THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
2.2.1Thực trạng ứng dụng phân hệ Bổ sung
Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên quyết định chất lượng hoạt động của Thư viện. Việc đảm bảo vốn tài liệu luôn phải phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ, chức năng của thư viện cũng chính là duy trì sự sống cho thư viện. Bổ sung luôn được tiến hành đều đặn, đảm bảo nhu cầu phục vụ trước mắt, vừa mang tính tiện dụng và nhu cầu hiện đại hóa cho mọi hoạt động của Thư viện. Tại Thư viện Đại học Hà Nội bổ sung qua 3 nguồn chủ yếu: đặt mua, nộp lưu chiểu và tặng biếu, tài trợ.
Phân hệ bổ sung của Libol 6.0 giúp thư viện quản lý công tác bổ sung và quản lý vốn tài liệu một cách hiệu quản. Phân hệ này bao gồm 5 nhóm chức năng: Đơn đặt, bổ sung, kế toán, kho, thống kê. Mỗi chức năng trợ giúp đều được thiết kế chi tiết dựa trên cơ sở đã nghiên cứu kỹ thực trạng và yêu cầu của Thư viện. Tuy nhiên trên thực tế một số chức năng chưa được sử
dụng một cách triệt để. Chẳng hạn như chức năng kế toán, đơn đặt. Do các thủ tục thu chi rất rườm rà phải qua nhiều công đoạn ký duyệt, liên quan đến các phòng ban khác nhau. Vì vậy, hiện nay Thư viện chỉ sử dụng 3 nhóm chức năng là bổ sung, kho và thống kê.
Bổ sung bao gồm các công việc: biên mục sơ lược cho ấn phẩm, định dạng và in đăng ký cá biệt, nhãn gáy, nhãn bìa, mã vạch, in sổ báo cáo tổng quát.
Trước khi một ấn phẩm được nhập vào kho của Thư viện, việc đầu tiên của cán bộ Thư viện là biên mục sơ lược một số thông tin có liên quan đến ấn phẩm đó còn các thông tin chi tiết về cuốn sách sẽ được biên mục trong phân hệ biên mục. Trong biên mục sơ lược đã có sẵn danh sách ấn phẩm theo đơn đặt ta chỉ việc “chọn ấn phẩm” và biên mục, sau đó nhấn chuột vào ô “cập nhật”
Để biên mục sơ lược cho tài liệu cán bộ xử lý nhập các thông tin về hình thức của tài liệu bao gồm:
- Tên tác giả - Nhan đề chính
- Số thứ tự tập, tên tập - Lần xuất bản
- Nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản - Số trang, đặc điểm vật lý
Trong quá trình xử lý, cán bộ thư viện có thể phát hiện được tài liệu đã có trong cơ sở dữ liệu nhờ vào chức năng nhận diện tài liệu trùng mà Libol cung cấp. Tuy nhiên để có thể tra trùng thì người nhập phải gõ chính xác tên tài liệu thì phần mềm mới đưa ra thông báo về tài liệu trùng. Tính năng phát hiện biểu ghi nhập trùng giúp tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ thư viện khi nhập biểu ghi đã có đồng thời tránh được tình trạng không thống nhất trong việc quản lý cơ sở dữ liệu.
Hình 2.3 : Màn hình Biên mục sơ lược Xếp giá:
Sau khi đã biên mục sơ lược cho tài liệu, cán bộ Thư viện sử dụng chức năng này để bổ sung mã xếp giá cho ấn phẩm được bổ sung vào Thư viện. Chức năng này được chia thành hai mảng chính là: Thông tin xếp giá bổ sung và thông tin xếp giá hiện thời.
Thông tin xếp giá bổ sung: Là đường liên kết để cán bộ tìm mã tài liệu của ấn phẩm và mã số đơn đặt cần bổ sung dữ liệu xếp giá.
