THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
2.2.7 Thực trạng ứng dụng phân hệ Sưu tập số
Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin trong các đối tượng thực sang dạng điện tử. Như vậy số hóa được coi là một phương thức tạo lập tài nguyên thông tin điện tử.
Phân hệ Sưu tập số là phân hệ cốt lõi để xây dựng và quản trị toàn bộ CSDL số hóa của Thư viện. Phân hệ này có khả năng lưu giữ các file điện tử
với một số lượng lớn, phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả.
Khả năng quản lý tài liệu của Phân hệ Sưu tập số trên cả hai loại hình: có thu phí và không thu phí. Quản lý tài liệu hạn chế với các mức độ khác nhau.
Phân hệ Sưu tập số cho phép biên mục với các file dữ liệu, khả năng gắn kèm các file dữ liệu số với một biểu ghi biên mục đã có sẵn.
Khả năng xử lý các yêu cầu của bạn đọc của phân hệ này cũng rất nhanh chóng và dễ dàng.
Ngoài ra, Phân hệ Sưu tập số cho có khả năng quản lý tài chính liên quan đến việc sử dụng và đặt mua tài liệu điện tử.
Hình 2.18 : Màn hình Phân hệ sưu tập số
Nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng nguồn lực thông tin điện tử, ngoài việc bổ sung tài liệu điện tử từ nguồn mua, Thư viện Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội đã và đang thực hiện số hoá nguồn tài liệu quý hiếm và tải xuống các tài liệu điện tử trên mạng Internet.
Việc số hoá tài liệu bắt đầu được tiến hành từ năm 2009. Tính đến nay Thư viện đã tạo lập được 5 bộ sưu tập số bao gồm:
- Bộ sưu tập số các bài trích điện tử. - Bộ sưu tập số luận văn - luận án. - Bộ sưu tập số sách điện tử. - Bộ sưu tập số tài liệu âm thanh. - Bộ sưu tập số tạp chí điện tử.
Trong đó có 2705 file văn bản, 2284 file âm thanh, 392 file là loại khác.
Phần mềm Libol 6.0 là một giải pháp tích hợp cho việc xây dựng và phát triển thư viện số, trong đó đối tượng tư liệu là một kho dữ liệu đa phương tiện bao gồm văn bản, hình ảnh, đồ hoạ, âm thanh, video, tệp máy tính, có thể được lưu trữ và khai thác trực tuyến qua mạng máy tính..
Trong phân hệ Sưu tập số có rất nhiều chức năng, nhưng hiện nay Thư viện mới chỉ sử dụng nhóm chức năng Tài nguyên số hoá.
Tài nguyên số hoá: Cho phép thư viện quản lý toàn bộ tài liệu điện tử với nhiều định dạng khác nhau theo từng bộ sưu tập, chia làm nhiều cấp độ mật, chế độ khai thác… khác nhau.
Hình 2.19 : Màn hình Quản lý tư liệu điện tử
Bao gồm:
Quản lý bộ sưu tập: Để thuận tiện cho việc phân loại, quản lý các ấn phẩm điện tử trong thư viện, cán bộ thư viện sẽ tiến hành tạo lập các bộ sưu
tập ấn phẩm điện tử khác nhau tuỳ theo định dạng, mục đích sử dụng… của các ấn phẩm điện tử này.
Dữ liệu điện tử: Đây là nơi quản lý, lưu trữ và thực hiện các thao tác chủ yếu cho các bộ sưu tập tư liệu điện tử:
- Tải các tài liệu điện tử lên chương trình
- Biên mục tài liệu điện tử theo chuẩn biên mục quốc tế Dublin Core - Thiết đặt trạng thái, hình thức khai thác, cấp độ mật… cho ấn phẩm điện tử.
Hình 2.20 : Màn hình Quản lý dữ liệu điện tử
Tải các tài liệu điện tử lên chương trình: Tại Thư viện việc tải ấn phẩm điện tử lên chương trình bằng cách nhập khẩu các tài liệu điện tử từ thư mục Tài nguyên số trong ổ D của máy chủ thư viện.
Biên mục các ấn phẩm điện tử: Cán bộ thư viện tích chọn vào file dữ liệu để biên mục. Sau đó nhấn nút Biên mục để tiến hành việc biên mục cho
file dữ liệu. Việc biên mục này sẽ nhằm cung cấp cho bạn đọc những thông tin giúp tìm kiếm chính xác tài liệu điện tử theo yêu cầu.
