Từ chối là một HVNN có chức năng hoạt động như một lời đáp lại cho một hành động khởi xướng. Ví dụ:
(I.6) Khởi xướng: - Chiều bọn mình đi uống cà phê đi! Hình thức từ chối :
Nêu lí do : - Chiều mình bận rồi.
Hỏi lại : - Để khi khác được không?
Bày tỏ đáng tiếc : - Mình xin lỗi, chiều mình bận quá.
Bày tỏ sự đồng tình, nhưng...: - Ừ mình cũng muốn đi nhưng sợ công việc nhiều quá làm không kịp.
Đề xuất hướng giải quyết mới : - Mình đang dịch mấy cuốn sách, hay bọn mình đi dạo ngay đây thôi nhé.
Trách cứ : - Bây giờ còn nghĩ gì đến cà phê cà pháo, bận chết đi được.
Trì hoãn : - Để mình xem xem chiều nay có việc gì không đã.
Dùng từ phủ định : - Không, mình không thích đi uống cà phê đâu. Chán lắm.
Hình thức giả định phản thực: – Giá cậu nói sớm hơn để mình sắp lịch làm việc...
Như vậy có thể thấy sau một lời đề nghị thì có thể có hàng loạt lời từ chối khác nhau và sau mỗi lời từ chối sẽ có một kết quả khác nhau. Sau những lời yêu cầu, đề nghị, khuyên bảo... là những lời từ chối khác nhau và hết sức phong phú. Hoạt động khởi xướng được đưa ra để người nghe đáp lại, hoặc chấp nhận hoặc không chấp nhận. Nếu hoạt động khởi xướng không được chấp nhận tình huống này sẽ đưa ra nhiều cách chọn lựa cho người từ chối. Các tình huống tiếp theo sẽ còn phụ thuộc vào cách lựa chọn lời từ chối của người từ chối. Có thể hình thức sẽ là một sự trì hoãn hoặc một đề xuất lựa chọn khác vv.... Khi một đề xuất được đưa ra người nghe từ chối và
người nói cũng đồng ý với lời từ chối đó thì lời từ chối đó được coi là cuối cùng. Song trong không ít trường hợp người đề xướng đã chấp nhận lời từ chối đó nhưng anh ta lại vẫn muốn tạo ra một giải pháp mới dễ chấp nhận hơn. Ví dụ:
(I.7) Khởi xướng : (1) - Mai đi siêu thị với em nhé.
Đáp : (1) - Sao không bảo anh trước mai anh đi công tác rồi
Khởi xướng : (2) - Tiếc nhỉ, vậy ngày kia được không anh? Đáp : (2) - Sợ anh chưa về kịp
Khởi xướng : (3) - Thế lúc nào anh đi được thì bảo em vậy Đáp : (3) - Ừ thế cũng được
Như ví dụ trên người khởi xướng đã chấp nhận lời từ chối thứ (3) và lời đáp đầu tiên được coi như kết quả cuối cùng. Nhưng cũng với lời đề nghị ấy nếu người khởi xướng không tán thành với sự thoái thác của người đáp thì anh ta cố gắng tạo ra một giải pháp mới dễ chấp nhận hơn. Tình huống này dẫn đến thương lượng giữa hai người đối thoại và sự thương lượng này có thể đòi hỏi người khởi xướng tái hiện lại hoạt động khởi xướng, nguyên nhân của sự chấp thuận, đề xuất lựa chọn, thậm chí đề nghị trì hoãn. Lời từ chối trước có thể là tiền đề cho lời đề xướng sau sao cho người cùng tham thoại chấp nhận đề nghị của mình. Ví dụ:
(I.8) Rồi hắn trở về với thực tế: - Tối nay em ngủ đây với anh Tôi hoảng hồn vội nói chặn ngay:
- Không được, tao chỉ có thể ngủ chung với đàn bà. Với đàn ông, bất kể thân thuộc đến đâu cũng bị mất ngủ trắng đêm ngay.
Hắn đờ người, không ngờ bị từ chối thẳng thừng đến như thế, thở dài: - Em ngủ ghế đá này vậy!