Ví dụ: Thông tin xếp giá bổ sung
Nguồn bổ sung theo hợp đồng Kiểu tư liệu (lưu thông): Sách Vị trí xếp giá: TV. Thư viện Kho: Tiếng Anh
Giá sách : AN ĐKCB: 018299
Ngày bổ sung 5/1/2012
Thiết đặt số thứ tự: Tài liệu sau khi xếp giá trong các kho sẽ được đánh số thứ tự tăng dần. Chương trình sẽ dựa trên giá trị mà người dùng vừa cập
nhật để làm căn cứ tăng dần số thứ tự những sách được bổ sung tiếp theo. Trên cơ sở đó, chương trình tự động sinh những chỉ số đăng ký cá biệt.
Việc ĐKCB cho tài liệu cũng được tiến hành hoàn toàn tự động. Nhãn ĐKCB được in hàng loạt trên giấy in mã vạch chuyên dụng, người xử lý khai báo các tham số và số ĐKCB sẽ do chương trình tự động sinh theo thứ tự tăng dần và in ra dưới dạng mã vạch. Khuôn dạng của nhãn ĐKCB sẽ được định dạng từ đầu và là mẫu quy ước chung cho tất cả các kho. Ngoài ra còn có thể in sổ ĐKCB trực tiếp từ chương trình theo mẫu đã được thiết lập sẵn mà không phải vào sổ ĐKCB truyền thống cho tài liệu như trước đây.
Hình 2.4 : Màn hình Báo cáo bổ sung
Libol 6.0 cho phép khả năng tích hợp mã vạch. Cán bộ thư viện có thể in mã vạch ngay từ phần mềm này. Với việc in mã vạch, cán bộ Thư viện cần phải điền đầy đủ các thông tin về đối tượng cần in, nội dung in và cả khuôn dạng in. Các thông tin này phải được điền đầy đủ ở 3 cột là cột điều kiện lọc, cột nội dung in và cột khuôn dạng mã vạch. Sau đó cán bộ in mã vạch cho từng chỉ số đăng ký cá biệt. Tại Thư viện Đại học Hà Nội quá trình in mã
vạch sẽ được in ra giấy in mã vạch bằng máy in barcode. Các mã vạch trên là sự mã hóa các số đăng ký cá biệt của tài liệu. Nó là cơ sở để tổ chức hệ thống mượn trả bằng máy thông qua đầu đọc mã vạch.
Hình 2.5 : Mã vạch (ĐKCB của sách)
Thống kê:
Chức năng này giúp cán bộ Thư viện có được cái nhìn tổng quát về quá trình bổ sung. Dựa vào đó để lên kế hoạch bổ sung cho hợp lý, phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao.
Tại Thư viện Đại học Hà Nội việc thống kê được thực hiện theo các tiêu chí: Thống kê bổ sung theo dạng tài liệu, năm xuất bản, tác giả, ngôn ngữ, từ khoá, đề mục chủ đề, số định danh, địa chỉ lưu trữ.
Chức năng thống kê dựa trên những số liệu tính toán, phân loại dưới dạng biểu bảng và đồ thị cho phép đưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung như báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng năm cũng như đồ thị phân bố ấn phẩm theo chủng loại, chủ đề, kho...
Hình 2.6 : Màn hình Thống kê ấn phẩm Chức năng Kho:
Ưu điểm nổi bật trong quá trình ứng dụng chức năng Kho của Libol tại Thư viện là khả năng thống kê, kiểm kê linh hoạt, chính xác.
Nếu như trước đây, kiểm kê kho sách là một công việc hết sức phức tạp và tốn nhiều thời gian thì hiện nay nhờ có phần mềm quản trị thư viện mà công tác kiểm kê kho của Thư viện diễn ra đơn giản và nhanh chóng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để thống kê được số tài liệu có trong kho, số tài liệu đã mất, người xử lý chỉ cần tra tìm số tài liệu đang cho mượn, sau đó dùng máy gom dữ liệu di động đến các kho sách, thu thập tất cả các nhãn mã vạch của tài liệu trong kho và đổ dữ liệu vào máy tính. Chương trình sẽ tự động thống kê, so sánh và sau đó đưa ra kết quả về số tài liệu bị mất hoặc số tài liệu bị nhầm chỗ tuỳ theo yêu cầu, và in ra các báo cáo thống kê quá trình kiểm kê.
