5. Kết cấu của đề tài
2.1.4. Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức
Công ty Cổ phần SP Việt Nam có đặc điểm kinh doanh của một công ty cổ phần với quy mô vừa, có nhiều bộ phận khác nhau, thực hiện các chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng luôn có sự thống nhất, luôn tập trung phát triển từ đó tạo ra kết quả tốt nhất cho những mục tiêu đã đặt ra của công ty. Mỗi thành viên trong công ty đều có những công việc phù hợp với năng lực của bản thân, luôn đóng một vai trò nhất định và cố gắng bằng khả năng của mình nhằm đưa công ty đi lên và đạt được mục tiêu phát triển chung. Sự phân công lao động cho mỗi thành viên luôn đảm bảo tính chuyên môn của công việc, giúp các CBCNV được làm việc đúng với trình độ và không tạo áp lực để mỗi việc dù là nhỏ nhất được hoàn thành tốt nhất. Việc phân công hợp lý mang đến hiệu quả cho công ty nên các thành viên luôn được làm việc trong một môi trường thoải mái, công bằng và nghiêm túc. Công ty có sự thống nhất về quyền lãnh đạo của các cấp tạo nên trật tự trong công ty thời gian qua đồng thời góp phần tạo ra sự cố gắng, nỗ lực, tăng tính trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức muốn hoạt động hiệu quả và khoa học hơn. Cụ thể bộ máy Công ty Cổ phần SP Việt Nam như sau:
19
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần SP Việt Nam
Nguồn: Phòng Nhân sự
Chức năng trách nhiệm của các phòng ban:
Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh của công ty và là người chịu trách nhiệm pháp lý đối với Nhà Nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, có trách nhiệm điều hành công ty thực hiện những quy định về nghĩa vụ đối với Nhà nước. Giám đốc là người có quyền quyết định mọi việc của công ty, điều hành bộ máy nhân sự, quyết định cơ cấu tổ chức nhằm giúp công ty hoạt động hiệu quả. Giám đốc là người có vai trò rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty, là người lãnh đạo, điều khiển, quyết định mọi hoạt động của công ty. Giám đốc có nhiệm vụ quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty; ký kết hợp đồng nhân danh công ty.
Phòng kế toán là bộ phận quan trọng của công ty. Đó là nơi quản lý, huy động, và sử dụng nguồn vốn của công ty. Nhiệm vụ của phòng kế toán là xây dựng và thực hiện những kế hoạch tài chính, thực hiện những công tác tài chính, công tác kế toán tài vụ, kiểm soát tài chính nội bộ, quản lý tài sản, kiểm soát những chi phí hoạt động của công ty, thanh toán, quyết toán các hợp đồng kinh
20
tế, quản lý tài sản và vốn của công ty. Phòng kế toán có trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà Nước. Phòng kế toán phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty nhằm cung cấp các thông tin hữu ích về kết quả kinh doanh giúp người quản lý trong việc đưa ra các phương án kinh doanh có lợi nhất cho công ty. Phòng kế toán phải đảm bảo tuân thủ những quy định của công ty và pháp luật của nhà nước trong quá trình thực hiện công việc.
Phòng kinh doanh là bộ phận phát triển thị trường và quảng bá dịch vụ của công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ quan trọng trong việc giới thiệu các dịch vụ công ty cung cấp, đưa dịch vụ đến với khách hàng, là nơi lập kế hoạch các phương án kinh doanh và là nơi thực hiện những phương án kinh doanh sau khi được cấp trên phê duyệt, phải thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện các kế hoạch lên ban giám đốc, bảo đảm việc thực hiện kế hoạch phải tuân thủ mọi quy định của công ty và của pháp luật.
Bộ phận chứng từ sẽ có chức năng nhiệm vụ là giải quyết các thủ tục, quy trình xử lí hàng hóa. Khi đã có khách hàng từ phía phòng kinh doanh, phòng chứng từ sẽ tiếp nhận thông tin, kết hợp với các sales để liên hệ trao đổi thông tin với khách hàng, kết nối khách hàng và hãng dịch vụ. Tiến hành làm giấy tờ, thủ tục liên quan như vận đơn, thông quan hàng hóa, bộ chứng từ. Cụ thể, khi có khách hàng, các Docs sẽ nhập chứng từ hàng xuất và hàng nhập như làm bill hàng không, làm giấy thông báo hàng đến, hóa đơn thương mại,… Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Phòng nhân sự đây cũng là bộ phận vô cùng quan trọng của công ty, chuyên quản lí các vấn đề liên quan đến nhân sự như: tuyển dụng nhân sự, bồi dưỡng và đào tạo nhân sự, phân bổ nhân sự giữa các bộ phận cũng như quan tâm, thăm hỏi CBCNV khi gặp khó khăn, bệnh tật. Ngoài ra còn quản lí các vấn đề công ty như việc tổ chức các buổi lễ kỉ niệm, sinh nhật tháng cho nhân viên công ty.
