Thanh toán trực tiếp: là phương thức chi trả ngân ngân sách khi các khoản chi ngân sách ựáp ứng ựầy ựủ các ựiều kiện chi ngân sách theo quy ựịnh. Hồ sơ, chứng từ thanh toán trực tiếp bao gồm:
+ Giấy rút dự toán (thanh toán);
+ Tuỳ theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm theo các hồ sơ, chứng từ sau:
(1) đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
Chi lương: Bảng ựăng ký biên chế, quỹ lương ựã ựược cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương (gửi một lần ựầu). Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương
ựược cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (nếu có phát sinh).
Chi thuê mướn lao ựộng (bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền nhuận bút): các hợp ựồng lao ựộng, hợp ựồng khoán việc.
(2) đối với khoản chi nghiệp vụ chuyên môn:
Chi thông tin, tuyên truyền liên lạc: Thông báo thu tiền của cơ quan cung cấp dịch vụ hoặc hóa ựơn thu tiền, hóa ựơn cung cấp dịch vụ của ựơn vị;
Chi công tác phắ: Bảng kê thanh toán công tác phắ Chi hội nghị: Bảng kê chi phắ hội nghị.
Chi phắ thuê mướn: tùy theo tắnh chất từng khoản chi, hồ sơ thanh toán gồm hợp ựồng thuê mướn, biên bản nghiệm thụ
Chi nghiệp vụ chuyên môn khác như chi mua sách báo tài liệu, ấn phẩm; mua sắm vật tư thiết bị dùng cho công tác chuyên môn (không phải TSCđ) và các khoản chi có tắnh chất ựặc thù khác: hợp ựồng kinh tế, hóa ựơn tài chắnh;
(3) đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ:
Trường hợp phải qua ựấu thầu, chọn thầu thì tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, ựơn vị gửi Quyết ựịnh phê duyệt kết quả ựấu thầu, Quyết ựịnh chỉ ựịnh thầu, Quyết ựịnh phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền;
Trường hợp không phải qua ựấu thầu, chọn thầu thì hồ sơ là các hợp ựồng mua bán, sửa chữa, xây dựng, hoặc báo giá của nhà cung cung cấp ựối với trường hợp không có hợp ựồng;
Hóa ựơn tài chắnh theo chế ựộ, biên bản nghiệm thụ
(4) đối với các khoản chi khác: Các hồ sơ chứng từ ựối với từng
khoản chi (hoá ựơn tài chắnh, biên bản nghiệm thu)
* đối với hình thức chi từ tài khoản tiền gửi của ựơn vị dự toán: - Tiền gửi phắ, lệ phắ:
+ Dự toán thu, chi phắ, lệ phắ (gửi một lần vào ựầu năm);
+ Khi có nhu cầu chi, ựơn vị lập uỷ nhiệm chi, kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan ựối với từng khoản chi như trường hợp thanh toán, chi trả từ tài khoản dự toán.
- Tiền gửi dự toán khác: Hồ sơ thanh toán là uỷ nhiệm chi chuyển tiền, hợp ựồng.
*. đối với hình thức chi từ tài khoản tiền gửi chi phắ quản lý dự án: Hồ sơ tạm ứng, thanh toán bao gồm:
- Dự toán chi phắ quản lý dự án;
- Uỷ nhiệm chi hoặc Giấy rút tiền mặt; - Bảng kê thanh toán chi phắ quản lý dự án; - Bảng kê chứng từ chi phắ quản lý dự án.
Một số khoản chi cụ thể, ựơn vị gửi kèm các hồ sơ, chứng từ sau:
- Chi lương: Bảng tắnh lương năm (gửi 1 lần trừ trường hợp có bổ sung, ựiều chỉnh).
- Chi mua sắm trang thiết bị phục vụ quản lý dự án: hợp ựồng.
- Chi ựoàn ra: Quyết ựịnh của cấp có thẩm quyền cử cá nhân ựi công tác nước ngoài kèm dự toán ựược duyệt.
* đối với hình thức chi từ tài khoản tiền gửi của ựơn vị sự nghiệp (chi hoạt ựộng sản xuất kinh doanh, dịch vụ khác của ựơn vị sự nghiệp): hồ sơ thanh toán là uỷ nhiệm chi chuyển tiền.
* đối với hình thức chi theo Lệnh chi tiền của cơ quan tài chắnh: hồ sơ thanh toán là Lệnh chi tiền của cơ quan tài chắnh.
* Kiểm soát sơ bộ hồ sơ: căn cứ hồ sơ do khách giao dịch chuyển ựến, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ:
+ Tắnh ựầy ựủ của các loại tài liệu theo quy ựịnh ựối với từng nội dung chị + Về hình thức của hồ sơ: Các tài liệu là chứng từ kế toán phải ựảm bảo
ựầy ựủ số liên theo quy ựịnh, có dấu, chữ ký gốc trên các liên chứng từ. Các tài liệu khác như dự toán, hợp ựồng, biên bản nghiệm thu, hoá ựơn, thông báo thu tiền... là bản chắnh (hoặc bản sao có xác nhận của ựơn vị có chức năng).
- Rủi ro : Cán bộ tiếp nhận hồ sơ không thực hiện ựúng thời gian, ựối tượng khách hàng, người ựến sau làm thủ tục nhận trước, người ựến trước làm thủ tục nhận sau; Nhận thiếu hồ sơ theo quy ựịnh.
- Biện pháp :
+ Yêu cầu cán bộ tiếp nhận lập phiếu giao nhận hồ sơ kịp thờị + Tiếp nhận thông tin từ khách hàng thông qua hòm thư góp ý .
Bước 2: Giao hồ sơ chứng từ cho cán bộ kiểm soát chị
- Nguyên tắc : Cán bộ tiếp nhận giao hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi .