2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu
- Số liệu của đề tài được thu thập tại Công ty TNHH gas Petrolimex Cần Thơ, kết hợp với việc tiếp xúc và tham khảo ý kiến của các anh, chị phòng kế toán Công ty.
- Quan sát và thu thập số liệu, phỏng vấn các anh chị tại phòng kế toán của Công ty.
- Vận dụng phương pháp hoạch toán trong kế toán để hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tập hợp các số liệu có liên quan đến các chỉ tiêu về vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty.
- Thu thập từ các sổ sách kế toán có liên quan của Công ty.
2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu
Sử dụng phương pháp tỷ số, phương pháp so sánh tuyệt đối và tương đối để phân tích phản ánh tình hình biến động của Công ty.
2.3.2.1 Phương pháp tỷ số
Tỷ số là công cụ phân tích tài chính phổ thông nhất, một tỷ số là mối quan hệ tỷ lệ giữa hai dòng hoặc hai nhóm dòng. Phương pháp tỷ số dựa trên ý nghĩa chuẩn mực các tỷ lệ của đại lượng tài chính trong các quan hệ tài chính, sự biến đổi các tỷ lệ này chính là sự biến đổi của các đại lượng tài chính.
Về nguyên tắc, phương pháp này yêu cầu xác định các ngưỡng, các định mức, để nhận xét, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp, trên cơ sở so sánh các tỷ lệ của doanh nghiệp với giá trị các tỷ lệ tham chiếu.
Trong phân tích tài chính doanh nghiệp, các tỷ lệ được phân thành các nhóm tỷ lệ đặc trựng, phản ánh những nội dung cơ bản theo các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: nhóm tỷ lệ về khả năng thanh toán, nhóm tỷ lệ về cơ cấu vốn và nguồn vốn, nhóm tỷ lệ về khả năng sinh lời,…mỗi nhóm tỷ lệ bao gồm nhiều tỷ lệ phản ánh riêng lẻ, từng bộ phận của hoạt động tài chính trong mỗi trường hợp khác nhau.
2.3.2.2 Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh được sử dụng phổ biến trong phân tích hoạt động kinh tế. Điều kiện để áp dụng phương pháp này là các chỉ tiêu phải thống nhất về thời gian, không gian, nội dung, tính chất, và đơn vị tính toán,…
- So sánh giữa số thực hiện trong kỳ này so với kỳ trước để thấy rõ xu hướng thay đổi về tài chính tại doanh nghiệp. Đánh giá sự tăng trưởng hay thụt lùi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- So sánh giữa số liệu của doanh nghiệp với số liệu trung bình ngành của các doanh nghiệp khác trong cùng ngành để đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp tốt hay xấu, được hay chưa được.
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GAS
PETROLIMEX CẦN THƠ
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CỦA CÔNG TY
Công ty TNHH gas Petrolimex Cần Thơ được thành lập từ Tổng công ty xăng dầu Việt Nam thuộc Công ty xăng dầu Hậu Giang. Thị trường gas bắt đầu hoạt động và phát triển từ những năm 80 của thế kỷ 20 nhưng thật sự sôi động là vào những năm gần đây. Vào năm 1999 thấy được tiềm năng của lĩnh vực kinh doanh mặc hàng này, đặc biệt là khu vực ĐBSCL là một vùng kinh tế trọng điểm của các tỉnh miền Tây Nam Bộ nhưng lại chưa có kho và xưởng đóng gas có quy mô. Xuất phát từ thực tế đó, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã quyết định đầu tư xây dựng kho và xưởng đóng gas Trà Nóc thuộc Công ty xăng dầu Hậu Giang. Cũng chính từ đó mà thị trường gas ngày càng và bắt đầu phát triển mạnh mẽ hơn, và có nhiều chi nhánh của Công ty được thành lập. Và Công ty TNHH gas Petrolimex Cần Thơ là một trong những chi nhánh thứ tư của Công ty tại Cần Thơ.
Đến ngày 01/05/2005 chi nhánh gas Cần Thơ được nâng cấp lên và chính thức trở thành Công ty TNHH gas Petrolimex Cần Thơ theo: Quyết định số 021/PGC-QĐ-HĐQT ngày 01/05/2005 của hội đồng quản trị Công ty gas Petrolimex và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 570400009 do sở kế hoạch và đầu tư Cần Thơ cấp ngày 11/04/2005.