Bộ phận giao nhận là bộ phận trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu viết hóa đơn đến khâu giao nhận hàng cho khách hàng của công ty. Với đội ngũ nhân năng động, được đào
21
tạo thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận cũng là một bộ phận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng.
2.1.4.2. Tình hình nhân sự
- Với nhiều sự thay đổi về cơ cấu tổ chức phòng ban từ trước đến nay, hiện tại công ty đã có bộ máy hoàn thiện và phù hợp để thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải quốc tế. Toàn bộ các phòng ban của Công ty Cổ phần SP Việt Nam với số lượng nhân viên hiện tại là 42 người, với phân công lao động cụ thể như sau: số lượng nam chiếm 40%(17 người), nữ 60% (25 người). Dưới đây là bảng phân công lao động theo độ tuổi:
Bảng 2.2:
Phân công lao động theo độ tuổi của Công ty Cổ phần SP Việt Nam Độ tuổi Số lao động (người) Tỷ trọng CBCNV (%)
Dưới 30 22 52%
Từ 30 – 40 18 43%
Trên 40 2 5%
Nguồn: Phòng Nhân sự
Công ty có một chính sách tuyển dụng khá khắt khe và rõ ràng nên đã tập hợp được một tập thể lao động có chất lượng tương đối, kỷ luật, đoàn kết, trách nhiệm, sáng tạo, được đào tạo và bồi dưỡng thường xuyên. Ta thấy độ tuổi chủ yếu tại các phòng ban là 40 tuổi trở về, ở độ tuổi này các thành viên luôn cố gắng cống hiến, làm việc với sự năng động, nhiệt huyết cao. Hiện nay với phân công lao động này thì lượng nhân viên công ty đủ để đáp ứng công việc kinh doanh của công ty. Số lao động độ tuổi từ 30 – 40 tuổi đa số làm ở phòng kinh doanh, bởi đây là những nhân viên có kinh nghiệm của công ty, khá thành thạo các khâu trong nghiệp vụ tìm kiếm khách hàng vận chuyển chuyển phát nhanh quốc tế. Độ tuổi dưới 30 chủ yếu là đội hình kế toán, nhân viên phòng nhân sự, bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận.
22
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu lao động theo trình độ của công ty giai đoạn 2017 – 2020
(Nguồn: Phòng Nhân sự - 2020)
Trình độ lao động có ý nghĩa quan trọng, quyết định đến thành công của công ty cũng như phản ánh năng lực của công ty. Qua biểu đồ trên, có thể thấy biến động cơ cấu lao động theo trình độ qua các năm giai đoạn 2017 – 2020 tăng giảm không đều, lao động có trình độ trung học phổ thông chiếm đa số, trong khi đó lao động trình độ cao đẳng, đại học lại chiếm tỷ lệ ở mức thứ hai. Cụ thể từ năm 2017 đến 2018, lao động trình độ cao đẳng đại học giảm đi 01 người vì đến tuổi nghỉ hưu, lao động trung học phổ thông tăng thêm 05 người, lao động trình độ trung cấp nghề tăng thêm 02 người vì thời điểm 2018 mở rộng thêm chi nhánh ở Hồ Chí Minh. Giai đoạn năm 2018 đến 2019, lao động trình độ cao đẳng, đại học tăng 02 người; trình độ trung học phổ thông và trung cấp nghề tăng thêm 04 lao động. Giai đoạn 2019 – 2020, số lao động trong công ty không có sự thay đổi lớn chỉ giảm 01 lao động trình độ trung học phổ thông.
Với tính chất và quy mô công ty còn bé, cơ cấu lao động theo trình độ này có thể đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty, tùy vào năng lực từng lao động mà bố trí sắp xếp công việc hợp lý. Trong tương lai, việc tuyển dụng
23
lao động có trình độ cao như cao đẳng, đại học, cùng với các phương pháp nâng cao chất lượng dịch vụ.