Công tác quản lý, kiểm soát chi phí chưa tốt chính là nguyên nhân khiến rủi ro kinh doanh của Công ty cao trong thời gian vừa qua. Vì vậy, việc thiết yếu là phải kiểm soát chi phí của Công ty thật tốt.
Kiểm soát chi phí biến đổi
∗ Chi phí nguyên vật liệu:
Để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu ngoài việc chủ động nguồn nguyên liệu để giảm bớt các chi phí đầu vào (đã được trình bày ở trên) thì trong quá trình sản xuất Công ty phải kiểm soát chặt chẽ và thực hành nhiều chính sách tiết kiệm nguyên vật liệu sản xuất.
− Công ty phải thường xuyên kiểm soát giá đầu vào, lựa chọn những đối tác tin cậy, có uy tín với giá cả hợp lý và chất lượng bảo đảm. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu, vật tư trực tiếp với các đơn vị sản xuất hoặc nhập khẩu, hạn chế tối thiểu mua qua các tổ chức, cá nhân trung gian. Phải đảm bảo các nhân viên bộ phận cung ứng phải có khả năng thương thuyết tốt để có được giá tốt nhất với chất lượng cao. Giá mua phải sát với giá thị trường, phải ngăn chặn hiện tượng “gửi giá’’ khi mua nguyên vật liệu, hàng hóa để tư lợi.
− Chi phí vận chuyển gỗ chiếm tỷ trọng không nhỏ trong chi phí mua hàng do đó Công ty phải lựa chọn các phương tiện vận chuyển hợp lý và tính toán quảng đường đi sao cho tiết kiệm chi phí. Đồng thời phải lựa chọn các hãng vận tải dựa trên uy tín, có mức giá phải chăng.
− Công ty phải củng cố hệ thống kho hàng, quản lý chặt việc xuất nhập vật tư, nguyên liệu, công tác bảo vệ nhằm giảm đến mức tối thiểu hao hụt, mất mát trong quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và phải đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu luôn được đảm bảo.
− Mỗi xí nghiệp nên có một tổ kiểm soát thường xuyên để theo dõi, quản lý công nhân trong quá trình đưa nguyên liệu vào sử dụng; khi tiến hành cắt xẻ gỗ phải chọn những công nhân có tay nghề cao để tránh hư hỏng, tổn thất nguyên liệu. Công ty phải xây dựng ý thức tiết kiệm cho công nhân. Đồng thời Công ty cũng phải có chế độ khen thưởng cho các công nhân làm sản phẩm đạt chất lượng, không hao tổn nguyên liệu, vật tư tạo động lực cho công nhân làm việc với năng suất cao, giảm bớt hư hỏng nguyên vật liệu
− Công ty phải thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các định mức nguyên vật liệu ở các xí nghiệp, so sánh thực hiện định mức giữa các Xí nghiệp từ đó rút ra những ưu nhược điểm. Đồng thời phân tích các nguyên nhân chủ yếu và đề ra giải pháp khắc phục hoặc phương hướng phát huy để các chỉ tiêu định mức này càng tiên tiến. Từ đó, đưa ra các bài học kinh nghiệm cho các Xí nghiệp trong việc quản lý nhằm đạt mục tiêu giá đầu ra sản phẩm phải cạnh tranh nhưng chất lượng và khách hàng hài lòng.
− Máy móc thiết bị phải thường xuyên được bảo trì, tránh trường hợp máy móc lạc hậu hư hỏng gây nên tổn thất nguyên vật liệu. Công ty phải thường xuyên nâng cao tay nghề công nhân để họ sử dụng máy móc thiết bị và nguyên vật liệu hiệu quả. Khuyến khích công nhân viên nghiên cứu, đưa ra các sáng kiến áp dụng trong sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả tối đa.
− Công ty phải tìm mọi biện pháp để tận dụng tối đa nguyên vật liệu, không bỏ sót, lãng phí phần nào để đem lại thêm nguồn thu cho Công ty hiệu quả nhất.
∗ Chi phí nhân công trực tiếp
Con người là nguồn lực quan trọng nhất trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh do đó Công ty phải quản lý hiệu quả loại chi phí này.
