2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức của công ty.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty
(Trích nguồn: Phòng tài chính-kế toán)
2.1.4.2. Nhiệm vụ của Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc và các phòng ban.
(1) Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức (điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020).
Hội đồng thành viên có quyền và nghĩa vụ sau đây:
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC KHO VẬN
PHÒNG TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG XUẤT- NHẬP KHẨU PHÒNG KỸ THUẬT NHÀ KHO
23
Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; quyết định phát hành trái phiếu; Quyết định dự án đầu tư phát triển của công ty; giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ;
Thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản và hợp đồng khác do Điều lệ công ty quy định có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; Thông qua báo cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty;
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Kiểm toán viên và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty; Quyết định mức lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty;
Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty; Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện;
Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
Quyết định tổ chức lại công ty; Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.
(2) Chủ tịch hội đồng thành viên: Do Hội đồng thành viên bầu trong số các thành viên.
Chủ tịch Hội đồng thành viên có quyền và nghĩa vụ sau đây:
Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên; Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành viên hoặc để lấy ý kiến các thành viên; Triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc tổ chức việc lấy ý kiến các thành viên;
Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên;
24
Thay mặt Hội đồng thành viên ký nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên;
(3) Giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
Giám đốc có quyền và nghĩa vụ sau đây:
Tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên; Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên; Tuyển dụng lao động;
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty; Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên; Kiến nghị phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.
(4) Phó giám đốc: là người giúp giám đốc công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động kinh doanh theo sự phân công của giám đốc công ty. Là người trung gian để chuyên những ý kiến của nhân viên và để đề ra những biện pháp quản lý và lãnh đạo cho công ty ngày càng phát triển. Giúp việc cho giám đốc công ty gồm hai phó giám đốc.
- Phó giám đốc kinh doanh:
+ Là người giúp giám đốc công ty thực hiện mọi công tác kinh doanh các sản phẩm của công ty, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi được ủy quyền.
+ Xây dựng các phương án và triển khai công tác kinh doanh của công ty. + Thu nhập các thông tin và xử lý thông tin trên thị trường, giá cả trên thị trường nhằm đưa ra các giải pháp đúng đắn trong kinh doanh.
+ Tổ chức, điều hành kinh doanh nhằm đảm bảo kế hoạch doanh thu theo tháng, quý, năm.
25
+ Giám sát các bộ phận tiếp nhận nguyên vật liệu và vật tư vào công ty. Đồng thời giám sát các bộ phận kho và lưu kho, các hoạt động vận chuyển.
+ Theo dõi hàng tồn kho hiện tại của công ty, dự đoán nhu cầu trong tương lai dựa trên dữ liệu được thống kê để điều chỉnh lượng hàng hóa cần đặt.
+ Đề xuất các chế độ vận chuyển, định tuyến, thiết bị và tần số tối ưu. + Đảm bảo vấn đề kho bãi cho kế hoạch nhập hàng của công ty diễn ra suôn sẻ. Tổ chức, sắp xếp, điều chỉnh hoạt động kho vận phục vụ tốt cho kế hoạch kinh doanh của đơn vị.
+ Kiểm tra tiến độ giao hàng của bên vận chuyển, chỉ đạo nhân sự kiểm kê hàng hóa, tài sản theo định kỳ.
Ngoài ra bộ máy công ty bao gồm các phòng ban nghiệp vụ: - Phòng kinh doanh:
+ Chức năng: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác kinh doanh, tổ chức quản lý thị trường và hệ thống các phương án bán và tiêu thụ sản phẩm. Làm cho kinh doanh của công ty đạt hiệu quả ngày cảng cao, hòa hợp và đáp ứng nhu cầu thị trường.
+ Nhiệm vụ:
Xây dựng phương án và triển khai các công tác kinh doanh của công ty trong thời gian ngắn hạn và dài hạn.
Tim hiểu, khai thác, thu nhập thông tin về thị trường trong và ngoài nước, giá cả tại từng thời điểm để đưa ra quyết định đúng đắn.
Đề ra các phương án triển khai và mở rộng thị trường công ty.
Tổ chức, thực hiện công tác quảng cáo, tiếp thị, xây dựng chiến lược và mục tiêu kinh doanh.
- Phòng kế toán:
+ Chức năng: là phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc công ty các lĩnh vực liên quan đến vấn đề tài chính của công ty. Tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng hiệu quả nguồn vốn và tài sản của công ty.
+ Nhiệm vụ:
Ghi chép, tính toán, phản ánh số hàng hiện có và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chi phí của công ty.
26
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu chi tài chính, các khoản thu nộp, thanh toán.
Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách và tài chính kinh tế.
Kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác cho việc lập kế hoạch kinh doanh của công ty.
- Phòng xuất-nhập khẩu:
+ Chức năng: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác xuất nhập khẩu, tìm kiếm và khai thác thị trường nước ngoài để mở rộng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
+ Nhiệm vụ:
Thực hiện công tác xuất nhập khẩu của công ty.
Lập kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm trình lên cho phó giám đốc kinh doanh xem xét và báo cáo cho giám đốc đề xuất các biện pháp, nguồn lực đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Xây dựng chiến lược về cơ cấu sản phẩm, thị trường xuất nhập khẩu trên cơ sở sản xuất các mặt hàng của công ty.
- Phòng kỹ thuật:
+ Chức năng: quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng hiệu quả kinh tế trong công ty. Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty.
+ Nhiệm vụ:
Xây dựng phương án kỹ thuật, phương án thi công cho các dự án, các sản phẩm.
Kiểm tra, xác định khối lượng và chất lượng, quy cách vật tư, mức hao phí lao động.
Quản lý thiết bị, theo dõi và tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng và bảo trì thiết bị.
27