I- CƠ SỞ Lí LUẬN.
Sơ đồ hạch toỏn theo phương phỏp thẻ song song.
Ghi chỳ: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối thỏng
: Quan hệ đối chiếu. : Ghi hàng ngày
Chứng từ gốc: - Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho. Sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu Thẻ kho Bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn kho vật liệu
c. Ưu, nhược điểm.
- Ưu điểm: Việc ghi sổ, thẻ đơn giản, rừ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phỏt hiện những sai sút trong việc ghi chộp và quản lý.
- Nhược điểm: Ghi chộp cũn trựng lặp giữa cỏc kho và phũng kế toỏn, khối lượng ghi chộp lớn. Nếu chủng loại vật tư nhiều, việc nhập xuất thường xuyờn, cụng việc kiểm tra khụng thường xuyờn mà chủ yếu tập chung vào cuối thỏng. Do đú hạn chế chức năng kiểm tra của kế toỏn trong quản lý.
3.2. Phương phỏp sổ đối chiếu lũn chuyển.
Phương phỏp này tiộn hành trờn cơ sở cải tiến một bước phương phỏp thẻ song song.
a. Nguyờn tắc hạch toỏn.
- Ở kho: Ghi chộp về mặt số lượng.
- Ở phũng kế toỏn: Ghi chộp vào sổ đối chiếu lũn chuyển cả về số lượng và giỏ trị của vật liệu, cụng cụ, dụng cụ.
b. Trỡnh tự ghi chộp:
- Ở kho: Mở thẻ kho để theo dừi số lương từng danh điểm vật liệu, cụng cụ, dụng cụ ( Giống phương phỏp thẻ song song).
- Ở phũng kế toỏn: Mở sổ đối chiếu lũn chuyển để ghi chộp phản ỏnh tổng số vật liệu, cụng cụ, dụng cụ lũn chuyển trong thỏng ( tổng số nhập, tổng số xuất trong thỏng) và tồn kho cuối thỏng của từng loại theo chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. Sổ này khụng ghi theo từng chứng từ nhập, xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối thỏng trờn cơ sở tổng hợp những chứng từ nhập xuất phỏt sinh trong thỏng của từng loại vật liệu,cụng cụ, dụng cụ. Mỗi loại chỉ ghi một lần trong sổ. Cuối thỏng đối chiếu số lượng vật liệu, cụng cụ, dụng cụ trờn sổ đối chiếu lũn chuyển với thẻ kho và số lượng tiền của từng loại với sổ kế toỏn tổng hợp.
c. Ưu, nhược điểm.
- Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toỏn do ghi một lần vào cuối thỏng.
- Nhược điểm:
+ Cụng việc kế toỏn dồn vào cuối thỏng việc đối chiếu kiểm tra số liệu trong thỏng giữa kho và phũng khụng thể thực hiện được do kế toỏn khụng tiến hành ghi sổ.
Sơ đồ hạch toỏn theo phương phỏp sổ đối chiếu lũn chuyển.
Ghi chỳ: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu . 3.3. Phương phỏp sổ số dư.
a. Nguyờn tắc hạch toỏn.
- Ở kho: Chỉ theo dừi về mặt số lượng.
- Ở phũng kế toỏn: Chỉ theo dừi về mặt giỏ trị. b. Trỡnh tự ghi chộp.
Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ ( 3- 5 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập chung chứng từ nhập, xuất phỏt sinh trong kỳ và phõn loại theo nhúm quy định, căn cứ vào kết quả phõn loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhúm vật liệu, cụng cụ, dụng cụ. Sau đú đớnh kốm theo phiếu nhập, phiếu xuất giao cho phũng kế toỏn.
Cuối thỏng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu, cụng cụ, dụng cụ tồn cuối thỏng của từng loại ( danh điểm vật liệu ). Vào sổ số dư , sau đú chuyển sổ cho phũng kế toỏn. Sổ số dư đú kế toỏn mở cho từng kho và dựng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối thỏng.
- Tại phũng kế toỏn: Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp, kế toỏn kiểm tra việc phõn loại và ghi chộp của thủ kho, đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu cỏc chứng từ cú liờn quan.
Phiếu nhập kho Thẻ kho tổng hợpKế toỏn Bảng kờ xuất Sổ đối chiếu lũn chuyển Phiếu xuất kho Bảng kờ nhập