❖ Lên kế hoạch nhập khẩu
Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp và trao đổi các thông tin về loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, quy cách, giá cả,… để chọn ra nhà cung cấp phù hợp và tiến hành ký kết hợp đồng.
❖ Mở L/C
Căn cứ vào hợp đồng ngoại thương đã ký, trong đó quy định thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ L/C, doanh nghiệp sẽ gửi đơn yêu cầu mở thư tín dụng đến ngân hàng phát hành và tiến hành ký quỹ. Ký quỹ có thể 100% hoặc dưới 100%
50
tùy mức độ uy tín của doanh nghiệp theo đánh giá của ngân hàng mở L/C. Hồ sơ mở L/C gồm có: đơn yêu cầu mở L/C (theo mẫu ngân hàng): 02 bản gốc, hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có): 02 bản gốc.
Thông tin L/C cần điền:
• Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C (No of L/C, place and loại L/C ( form of documentary credit date of issuing)
• Tên ngân hàng mở L/C (opening bank; issuing bank) • Tên và địa chỉ ngân hàng thông báo (advising bank) • Tên và địa chỉ người thụ hưởng
• Tên và địa chỉ người mở L/C • Số tiền của L/C (amount)
• Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C
• Thời hạn giao hàng (shipment date or time of delivery) • Cách giao hàng
• Cách vận tải
• Phần mô tả hàng hoá (description of goods)
• Các chứng từ thanh toán (documents for payment)
Ngân hàng phát hành thu tín dụng sẽ xem sét mở hồ sơ L/C, nếu hợp lệ sẽ phát hành thư tín dụng qua ngân hàng thông báo cho người xuất khẩu hưởng lợi ngân hàng đại lý sẽ tiến hành thông báo thư tín dụng và chuyển bộ chứng từ gốc thư tín dụng cho người hưởng lợi. Nhà xuất khẩu sẽ kiểm tra L/C và đến thời gian quy định sẽ giao hàng cho nhà nhập khẩu. Nhà xuất khẩu xuất trình chứng từ cho ngân hàng thông báo đẻ gửi cho ngân hàng phát hành L/C. Sau đó, ngân hàng thông báo sau khi kiểm tra chứng từ thì chuyển chứng từ cho nhà nhập khẩu chuyển sang để ngân hàng mở L/C xem xét trả
51
tiền. Bộ chứng từ thông thường được gửi chuyển phát nhanh từ ngân hàng xuất khẩu đến ngân hàng nhập khẩu. Ngân hàng phát hành kiểm tra và thông báo kết quả kiểm tra bộ chứng từ cho người yêu cầu. Nhà nhập khẩu khi nhận được thông báo bộ chứng từ đúng sẽ tiến hành chấp nhận thanh toán đồng thời lấy bộ chứng từ và đi nhận hàng.
❖ Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra bộ chứng bộ từ
Bên xuất khẩu sẽ sẽ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và gửi cho ngân hàng. Khi công ty nhận được thông báo rằng chứng từ cần thiết đã được chuyển giao đến ngân hàng thì công ty sẽ phải ra ngân hàng phục vụ mình để kiểm tra xem bộ chứng. Bộ chứng từ bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương: 01 bản gốc
- Hóa đơn thương mại: 01 bản gốc
- Phiếu đóng gói: 01 bản gốc
- Vận đơn: 01 bản sao, 1 bản gốc
- Giấy thông báo hàng đến: 01 bản gốc
- Giấy chứng nhận xuất xứ: 01 bản gốc
- Giấy chứng nhận bảo hiểm: 01 bản gốc
- Một số giấy tờ khác
Kiểm tra chứng từ là khâu quan trọng trong toàn bộ quy trình, mỗi chứng từ đều có chức năng riêng biệt nhưng chúng cố mối quan hệ rằng buộc với nhau. Công ty nhập khẩu sẽ đã đúng hay chưa, nếu đã đúng rồi thì bên mua tiến hành thực hiện thanh toán, còn trong trường hợp bộ chứng từ có xảy ra sai sót hoặc là có những điểm chưa đúng, không hợp lý thì cần phải hỏi lại ngay tránh bỏ qua những sai sót không đáng có. Một số thông tin chúng ta cần kiểm tra như sau:
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương: số hợp đồng, ngày kí hợp đồng, tên địa chỉ người bán, tên địa chỉ người mua, tên hàng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện cơ sở giao hàng, phụ lục (nếu có).
52
Kiểm tra hóa đơn thương mại: số của hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, thông tin bên mua, thông tin bên bán, tên hàng, số lượng hàng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán.
Kiểm tra phiếu đóng gói: số ngày phát hành hóa đơn trên phiếu đóng gói, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, quy cách đóng gói, loại bao bì.
