THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
2.2.3Thực trạng ứng dụng phân hệ Lưu thông tài liệu
Đây là phân hệ được hoạt động nhiều nhất trong hoạt động của Thư viện và cũng là phân hệ khá hoàn chỉnh của phần mềm Libol. Phân hệ được ghi nhận mọi sự lưu thông ấn phẩm giữa Thư viện và bạn đọc cũng như giữa Thư viện với Thư viện. Đồng thời giúp Thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin “ghi nhận” được trong quá trình “mượn trả” để tiến hành những thống kê đa dạng chất lượng cao.
Phân hệ Lưu thông mượn trả hỗ trợ cho công tác quản lý hoạt động cho mượn tài liệu của thư viện bao gồm:
Tự động hóa : Phần mềm Libol được triển khai thông dụng trong phân hệ mượn trả với các tính năng tự động hóa tối đa, phân hệ đã làm giảm bớt số thao tác thủ công của cán bộ Thư viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của Thư viện được chấp nhận chặt chẽ. Chương trình tự động hợp lệ bạn đọc, kiểm tra “hạn thẻ”, số sách bạn đọc được mượn, vị trí của bạn đọc trong hàng
đợi, sách bạn đọc giữ quá hạn; hợp lệ ấn phẩm; ấn phẩm được xếp hàng cho ai, những mã xếp giá nào còn rỗi, loại đối tượng nào được mượn ấn phẩm, ngày trả ấn phẩm.
Tích hợp mã vạch: Để hỗ trợ cho công tác ghi mượn, Thư viện sử dụng công nghệ mã vạch tích hợp với Libol. Thay vì phải đối chiếu và nhập các ký tự trên số thẻ và số đăng ký cá biệt, cán bộ thư viện chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch và quét qua các mã được in trên thẻ và tài liệu. Toàn bộ thông tin về mượn trả tài liệu của bạn đọc được định danh thông qua mã vạch, kết hợp với phần mềm quản lý thư viện, cán bộ thư viện không phải làm thủ công ghi lại thông tin mượn của bạn đọc.
Quy trình ứng dụng công nghệ mã vạch trong lưu thông tài liệu tại Thư viện Đại học Hà Nội như sau :
Trước hết, phải có một tệp dữ liệu gồm các biểu chứa đựng các thông tin về bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp... Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng thời được mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc. Một cơ sở dữ liệu thứ hai chứa đựng các thông tin về sách như là tên sách, tác giả, mã số của sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất bản... cũng được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo như trong cơ sở dữ liệu. Nói một cách khác, khi bạn đọc mượn sách, họ xuất trình thẻ, cán bộ thư viện đưa vào mục ghi mượn rồi dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc, sau đó quét lên mã vạch của tài liệu mà bạn đọc muốn mượn. Máy tính sẽ lưu toàn bộ thông tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn... Khi bạn đọc trả, cán bộ thư viện sẽ đưa vào mục ghi trả rồi dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc, sau đó quét lên mã vạch của sách mà bạn đọc muốn trả. Chương trình sẽ tự động đánh dấu số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả sách... Số sách này sẽ trở
về kho tài liệu trong tình trạng chưa có người mượn. Cán bộ thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn đọc như là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn là bao nhiêu ngày.
Hình 2.10 : Màn hình Nhập thẻ bạn đọc
Thống kê: Sau khi khối lượng sách được luân chuyển giữa bạn mượn và trả sách máy sẽ tự động ghi nhận và thống kê số lượng bạn mượn nhiều nhất và ít nhất sách theo từng ngày, từng tháng, từng năm, được biểu hiện trên đồ thị và lưu vào trong máy.
Chức năng thông kê giúp thư viện nắm được tình hình mượn tài liệu của bạn đọc. Với sự trợ giúp của phần mềm Libol, thư viện dễ dàng thống kê được việc mượn tài liệu của bạn đọc. Từ đó giúp ích cho việc nghiên cứu nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc của thư viện.
Xử lý ấn phẩm mượn quá hạn: Với việc sử dụng phần mềm Libol, cán bộ thư viện có thể dễ dàng lập danh sách thống kê những ấn phẩm mượn quá hạn theo nhóm đối tượng bạn đọc hoặc theo nhan đề của ấn phẩm. Đồng thời,
cán bộ thư viện có thể sắp xếp danh sách theo nhiều tiêu chí khác nhau. Ví dụ: ngày mượn ấn phẩm, ngày trả, số săng ký cá biệt, bạn đọc, nhan đề ấn phẩm. Bên cạnh đó, cán bộ thư viện có thể gửi thư nhắc nhở qua email hoặc in thư theo mẫu quy định sẵn theo thời gian biểu quy định.
Hình 2.11 : Màn hình những ấn phẩm mượn quá hạn
Có thể nói, phân hệ Lưu thông tài liệu được đánh giá là công cụ hữu hiệu và đắc lực nhất của phần mềm Libol trong việc quản lý lưu thông tài liệu tại Thư viện. Bởi nó không chỉ trợ giúp Thư viện trong việc quản lý thông tin về quá trình mượn trả tài liệu của bạn đọc mà còn được sử dụng để tra cứu các thông tin khác như: tài liệu mượn quá hạn, bạn đọc nào đang mượn tài liệu, ghi nhận và quản lý các khoản tiền phạt, khóa thẻ bạn đọc, thiết đặt các tham số về lưu thông tài liệu. Với sự trợ giúp của Libol 6.0, quá trình ghi mượn, ghi trả đã thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều. Thực hiện lưu thông tài liệu bằng phần mềm còn trợ giúp quản lý đến từng số ĐKCB của ấn phẩm. Thủ thư cũng có thể quy định số lượng tài liệu bạn đọc được mượn ở hai hình thức
mượn về nhà và mượn đọc tại chỗ, quy định về thời gian mượn tài liệu, số tiền phạt bằng cách thiết đặt các tham số lưu thông cho từng đối tượng bạn đọc. Chương trình sẽ tự động theo dõi và đưa ra các thông báo khi bạn đọc vi phạm.
Nhận xét :
Ưu điểm: Việc ứng dụng phân hệ Lưu thông tài liệu của phần mềm Libol 6.0 trong công tác mượn trả tài liệu cho phép tự động hoá quá trình lưu thông tài liệu tại Thư viện. Các thủ tục, thao tác trong quá trình mượn trả như: ghi mượn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trước khi cho mượn, theo dõi quá trình mượn tài liệu được tự động hoá và chính xác. Ngoài ra việc lưu thông tài liệu với sự trợ giúp của công nghệ mã vạch đã thể hiện rất nhiều ưu điểm trong việc giảm thiểu được công sức của cán bộ thư viện khi phải nhập dữ liệu đồng thời tránh được những sai sót, nhầm lẫn. Có thể xây dựng và tạo lập ra được chính sách cho các điểm lưu thông mượn trả khác nhau. Phần in thẻ bạn đọc có tích hợp đầu đọc mã vạch và in ra thẻ nhựa rất đẹp và tiện lợi. Bên cạnh đó còn có rất nhiều các báo cáo thống kê liên quan về quá trình mượn trả tài liệu của bạn đọc.
Nhược điểm: Các báo cáo đầu ra đang theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm, do vậy Thư viện không thể tự can thiệp hoặc sửa chữa được. Một số chức năng vẫn chưa đáp ứng được với yêu cầu hoạt động thực tế của Thư viện như chức năng Thống kê, chức năng đặt hạn ngạch cho mượn theo loại bạn đọc.