Vài nét sơ lược về Công ty:
- Công ty gas Petrolimex Cần Thơ hoạt động kinh doanh theo chế độ hoạch toán riêng, có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, được Tổng công ty cấp vốn điều lệ. Công ty tổ chức hoạt động theo điều lệ do hội đồng phê duyệt.
- Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: bình gas, bếp gas và các phụ kiện đi kèm như: van gas, vòi phun đốt gas….tại các cửa hàng và đại lý của Công ty được phân bổ trên các tỉnh khu vực ĐBSCL.
- Công ty TNHH gas Petrolimex Cần Thơ có trụ sở đặt tại 110 CMT8 Quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ.
- Email: pgascantho@hcm.vn.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
3.2.2 Chức năng của các phòng ban * Chủ tịch Công ty * Chủ tịch Công ty
Chủ tịch là người đại diện trước pháp luật và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Điều hành mọi hoạt động của Công ty, và là người đưa ra các chỉ thị cho các phòng ban, căn cứ vào đó mà các phòng ban thực hiện nhiệm vụ của mình.
* Ban Giám đốc
Ban Giám đốc là người được chủ tịch Công ty phân cấp, và là người đại diện cho quyền và nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật và cấp trên về các hoạt động của Công ty.
* Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp giám đốc Công ty tổ chức, quản lý và điều hành Công ty, đề xuất triển khai và kiểm tra trực tiếp hướng dẫn thực hiện những nội dung, những quy định về quản lý các văn bản hành chính như: quản lý nhân sự, các chế độ về tiền lương, thưởng, chăm sóc sức khỏe,…..
* Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh là phòng xây dựng các kế hoạch trên tất cả các lĩnh vực hoạt động kinh doanh, giới thiệu sản phẩm Công ty. Điều động phân công nhiệm vụ cho nhân viên, giải quyết các giải pháp và đưa ra các đề xuất kịp thời như: tiếp thị bán hàng, lập hợp đồng, giao nhận,….đồng thời, cũng là phòng có chức năng tham mưu cho giám đốc Công ty tổ chức, chỉ đạo điều hành, kiểm tra giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty nhằm đảm bảo hiệu quả và tuân thủ đúng quy định Công ty, pháp luật của nhà nước, giữ vững và phát triển thị trường, đảm bảo nguồn hàng và quản lý hàng hóa. Chủ tịch công ty Ban Giám đốc Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng quản lý kỹ thuật Các cửa hàng Các kho
* Phòng quản lý kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là nơi hoạch định và tổ chức các hoạt động về tư vấn, kiểm tra kỹ thuật cho quá trình cung cấp sản phẩm của Công ty, đồng thời có chức năng tham mưu cho giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành,giám sát các nghiệp vụ công tác thuộc lĩnh vực kỹ thuật công nghệ và đầu tư xây dựng.
* Phòng kế toán tài chính
Phòng kế toán tài chính là nơi tổ chức hoạch toán các nghiệp vụ kế toán tài chính, điều hành các hoạt động tính toán kinh tế, kiểm tra, tổ chức và quản lý sử dụng tiền, vốn một cách hợp lý và tiết kiệm nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty. Và là nơi lưu trữ các thông tin kinh tế của Công ty nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và tự chủ tài chính của Công ty, đồng thời là nơi lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trình ban lãnh đạo Công ty.
* Các của hàng và các kho
Đây là các đơn vị trực thuộc của Công ty, là nơi phân phối các sản phẩm của Công ty, Thủ trưởng của các đơn vị là người tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do giám đốc Công ty giao và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong phạm vi, nhiệm vụ của mình.
3.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN CỦA
CÔNG TY
3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
3.3.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Sơ đồ 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
3.3.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phần hành
* Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người hỗ trợ cho ban lãnh đạo trong việc thực hiện pháp lệnh kế toán và báo cáo các chỉ tiêu tài chính của Công ty, kiểm tra đối chiếu toàn bộ các số liệu và các chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời có trách nhiệm tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống
KT Công nợ, QLHH,CCDC TGNH KT tiền mặt, hàng hóa KT TSCĐ, Vật tư XDCB Thủ quỷ Phó phòng kế toán
Kế toán trưởng kiêm kế
kế toán của Công ty một cách hợp lý và khoa học, chỉ đạo trực tiếp toàn bộ nhân viên kế toán thực hiện theo quy trình đã đề ra và làm tham mưu cho ban lãnh đạo về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, khi tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ thì kế toán trưởng có nhiệm vụ thuyết minh và phân tích kết quả kinh doanh chịu trách nhiệm về số liệu ghi trong bảng báo cáo tài chính, và đảm bảo việc nộp báo cáo tài chính đúng theo quy định.
