THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
2.2.2 Thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục
Biên mục là quá trình xử lý tài liệu bao gồm cả xử lý hình thức và xử lý nội dung, nhằm đưa ra những thông tin chi tiết về tài liệu phục vụ cho việc lưu trữ và tra cứu của bạn đọc.
Với phân hệ biên mục Libol 6.0 hỗ trợ cán bộ biên mục thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu với chất lượng cao, đúng chuẩn và các quy tắc của nghiệp vụ thư viện một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Biên mục chi tiết:
Với việc ứng dụng tính năng này, cán bộ biên mục không phải mất thời gian xử lý hình thức cho tài liệu vì công việc đó đã được cán bộ bổ sung nhập vào các biểu ghi trong CSDL. Các biều ghi này sẽ nằm trong phần Tài liệu chờ biên mục chi tiết của phân hệ Biên mục.
Hình 2.8 : Màn hình chờ biên mục chi tiết
Các trạng thái của biểu ghi được thể hiện trong màn hình Tài liệu chờ biên mục chi tiết là một trong những thuận lợi cho cán bộ thư viện khi tiến hành biên mục chi tiết cho tài liệu. Những biểu ghi có màu đen là những biểu ghi đã biên mục sơ lược, chờ được biên mục chi tiết. Những biểu ghi có màu xanh là đã hoàn thành chờ kiểm tra. Biểu ghi sau khi đã được biên mục chi tiết và được cập nhật sẽ lập tức chuyển trạng thái từ màu đen sang màu xanh ở
màn hình hàng đợi. Nhờ có sự phân biệt này, người biên mục sẽ không bị nhầm lẫn giữa những biểu ghi đã xử lý và chưa xử lý.
Mỗi mẫu biểu ghi khi được hoàn thiện sẽ có riêng một mẫu biên mục thích hợp tương ứng với loại hình tài liệu mà biều ghi phản ánh. Các mẫu biên mục được thiết lập trên cơ sở chọn lọc các trường từ khố mẫu MARC21.
Để biên mục chi tiết cho một biểu ghi, cán bộ biên mục chọn ấn phẩm trong màn hình Tài liệu chờ biên mục chi tiết và chọn mẫu biên mục tương ứng, sau đó nhập dữ liệu vào các trường. Trong quá trình nhập liệu, cán bộ biên mục có thể sử dụng hệ thống từ điển hỗ trợ đã được xây dựng sẵn. Đó có thể là từ điển về các nhà xuất bản, nơi xuất bản, tùng thư hoặc các khung phân loại, từ điển từ khoá ... Hiện nay, Thư viện đang sử dụng khung phân loại thập phân Dewey (DDC) để phân loại tài liệu.
Trong quá trình biên mục, để không phải nhập lặp lại nhiều lần một số thông tin, cán bộ biên mục có thể thiết lập các giá trị mặc định cho biểu ghi. Danh sách các giá trị ngầm định được hiển thị với hai thông tin là Nhãn và Giá trị, cán bộ biên mục hoàn toàn có thể thay đổi các giá trị ngầm định hoặc hủy bỏ các giá trị ngầm định vừa thiết lập bằng các nút lệnh “xóa”. “sửa” thường trực tại bảng làm việc.
Ví dụ : Biên mục chi tiết cho cuốn sách : « Chân dung một làng quê Vân Hoà thuở ấy» 001 – Mã số biểu ghi : HUFS120029806 041 – Mã ngôn ngữ : $avie
044 – Mã nước xuất bản : $avn
082 – Chỉ số phân loại thập phân Dewey (DDC) : $a398.59755 100 – Tiêu đề mô tả chính – Tác giả cá nhân : $aTrần, Sĩ Huệ
245 – Nhan đề và thông tin trách nhiệm : $a Chân dung một làng quê Vân Hoà thuở ấy/$c Trần Sĩ Huệ.
260 – Thông tin về xuất bản, phát hành : $aHà Nội$bĐại học Quốc gia Hà Nội$c2011.
300 – Mô tả vật lý : $a202tr.;$c21cm
650 - Mục từ bổ trợ chủ đề - Địa danh : $aVăn hoá dân gian$xĐịa chí$zVân Hoà$zPhú Yên
653 – Thuật ngữ chỉ mục – Không kiểm soát :$aPhú Yên$aVân Hoà$aĐịa chí$aVăn hoá dân gian
852 – Vị trí :$aTV.Thư viện$bKho Tiếng Việt$j000067025
Đối với một số loại hình tài liệu khác như luận án, luận văn, bài trích,... mẫu biên mục sẽ được bổ sung thêm một số trường đặc trưng cho từng loại. Ví dụ đối với mẫu biên mục luận án, luận văn có thêm trường phụ trú luận án 915:
915$aTên chuyên ngành$bMã chuyên ngành$Mức luận án$dCơ quan bảo vệ luận án$eCơ quan cấp trên.
Sự thuận lợi khi sử dụng phân hệ Biên mục của Libol phục vụ cho công tác biên mục tự động tài liệu còn thể hiện ở chỗ: sau khi đã hoàn tất biểu ghi, cán bộ thư viện có kiểm tra lại toàn bộ những thông tin đã nhập và sửa chữa nếu cần. Việc xem trước biểu ghi thư mục sẽ giúp cho cán bộ xử lý nhìn bao quát toàn bộ biểu ghi, kiểm tra những thông tin thiếu, lỗi chính tả…để sửa chữa lại cho hoàn chỉnh, sau đó cập nhật vào CSDL.
