Ma trận EFE đánh giá các yếu tố bên ngoài, tổng hợp và tóm tắt những cơ hội và nguy cơ chủ yếu từ môi trƣờng bên ngoài ảnh hƣởng tới quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Qua đó giúp nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá đƣợc mức độ phản ứng của doanh nghiệp với những cơ hội, nguy cơ và đƣa ra những nhận định về các yếu tố tác động bên ngoài là thuận lợi hay khó khăn cho doanh nghiệp. Có năm bƣớc trong việc phát triển một ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài.
Bƣớc 1: Lập một danh mục từ 10-20 yếu tố cơ hội và nguy cơ chủ yếu đƣợc cho là có thể ảnh hƣởng chủ yếu đến sự thành công của doanh nghiệp trong ngành/lĩnh vực kinh doanh.
Bƣớc 2: Phân loại tầm quan trọng theo thang điểm từ 0,0 (không quan trọng) đến 1.0 (rất quan trọng) cho từng yếu tố. Sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tƣơng ứng của yếu tố đó đối với sự thành công trong ngành kinh doanh của doanh nghiệp. Các cơ hội thƣờng có mức phân loại cao hơn mối đe dọa, tuy vậy, mối đe dọa cũng có thể nhận đƣợc mức phân loại cao nếu nó đặc biệt nghiêm trọng hay mang tính đe dọa. Mức phân tích thích hợp có thể đƣợc xác định bằng cách so sánh những doanh nghiệp cạnh tranh thành công với những doanh nghiệp cạnh tranh không thành công hoặc bằng cách thảo luận về yếu tố này và đạt đƣợc sự nhất trí của nhóm. Tổng số các mức phân loại đƣợc ấn định cho các nhân tố này phải bằng 1,0.
Bƣớc 3: Phân loại từ 1-4 cho mỗi yếu tố quyết định sự thành công để cho thấy cách thức mà các giải pháp hiện tại của doanh nghiệp phản ứng với yếu tố này, trong đó 4 là phản ứng tốt, 3 là phản ứng trên trung bình, 2 là phản ứng trung bình và 1 là phản ứng ít. Các mức này dựa trên hiệu quả của giải pháp ở doanh nghiệp. Nhƣ vậy, sự phân loại này dựa trên doanh nghiệp.
Bƣớc 4: Nhân tầm quan trọng của mỗi yếu tố với loại của nó để xác định điểm về tầm quan trọng.
Bƣớc 5: Cộng tổng số điểm về tầm quan trọng cho mỗi biến số để xác định tổng số điểm quan trọng cho doanh nghiệp.
Bất kể các cơ hội chủ yếu và mối đe dọa đƣợc bao gồm trong ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài, tổng số điểm cao nhất mà một doanh nghiệp có thể có là 4.0 và thấp nhất là 1,0. Tổng số điểm quan trọng trung bình là 2,5. Tổng số điểm quan trọng là 4 cho thấy rằng tổ chức đang phản ứng rất tốt với các cơ hội và mối đe dọa hiện tại trong môi trƣờng của doanh nghiệp. Nói cách khác các giải pháp của doanh nghiệp tận dụng có hiệu quả các cơ hội hiện có và tối thiểu hóa các ảnh hƣởng tiêu cực có thể có của các mối đe dọa bên ngoài. Tổng số điểm là 1 cho thấy rằng các giải pháp mà doanh nghiệp đề ra không tận dụng đƣợc các cơ hộ hoặc tránh đƣợc các mối đe dọa bên ngoài.
Bảng 1.1 Ma trận các yếu tố bên ngoài
TT Yếu tố bên ngoài chủ yếu Trọng số Phân loại Tổng điểm 1 1…..
2 …..
Tổng cộng
(Nguồn:Tác giả điều tra tổng hợp)