ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
3.1 Sử dụng hết tính năng của phần mềm Libol 6.0
Thư viện Đại học Hà Nội triển khai ứng dụng hệ quản trị Thư viện tích hợp Libol 6.0 đã có những hiệu quả rõ rệt. Tuy nhiên, cho đến nay Thư viện vẫn chưa sử dụng hết tính năng của từng phân hệ. Để tối đa hóa quá trình ứng dụng Công nghệ thông tin thì Thư viện phải nhanh chóng triển khai, ứng dụng các tính năng và phân hệ chưa được thực hiện. Cụ thể là:
Tính năng đơn đặt: Qua tính năng này, thư viện có thể lập đơn đặt hàng, lên danh sách các ấn phẩm đặt mua (có trật tự ưu tiên), lựa chọn nhà phát hành dựa trên những thống kê về các lần giao dịch diễn ra trước đó, đồng thời theo dõi thời gian giao hàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ hoặc không đầy đủ. Phân hệ còn cho phép quản lý việc bổ sung từ các nguồn khác như trao đổi, tặng
Tính năng kế toán: cung cấp khả năng quản lý ngân sách bổ sung theo các quỹ với khả năng cân đối dự chi, thực chi, bổ sung ngân sách quỹ, phân bổ khoản chi theo từng hợp đồng, khả năng quy đổi tỷ giá tại thời điểm thanh toán giữa các đơn vị tiền tệ khác nhau. Phân hệ có khả năng in ra báo cáo kế toán tình trạng quỹ tại thời điểm bất kỳ và cho khoảng thời gian bất kỳ.
Tính năng từ điển: Trong công tác biên mục để có tính nhất quán cần xây dựng một hệ thống các từ điển tham chiếu chuẩn xác, đó là từ điển tham chiếu nơi xuất bản, nhà xuất bản, khung phân loại DDC, từ khoá có kiểm soát, chuyên ngành sách,… Đến nay, dữ liệu trong các loại từ điển này còn chưa nhiều, chưa hỗ trợ đầy đủ cho cán bộ biên mục, nên xây dựng một cách đầy
đủ và chuẩn xác hơn để hỗ trợ cho quá trình xử lý nghiệp vụ được hoàn thiện và công tác tìm tin được hiệu quả hơn.
Phân hệ Mượn liên thư viện: Phân hệ này trợ giúp các thư viện đã tin học hoá triển khai một hoạt động đem lại rất nhiều lợi ích cho bạn đọc, đó là hoạt động chia sẻ nguồn tư liệu. Không chỉ dừng lại ở khả năng định vị ấn phẩm trên các thư viện khác thông qua chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50, nay các thư viện còn có thể chia sẻ nguồn tài nguyên của mình và tận dụng được nguồn tài nguyên bên ngoài để phục vụ cộng đồng bạn đọc thông qua chuẩn mượn liên thư viện.
Phân hệ còn cho phép thư viện kiểm soát và xử lý các yêu cầu mượn liên thư viện dành cho bạn đọc, liệt kê các tài liệu đã chuyển về thư viện theo yêu cầu của bạn đọc và các ấn phẩm mà bạn đọc đã mượn quá hạn.
Thông qua chức năng này, bạn đọc có thể mượn được các ấn phẩm từ các thư viện khác phù hợp với yêu cầu tìm tin của mình
3.2 Cùng với nhà cung cấp tiếp tục hoàn thiện phần mềm Libol 6.0
Để phát huy hiệu quả tối đa khi sử dụng phần mềm, Thư viện có kiến nghị, đề xuất với nhà cung cấp phần mềm bổ sung và hoàn thiện thêm một số chức năng. Cụ thể là:
- Thiết kế hệ thống báo cáo, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động thực tế tại Thư viện. Sự thiếu thực tế của các báo cáo thống kê trong chương trình sẽ không phản ánh được chính xác hiệu quả hoạt động của Thư viện. Nhà cung cấp phần mềm cần kết hợp với cán bộ thư viện để nghiên cứu xây dựng lại những khuôn dạng báo cáo, các tiêu chí thống kê cho phù hợp với yêu cầu mà Thư viện đặt ra. Cụ thể như trong phân hệ Sưu tập số yêu cầu nhà cung cấp thiết kế hệ thống thống kê theo bộ sưu tập. Phân hệ Ấn phẩm định kỳ cần thống kê bảng biểu chính xác hơn.