Ngoài ra người xử lý cũng có thể sử dụng phần mềm để tự định dạng các mẫu sản phẩm thư mục như tạo các danh mục tài liệu, các loại phích theo yêu cầu, các thư mục thông báo sách mới… Các biểu ghi thư mục sẽ được in ra theo khuôn mẫu định trước và được sắp xếp theo trật tự nhất định.
Nhập khẩu biểu ghi qua Z39.50 :
Libol 6.0 cho phép nhập khẩu biểu ghi qua giao thức Z39.50. Việc nhập khẩu biểu ghi qua Z39.50 chủ yếu được thực hiện với các tài liệu bằng tiếng
nước ngoài. Tại Thư viện, việc nhập khẩu biểu ghi chủ yếu nhập từ Thư viện Quốc hội Mỹ. Tiến hành biên mục sao chép biểu ghi từ các CSDL này sẽ rất thuận lợi cho cán bộ biên mục vì biểu ghi tải về đã được xử lý rất đầy đủ, tuân theo các chuẩn biên mục MARC 21, ISBD, DDC… Những biểu ghi này phần lớn không phải sửa chữa nhiều, chỉ cần bổ sung thêm một số thông tin đặc trưng được sử dụng tại Thư viện như chỉ số định danh, người biên mục,...
Ví dụ : Nhập khẩu biểu ghi cho tài liệu có tên « Air pollution control engineering », tác giả Nobel De Nevers, số ISBN là 0070393672.
Cán bộ biên mục chỉ cần tìm kiếm qua cổng Z39.50 theo các tiêu chí cấn thiết, có thể tìm theo tên tài liệu hoặc theo tên tác giả. Nhưng thông thường tìm theo chỉ số ISBN vì đây là chỉ số duy nhất cho một ấn phẩm. Sau đó chọn kiểu hiện thị theo MARC, ISBD hay đơn giản. Chương trình sẽ tự động tìm kiếm và đưa ra kết quả theo yêu cầu.
Hình 2.9 : Màn hình kết quả tìm kiếm qua Z39.50
Sau khi đã có kết quả tìm kiếm, cán bộ biên mục cần kiểm tra lại các thông tin nhận được xem có phù hợp với tài liệu được bổ sung hay không.
Nếu đã đạt yêu cầu thì tiến hành nhập khẩu biều ghi với tất cả các trường đã được xử lý. Sau đó bổ sung thêm một số thông tin đặc trưng và cập nhật vào CSDL để kết thúc quá trình biên mục.
Kiểm soát tính nhất quán :
Kiểm soát tính nhất quán (KSNQ- Authority control) hay kiểm soát tính chuẩn là quá trình duy trì sự nhất quán từ ngữ được sử dụng để thể hiện một điểm truy nhập trong mục lục hay CSDL và cho thấy mối quan hệ giữa các tên, tác phẩm và chủ đề. Mục đích là làm cho chức năng nhận dạng và tập hợp của mục lục được khả thi. Không phải trường biên mục nào cũng cần phải kiểm soát tính nhất quán. Các trường cần kiểm soát tính nhất quán thường là các trường mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như các trường Tác giả, Nhà xuất bản, Khung phân loại, Từ khoá, Tùng thư, Nhan đề thống nhất,...Việc kiểm soát tính nhất quán có thể được tiến hành qua cơ chế tham chiếu từ điển. Điều này có nghĩa là khi người dùng nhập tin cho các trường cần có tính nhất quán, người dùng sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tương ứng với trường đó để lấy ra giá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này. Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiến trình tra cứu thông tin. Trên thực tế ở Việt Nam nói chung và tại Thư viện Đại học Hà Nội nói riêng, việc định chủ đề tài liệu mới chỉ dừng ở việc sử dụng các bộ từ khoá hoặc Khung đề mục chủ đề của TV Quốc hội Mỹ, còn việc KSNQ các tên người, tên cơ quan tập thể, nhan đề, chưa được quan tâm, do đó gây khó khăn cho bạn đọc khi tìm kiếm tài liệu.
Nhận xét:
Ưu điểm: Với sự trợ giúp của phần mềm Libol 6.0, công tác biên mục tại Thư viện đã được chuẩn hóa cả về nội dung và hình thức. Quy trình biên mục được cải tiến theo khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21, đã tạo lập được
những CSDL có chất lượng cao. Đã từ lâu, Thư viện trực tiếp xuất thư mục ra file mềm và đưa lên website cho bạn đọc tra cứu. Cách làm này tiết kiệm được thời gian và tiền bạc đáng kể cho thư viện.
Nhược điểm: Hỗ trợ việc xuất/nhập dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO 2709 còn lỗi, chưa hỗ trợ khả năng xuất bản dữ liệu ra đĩa CD với công cụ tra cứu/khai thác.
Một số thời điểm phần mềm bị lỗi gây khó khăn cho cán bộ biên mục trong việc xử lý tài liệu xây dựng CSDL sửa chữa và hiệu đính lại dữ liệu. Hiện tại, phần mềm libol 6.0 chỉ cho phép nhập được 10 chữ số trong dãy số của mã ISBD mà không cho phép nhập đối với các mã có chữ 13 số. Vấn đề kết dữ liệu: khi sửa biểu ghi trong biên mục và lưu thì máy tự động tạo ra biểu ghi mới gây lặp biểu ghi. Ngoài ra việc báo cáo tổng số biểu ghi chức năng tìm kiếm trên biên mục hoạt động không chính xác.