THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
2.3.1 Những kết quả đạt được
Sau một thời gian sử dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol, hoạt động thông tin – thư viện tại Thư viện tương đối ổn định. Phần mềm mới đã giúp thư viện triển khai công việc nhanh chóng hơn, đặc biệt đã giải quyết được những khó khăn mang tính hệ thống trong công tác nghiệp vụ mà trước đây do phần mềm cũ chưa khắc phục được. Những ưu điểm đó là:
- Tích hợp dễ dàng nhiều CSDL theo một cấu trúc thống nhất; Hỗ trợ các chuẩn như biên mục theo MARC21, Chuẩn trao đổi truy vấn thông tin Z39.50, Chuẩn mượn liên thư viện ISO10160/10161, Chuẩn trao đổi dữ liệu ISO 2709; Tạo điều kiện cho việc trao đổi dữ liệu và tra cứu tin có hiệu quả.
- Có khả năng kế thừa chuyển dữ liệu của các chương trình cũ (như CDS/ISIS) sang dạng chuẩn MARC, thống nhất được dữ liệu trong một khổ mẫu biên mục.
- Các mođun liên hoàn từ Bổ sung, Biên mục đến OPAC đều có khả năng tuỳ biến cao, linh hoạt giúp cho việc quản lý và lưu thông tài liệu, kết hợp và chia sẻ dữ liệu một cách thống nhất trong hệ thống, tránh xử lý trùng lặp, phục vụ kịp thời và chính xác nhu cầu người dùng tin.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt theo bảng mã Unicode đã giải quyết được vấn đề thống nhất phông chữ tiếng Việt trong
xử lý cũng như trong khai thác thông tin.
- Phần mềm Libol 6.0 được thiết kế chạy trên môi trường Window 9X nên giao diện thân thiện với người dùng. Đặc biệt thông qua trình duyệt Web và giao thức Z39.50 cho phép trao đổi dữ liệu, tìm kiếm và khai thác thông tin từ các CSDL trực tuyến trên nhiều máy chủ của liên thư viện.
Những kết quả đạt được trong từng công việc khi ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Thông tin – Thư viện trường đại học Hà Nội như sau:
Với việc sử dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 công tác xử lý thông tin trong hoạt động thư viện đã có những thay đổi to lớn. Hoạt động này được thực hiện theo hướng tự động hóa, chuẩn hóa và liên kết chia sẻ. Phần lớn các khâu công việc liên quan đến xử lý thông tin trong thư viện được thực hiện bằng máy tính điện tử và phần mềm thư viện.
Trong công tác bổ sung tài liệu: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động bổ sung tại phòng nghiệp vụ của Thư viện Đại học Hà Nội đã triển khai rất hiệu quả. Với chu trình xuyên suốt từ khâu bổ sung, phân loại, biên mục, chỉnh sửa, bổ sung thêm các trường chuẩn MARC21 đồng thời sắp xếp, phân kho, dán mã vạch… Công việc ở đây tương đối phức tạp, đòi hỏi tính khoa học và chính xác cho nên khâu công việc này luôn được chú trọng hàng đầu trong việc xử lý, thống kê theo từng ngày từng tháng, từng năm. Năm 2010 đã tiến hành nhập tài liệu vào chức năng bổ sung đơn nhận được 1331 đầu ấn phẩm. Đến năm 2011 số tài liệu được nhập vào là 5054 đầu ấn phẩm. Từ đầu năm 2012 đến nay Thư viện đã nhập được 1778 đầu ấn phẩm.
Trong công tác biên mục: Thư viện đã sử dụng mẫu biên mục đã được biên soạn sẵn cho phù hợp với đặc thù rất riêng của Thư viện Việt Nam, bên cạnh đó cũng có những thay đổi để phù hợp với những đặc điểm riêng của Thư viện (hỗ trợ theo chuẩn Marc 21). Đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài, Thư viện thường áp dụng phương pháp biên mục sao chép, thông qua cổng Z39.50. Đây là hình thức biên mục rất hiệu quả, chất lượng biểu ghi được đảm bảo, ít sai sót, thời gian xử lý tài liệu nhanh hơn, đưa tài liệu đến tay bạn đọc sớm hơn. Bên cạnh đó phần mềm Libol còn cung cấp khả năng biên mục cho nhiều loại hình tài liệu khác nhau, bao gồm cả các loại truyền thống như sách, báo tạp chí, luận án, luận văn, đặc biệt khả năng tích hợp dữ liệu số và
lưu trữ toàn văn. Những thay đổi này không những đã tạo ra sự chuyển biến về chất trong công tác xử lý tài liệu mà còn làm giảm tải công việc cho cán bộ thư viện. Tính đến nay Thư viện đã xây dựng được :
- CSDL sách: 20924 Biểu ghi. - CSDL báo, tạp chí: 1024 Biểu ghi. - CSDL luận án, luận văn: 286 Biểu ghi.
Công tác quản lý bạn đọc và lưu thông tài liệu: Thư viện triển khai ứng dụng phần mềm cho việc làm thẻ đọc cho sinh viên và học viên và cán bộ trong trường được quản lý theo hệ thống mã vạch được ký hiệu theo từng số riêng. Tính đến nay Thư viện đã làm thẻ cho 12550 bạn đọc. Công tác lưu thông tài liệu được thực hiện một cách dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện. Qua khảo sát công tác phục vụ bạn đọc ở Thư viện cho thấy thời gian đáp ứng nhu cầu tin cho bạn đọc tương đối nhanh và kịp thời.
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện cũng có những biến đổi rất lớn cả về số lượng và chất lượng. Các dịch vụ đều hướng tới người dùng tin theo tiêu chí mở, tiện ích, thân thiện:
- Thư mục giới thiệu sách mới. - Thư mục chuyên đề.
- Hệ thống mục lục truy cập trực tuyến OPAC.
- Cơ sở dữ liệu do Thư viện xây dựng và CSDL mua của nước ngoài. - Bản tin luyện dịch.
- Đọc tại chỗ.
- Dịch vụ cho mượn tài liệu.
- Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu. - Đào tạo người dùng tin.
- Triển lãm, giới thiệu sách.
- Dịch vụ in sao băng đĩa.
Phân hệ quản lý Thư viện: Phân hệ đã giúp cho người quản lý tổ chức có cách nhìn tổng quan về hoạt động của Thư viện có hệ thống và chất lượng cao. Áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho lãnh đạo những công việc thủ công nặng nhọc không chính xác thay vào đó là công việc ứng dụng phần mềm quản lý, tạo điều kiện thời gian cho họ dốc sức vào quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ xử lý thông tin về sách, về độc giả, thống kê bạn đọc đạt hiệu quả cao…