Việc xây dựng một thông điệp mang tính chất biểu tượng cao và đạt được hiệu quả truyền thông mạnh không phải là điều đơn giản. Trong quá trình hình thành thông điệp, nhà quản trị cần phải quan tâm tới 3 yếu tố cơ bản sau :
− Nội dung thông điệp
Nội dung của thông điệp là yếu tố cốt lõi nhất, nó phản ánh những thông tin mà doanh nghiệp cần mang tới cho khách hàng. Hiện nay trên thị trường có vô số các chương trình xúc tiến do nhiều công ty khác nhau thực hiện, đó là lý do tại sao khách hàng rất khó khăn trong việc ghi nhớ thông tin giữa một rừng thông điệp. Vậy, yêu cầu đặt ra là làm sao để tạo ra được một thông điệp mang tính truyền thông cao. Nội dung thông điệp cần bảo đảm các yêu cầu sau :
• Mang đầy đủ thông tin và ý tưởng cơ bản
• Cung cấp các đặc điểm và lợi ích khác biệt so với đối thủ cạnh tranh
• Phối hợp nhiều phương pháp truyền tin : bằng lời, âm thanh, hình ảnh để tạo hiệu ứng đồng bộ
− Hình thái thông điệp
Sau khi đã có được nội dung thông điệp thì việc trình bày, diễn giải nó ra sao cho khách hàng hiểu đúng và đủ là vô cùng quan trọng. Hiện nay, có nhiều cách thức để trình bày thông điệp ví dụ như : dưới dạng một bài giảng, một vở kịch, một tiểu phẩm hài,….Tuy nhiên cần lưu ý rằng thông điệp được tạo ra phải có tính thu hút để khách hàng hứng thú và phải có sự khác biệt để khách hàng dễ dàng ghi nhớ.
− Yêu cầu thông điệp
Hiện nay, các thông điệp được tạo ra có rất nhiều nội dung và hình thức trình bày khác nhau, nhưng chung quy lại vẫn cần phải đảm bảo 3 yêu cầu sau :
• Tính chính xác, trung thực trong thiết kế và trình bày
Mặc dù, các thông điệp tạo ra, đặc biệt là trong quảng cáo luôn có tính chất phóng đại, nói quá nhưng vẫn cần đảm bảo độ chính xác, trung thực ở một mức nhất định. Việc tạo ra thông điệp sai lệch, phóng đại quá mức sẽ khiến cho khách hàng hoài nghi, không tin tưởng và thiếu thiện cảm về doanh nghiệp. Trường hợp xấu nhất, khách hàng có thể tẩy chay các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.
• Phù hợp với nhu cầu, đặc điểm tiếp nhận thông tin của đối tượng nhận tin Với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau sẽ có những đặc điểm khác nhau tùy theo từng độ tuổi, giới tính, lối sống,.. . Do đó, các nhà quản trị cần nghiên cứu kĩ các yếu tố này để tạo ra được một thông điệp phù hợp và mang tính hiệu quả cao.
• Phù hợp với nội dung của sản phẩm dịch vụ
Thông điệp tạo ra để cung cấp thông tin về doanh nghiệp, về các sản phẩm dịch vụ, do đó cần phải xem xét cẩn trọng các đặc điểm của sản phẩm để tạo ra thông điệp phù hợp nhất .