Ngoài ra để tránh nhầm lẫn sai sót trong quá trình kiểm kê, cán bộ thư viện có thể sử dụng chức năng đóng kho. Người dùng tin sẽ vẫn có thể tra cứu
nhưng không được mượn sách ở kho đã bị đóng. Sau khi kiểm kê, chức năng mở kho sẽ được kích hoạt và tài liệu được đưa vào lưu thông.
Hình 2.7 : Màn hình Đóng kho Nhận xét:
Ưu điểm: Nhìn chung, việc ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 ở khâu bổ sung đã làm thay đổi căn bản công tác bổ sung tài liệu giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện. Khi sử dụng Libol, tại Thư viện, công tác bổ sung tài liệu đã khắc phục được tình trạng tài liệu bổ sung bị trùng lặp, gây lãng phí (do tính năng tra trùng tài liệu đã hỗ trợ cho cán bộ thư viện một cách có hiệu quả). Đây có thể coi là một ưu trong những ưu điểm nổi bật của việc ứng dụng Libol tại Thư viện mà so với phần mềm quản lý trước đó hoặc khi làm thủ công không thể đáp ứng được.
Sử dụng Libol, công việc thống kê, in báo cáo trong nghiệp vụ bổ sung cũng rất nhanh chóng, chính xác, giảm thời gian, công sức ghi tay của cán bộ. Nhãn mã vạch được in ra giúp quản lý chính xác tài liệu và hỗ trợ cho khâu
mượn trả và kiểm kê tài liệu sau này. Quá trình nhập danh mục tài liệu bổ sung vào phần mềm cũng chính là việc biên mục thô cho các tài liệu sau này, giúp bạn đọc có thể tìm kiếm ngay được các tài liệu mới bổ sung về thư viện sau khi cán bộ bổ sung nhập vào phần mềm và xử lý kỹ thuật xong (trước đây phải chờ khi cán bộ in ra Thông báo sách mới thì bạn đọc mới biết thư viện có tài liệu mới nào). Điều này góp phần rút ngắn thời gian đưa những tài liệu mới bổ sung đến với bạn đọc.
Nhược điểm : Tại Thư viện Đại học Hà Nội trong quá trình ứng dụng phân hệ bổ sung của phần mềm Libol 6.0 đã gặp phải một số vấn đề như : khi tiến hành in mã vạch theo khoảng ĐKCB nếu ĐKCB nhiều hơn 10 chữ số thì chương trình bị lỗi, vì hiện tại số ĐKCB tại thư viện đã lên tới hơn 10 chữ số.
Chức năng thống kê : có nhiều tiêu chí thống kê thừa, ví dụ như thống kê ngày bổ sung. Trong khi đó thống kê theo tiêu chí chỉ số phân loại lại không thống kê được.
Ngoài ra, còn do hạn chế của phần mềm là người dùng không thể can thiệp chỉnh sửa các chức năng có sẵn, do đó, muốn thêm hoặc chỉnh sửa phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm nên Thư viện không chủ động được công việc. Hiện nay, Thư viện đã yêu cầu nhà cung cấp bổ sung thêm một số chức năng mới phù hợp với hoạt động nghiệp vụ của thư viện ví dụ như thêm chức năng xóa kết quả kiểm kê ở mục Kiểm kê. Thêm cột số định danh của ấn phẩm trong báo cáo bổ sung. Bên cạnh đó, đôi khi chương trình có lỗi hoặc mất mạng, mất điện cũng gây khó khăn và lúng túng cho cán bộ thư viện trong việc giải quyết và khắc phục sự cố.