60 37 62,5 23 37,5 00 2 HQHT thực hiện tốt công
3.3.2. Về phía doanh nghiệp
3.3.2.1. Nâng cao nhận thức về vai trò trong việc thực hiện, áp dụng hiệu quả thủ tục hải quan điện tử trong đội ngũ lãnh đạo, nhân viên xuất nhập khẩu của doanh nghiệp
Trong thực tiễn hoạt động trình độ năng lực lãnh đạo và quản trị kinh doanh của ban giám đốc doanh nghiệp là nhân tố hết sức quan trọng, quyết định đến sự thành công trong kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vì trình độ và năng lực quản trị kinh doanh của ban giám đốc doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp có được các chiến lược kinh doanh đúng đắn, đảm bảo cho doanh nghiệp có thể tận dụng được các cơ hội của thị trường quốc tế trên cơ sở khả năng vốn có của mình [22, 24]. Vì vậy, để thực hiện tốt một chủ trương, chính sách của Nhà nước thì người chủ doanh nghiệp cần hiểu biết, thấm nhuần được tầm quan trọng của hướng đi đó. Trên thực tế việc thực hiện thủ tục Hải quan điện tử đã gặp nhiều khó khăn, do chính ban lãnh đạo của doanh nghiệp chưa xác định được việc áp dụng TT HQĐT là một hướng đi tất yếu, sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Nhìn chung tại các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan Hà Tĩnh, nhiều doanh nghiệp còn chưa tin tưởng vào việc làm thủ tục thông quan điện tử do trên thực tế hệ thống mạng chưa thực sự đảm bảo, phần mềm chương trình vẫn còn nhiều bất cập, thời gian khai báo, truyền nhận thông tin còn mất rất nhiều thời gian; Một số bị tác động tiêu cực bởi thông tin những người làm trước, còn có sự so sánh lo ngại về sự chậm chễ khi thông quan (đặc biệt khi điểm thông quan không có máy tính kết mạng) nên chưa muốn thay đổi phương thức làm thủ tục hải quan. Đây
chính là một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp đã được cấp Chứng nhận đủ điều kiện tham gia song chưa tham gia khai báo, không ít doanh nghiệp sau một số lô làm thủ tục thông quan điện tử lại quay về làm thủ công.
Vì vậy, doanh nghiệp cần thể hiện sự quyết tâm xem việc thực hiện thủ tục Hải quan điện tử có ý nghĩa vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Muốn làm tốt điều này thì trước hết lãnh đạo doanh nghiệp cần có quyết tâm trong việc nâng cao hiểu biết, trình độ quản lý cũng như hiểu sâu sắc vai trò của việc thực hiện TT HQĐT.
Khi lãnh đạo doanh nghiệp thấm nhuần được vai trò, tầm quan trọng của việc thực hiện TT HQĐT sẽ có các chỉ đạo đối với các phòng ban chuyên môn, các cán bộ, nhận viên, đặc biệt là những người làm công tác xuất nhập khẩu để tìm hiểu và quyết tâm thực hiện.
3.3.2.2. Chủ doanh nghiệp, Cán bộ DN cần nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ trong việc thực hiện thủ tục HQĐT
Nhìn chung, ở nước ta Nhà nước mới khuyến khích nhưng chưa chủ trương quyết liệt tài trợ cho DN nâng cấp trình độ chuyên môn. Vì thế các DN phải tự lo nếu muốn chiến thắng trên thương trường, cần tham gia các lớp học quốc tế mới mong đạt ngang tầm quốc tế. Trở ngại lớn nhất của nhiều lãnh đạo của chúng ta là chưa có vốn ngoại ngữ để trực tiếp quản lý, thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu. Điều đó, khiến cho các chủ doanh nghiệp khó quản lý tốt hoạt động này và thường buộc phải ủy quyền cho cán bộ xuất nhập khẩu, điều này dẫn đến công tác quản lý bị buông lỏng và không tham gia được nhiều cho hoạt động quan trọng này. Vì vậy, để có thể quản lý tốt, sát với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và việc thực hiện TT HQĐT nói riêng các chủ doanh nghiệp cần không ngừng nâng cao trình độ ngoại ngữ. Có như vậy nhà lãnh đạo DN họ mới trở thành người chủ đích thực để thực hiện đích nhắm của công việc và hướng phát triển của doanh nghiệp một cách bền vững.
Doanh nghiệp muốn áp dụng, thực hiện có hiệu quả thủ tục HQĐT ngoài việc thấm nhuần được vai trò, tầm quan trọng, những lợi ích thiết thực của thủ tục HQĐT thì cần có trình độ, kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ và năng lực nhất định để thực hiện.
Trong thực tế doanh nghiệp hầu như chỉ quan tâm đến việc thực hiện như thế nào cho các thủ tục Hải quan được nhanh chóng mà không nhận biết được chỉ có thực hiện thủ tục HQĐT mới mang đến sự thuận lợi về nhiều mặt nhất là về thời gian và chi
phí, giảm được rất nhiều thời gian thông quan cho hàng hóa XNK. Do vậy, ngoài việc doanh nghiệp cần ý thức được vai trò, tầm quan trọng của việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử thì việc doanh nghiệp tự nâng cao năng lực trong việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử cũng là một hướng đi để mang lại hiệu quả cao.
Trong kỷ nguyên toàn cầu hóa, việc ứng dụng CNTT vào quản lý trở thành nhu cầu cấp thiết của mọi DN. Đặc biệt, khi nước ta đang trong lộ trình gia nhập WTO, xu hướng tự do thương mại trở nên tất yếu, thì việc sử dụng CNTT để hợp tác, kinh doanh có thể xem là yêu cầu bắt buộc. Việc ứng dụng CNTT, sử dụng các phần mềm quản lý phải được xem như một chiến lược, kế hoạch dài hạn của DN, mang tính sống còn đối với mỗi DN. Đây có thể nói là vấn đề mấu chốt mà CEO không thể không biết, không làm để điều hành công việc, đưa DN bước vào kỷ nguyên toàn cầu hóa mà không sợ thua thiệt.
Tuy nhiên, khi đầu tư và sử dụng CNTT cho các mục tiêu kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, các nhà quản lý và kinh doanh chuyên nghiệp, là người dùng của các HTTT doanh nghiệp, cũng cần trang bị cho mình một khung kiến thức để hiểu và sử dụng hiệu quả các HTTT, gồm 5 lĩnh vực sau: các quan điểm nền tảng, kiến thức về công nghệ thông tin, các ứng dụng doanh nghiệp, về viêc phát triển và triển khai các tiến trình, và cuối cùng là các thách thức về quản lý. Có như vậy, các đầu tư CNTT mới đem lại hiệu quả cao nhất và thực hiện hóa được kế hoạch, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Do vậy, lãnh đạo doanh nghiệp phải biết chú trọng công tác đào tạo đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực CNTT và kỹ thuật nghiệp vụ HQ; đội ngũ này cần được chuẩn hóa trên cơ sở tiêu chuẩn và mô tả chức danh công việc được giao. Thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, cập nhật, nâng cao kiến thức cho cán bộ lãnh đạo và công chức thừa hành tham gia vào công tác triển khai dịch vụ HQ điện tử và quy trình thủ tục HQ điện tử … với các nội dung sau:
Về chuyên môn: Đối với số cán bộ, nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng: Tập trung đào tạo lại và đào tạo chuyên sâu trên một số lĩnh vực nghiệp vụ cơ bản của ngành; Đối với nhân viên mới tuyển dụng: phải đảm bảo yêu cầu về trình độ đào tạo bậc đại học với chuyên ngành phù hợp, có năng lực tương xứng với bằng cấp, ngoại ngữ trình độ B, tin học B trở lên.
Về tin học: Đảm bảo 100 công chức tham gia triển khai dịch vụ HQ điện tử được trang bị những kiến thức chuyên sâu về hệ thống phần cứng, hệ thống phần mèm, cách thức vận hành các hệ thống chương trình đối với từng khâu công tác.
Về ngoại ngữ: Đào tạo, sử dụng ngoại ngữ (Tiếng Anh) tập trung vào 2 chuyên ngành chủ yếu là ngoại thương và HQ
Để thực hiện được điều này thì đối với chủ doanh nghiệp cần tham gia đầy đủ các lớp tập huấn của Cục Hải quan Hà Tĩnh để nắm bắt các thông tin, chủ trương, chính sách về việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Bên cạnh đó cũng phải tự mình tìm hiểu, trang bị các kỹ năng, kiến thức cần thiết để chỉ đạo nhân viên thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Ngoài ra, các cán bộ thực hiện xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp cũng cần nâng cao năng lực, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin, khả năng thực hiện thành thạo khai báo, sử dụng phầm mền hệ thống hải quan điện tử. Cán bộ thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại các doanh nghiệp cần tham gia các lớp đào tạo, tập huấn của Cục Hải quan Hà Tĩnh, tự tìm tòi, học hỏi để sử dụng thành thạo hệ thống Hải quan điện tử.
3.3.2.3. Doanh nghiệp cần đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ thủ tục hải quan điện tử
Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của doanh nghiệp. Các hoạt động đầu tư CNTT trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu của doanh nghiệp như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Và để thực hiện tốt hoạt động xuất nhập khẩu (Trong đó, thực hiện thủ tục HQĐT là một nội dung quan trọng) thì việc đầu tư vào phát triển CNTT trong các doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết và là một chiến lược đầu tư mang lại sự phát triển bền vững.