Tôi càng hoảng hơn:
- Càng không được. Một là muỗi, hai nữa, đêm bảo vệ đi tuần hỏi, lôi thôi lắm.
- Thì em bảo là khách của anh. Anh ngáy to quá, em phải chuồn ra đây nằm.
- Không được, không bê tha thế được, về nhà thôi.
- Nhưng khuya rồi, mụ chị dâu sẽ cằn nhằn suốt đêm. Sang cả mấy ngày sau cho mà xem.
- Cằn nhằn cũng phải về. [1,214]
Trong ví dụ rất điển hình như trên chính sự thương lượng làm nảy sinh hiện tượng tái diễn lời cầu khiến. Theo tác giả Trần Chi Mai [25] nếu gọi hai người tham thoại là người nói 1 (ng.n 1) người nói 2 (ng.n 2) thì có một bảng hoạt động thương lượng khái quát như sau:
Bảng (1.1) : Hoạt động thương lượng
Hoạt động Khởi xướng (ng. n 1)
Lời đáp đầu tiên (ng. n 2)
Lời đáp đối với sự không chấp nhận (ng.nói 1) Kết quả cuối cùng (ng.n 2) Thỉnh cầu Mời Đề nghị Gợi ý/ yêu cầu... 1. Chấp nhận chân thành 2. Không chấp nhận gồm: - Từ chối - Lựa chọn đề xuất 1.Không chấp nhận lời không chấp thuận (của người đáp lại) 2. Không chấp nhận lời không chấp thuận(của người đáp lại) 3. Thương lượng (bỏ qua quá trình thực hiện) 1.Chấp nhận 2. Từ chối
3. Thỏa hiệp với : - Một hành động lựa chọn
- Không thực hiện hành động
Theo bảng trên, nếu người khởi xướng không tán thành sự thoái thác của người đáp, anh ta có thể cố gắng tạo ra một giải pháp nào đó dễ chấp nhận hơn. Tình huống này dẫn đến thương lượng, mà ở đâu thương lượng được coi là một phần của cuộc giao tiếp thì ở đó, sự tương tác tạo thành một chuỗi các hoạt động ngôn ngữ với mục đích là tạo ra kết quả cuối cùng như ý
muốn. Quá trình thương lượng đòi hỏi người khởi xướng tái hiện hoạt động khởi xướng, quá trình tranh luận này dẫn đến kết quả rất đa dạng, kết quả cuối cùng có thể là chấp nhận từ chối, TCTT hoặc trì hoãn... do người đáp đưa ra. Hiện tượng tạo nên kết quả cuối cùng đối với một hội thoại cụ thể không có nghĩa là hoạt động tiếp theo không xuất hiện sau đó. Điều này chỉ có nghĩa là kết quả cuối cùng đã được xác định
Bảng (1.2) Sơ đồ kết quả thương lượng
Thương lượng
Chấp nhận Từ chối Trì hoãn Lựa chọn
Sơ đồ này diễn đạt quá trình giao tiếp trong hội thoại, người khởi xướng có thể bỏ qua nguyên tắc cộng tác hội thoại, không có bất kì một giải pháp nào khác với người đưa ra lời từ chối, tức là người khởi xướng tán thành hoặc chấp nhận lời từ chối do người đáp đưa lại. Kết quả của cuộc hội thoại giữa các bên có thể không như người tham gia hội thoại mong muốn. Song điều quan trọng hơn đó là kết quả đó phải làm cho người tham thoại cảm thấy hài lòng.
Như vậy bằng cách nào đó, người từ chối phải tìm hình thức ngôn từ phù hợp sao cho người cùng tham thoại hiểu được và chấp nhận lời từ chối. Điều này phụ thuộc vào chiến lược giao tiếp. Chiến lược từ chối nào sẽ quy định hình thức biểu hiện tương ứng cùng thái độ cư xử của người tham thoại. Chiến lược từ chối trong giao tiếp có thể xuất hiện trong mọi cuộc thoại, còn phương thức biểu hiện lời từ chối chỉ có thể xuất hiện và tồn tại trong một số
tình huống ngữ cảnh giao tiếp cụ thể và bằng phương tiện ngôn ngữ. Chính vì vậy cần phân biện HVTC với một số HVNN cụ thể khác.