Gắn biểu ghi cho ấn phẩm điện tử:
Để gắn kèm biểu ghi với ấn phẩm điện tử, cán bộ thư viện chọn ấn phẩm điện tử trong danh sách rồi bấm Gắn biểu ghi. Khi đó xuất hiện cửa sổ Tìm kiếm tài liệu. Cán bộ thư viện nhập các điều kiện tìm kiếm vào các trường tìm kiếm để tìm biểu ghi biên mục cần gắn kèm rồi bấm Tìm. Chương trình sẽ hiển thị các biểu ghi biên mục tìm thấy trong CSDL phù hợp với các tiêu chí tìm kiếm đưa vào. Bấm trực tiếp vào tên biểu ghi biên mục để gắn biểu ghi vào ấn phẩm điện tử. Chương trình sẽ đưa ra thông báo. Bấm OK để cập nhật.
Quy trình số hóa tài liệu của Thư viện bắt đầu bằng việc lựa chọn tài liệu, tiến hành số hóa, xử lý hình ảnh, giảm dung lượng, sau đó chuyển đổi về định dạng PDF rồi kết thúc bằng việc đóng gói dữ liệu dưới dạng thành phẩm là một biểu ghi dữ liệu toàn văn hoặc một file dữ liệu.
Cho đến nay, Thư viện đã thực hiện quy trình số hoá đối với dữ liệu văn bản, dữ liệu âm thanh, số hoá tóm tắt luận án, luận văn.
Để cán bộ, giảng viên và sinh viên có thể dễ dàng truy cập, khai thác, sử dụng bộ sưu tập số, Thư viện có bảng hướng dẫn tra cứu rất chi tiết :
Hình 2.21 : Giao diện tìm kiếm
Các bước tìm kiếm:
- Chọn loại Tài liệu điện tử trong menu bên trái màn hình OPAC.
- Chọn phương thức tìm kiếm (tìm kiếm dữ liệu thư mục, toàn văn) trong giao diện chính giữa màn hình.
- Chọn loại tài liệu điện tử cần tìm (toàn bộ, âm thanh, video…).
- Bấm nút Tìm kiếm và kiểm tra kết quả, có thể thay đổi dữ liệu tìm kiếm bằng cách nhấn nút Đặt lại.
Các tài liệu không có ký hiệu Giỏ hàng là các tài liệu miễn phí, bạn đọc có thể nghe (nếu là file âm thanh) hoặc xem toàn văn (nếu là file pdf, ebook, doc…). Để sử dụng các tài liệu có thu phí bạn đọc cần có tài khoản để có thể xem hoặc tải về các tài liệu điện tử của thư viện.
Tìm kiếm toàn văn:
Bạn đọc muốn xem toàn văn tài liệu có thể làm như sau: - Chọn kiểu tìm: Tìm toàn văn
- Chọn kiểu sắp xếp kết quả
- Nhấn vào nhan đề được bôi đen để xem toàn văn tài liệu
Nhận xét:
Ưu điểm: Việc quản lý tài liệu số theo cơ chế đối tượng hệ thống các tập tin cho phép cán bộ thư viện của Thư viện tự xác định tên các bộ sưu tập tài liệu số. Cơ chế quản lý dữ liệu số hoá giúp Thư viện quản lý các tư liệu số một cách tập trung, bố trí chương trình theo cấu trúc thư mục thân thiện với người dùng.
Cơ chế tra cứu toàn văn với các cấp độ rõ ràng, dễ hiểu, đơn giản, dễ sử dụng, cho phép tìm kiếm theo nhiều dấu hiệu tìm kiếm khác nhau ... thoả mãn những yêu cầu tìm tin đa dạng của người sử dụng.
Việc biên mục tư liệu số được thực hiện dễ dàng, có thể tuỳ biến các mẫu biên mục, xuất/nhập dữ liệu trực tuyến.
Nhược điểm : Bộ sưu tập những file có dung lượng hơn 60MB thì không chạy được.
Cấu hình máy của Thư viện còn thấp so với yêu cầu, có lúc tải tài liệu về rồi nhưng máy tính không đủ dung lượng để chứa tài liệu.
Một số chức năng của phân hệ chưa được khai thác sử dụng như: kế toán, đặt mua tài liệu điện tử…
Khi tải xuống tài liệu điện tử trên Internet Thư viện đã gặp một số khó khăn như:
Đối với tài liệu điện tử miễn phí: nhiều lúc nội dung tài liệu không đủ, hoặc bị thiếu file, chất lượng nội dung và hình thức thấp.
Vấn đề bản quyền không được đảm bảo vì ai cũng có thể tải xuống được.
Tốc độ đường truyền của mạng quá chậm nên những file tài liệu có dung lượng lớn sẽ rất khó tải về.