- Phần mềm cần được bổ sung thêm chức năng trợ giúp xây dựng bảng tra để có thể in ra một sản phẩm thư mục đúng với yêu cầu, tiết kiệm được thời gian, công sức cho cán bộ thư viện.
- Thêm chức năng mô tả bài trích báo tạp chí trong phân hệ Ấn phẩm định kỳ.
3.3 Phát triển nguồn thông tin số hoá
Tạo lập và phát triển nguồn thông tin số hoá của riêng mỗi cơ quan thông tin – thư viện là vấn đề lớn nhất trong xây dựng TVĐT. Công việc này đòi hỏi phải đầu tư lớn và liên tục. Để làm tốt công việc này, Thư viện Đại học Hà Nội cần có cách tiếp cận hợp lý, khả thi và kinh tế. Cụ thể là:
- Nhất thiết phải lập kế hoạch sát sao và ưu tiên đầu tư cho việc thu thập, xử lý và số hoá nguồn tin cơ bản, nguồn tin tiềm năng của riêng mình. Coi đây là nhiệm vụ trọng tâm và cốt lõi để đảm bảo sự phát triển bền vững nguồn tin điện tử của Thư viện.
- Trong việc lựa chọn tài liệu để số hoá, Thư viện phải ưu tiên các tài liệu đặc thù của thư viện, các tài liệu duy nhất và có giá trị lâu dài để trao đổi, ví dụ: các tài liệu quý hiếm, các sưu tập có giá trị, không ở đâu có...; ưu tiên số hoá trước hết đối với tài liệu chưa ở đâu số hoá, tài liệu tiếng hiếm, tiếng Việt,....
- Song song với việc số hoá là việc xây dựng các Siêu dữ liệu đối với từng tài liệu và cập nhật tài liệu đã được số hoá này vào CSDL tương ứng để phục vụ kịp thời.
- Ngoài ra, cũng cần quan tâm đến chất lượng của việc số hoá tài liệu cũng như cần sao lưu đầy đủ, kịp thời các tài liệu số hoá đó để tránh rủi ro cũng như tránh phải làm đi làm lại (lãng phí công sức, tiền của). Điều này phụ thuộc nhiều vào công tác tổ chức, phụ thuộc vào cán bộ thực hiện cũng như thiết bị và quy trình số hoá.
- Phải phối hợp, tận dụng sản phẩm số hoá của các cơ quan thông tin/thư viện khác, nhất là của những cơ quan có cùng chuyên ngành.
- Trên cơ sở đó mới có thể tăng nhanh “nguồn tin” của mình, tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền của.
3.4 Tăng cƣờng phát triển đội ngũ cán bộ thông tin - thƣ viện có tính
chuyên nghiệp cao
Sự phát triển của khoa học và công nghệ dẫn đến sự thay đổi căn bản chức năng, nhiệm vụ của cán bộ thư viện. Công nghệ thông tin đang làm thay đổi căn bản quan hệ giao tiếp giữa thủ thư với bạn đọc và với nguồn lực thông tin. Cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, các hoạt động của thư viện ngày càng đa dạng, phức tạp hơn, nhiệm vụ đặt ra đối với cán bộ thư viện cũng trở nên nặng nề hơn. Hiện đại hoá là xu thế tất yếu của các thư viện nói chung, thư viện đại học rói riêng, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của các thư viện đã đem lại sự thay đổi cả hình thức lẫn nội dung; cả về số lượng và chất lượng. Tuy nhiên, các trang thiết bị hiện đại chỉ đem lại hiệu quả cho hoạt động thư viện khi có một đội ngũ cán bộ sử dụng được thành thạo và làm chủ được công nghệ.
Do đó, việc xây dựng hệ thống thông tin – thư viện hiện đại đòi hỏi người cán bộ thông tin – thư viện ngoài các kiến thức chuyên môn còn phải được cập nhật, phát triển và hoàn thiện các năng lực mới như có kiến thức về tin học văn phòng, kiến thức về phần cứng, phần mềm và các thiết bị tin học, biết sử dụng thành thạo máy tính để xử lý, quản lý và khai thác các nguồn tài liệu, trong đó có cả nguồn tin điện tử.