Kiểm tra vận đơn: số vận đơn, ngày phát hành vận đơn, số cont, số seal/marks & Nos, thông tin về người gửi hàng, thông tin về người nhận hàng: to order…, tên cảng dỡ hàng, tên tàu/Voy.no, tên cảng bốc hàng, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số bản gốc, bản sao phát hành.
Đó là những giấy tờ quan trong bắt buộc phải kiểm tra, ngoài ra còn có các giấy tờ khác gửi kèm theo cũng cần phải kiểm tra chứng từ này có phù hợp, thống nhất với các chứng từ liên quan khác hay không. giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ nộp cho Hải quan để chứng nhận xuất xứ hàng hóa và hưởng chế độ ưu đãi.
❖ Nhận thông báo từ hãng tàu đi lấy lệnh D/O, thanh toán cước phí vận tải
Hãng tàu sẽ gửi cho bên mua thông báo hàng đến thông qua thông báo hàng đến bằng cách thông qua email hoặc gọi điện thoại trực tiếp ngay khi tàu của hãng đã cập cảng, đồng thời hãng tàu cũng sẽ thông báo luôn cho bạn biết về chi phí để tàu cập cảng là bao nhiêu ( phí nội địa, phí bốc dỡ hàng hóa tại cảng THC, phí làm sạch – Cleaning fee, CIC nếu có, phí giao nhận vận chuyển D/O, …) Lúc này người mua hàng sẽ phải đến để lấy lệnh cấp hàng đồng thời trả tiền phí local charges luôn. Sau khi nhận được lệnh cấp hàng nhân viên phải kiểm tra đối chiếu nội dung lệnh cấp hàng với vận đơn, nhằm phát hiện sai sót của lệnh cấp hàng để chỉnh sửa ngay nếu có. Những nội cung cần đối chiếu với lệnh cấp hàng với vận đơn của hãng tàu là: tên tàu, số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận hàng, người gửi hàng, tên hàng, loại hàng. cảng bốc. cảng dỡ.
❖ Khai báo Hải quan
Bộ chứng từ và thông tin khai hải quan cần được điền chính xác và đầy đủ, nếu xảy ra sai xót hồ sơ sẽ bị trả về và khai báo hải quan lại. Còn bộ chứng từ đầy đủ và
53
các thông tin khai báo hải quan chính xác thì công ty sẽ nhận được kết quả phân luồng và thông báo thuế từ hải quan.
Lên tờ khai hải quan điện tử: Đây là thủ tục bắt buộc gồm các công việc sau: khai báo hàng hóa với hải quan, xuất trình hàng hóa, thực hiện các quy định của hải quan. Chứng từ bắt buộc để lên tờ khai hải quan điện tử gồm: vận đơn, hợp đồng, hóa đơn thương mại, cùng với một số giấy tờ khác áp dụng cho từng lô hàng mà pháp luật quy định. Nhân viên chứng từ sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUSS để khai báo. Khai báo tờ khai tới cơ quan Hải quan hồ sơ chứng từ hải quan gồm có:
Chứng từ bắt buộc:
(1) Tờ khai hải quan hàng nhập: 02 bản gốc (2) Tờ khai giá trị hàng hóa tính thuế: 02 bản gốc (3) Hóa đơn thương mại: 01 bản gốc
(4) Hợp đồng thương mại: 01 bản sao (5) Vận đơn: 01 bản gốc và 01 bản sao Chứng từ tùy thuộc:
(1) Bản kê khai chi tiết hàng hóa: 01 bản gốc (2) Giấy kiểm định chất lượng: 01 bản gốc (3) Giấy phép nhập khẩu: 01 bản gốc (4) Giấy chứng nhận xuất xứ: 01 bản gốc
(5) Các giấy tờ khác đối với từng mặt hàng pháp luật quy định
❖ Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
Để kiểm tra hàng hóa công ty đã phối hợp với Vinacontrol (là đơn vị giám định hàng hóa của nhà nước) kiểm định trước khi nhận hàng. Biên bản này là cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu có. Chất lượng hàng hóa phải đúng với hợp đồng đã ghi.
Sau khi nhận được chứng từ giám định từ bên Vinacontrol, doanh nghiệp tiến hành làm giấy đăng ký kiểm tra chất lượng, chứng từ giám định, bộ hồ sơ đầy đủ ( như đã gửi Vinacontrol ) gửi đến Chi cục đo lường chất lượng – Sở khoa học và công nghệ
54
để họ ra thông báo. Bên Chi cục đo lường sẽ cấp cho công ty 2 bản thông báo, 1 bản sẽ nộp cho Hải quan còn 1 bản doanh nghiệp lưu giữ.