4. Kết cấu báo cáo
2.1.3. Cơ cấu tổ chức, quản lý, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
hàng
Nhân viên
Nhân viên kinh doanh
Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần HoaLand
(Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự Công ty) a) Ban Giám đốc:
Là phòng ban có thẩm quyền cao nhất của Công ty, có quyền quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định.
b) Phòng Kinh Doanh:
Quản lý khách hàng
- Đại diện cho Công ty làm việc trực tiếp với các Chủ doanh nghiệp hoặc những người được ủy quyền/ giao nhiệm vụ đi thuê mặt bằng kinh doanh.
- Tiếp nhận nhu cầu cần mặt bằng từ các doanh nghiệp: lập kế hoạch và
triển khai lọc, gửi mặt bằng cho KH qua email, zalo, điện thoại. - Đưa Khách hàng đến xem mặt bằng (nếu cần).
- Đưa Khách hàng đi gặp Chủ quản mặt bằng để đàm phán (nếu cần).
- Chủ động đàm phán với Chủ quản mặt bằng khi Khách thuê đề nghị.
- Hỗ trợ 2 bên Khách hàng ký kết Hợp đồng thuê nhà.
- Hỗ trợ 2 bên các phát sinh sau ký: Kê khai thuế, làm thủ tục cung cấp điện, nước, đăng ký kinh doanh…(nếu cần).
- Thu phí dịch vụ từ Khách hàng.
Trợ lý quản lý khách hàng
- Tiếp nhận nhu cầu cần mặt bằng từ các doanh nghiệp: lập kế hoạch và
triển khai gọi điện thoại cho các Chủ nhà có nhà cho thuê hoặc bán đã có sẵn thông tin trên hệ thống.
- Lập kế hoạch và triển khai lọc, chào gửi mặt bằng cho Khách Hàng qua email, zalo, điện thoại.
- Ghi nhận lịch sử giao dịch trên phần mềm. - Gửi thông tin mặt bằng mở bán lên zalo.
- Tương tác/ báo cáo công việc với Trưởng phòng.
Nhân viên kinh doanh
- Tiếp nhận nhu cầu cần mặt bằng từ các doanh nghiệp: lập kế hoạch và
triển khai gọi điện thoại cho các Chủ nhà có nhà cho thuê hoặc bán đã có sẵn thông tin trên hệ thống.
- Tương tác/ báo cáo công việc với Trưởng phòng.
c) Phòng Kế toán:
- Xây dựng hệ thống kế toán của DN.
- Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng theo đúng quy định của pháp luật.
- Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra tại công ty.
- Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo
khi có yêu cầu.
- Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định.
- Giải quyết các chế độ về lương, thưởng, thai sản…
- Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định…
- Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế.
d) Phòng Hành chính –Nhân sự:
- Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng trong công ty.
- Tham mưu về cách tổ chức các phòng ban, nhân sự theo mô hình công ty.
- Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực. - Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng.
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi
cho khách hàng.
- Đón tiếp khách, đối tác.
- Quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của công ty. - Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác liên quan đến trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh,…
e) Phòng IT:
- Cài đặt dữ liệu phần mềm thông tin liên quan đến khách hàng. - Giải quyết các vấn đề hàng ngày, sự cố phát sinh với mạng.