Một trong những đặc trưng của thư viện hiện đại là sự tồn tại của một khối lượng thông tin không nhỏ dưới dạng số, là việc sử dụng trực tiếp mạng internet để truy cập và lấy thông tin. Các cán bộ thư viện cần có khả năng quản trị một khối lượng lớn dữ liệu số, cung cấp khả năng truy cập thông tin
và tạo thuận lợi cho việc xử lý dữ liệu ở những nơi khác nhau. Với những đòi hỏi như vậy, ngoài lòng yêu nghề, trách nhiệm nghề nghiệp và những kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn như phân loại, biên mục mô tả, phân tích xử lý tài liệu, người cán bộ thông tin – thư viện trong môi trường thư viện điện tử cần được trang bị nhiều kỹ năng mới. Đó là những kỹ năng:
- Kỹ năng sử dụng các công nghệ đa phương tiện. - Kỹ năng thu thập và xử lý tài liệu trực tuyến. - Kỹ năng khai thác dữ liệu và tri thức.
- Kỹ năng tìm tin. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay, Thư viện Đại học Hà Nội có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động,
sáng tạo. Tuy nhiên để xây dựng Thư viện ngày càng phát triển, khai thác tối
đa các nguồn tin, phục vụ hiệu quả nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường thì việc đào tạo và thường xuyên bồi dưỡng không ngừng để nâng cao trình độ mọi mặt cho đội ngũ cán bộ cần được quan tâm thường xuyên hơn nữa. Bên cạnh đó khuyến khích tinh thần tự học của nhân viên và tạo động lực cũng như hứng thú cho nhân viên trong công việc cũng như đào tạo.
3.5 Đào tạo, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin
Qua tìm hiểu tác giả thấy công tác đào tạo NDT tại Thư viện Đại học Hà Nội tập trung chủ yếu vào vào việc hướng dẫn NDT sử dụng thư viện, sử dụng nguồn lực thông tin tại Thư viện. Gần đây, Thư viện có mở rộng thêm về việc đào tạo kỹ năng thông tin cho NDT nhưng để nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động đào tạo NDT, cần phát triển thêm các hình thức khác như :
Đào tạo NDT thông qua hình thức tổ chức các cuộc nói chuyện chuyên đề. Hình thức này giúp NDT được các chuyên gia về những vấn đề cụ thể phân tích cách tiếp cận, hiện trạng, những vấn đề còn tồn tại và triển vọng hay
xu hướng phát triển của chủ đề hay đề tài đó. Những thông tin này sẽ hỗ trợ trực tiếp hoặc gián tiếp cho NDT trong quá trình nghiên cứu và học tập của họ.
Đào tạo NDT thông qua hình thức tuyên truyền giới thiệu sách mới. Hoạt động này hướng NDT đến những nguồn tin có giá trị trong bộ sưu tập của thư viện, giúp NDT rút ngắn thời gian tìm kiếm và xác định nguồn tin để thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình.
Ngoài ra, cần tổ chức các cuộc hội nghị, đối thoại với bạn đọc để nắm bắt nhu cầu của bạn đọc một cách sát thực hơn nữa.
Bên cạnh các hình thức đào tạo truyền thống, cần phát triển các hình thức hiện đại như đào tạo từ xa, đào tạo qua mạng, tổ chức các diễn đàn, các câu lạc bộ chuyên môn trên mạng… Đây là những hình thức có thể thu hút được nhiều NDT tham gia do giải quyết được các vấn đề liên quan đến các yếu tố không gian, thời gian và kinh phí - là những trở ngại chính đối với Thư viện khi tổ chức hoạt động đào tạo NDT với hình thức truyền thống.
Hiện nay, công tác đào tạo NDT ở Thư viện Đại học Hà Nội mới chỉ được tổ chức thông qua các lớp tập huấn, đào tạo NDT tại Thư viện. Để nâng cao hiệu quả của hoạt động này, bên cạnh các hình thức giảng dạy trực tiếp của cán bộ thư viện, cần lồng ghép, đưa chương trình đào tạo kỹ năng thông tin vào chương trình học của sinh viên, bởi lẽ kỹ năng thông tin là một vấn đề rộng lớn và không thể hoàn tất trong một thời gian ngắn, trong một phạm vi hay quy mô hẹp hay giới hạn trong một họat động đơn lẻ của một tổ chức.
Bên cạnh các chương trình đào tạo NDT hiện có, Thư viện nên bổ sung các thông tin về bản quyền và sở hữu trí tuệ nhằm mục đích nâng cao kiến thức cho người học. Thư viện cũng nên tìm tòi, khai thác thêm các nguồn tin mới, hữu ích để theo kịp với tốc độ bùng nổ thông tin như hiện nay.
CNTT là một trong những nhân tố cần thiết thúc đẩy dịch vụ TT – TV phát triển. Thư viện ngày nay không thể tách rời khỏi CNTT. Hiện đại hoá cho thư viện chính là trang bị cho thư viện đầy đủ những giải pháp CNTT. Nhờ có các hỗ trợ của CNTT, việc chia sẻ thông tin mới diễn ra thuận lợi, bạn đọc mới truy cập được nhiều loại hình tài liệu, sử dụng internet và các dịch vụ liên quan khác. Thực hiện được giải pháp này cần có một số yếu tố làm nền tảng cho sự phát triển bền vững, cụ thể như sau:
- Tính ổn định và thích nghi: thư viện cần thiết lập một cơ sở hạ tầng CNTT luôn đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc, nhất là lúc số lượng sinh viên và nhu cầu khai thác thông tin của bạn đọc ngày càng cao.
- Bảo trì tốt thiết bị CNTT: công việc bảo trì thiết bị CNTT quan trọng không kém việc khai thác sử dụng, mua mới thiết bị. Vì vậy, thư viện cần các giải pháp bảo trì vững chắc và kinh phí dự phòng để có đủ thiết bị, máy móc thay thế.
- Tiếp cận công nghệ mới: thư viện cần năng động trong việc tìm tòi, học hỏi những công nghệ mới nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ TT – TV.
- Nguồn tài chính vững chắc: Hạ tầng CNTT của thư viện được bền vững một khi ngân sách của thư viện bền vững.
- Tập huấn cho nhân viên: khi áp dụng những công nghệ mới, nhân viên thư viện cần được hướng dẫn cụ thể để nâng cao hiệu quả sử dụng vào thực tiễn.
3.7 Tăng cƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin
Trong bối cảnh bùng nổ thông tin như hiện nay, không một cơ quan Thông tin – Thư viện nào có thể thoả mãn được hết nhu cầu tin của người dùng tin. Chính vì vậy, một đơn vị thông tin muốn hoà nhập, phát triển và đáp ứng tốt nhu cầu tin của người dùng tin không thể không mở rộng quan hệ giao
lưu hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin dưới nhiều hình thức. Hợp tác liên thông, chia sẻ nguồn lực giữa các cơ quan thông tin – thư viện sẽ mang lại lợi ích to lớn cho tất cả các đối tượng tham gia hệ thống. Đối với mỗi cơ quan thông tin – thư viện thành viên sẽ được giảm chi phí bổ sung và xử lý tài liệu, tăng cường khả năng cung cấp thông tin, hoàn thiện nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hoạt động. Với nguồn kinh phí bổ sung bằng ngân sách Nhà nước còn hết sức hạn hẹp, hầu hết các cơ quan thông tin – thư viện đại học Việt Nam đang gặp khó khăn trong quá trình làm giàu nguồn tin của mình về số lượng và chất lượng.
Bản thân Thư viện Đại học Hà Nội không thể tự đảm bảo nguồn tin một cách nhanh chóng, đầy đủ và có chất lượng để thoả mãn tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin. Vì vậy, chỉ có hợp tác, liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin, phối hợp trong việc dùng chung tài liệu và bổ sung tài liệu sẽ giúp các cơ quan thông tin – thư viện đại học giảm chi phí mua tài liệu. Đối với người dùng tin sẽ được nâng cao hiệu quả của kết quả tra cứu, tìm kiếm thông tin và tài liệu.
Các phương án hợp tác chia sẻ như sau:
- Mượn liên thư viện: Thư viện phối hợp với các cơ quan thông tin thư viện cho mượn liên thư viện bằng hình thức gửi tài liệu qua đường bưu điện, gửi qua e-mail, qua fax, qua mạng.
- Xây dựng mục lục liên hợp: Tổ chức mục lục liên hợp phản ánh