Để chất lƣợng công tác phân tích đƣợc đảm bảo và nâng cao thì phải có quy trình, kế hoạch phân tích cụ thể đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong phân tích. Quy trình PTTC là quy trình từ lúc bắt tay vào công việc thu thập tài liệu cho đến khi có sản phẩm cuối cùng là bản báo cáo phân tích (tờ trình thẩm định). Công việc phân tích một khi đã đƣợc xây dựng thành một quy trình chuẩn sẽ hỗ trợ đắc lực cho nhà phân tích trong việc ra quyết định cho vay.
Ngoài ra, việc phân định rõ chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, từng cán bộ trong quá trình PTTC khách hàng vay vốn tại Ngân hàng để có thể kiểm tra số liệu phân tích đồng thời chức năng phân tích giữa các phòng ban không bị chồng chéo. Từ đó, giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả công tác phân tích, đƣa phân tích trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc thẩm định và ra quyết định cho vay.
Tổ chức PTTC là một quá trình thiết lập các công việc cụ thể trong khi thực hiện việc PTTC từ việc lập kế hoạch, triển khai và tổng kết để đánh giá đƣợc tình hình tài chính của khách hàng nhằm đƣa ra những quyết định đúng đắn.
Công việc đầu tiên của tổ chức việc phân tích này là lập kế hoạch phân tích. Đây cũng chính là bƣớc thiết yếu thƣờng thấy ở bất kỳ quá trình triển khai một công việc nào.
86
Công việc đầu tiên là xác định mục tiêu phân tích và mục tiêu này của ngân hàng là nhằm đƣa ra các quyết định đầu tƣ đúng đắn và hiệu quả. Từ mục tiêu này, ngân hàng lên đƣợc kế hoạch phân tích nhằm cung cấp thông tin cần thiết, kịp thời và phù hợp.
Trên cơ sở đó, giúp ngân hàng đƣa ra quyết định tối ƣu.
4.2.2.1. Xác định mục tiêu phân tích
PTTC đem lại cho ngân hàng cái nhìn chính xác, đầy đủ và kịp thời về “sức khỏe của khách hàng”, xác định đƣợc giá trị tiềm năng của khách hàng, khả năng sinh lời, phân chia lợi nhuận cũng nhƣ hạn chế các rủi ro không mong muốn trong quá trình đầu tƣ của mình; từ đó, có kế hoạch để đầu tƣ thêm hay không với khách hàng và đƣa ra những quyết định trong ngắn hạn và dài hạn cho phù hợp với đặc điểm của khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu đầu tƣ của khách hàng cũng nhƣ việc quản lý của ngân hàng.
Việc đánh giá tình hình tài chính để biết đƣợc tình hình thanh toán và công nợ, khả năng sinh lời và hoạt động của khách hàng. Đó sẽ là căn cứ để họ xác định các khoản tín dụng, gồm cả thời hạn trả nợ và cả mức lãi suất cho vay phù hợp trong từng giai đoạn kinh doanh của khách hàng.
Tùy theo mục đích riêng của mình, ngân hàng sẽ có chỉ tiêu phù hợp để PTTC và mục đích tối cao của PTTC là giúp ngân hàng có thể đánh giá thực trạng tình hình hoạt động cũng nhƣ kết quả kinh doanh của khách hàng, từ đó đƣa ra quyết định tối ƣu phù hợp với lợi ích của mình.
* Xác định chƣơng trình phân tích
Sau khi đã xác định đƣợc mục tiêu phân tích của mình, ngân hàng cũng cần phải xây dựng một chƣơng trình phân tích cụ thể và tỷ mỉ, điều này sẽ làm giúp cho công việc phân tích đƣợc chính xác và nhanh chóng. Khi xây dựng chƣơng trình phân tích, cần làm rõ những nội dung sau:
- Xác định cụ thể nội dung phân tích: Nội dung có thể liên quan đến toàn bộ hoạt động của DN hay chỉ phân tích một mảng nội dung liên quan đến khả năng sinh lời, khả năng thanh toán, hiệu quả sử dụng của tài sản hay nguồn vốn...Khi xác định nội
87
dung phân tích cần phải chỉ rõ mối liên hệ với phạm vi phân tích.
- Xác định phạm vi phân tích: Phạm vi phân tích sẽ là toàn bộ hệ thống BCTC hay một báo cáo trong số đó; có kết hợp với việc sử dụng các sổ sách kế toán (sổ cái, sổ chi tiết, sổ nhật ký...) hay không.
- Xác định rõ thời gian phân tích, từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng bao gồm cả thời gian chuẩn bị và thời gian thực hiện công việc phân tích. Qua đó lập kế hoạch và thông báo khách hàng cung cấp tài liệu, giúp việc phân tích đƣợc diễn ra đúng kế hoạch, không ảnh hƣởng hay gián đoạn đến công việc khác của CBTD, không gây phiền toái cho khách hàng. Việc xác định này cần chỉ rõ thời gian cần thiết hoàn thành việc PTTC. Quá trình phân tích vì thế sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
- Xác định tài liệu phù hợp. Trên cơ sở mục tiêu và nội dung phân tích để tiến hành lựa chọn tài liệu cho phù hợp với yêu cầu đặt ra. Việc làm này sẽ khiến tài liệu đƣợc sƣu tầm không bị phân tán, tốn ít thời gỉan mà vẫn thích hợp. Những tài liệu này phải đảm bảo yêu cầu: chính xác, toàn diện và khách quan, đảm bảo đƣợc những điều kiện này thì mới có thể tiến hành việc phân tích những tài liệu đã thu thập.
- Xác định hệ thống chỉ tiêu và phƣơng pháp phân tích phù hợp. Vì các chỉ tiêu là sự biểu hiện bằng con số của quá trình và kết quả hoạt động trong sự thống nhất giữa mặt lƣợng với mặt chất. Sau khi đã xác định đƣợc mục tiêu, yêu cầu cũng nhƣ thu thập đƣợc tài liệu thì một công việc cũng không kém phần quan trọng là lựa chọn hệ thống các chỉ tiêu và phƣơng pháp phân tích. Những chỉ tiêu và phƣơng pháp cần đƣợc lựa chọn cho phù hợp với từng đối tƣợng khách hàng.
- Xác định lực lƣợng nhân sự và phân công nhiệm vụ cho đội ngũ này tiến hành phân tích. Đây chính là những con ngƣời cụ thể tham gia trực tiếp vào quá trình phân tích. Bố trí nhân sự đầy đủ, đảm bảo cả số lƣợng và chất lƣợng của quá trình phân tích đề ra. Sau đó, tiến hành phân công đúng ngƣời đúng việc để việc phân tích đạt đƣợc kết quả cao nhất.
4.2.2.2. Thực hiện phân tích
88
trình sắp xếp các thông tin đã thu thập đƣợc theo những mục đích nhất định, rồi tính toán, so sánh, giải thích, đánh giá và xác định những nguyên nhân ảnh hƣởng đến tình hình tài chính của khách hàng, phục vụ cho việc ra quyết định những hoạt động SXKD tiếp theo. Kết quả của quá trình xử lý này cũng là những căn cứ quan trọng phục vụ cho việc dự báo tình hình tài chính của khách hàng trong tƣơng lai. Tùy theo mục đích cụ thể, có thể lựa chọn những thông tin khác- nhau. Sau khi có đƣợc những thông tin, phải vận dụng các phƣơng pháp xử lý thông tin khác nhau, nhằm tạo ra những thông tin phù hợp với việc đánh giá hoạt động tài chính của khách hàng trong từng thời kỳ, đáp ứng nhu cầu thẩm định và quyết định tín dụng.
Việc xử lý thông tin này phải sử dụng các phƣơng pháp phân tích phù hợp vì sẽ giúp tính toán các chỉ tiêu chính xác, quyết định đến chất lƣợng của công tác PTTC. Ngoài ra điều này cũng giúp đánh giá sâu sắc thực trạng tài chính của khách hàng, là cơ sở để dự báo xu thế phát triển tài chính trong tƣơng lai của khách hàng. '
Kết quả của việc phân tích phải đƣợc tổng hợp lại, đƣa ra những chỉ tiêu tổng hợp để đánh giá chung toàn bộ tình hình tài chính của khách hàng, phản ánh đúng theo mục tiêu và nội dung phân tích đƣợc đề ra trong chƣơng trình phân tích. Dựa vào các kết quả tổng hợp này cần rút ra đƣợc những nguyên nhân ảnh hƣởng; những ƣu điểm và tồn tại, những thành tích cũng nhƣ nhƣợc điểm cần khắc phục trong hoạt động tài chính của khách hàng.
4.2.2.3. Kết thúc công việc phân tích
Sản phẩm cuối cùng của quá trình phân tích là các báo cáo phân tích hoặc tờ trình thẩm định. Đây là những bản tổng hợp cùng với những tài liệu chọn lọc để minh họa, rút ra từ quá trình phân tích. Việc đánh giá cùng với số liệu minh họa cần nêu rõ cả thực trạng và tiềm năng của khách hàng để khai thác; nêu rõ phƣơng hƣớng và biện pháp phấn đấu trong thời kỳ tới. Cụ thể hơn, ở các báo cáo này cần chỉ ra các kiến nghị cụ thể, rõ ràng, thiết thực và có tính khả thi kèm theo những điều kiện để thực hiện đƣợc các kiến nghị đó nhằm thúc đẩy tình hình tài chính của khách hàng và đƣa ra quyết định đầu tƣ hiệu quả.
89