− Công ty phải bố trí hợp lý lao động trong từng vị trí tránh trường hợp những người không đủ năng lực làm ở vị trí đòi hỏi nhiều kỹ năng dẫn đến tăng chi phí nhân công mà hiệu suất lao động lại thấp. Đồng thời Công ty phải tạo môi trường làm việc tốt để công nhân có điều kiện phát huy hết khả năng, hiệu suất lao động của mình. Khi môi trường kinh doanh rơi vào trạng thái xấu như khủng hoảng, suy thoái hay đơn đặt hàng ít, Công ty có thể áp dụng chế độ chờ việc, cho công nhân nghỉ với mức lương thấp như vậy sẽ không bị thiếu công nhân cho mùa sau vừa tiết kiệm được chi phí. Công ty cũng phải thực hiện tốt hơn nữa các chính sách đãi ngộ đối với công nhân để thu hút các công nhân có tay nghề cao vừa nâng cao hình ảnh của Công ty.
− Muốn nâng cao năng suất lao động thì Công ty phải thường xuyên nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân bằng các lớp tập huấn nghề, truyền đạt kinh nghiệm. Các nhà quản lý phải gần gũi để hiểu rõ công nhân của mình để có biện pháp quản lý, giúp đỡ các công nhân, phải thường xuyên kiểm tra để tránh thái độ làm việc lơ đễnh, đối phó, năng suất kém. Đồng thời Công ty phải đặt ra chế độ thưởng phạt nghiêm nhân để công nhân tích tích cực làm việc, đạt năng suất cao.
∗ Biến phí sản xuất chung:
Hiện nay chi phí sản xuất chung phát sinh ở Công ty chủ yếu là chi phí tiền điện, chi phí sữa chữa máy móc thiết bị, chi phí nhiên liệu, tiếp khách… trong đó tiền điện chiếm tỷ trọng lớn nhất. Công ty phải đưa ra và áp dụng các giải pháp tiết kiệm điện hiệu quả hơn nữa.
Công ty có thể phân ca cho công nhân tránh các giờ cao điểm như điều chỉnh giờ vào ca sớm hơn, giờ về trễ hơn, bố trí giờ nghỉ trưa vào giờ cao điểm. Mở rộng hay lắp thêm các cửa sổ, cửa kính để tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên, sử dụng các thiết bị tiết kiệm điện, bố trí không gian hợp lý để tạo sự thoáng mát…
Xây dựng ý thức tiết kiệm, thiết lập nội quy sử dụng điện để cho mọi công nhân viên có ý thức tự giác đảm bảo việc tiết kiệm điện vào nề nếp, ổn định, lâu dài. Ngoài ra, Công ty cũng phải quản lý chặt các chi phí chung khác sao cho vừa tiết kiệm vừa hiệu quả.
∗ Biến phí bán hàng
Chi phí này ở Công ty chủ yếu là chi phí vận chuyển, lệ phí hải quan... Công ty nằm gần Cảng Tiên Sa nên có nhiều thuận lợi hơn tuy nhiên Công ty không nên chủ quan mà vẫn nên thường xuyên kiểm soát chặt chi phí này thông qua dự toán và phân tích biến động, tránh trường hợp bị khai khống, chọn phải người vận chuyển không tốt.
∗ Biến phí quản lý doanh nghệp
Văn phòng Công ty là nơi phát sinh chủ yếu chi phí này, bao gồm chi phí điện thoại, văn phòng phẩm, tiếp hách, phí công tác… Việc quản lý không tốt chi phí này đã góp phần không nhỏ làm lợi nhuận của Công ty không cao trong thời gian qua.
− Công ty có thể kiểm soát loại chi phí này tốt hơn thông qua trung tâm chi phí. Trung tâm chi phí là nơi giúp xác định, tập hợp chi phí và gắn với một đơn vị tính phí. Trung tâm quản lý chi phí có thể là một phòng ban, một nơi làm việc, một dây chuyền máy, một người hay một bộ phận cụ thể. Việc phân chia chi phí thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin. Trung tâm quản lý chi phí ở đây không có nghĩa là tập hợp toàn bộ các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp làm trung tâm quản lý chi phí, chỉ bộ phận nào Công ty muốn tính và kiểm soát chặt hoạt động của nó thì mới nên thành lập trung tâm
quản lý chi phí. Cuối mỗi tháng, quý công ty sẽ tổng hợp được loại chi phí nào phát sinh nhiều nhất và phòng ban nào tiêu tốn nhiều chi phí nhất. Từ đó sẽ đưa ra những biện pháp kiểm soát phù hợp cho từng loại chi phí và từng phòng ban.
− Công ty phải tạo được ý thức tiết kiệm cho nhân viên, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý. Ban giám đốc phải là tấm gương trong việc có ý thức kiểm soát mọi loại chi phí. Đồng thời, Công ty phải khuyến khích nhân viên đưa ra các sáng kiến nhằm tiết kiệm chi phí trong bộ phận của họ và toàn Công ty.
Kiểm soát chi phí cố định
Để hạn chế rủi ro kinh doanh của Công ty thì phải kiểm soát tốt chi phí cố định. Do chi phí cố định tính cho một sản phẩm được xác định bằng cách lấy tổng chi phí cố định chia cho số lượng sản phẩm sản xuất ra. Khi sản lượng tăng thì chi phí cố định tính cho từng đơn vị sản phảm sẽ giảm và khi tận dụng tối đa công suất của máy móc thiết bị thì chi phí cố định của Công ty sẽ ở mức thấp nhất.
∗ Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định
− Thường xuyên phân loại tài sản cố định, thể hiện việc đánh giá, sử dụng tài sản cố định để có thể nắm vững tình hình hoạt động của chúng trong điều kiện đảm bảo hoạt động kinh doanh bình thường để từ đó có kế hoạch sử dụng ngày càng hiệu quả.
− Xác định lại giá trị tài sản, thường xuyên kiểm kê tài sản cố định để có thể đánh giá chính xác từ đó xác định giá trị hao mòn phù hợp. Đây cũng là một biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Xem xét những tài sản đã lạc hậu, hỏng hoặc có giá trị sử dụng thấp không đáp ứng nhu cầu kinh doanh để tiến hành thanh lý nhượng bán một cách triệt để, nhằm giảm chi phí sữa chữa , tu bổ và tạo điều kiện mua sắm những tài sản cố định mới, hiện đại để hiệu quả sử dụng cao hơn.
− Khi mua sắm máy móc thiết bị thì phải lựa chon thật kĩ những máy móc nào thật sự cần thiết cho hoạt động kinh doanh của Công ty, không nên mua những thiết bị quá hiện đại, phụ tùng thay thế khan hiếm trên thị trường mà giá quá cao. Không nên đầu tư tràn lan, tránh tình trạng khi đã đi vào sản xuất thì không sử dụng hết công suất máy móc thiết bị. Những máy móc thiết bị không thường xuyên phục vụ cho hoạt động của Công ty thì Công ty có thể tính toán đến việc đi thuê, khi đó sẽ tiết kiệm được vốn tong việc mua sắm tài sản cố định.
∗ Cắt giảm chi phí cố định khi nhu cầu giảm
Chi phí cố định có thể chia làm 2 loại chi phí cố định bắt buộc và chi phí cố định tùy ý. Do đó đối với những chi phi cố định tùy ý, Công ty có thể tận dụng hoặc cắt giảm nếu có thể trong điều kiện nhu cầu tiêu thụ bị giảm.
Hiện nay, Công ty có nhiều khoản chi phí được khoán theo định mức. Việc khoán chi phí này được đánh giá là phương pháp tốt tuy nhiên có nhiều khoản chi
phí được khoán quá cao không phù hợp với thực tế. Đó là các khoản như: chi phí tiếp khách, chi phí card điện thoại cho nhân viên, chi phí đồ dùng văn phòng phẩm, công tác phí cho nhân viên… Những chi phí này chiếm tỷ trong không nhỏ trong chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy Công ty có thể cắt giảm các khoản chi phí này để giảm được chi phí cố định.