Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán được thiết kế sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ.
3.3.2.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
* Các loại sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ -Chứng từ ghi sổ,
-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, -Sổ cái, và
-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ để ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ vừa lập kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó, căn cứ vào chứng từ gốc và các chứng từ ghi sổ vừa lập kế toán tiến hành ghi vào sổ cái. Bên canh đó, các chứng từ kế toán sau khi được dùng làn căn cứ để lập chứng từ ghi sổ còn được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán sẽ khóa sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số phát sinh nợ tổng số phát sinh có và số dư của các tài khoản trên sổ cái.Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau đó kế toán sẽ đối chiếu khớp đúng số liệu với nhau, căn cứ số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính.
* Sơ đồ minh họa
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN
CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
GHI CHÚ: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra:
3.3.2.2 Phần mềm kế toán
Để phục vụ cho công tác kế toán, công ty đã trang bị hệ thống máy vi tính ở các phòng ban đặc biệt là ở văn phòng , có đội ngũ nhân viên thành thạo trong việc sử dụng cũng như trong xử lý các công việc phát sinh hằng ngày.
Hằng ngày, các số liệu trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được nhân viên kế toán lưu trữ vào phần mềm máy vi tính căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ để ghi sổ, kế toán sẽ xác định tài khoản ghi nợ tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm của máy, theo quy trình này thì các thông tin sẽ được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán sẽ thực hiện các thao tác khóa sổ, kết chuyển và lập báo cáo tài chính.
* Quy trình của phần mềm kế toán
TRÌNH TỰ KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
GHI CHÚ:
Nhập số liệu hằng ngày:
In sổ báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra:
* Đặc trưng cơ bản của kế toán trên phần mềm máy vi tính:
Đặc trưng cơ bản của phần mềm máy vi tính là công việc kế toán của công ty được thực hiện nhanh chống theo một chương trình kế toán đã được thiết kế sẳn trên máy vi tính, phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy
Phần mềm kế toán MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
-Báo cáo tài chính -Báo cáo quản trị
trình ghi sổ kế toán nhưng in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.