Doanh nghiệp khi tham gia vào hệ thống Hải quan điện tử cần phải có các trang thiết bị về công nghệ thông tin như máy tính kết nối mạng Internet và được cài đặt
phần mềm khai báo hải quan. Nhiều doanh nghiệp dịch vụ khai thuế hải quan và nhiều doanh nghiệp làm thủ tục hàng gia công, sản xuất xuất khẩu, đầu tư liên doanh, doanh nghiệp khu chế xuất và khu công nghiệp... muốn được tham gia thủ tục hải quan điện tử song chưa có phần mềm cài đặt nên hiện tại số lượng doanh nghiệp tham gia thông quan điện tử còn chưa nhiều. Bên cạnh đó, nhân viên làm thủ tục khai báo xuất nhập khẩu của doanh nghiệp phải có trình độ nhất định như phải được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ khai báo hải quan do cơ sở đào tạo của Hải quan và Tài chính tổ chức và được cấp chứng chỉ thì mới đủ điều kiện tham gia Hải quan điện tử. Thực tế, trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh hầu hết là các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên mức độ đầu tư về các trang thiết bị còn hạn chế, nhân viên doanh nghiệp chưa thành thạo trong việc khai báo do chưa tham gia các lớp đào tạo của các cơ sở đào tạo thuộc ngành Hải quan. Mặt khác, một số doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu chưa thường xuyên, dẫn đến kỹ năng khai báo của doanh nghiệp còn hạn chế [21, 25].
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình và hình thức đầu tư phù hợp để đáp ứng được việc thực hiện TT HQĐT, đồng thời khai thác được tối đa sự đầu tư về công nghệ thông tin, mang lại hiệu quả thiết thực trong đầu tư là một vấn đề căn bản. Đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; đầu tư phải đem lại hiệu quả; đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ. Có thể tùy theo mục tiêu mà xem xét đầu tư ở 4 giai đoạn sau:
- Đầu tư cơ sở về CNTT: Giai đoạn này muốn nói đến sự đầu tư ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực. Mức độ trang bị “cơ bản” có thể không đồng nhất, tuy nhiên, cần đạt được một số yêu cầu chính về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng & phần mềm) được trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, môi trường truyền thông giữa các văn phòng trong nội bộ hoặc giữa các đối tác (Hải quan, kho bạc,..); về con người được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp, các đầu tư trong giai đoạn này nhằm xây dựng “nền tảng” cho các ứng dụng CNTT tiếp theo.
- Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp: Đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, cụ thể cho hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ. Đây là
bước phát triển tự nhiên của hầu hết các doanh nghiệp, vì khối lượng thông tin cần xử lý tăng lên, và do đã có được các kỹ năng cần thiết về ứng dụng CNTT trong các giai đoạn trước. Các đầu tư nhằm tự động hóa các quy trình tác nghiệp, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp như triển khai các ứng dụng để đáp ứng từng lĩnh vực tác nghiệp và s n sàng mở rộng theo yêu cầu kinh doanh; chương trình tài chính-kế toán, quản lý nhân sự-tiền lương, quản lý bán hàng; các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê, CNTT tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng.
- Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất: Về cơ sở hạ tầng CNTT cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận; các phần mềm tích hợp và các CSDL cấp toàn công ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp; triển khai các giải pháp đồng bộ giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và tăng năng lực cạnh tranh như ERP, SCM, CRM,…Văn hóa số - được khởi đầu xây dựng và phát triển dần dần trong hai giai đoạn trước nay đã trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp, mà nền tảng là các chuẩn mực làm việc, các thước đo công việc mới, cùng hệ thống các quy định và công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ các chuẩn mực đó trong toàn doanh nghiệp.
- Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế: Nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp. Hiện nay, các vấn đề kinh doanh trong thời đại Internet, cụ thể hơn là sử dụng công nghệ và các dịch vụ của Internet trong kinh doanh, có vai trò quyết định: xây dựng Intranet để chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,…Sử dụng Internet để hình thành các quan hệ TMĐT như B2B, B2C và B2G. Kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN đưa DN lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu, CNTT là công cụ đắc lực trong việc thực thi các chiến lược kinh doanh.
Như vậy, để thực hiện được thủ tục HQĐT thì ít nhất doanh nghiệp cũng cần thực hiện 2 giai đoạn đầu, còn tùy thuộc vào mục tiêu, hướng ưu tiên phát triển trong
sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn sự đầu tư mang tính dài hơi ở các giai đoạn tiếp theo. Hơn nữa, tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của công nghệ không phải khi nào cũng giống nhau, do vậy đôi khi có sự xen giữa các giai đoạn đầu tư CNTT với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Có thể có doanh nghiệp hội tụ