THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
2.2.6 Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý ấn phẩm định kỳ
Các ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí,...) là một loại hình tài liệu có tính đặc thù riêng: tính thời sự, hình thức ấn phẩm, tần suất xuất bản/định kỳ xuất bản, vì vậy việc quản lý và theo dõi báo - tạp chí phức tạp hơn nhiều so với tài liệu dạng sách. Trước đây, thư viện chủ yếu theo dõi việc bổ sung ấn phẩm định kỳ bằng các phiếu, đánh dấu nhận ấn phẩm theo từng số xuất bản. Đến nay, công việc đó trở nên đơn giản hơn nhiều nhờ sử dụng phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ của phần mềm Libol. Phân hệ này cho phép quản lý các loại ấn phẩm định kỳ như báo, tạp chí. Bao gồm một số chức năng sau:
- Lập yêu cầu bổ sung
- Xem các yêu cầu mới được bổ sung
- Xác định cấp định kỳ cho một ấn phẩm
- Đăng ký số mới cho một ấn phẩm
- Kiểm tra các số đã về và số còn thiếu
- Giá của các loại ấn phẩm
- Thanh toán tự động cuối mỗi kỳ (quí, 6 tháng)
Hình 2.17 : Màn hình của phân hệ ấn phẩm định kỳ
Tại Thư viện hiện nay có khoảng 258 đầu ấn phẩm định kỳ thường xuyên bổ sung, trong đó có cả ấn phẩm ngoại văn. Khác với bổ sung tài liệu là sách, việc bổ sung ấn phẩm định kỳ đơn giản hơn nhiều. Chức năng bổ sung của phân hệ này được sử dụng để theo dõi tổng thể các ấn phẩm được nhận trong một ngày và kiểm tra quá trình bổ sung từng năm. Đối với một ấn phẩm mới chưa có trong thư viện, chức năng này sẽ có nhiệm vụ lập một phiếu theo dõi mới mô tả các thông tin về ấn phẩm như định kỳ phát hành, đăng ký một kỳ mới cho ấn phẩm, kiểm tra quy trình bổ sung từng năm…
Sau khi lập phiếu theo dõi cho ấn phẩm mới, cán bộ thư viện sẽ sử dụng chức năng Mục lục để nhập các dữ liệu thư mục cho ấn phẩm. Đó là các dữ liệu về nước xuất bản, nhà xuất bản, ngôn ngữ, chỉ số phân loại bao quát, từ khóa …
Ưu điểm: Phân hệ ấn phẩm định kỳ giúp Thư viện theo dõi, quản lý các số xuất bản của của ấn phẩm được cập nhật vào Thư viện một cách chặt chẽ và thuận tiện. Ngoài ta, phân hệ này cũng đưa ra những tiêu chí thống kê giúp cán bộ thư viện có được những báo cáo, những nhận xét tổng quan về hoạt động bổ sung ấn phẩm định kỳ và đưa ra được những quyết định chính xác cho việc quản lý.
Nhược điểm: Phần mềm không cho phép kết nối mục lục của tạp chí (tạp chí online) thông qua trang web của các nhà xuất bản mà phải nhập lại dữ liệu mục lục rất mất thời gian.
Khi làm tóm tắt bài trích, phần mềm không cho phép lấy được những thông tin khi bổ sung ấn phẩm định kỳ đã nhập, mà phải biên mục mới.
Các chức năng: Định kỳ, Đăng ký, Ghi nhận, Kiểm tra, Đóng tập và Tổng hợp số có số thiếu trong tổ hợp “Bổ sung một ấn phẩm” không hoạt động.
Khi thống kê theo tiêu chí “những ÂPĐK thiếu trong khoảng thời gian” thì chỉ thống kê được những số ấn phẩm đã về Thư viện trước khoảng thời gian đó. Ví dụ: một đầu tạp chí Ngôn ngữ, nếu các số về tuần tự và nhập tuần tự thì không sao, nhưng nếu số 5 về trước và nhập vào máy rồi thì số 4 không thể nhập vào được và bị báo lỗi luôn. Nếu muốn nhập thì phải xoá số 5 đi và nhập tuần tự thì mới được.