tuyển được 11 ứng viên mới ở các vị trí khác nhau.
Việc tình hình kinh tế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty gây cho công ty gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên công ty đã biến những thách thức đó trở thành cơ hội giúp công ty mở rộng được quy mô kinh doanh, gia tăng nhu cầu tuyển dụng nhân sự, giúp đỡ trong việc giải quyết vấn đề thất nghiệp tại địa phương. Trong những năm gần đây, có thể coi là dấu ấn trong việc sự nghiệp phát triển của doanh nghiệp.
Bảng 2.11: Kết quả tuyển dụng năm 2018-2020.
(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty TNHH Dịch vụ Trung Đông) Mỗi năm nhu cầu tuyển dụng của công ty lại có nhiều thay đổi. Số lượng nhân viên nghỉ việc tại mỗi năm chiếm số lượng ít, đa số nguyên nhân là do tình hình sức khỏe, nghỉ hưu. Số lượng nhân viên nghỉ việc để chuyển sang công ty khác thì không có. Mỗi năm số lượng tuyển nhân viên mới có xu hướng
tăng lên do nhu cầu mở rộng quy mô của công ty. Dự tính năm 2021, công ty tuyển thêm 20-30 người.
Biểu đồ 2.7: Kết quả tuyển dụng năm 2018-2020.
Đơn vị: Người 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Năm 2018
(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty TNHH Dịch vụ Trung Đông) Như biểu đồ trên, ta thấy số lượng nhân viên mỗi năm có nhiều sự thay đổi. Số lượng nhu cầu cần tuyển dụng cũng tăng cao ví như năm 2018 số lượng nhân viên mới là 12 người, trong đó số lượng nhân viên nghỉ việc tại công ty là 4 người. Năm 2019, số lượng nhân viên mới được tăng lên là 14 người trong khi đó số lượng nhân viên nghỉ việc chỉ có 2 người, điều này chứng tỏ công ty kinh doanh vào năm 2019 đạt hiệu quả làm việc cao. Vào năm 2020. Số lượng người