2.2.1. Quy trình nhập khẩu.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp, công ty nào để có thể đạt được một kết quả kinh doanh tốt thì cũng phải trải qua các quá trình tìm hiểu nghiên cứu một cách cẩn thận, tỉ mỉ các khâu của quá trình. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu được tổ chức thực hiện với nhiều nghiệp vụ khác nhau, từ điều tra nghiên cứu thị trường trong nước, tìm kiếm thị trường cung ứng nước ngoài đến việc thực hiện hợp đồng. Các khâu, các nghiệp vụ này được gắn kết với nhau như một mắt xích nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Do đó người tham gia kinh doanh nhập khẩu hàng hóa phải nắm chắc nội dung của hoạt động nhập khẩu hàng hóa, giấy phép nhập khẩu để tránh sai xót gây thiệt hại cho phía doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về quy trình ta có thấy được thông qua sơ đồ sau đây.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình nhập khẩu của công ty TNHH DV XNK Trung Đông
Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác
Lập kế hoạch kinh doanh hàng hóa nhập khẩu
Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu Tổ chức thực hiện hợp đồng
nhập khẩu
Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu Xin giấy phép nhập khẩu
(nếu có)
Làm thủ tục hải quan Vận tải
28
(Trích nguồn: Phòng Xuất Nhập khẩu)
2.2.1.1. Nghiên cứu thị trường.
Việc nghiên cứu thị trường nhằm giúp cho công ty có một hệ thống thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. Điều này sẽ làm cơ sở cho công ty có những quyết định đúng đắn, đáp ứng được các tình thế của thị trường. Đồng thời hệ thống thông tin không những làm cơ sở để công ty lựa chọn được các đối tác giao dịch thích hợp mà còn làm cơ sở cho quá trình giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện các hợp đồng sau này có hiệu quả. Công ty thực hiện nghiên cứu thị trường trong nước và thị trường nước ngoài.
Đối với thị trường trong nước:
- Nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu: nhằm tìm ra các mặt hàng nhập khẩu mà nhu cầu trong nước đang cần nhưng phải phù hợp với điều kiện và mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Nghiên cứu dung lượng thị trường và các nhân tố ảnh hưởng: dung lượng thị trường của một hàng hóa được xác định trên một phạm vi thị trường nhất định (khu vực…) trong một thời gian nhất định. Và các nhân tố ảnh hưởng như:
+ Nhân tố làm cho dung lượng thị trường biến đổi theo chu kỳ như đặc điểm sản xuất, lưu thông và phân phối sản phẩm của từng thị trường đối với mỗi hàng hóa.
+ Nhân tố làm cho dung lượng thị trường biến đổi lâu dài như tiến bộ của khoa học và kỹ thuật công nghệ, thị hiếu, tập quán và ảnh hưởng của hàng hóa thay thế.
+ Nhân tố làm dung lượng thị trường biến đổi tạm thời như các hiện tượng gây ra về đột biến cung cầu, ngoài ra còn có các nhân tố khách quan như hạn hán, lũ lụt.
- Nghiên cứu giá cả hàng hóa trong nước: trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa, công ty tiến hành nghiên cứu, điều tra giá cả hiện hành của loại hàng hóa định nhập đồng thời xác định xu hướng biến động giá cả trong nước trong thời gian tới.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
29
- Nghiên cứu khách hàng: doanh nghiệp cần xác định rõ khách hàng truyền thống, khách hàng tiềm năng, tiến hành phân đoạn thị trường khách hàng chính xác. Kết quả nghiên cứu khách hàng sẽ giúp cho công ty lập kế hoạch tiêu thụ, quảng cáo, tiếp thị phù hợp với từng đối tượng khách hàng, đặc biệt là các hoạt động chăm sóc khách hàng trước và sau bán hàng.
- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: nắm vững về thông tin số lượng về các đối thủ cạnh tranh trong mặt hàng kinh doanh, tình hình hoạt động, tỷ trọng thị trường, thế mạnh, điểm yếu của các đối thủ nhằm đưa ra các phương án tối ưu hạn chế các điểm mạnh và tối ưu các điểm yếu của đối thủ cạnh tranh.
- Nghiên cứu sự vận động của môi trường kinh doanh. Môi trường kinh doanh bao gồm môi trường tự nhiên, văn hóa, xã hội, chính trị, luật pháp. Môi trường kinh doanh có tác động lớn và chi phối đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải tiến hành nghiên cứu sự vận động của nó để từ đó có thể nắm bắt được quy luật vận động của môi trường kinh doanh và có các biện pháp phòng ngừa hiệu quả.
Đối với nghiên cứu thị trường quốc tế:
Đây là công việc khó khăn và rất phức tạp do sự khác biệt lớn về chính trị, địa lý, văn hóa, phong tục, tập quán… Nghiên cứu thị trường quốc tế cần xem xét các yếu tố cung cầu, giá cả, cạnh tranh…
- Nguồn cung cấp hàng hóa trên thị trường quốc tế. Doanh nghiệp cần nắm vững được tình hình các nguồn cung cấp trên thị trường quốc tế mà doanh nghiệp có khả năng giao dịch rồi từ đó nghiên cứu đặc điểm thị trường các nước.
- Nghiên cứu giá cả hàng hóa trên thị trường quốc tế. Giá cả là chỉ tiêu quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả ngoại thương.
- Nhân tố ảnh hưởng đến giá cả trên thị trường thế giới: nhân tố chu kỳ, nhân tố cạnh tranh, nhân tố lạm phát, cung cầu và giá cả.
2.2.1.2. Lập kế hoạch kinh doanh hàng hóa nhập khẩu.
Dựa trên cơ sở nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch kinh doanh hàng hóa nhập khẩu.
Trình tự lập một phương án kinh doanh hàng nhập khẩu bao gồm các bước sau:
30
- Nhận định tổng quan về diễn biến tình hình thị trường: trên cơ sở thông tin thu nhận được từ quá trình nghiên cứu thị trường doanh nghiệp tiến hành rút ra những nét tổng quan về cung cầu, giá cả, đối thủ cạnh tranh cũng như dự báo được những biến động có thể xảy ra, lường trước những rủi ro tiềm ẩn. Cần phải chọn lựa được các cơ hội kinh doanh hấp dẫn cho doanh nghiệp đồng thời đưa được ra những thông tin khái quát nhất về diễn biến thị trường trong và ngoài nước.
- Đánh giá khả năng của doanh nghiệp: đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp.
- Xác định thị trường, mặt hàng nhập khẩu và khối lượng mua bán. - Xác định khách hàng tiêu thụ.
- Xác định giá cả mua bán trong nước.
- Đề ra các biện pháp thực hiện, cần phải đưa ra các biện pháp cụ thể để thực hiện các mục tiêu về giá cả, thị trường, lợi nhuận…đã được đề ra.
Một kế hoạch kinh doanh chặt chẽ, đầy đủ và có tính thực tế sẽ là cơ sở tốt để thực hiện công tác chuẩn bị về vốn, thời gian huy động các nguồn lực, mức huy động cần thiết và là cơ sở để các phòng ban thực hiện một cách nhất quán, cơ sở để giám sát và quản lý quá trình thực hiện đó.
2.2.1.3. Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu.
- Giao dịch và đàm phán: là bước đầu đưa doanh nghiệp và người bán đến những thỏa thuận chung nhằm đạt được mục đích của mình trong kinh doanh. Là bước đầu tiên tìm hiểu về điều kiện mua và bán giữa hai bên bao gồm các bước chủ yếu: hỏi giá, chào hàng, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận và xác nhận. Giao dịch là quá trình để hai bên thăm dò, nắm được những yêu cầu, đòi hỏi, của đối tác tạo cơ sở cho quá trình đàm phán thuận lợi.
Phương thức đàm phán công ty sử dụng phổ biến là đám phán gián tiếp qua thư, điện thoại, điện tín, fax. Hình thức này được sử dụng cho những trường hợp có giá trị tương đối nhỏ, và những mặt hàng có giá biến động nhanh. Ngoài ra phương thức này còn áp dụng cho khách hàng quen lâu năm của Công ty và có uy tín cao.
Việc đàm phán có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, thời gian đàm phán ngắn, giúp công ty nắm bắt được những cơ hội kinh doanh nhanh. Tuy nhiên,
31
phương thức này cũng mang lại nhiều rủi ro vì nó hạn chế khả năng tìm kiếm đối tác của Công ty.
Ngoài ra, đối với khách hàng mới, những hợp đồng có giá trị lớn và định hướng quan hệ làm ăn lâu dài công ty sẽ sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp. Việc này sẽ giúp công ty hiểu rõ hơn về đối tác từ đó đưa ra các chiến lược đàm phán hiệu quả.
Khi đàm phán công ty thường chú trọng vào các điều khoản chính như tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì đóng gói, điều kiện giao hàng, giá thanh toán, bảo hiểm…
- Ký kết hợp đồng nhập khẩu. Phương thức ký kết hợp đồng:
+ Hai bên ký kết hợp đồng mua-bán.
+ Người mua xác định nhận thư chào hàng cố định của người bán (bằng văn bản).
+ Người bán xác định (bằng văn bản) là người mua đã đồng ý với các điều khoản của thư chào hàng tự do.
+ Người bán xác định (bằng văn bản) đơn đặt hàng của người mua. Hợp đồng thể hiện bằng hai văn bản, đơn đặt hàng của người mua và văn bản xác nhận của người bán.
Cần lưu ý các điều kiện của hợp đồng nhập khẩu:
+ Điều kiện tên hàng: nói chính xác đối tượng mua bán và trao đổi. Tên hàng phải đảm bảo chính xác để các bên mua và bán đều hiểu và thống nhất. Do vậy ngoài tên chung còn cần phải gắn với ký hiệu, mã hiệu hoặc địa danh, tên hàng…được cơ quan có trách nhiệm cấp giấy phép giữ bản quyền.
+ Điều kiện phẩm chất: phẩm chất hàng hóa là tổng hợp các chỉ tiêu về tính năng (lý tính, hóa tính, cơ lý tính), công suất, hiệu suất, thẩm mĩ…để phân biệt giữa hàng hóa này với hàng hóa khác.
- Điều kiện số lượng: nội dung điều kiện số lượng bao gồm kích thước, dung tích, trọng lượng, chiều dài, đơn vị tính, đơn vị đóng kiện.
- Điều kiện bao bì: gồm những vấn đề yêu cầu về chất lượng của bao bì, phương hướng cung cấp bao bì và giá cả bao bì.
32
- Điều kiện cơ sở giao hàng: phản ánh mối quan hệ hàng hóa với điều kiện giao hàng như nơi, địa điểm giao hàng và các yếu tố cấu thành giá. Điều kiện giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc của việc giao nhận hàng hóa giữa bên bán với bên mua.
- Điều kiện giá cả: điều kiện giá cả trong buôn bán quốc tế là điều kiện cơ bản bao gồm những vấn đề như đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp quy định giá, điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá cả và việc giảm giá.
- Điều kiện thanh toán tiền trả: đồng tiền thanh toán (đồng tiền của bên nhập khẩu, bên xuất khẩu hoặc của bên thứ ba), thời hạn trả tiền (trả trước hay trả sau), phương thức trả tiền, điều kiện đảm bảo hối đoái.
2.2.1.4. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải thực hiện hợp đồng đó. Việc này được thực hiện qua nhiều bước dưới đây:
1/ Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có).
Giấy phép nhập khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
Việc xin giấy phép nhập khẩu tuân theo các luật thương mại, luật thuế nhập khẩu và các quy định của bộ, ban, ngành có liên quan để tiến hành xin giấy phép.
2/ Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu được coi là một trong những khâu quan trọng nhất, ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh và uy tín của công ty.
Có nhiều cách kiểm tra chất lượng hàng hóa. Cách gián tiếp là thông qua các giấy chứng nhận như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm định chất lượng…Đa phần những giấy tờ này do bên nhà nhập khẩu cung cấp nên cách kiểm tra này mặc dù nhanh gọn mất ít thời gian nhưng chất lượng hàng hóa không được kiểm tra chặt chẽ. Công ty sẽ dễ bị lừa nếu nhà xuất khẩu cố tình làm giả các giấy tờ trên.