* Phó phòng kế toán: là người trực tiếp hỗ trợ cho kế toán trưởng tổ chức công tác kế toán của Công ty, theo dõi và giám sát công tác kế toán, và hoạch định các kế hoạch kinh tế tài chính hàng năm cho Công ty, đồng thời khai báo và thực hiện các nghĩa vụ thuế cho nhà nước.
* Kế toán công nợ, quản lý hàng hóa, công cụ dụng cụ, tiền gửi ngân
hàng: có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ có liên quan để theo dõi các khoản nợ của các đơn vị và của khách hàng, quản lý việc xuất nhập hàng tồn, theo dõi viêc mua sắm các trang thiết bị ở Công ty, và quản lý việc thu chi bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng. Đồng thời, thanh toán các khoản lương và trích theo lương cho công nhân. Cuối tháng, đối chiếu số liệu với các bộ phận kế toán có liên quan và cung cấp số liệu cho kế toán trưởng.
* Kế toán tiền mặt, hàng hóa: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt theo đúng các chứng từ đã được duyệt, chịu trách nhiệm về các khoản thu chi các nghiệp vụ có liên quan đến tiền mặt của Công ty, và quản lý chặt chẽ việc mua bán, tiêu thụ hàng hóa. Đồng thời, phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác số tiền mặt hiện có và tình hình luân chuyển vốn của Công ty.
* Kế toán tài sản cố định, vật tư xây dựng cơ bản: theo dõi và hoạch toán việc mua sắm trang thiết bị, lập và tính khấu hao tài sản cố định phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí, hoạch toán chính xác các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định,….
* Thủ quỷ: quản lý tiền mặt của Công ty, thu và chi tiền mặt khi có lệnh của kế toán trưởng, giám đốc Công ty. Hàng tháng, phải kiểm tra theo dõi số tiền hiện thu và chi đối chiếu với kế toán tiền mặt hay các bộ phận có liên quan.
3.3.2 Hình thức kế toán của Công ty
Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán được thiết kế sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ.
3.3.2.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
* Các loại sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ -Chứng từ ghi sổ,
-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, -Sổ cái, và
-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ để ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ vừa lập kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó, căn cứ vào chứng từ gốc và các chứng từ ghi sổ vừa lập kế toán tiến hành ghi vào sổ cái. Bên canh đó, các chứng từ kế toán sau khi được dùng làn căn cứ để lập chứng từ ghi sổ còn được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán sẽ khóa sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số phát sinh nợ tổng số phát sinh có và số dư của các tài khoản trên sổ cái.Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau đó kế toán sẽ đối chiếu khớp đúng số liệu với nhau, căn cứ số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính.
* Sơ đồ minh họa
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN
CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
GHI CHÚ: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra:
3.3.2.2 Phần mềm kế toán
Để phục vụ cho công tác kế toán, công ty đã trang bị hệ thống máy vi tính ở các phòng ban đặc biệt là ở văn phòng , có đội ngũ nhân viên thành thạo trong việc sử dụng cũng như trong xử lý các công việc phát sinh hằng ngày.
Hằng ngày, các số liệu trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được nhân viên kế toán lưu trữ vào phần mềm máy vi tính căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ để ghi sổ, kế toán sẽ xác định tài khoản ghi nợ tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm của máy, theo quy trình này thì các thông tin sẽ được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán sẽ thực hiện các thao tác khóa sổ, kết chuyển và lập báo cáo tài chính.
* Quy trình của phần mềm kế toán
TRÌNH TỰ KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
GHI CHÚ:
Nhập số liệu hằng ngày:
In sổ báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra:
* Đặc trưng cơ bản của kế toán trên phần mềm máy vi tính:
Đặc trưng cơ bản của phần mềm máy vi tính là công việc kế toán của công ty được thực hiện nhanh chống theo một chương trình kế toán đã được thiết kế sẳn trên máy vi tính, phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy
Phần mềm kế toán MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
-Báo cáo tài chính -Báo cáo quản trị
trình ghi sổ kế toán nhưng in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
3.3.3 Các chính sách kế toán và hệ thống báo cáo kế toán của Công ty
3.3.3.1 Các chính sách kế toán
- Công ty áp dụng niên độ kế toán báo cáo tài chính năm cụ thể từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm, và sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế