❖ Tiếp nhận đơn hàng
Tại công ty, phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, duy trì khách hàng cũ, giải quyết các khiếu nại của khách hàng, thực hiện những công việc đàm phán và ký kết hợp đồng và gửi hợp đồng đến phòng xuất nhập khẩu để thực hiện hợp đồng.
43
Sau khi phòng xuất nhập khẩu tiếp nhận hợp đồng sẽ tiến hành làm hóa đơn thương mại (commercial invoice) và phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết (packing list).
❖ Làm việc với công ty vận tải
Công ty đã thuê công ty cổ phần thương mại và dịch vụ vận chuyển Hanoitrans để làm các thủ tục vận chuyển hàng hóa và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu. Sau khi có phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết, nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ gửi packing list cho forwarder (đại lý giao nhận vận chuyển hàng hóa) để làm yêu cầu đặt tàu theo dự kiên hàng đi ngày khách hàng yêu cầu và lấy xác nhận đặt chỗ của đại lý giao nhận vận chuyển hàng hóa.
❖ Chuẩn bị hàng hóa.
Sau khi làm việc với công ty vận chuyển và chờ giấy nhân viên xác nhận đặt chỗ phòng xuất nhập khẩu sẽ làm việc với phòng sản xuất kiểm tra hàng để kịp tiến độ ngày giao hàng lên tàu. Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn nên nhân viên phòng xuất nhập khẩu cần theo dõi đơn hàng tập trung thu gom hàng làm thành lô xuất khẩu và đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ kĩ mã hiệu hàng hoá. Việc tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hoá, vì hàng hoá đóng gói trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Muốn làm tốt công việc đóng gói bao bì thì cần phải nắm vững được yêu cầu loại bao bì đóng gói cho phù hợp và theo đúng quy định trong hợp đồng, đồng thời có hiệu quả kinh tế cao. Loại bao bì: thường dùng làm hòm, bao, kiện hay bì,…. Kẻ kí mã hiệu: kí mã hiệu bằng số hoặc chữ hay hình vẽ được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng. Đồng thời kẻ mã hiệu cần phải sáng sủa, rõ ràng, dễ nhận biết.
Hình 2.3: Một số hình ảnh về bao bì
44
Kiểm tra hàng: Trước khi giao hàng, công ty có nghĩa vụ kiểm tra hàng về chất lượng, trọng lượng, bao bì…đây là công việc cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng được đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng như tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Nếu có xảy ra trường hợp xấu công ty sẽ có phương án khắc phục nhanh chóng để xuất hàng theo đúng hợp đồng quy định.
Ngoài ra có một số trường hợp phát sinh trông công tác chuẩn bị hàng là nếu hàng chưa kịp chuẩn bị cần liên hệ lại với khách hàng trình bày lý do và xin khách hàng lùi ngày giao hàng, còn nếu hàng kịp tiến độ thì xuất hàng như dự kiến. Tiến hành giao hàng theo booking và gửi hướng dẫn làm bill (SI) và bảng khai báo toàn bộ trọng lượng container hàng (VGM) cho đại lý giao nhận vận chuyển hàng hóa.
❖ Chuẩn bị chứng từ
Sau khi xác nhận được thời gian thực tế ngày tàu khởi hành (ATD) từ đại lý giao nhận vận chuyển hàng hóa nhân viên phòng xuất nhập khẩu tiến hành chuẩn bị làm bộ chứng từ.
Làm thủ tục hải quan:
Khai báo hải quan: nhân viên xuất nhập khẩu có trách nhiệm kê khai và nộp tờ khai theo hình thức hải quan điện tử bằng phần mềm chuyên dụng. Nhân viên khai cần chi tiết đầy đủ về hàng hoá một cách trung thực và chính xác lên một tờ khai để cơ quan kiểm tra. Nội dung bao gồm: loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị hàng hoá, phương tiện hàng hoá, nước nhập khẩu. Doanh nghiệp sẽ tiến hành xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra nếu đạt sẽ được nhận quyết đinh thông quan cho lô hàng. Tờ khai hải quan được xuất trình cùng một số giấy tờ khác như:
- Giấy giới thiệu công ty xuất khẩu ( 1 bản )
- Tờ khai hải quan: 02 bản gốc (1 bản cho người xuất khẩu, 1 bản hải quan lưu)
45
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice): 1 bản gốc
- Phiếu đóng gói hàng (packing list): 1 bản gốc
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O: 1 bản gốc
➢ Với mỗi quốc gia giấy chứng nhận xuất xứ đều khác nhau vì thế hồ sơ để chuẩn bị làm giấy chứng nhận xuất xứ gồm:
• Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ theo mẫu số 04 và được khai báo qua trang điện tử: comis.covcci.com.vn
• Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa tương ứng đã được khai hoàn chỉnh • Bản in tờ khai hải quan xuất khẩu
• Bản sao hợp đồng
• Bản sao hóa đơn thương mại (đóng dấu sao y bản chính của thương nhân)
• Bản sao vận tải đơn hoặc bản sao chứng từ vận tải tương đương (đóng dấu sao y bản chính của thương nhân) trong trường hợp công ty không có vận tải đơn. Bảng kê khai chi tiết hàng hóa xuất khẩu đạt tiêu chí xuất xứ ưu đãi hoặc tiêu chí xuất xứ không ưu đãi theo mẫu quy định.
• Bản khai báo xuất xứ của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nguyên liệu có xuất xứ hoặc hàng hóa có xuất xứ được sản xuất trong nước theo mẫu quy định trong trường hợp nguyên liệu đó được sử dụng cho một công đoạn tiếp theo để sản xuất ra một hàng hóa khác.
• Bản sao quy trình sản xuất hàng hóa (đóng dấu sao y bản chính của công ty)
❖ Tập hợp bộ chứng từ và quyết toán với khách hàng
Sau khi hoàn thành xong bộ chứng từ nhân viên xuất nhập khẩu sẽ gửi bộ chứng từ cho khách hàng để thanh toán tất cả các phí liên quan đến lô hàng. Nhân viên gửi một số chứng từ cho khách hàng như sau:
46
-03 bản hóa đơn thương mại (commercial invoice) có dấu của công ty
-03 bản phiếu đóng gói hàng chi tiết hàng hóa (packing list) có dấu của công ty
-01 bản gốc và 1 bản sao giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
-03 bản gốc và 03 bản sao vận đơn đường biển