33
Hàng hóa vận chuyển qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hay nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của Nhà nước.
Những việc công ty phải làm khi làm thủ tục hải quan: - Lên tờ khai hải quan hàng nhập khẩu.
- Lập bộ hồ sơ tờ khai.
- Kê khai hải quan kèm với bộ chứng từ gồm: hợp đồng, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, vận đơn (Đã ký hậu hoặc giấy tờ chứng minh đã thanh toán).
- Mang tờ khai đến của khẩu thông quan hàng hóa nộp và xin giấy chứng nhận tờ khai.
- Đăng ký thời gian và lịch trình cho cán bộ kiểm hóa kiểm tra.
- Trình bộ hồ sơ cùng hải quan kiểm hóa ký biên bản và ký vào tờ khai kiểm hóa để hàng hóa được thông quan.
Trong đó công ty phải kê khai những mục sau: - Người xuất khẩu với đầy đủ địa chỉ.
- Người nhập khẩu với đầy đủ địa chỉ (kê khai cả mã số thuế xuất nhập khẩu).
- Phương tiện vận chuyển: tên, số hiệu phương tiện, ngày khởi hành, ngày đến cảng, số vận đơn, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số giấy phép (nếu có), số hợp đồng, ngày tháng ký kết hợp đồng, cửa khẩu thông quan hàng hóa, loại hình mua bán kinh doanh.
- Khai tên nước xuất khẩu và nhập khẩu, điều kiện và cơ sở giao hàng, số lượng mặt hàng, phương thức thanh toán, loại hình thanh toán, tỷ giá thanh toán, tên hàng ghi chính xác theo hợp đồng và hóa đơn, xuất xứ, số lượng và trọng lượng.
- Khai các chứng từ kèm theo, ký tên và đóng dấu. 4/ Vận tải.
Do nhập khẩu theo giá FOB, công ty thường là bên thuê vận tải. Việc thuê vận tải đường biển là khá thuận lợi. Với mỗi tuyến, công ty sẽ kí kết hợp đồng với một công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải biển trên tuyến đó. Vận tải nội địa cũng tương đối dễ cho vì công ty còn hoạt động trong lĩnh việc vận tải hàng
34
hóa. Ngoài chuyển hàng hoá theo các đơn đặt hàng vận tải, công ty còn vận chuyển hàng hóa của mình vì vậy mà hàng của công ty thường không có nhiều tổn thất.
Sau khi hoàn tất các thủ tục nhận hàng từ cảng bốc. Công ty sẽ tiến hành vận chuyển hàng về kho. Tại đây, hàng hóa sẽ được đưa vào kho bằng các xe chuyên dụng. Công ty sẽ cử nhân viên tới giám sát công việc này. Hàng được chuyển vào kho sẽ được phân bố theo số lượng, chủng loại riêng biệt hoặc được sắp xếp theo từng đơn đặt hàng riêng. Việc bảo quản hàng hóa trong kho được công ty hết sức quan tâm trong việc lựa chọn kho hàng, xác định vị trí từng nhóm kho hàng sao cho phù hợp, đảm bảo khoảng cách, tiết kiệm diện tích kho chứa.
5/ Mua bảo hiểm hàng hóa.
Do nhập theo giá FOB nên công ty thường phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Khi có nhu cầu cần mua bảo hiểm cho hàng hóa thì công ty thường mua bảo hiểm tại công ty Petrolimex-PIJCO. Đây là một trong những công ty bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam hiện nay.
Khi kí hợp đồng với giá FOB, với trách nhiệm mua bảo hiểm. Công ty sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm và gửi giấy yêu cầu bảo hiểm. Sau đó, công ty sẽ tiến hành thỏa thuận về các nội dung của hợp đồng bảo hiểm. Đa phần loại bảo hiểm được sử dụng là hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy).
6/ Làm thủ tục thanh toán.
Trong quá trình thực hiện nhập khẩu, Công ty đã ý thức được việc thanh