C. HẠCH TỐN TỔNG HỢP NGUYấN VẬT LIỆU, CễNG CỤ, DỤNG CỤ 1 Sổ sỏch kế toỏn sử dụng.
3. Mụ hỡnh tổ chức nguyờn vật liệu, vật liệu.
3.1. Mụ hỡnh tổ chức nguyờn vật liệu.
Do đặc điểm cụng tỏc xõy dựng cơ bản, nguyờn vật liệu dựng để thi cụng cụng trỡnh được quy định trong dự toỏn nờn khi nhận thầu cụng trỡnh, cỏc đội, xớ nghiệp chỉ được thu mua dự trữ hoỏ đơn, nguồn cung cấp và thời gian và thời gian dự trữ.
Trường hợp thiếu một thứ vật liệu nào đú trong giới hạn quy định bắt buộc phải thu mua với giỏ cao, chi phớ thu mua lớn hơn thỡ phải được cấp trờn( cụng ty) cho phộp và cú sự thoả thuận của đơn vị giao thầu, khi mua cỏc khoản chờnh lệch gia này sẽ được bờn thầu( bờn A) thanh toỏn ngồi dự toỏn cụng trỡnh.
Nghiệp vụ thu mua nguyờn vật liệu được giao cho cỏc đội, XN thực hiện. 3.2 Mụ hỡnh tổ chức vật liệu
Dụng cụ thi cụng của cụng ty Lắp mỏy điện nước và Xõy dựng hầu hết đĩ được cụng ty mua sắm, trang bị. Khi tiến hành xõy dựng cỏc cụng trỡnh, tuỳ theo yờu cầu thi cụng mà cỏc đội, xớ nghiệp đề nghị xuất vật liệu phục vụ cho cụng tỏc xõy lắp; đảm bảo cho cụng việc được tiến hành thuận lợi, khụng bị ngưng trệ, giỏn đoạn.
4.Phõn loại và tớnh giỏ nguyờn vật liệu, vật liệu của cụng ty Lắp mỏy điện nước và Xõy dựng
4.1. Phõn loại và tớnh giỏ nguyờn vật liệu.
a. Phõn loại:
Nguyờn vật liệu tại cụng ty Lắp mỏy điện nước và Xõy dựng gồm rất nhiều loại, nhiều thứ cú nội dung kinh tế và cụng dụng khỏc nhau. Để cú thể quản lý một cỏch chặt chẽ và tổ chức hạch toỏn tổng hợp, hạch toỏn chi tiết với từng loại cũng như cho cụng việc xỏc định cơ cấu vật liệu trong giỏ thành sản phẩm, kế toỏn cần phải phõn loại vật liệu.
- Nguyờn vật liệu chớnh: Đối với vật liệu, cụng ty khụng phõn thành nguyờn vật liệu chớnh, nguyờn vật liệu phụ mà được coi chung là nguyờn vật liệu chớnh. Đõy là đối tượng chủ yếu của cụng ty và là cơ sở vật chất hỡnh thành nờn sản phẩm. VD: gạch, ximăng, sắt, thộp, cỏt, sỏi…
- Nhiờn liệu: là loại nguyờn vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho cỏc loại mỏy múc, xe cộ…Nhiờn liệu tại cụng ty là cỏc loại ximăng dầu mỡ, khớ đốt…
- Phụ tựng thay thế: là những những loại nguyờn vật liệu dựng để thay thế, bảo dưỡng loại mỏy múc thiết bị như mũi khoan, xăm lốp ụtụ…
- Vật liệu khỏc: tại cụng ty cỏc loại thuốc men, văn phũng phẩm…được xếp vào vật liệu khỏc.
b. Phương phỏp tớnh giỏ nguyờn vật liệu nhập xuất.
Nguyờn vật liệu tại cụng ty được tớnh theo giỏ thực tế tuỳ theo nguyờn vật liệu nhập kho mà cỏch tớnh khỏc nhau.
- Đối với nguyờn vật liệu nhập kho:
Tại cụng ty, đối với cỏc loại nguyờn vật liệu được nhập kho kế toỏn cụng ty tớnh giỏ mua thực tế của nguyờn vật liệu theo cụng thức sau:
Giỏ thực tế vật liệu =
Giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn +
Chi phớ thu mua -
Cỏc khoản giảm trừ - Đối với cỏc nguyờn vật liệu xuất kho.
Đối với cỏc loại vật tư xuất dựng tại cỏc cụng trỡnh, kế toỏn sử dụng phương phỏp giỏ thực tế đớch danh để xỏc định giỏ nguyờn vật liệu xuất kho. Phương phỏp này thớch hợp với cỏc loại vật tư sử dụng tại cỏc cụng trỡnh do đặc điểm của loại vật tư này mua về được sử dụng ngay.
∗ Tài khoản sử dụng: phương phỏp hạch tồn cụng ty Lắp mỏy điện nước và Xõy dựng ỏp dụng là phương phỏp kờ khai thường xuyờn (đơn vị nguyờn vật liệu nhập kho).
Do đú để theo dừi tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm nguyờn vật liệu của cụng ty, kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản sau: tài khoản 152- nguyờn liệu, vật liệu. Tài khoản này dựng để theo dừi giỏ trị hiện cú, tỡnh hỡnh tăng giảm nguyờn vật liệu của cụng ty theo giỏ thực tế.
Ngồi ra trong quỏ trỡnh hạch toỏn, kế toỏn cũn sử dụng cỏc tài khoản liờn quan như tài khoản 111, tài khoản 112, tài khoản 141, tài khoản 331…
4.2.Phõn loại và hạch toỏn vật liệu.
a. Phõn loại: Vật liệu trong cụng ty phục vụ cho cụng tỏc xõy lắp là rất lớn. Cũng như nguyờn vật liệu, vật liệu trong cụng ty được phõn chia làm nhiều loại:
+ Dụng cụ gỏ lắp chuyờn dựng cho sản xuất : giàn giỏo thi cụng… + Dụng cụ đồ nghề: cuốc, xẻng, bay, bàn xoa, que hàn…
+ Dụng cụ quản lý
+ Dụng cụ bảo hộ lao động: quần ỏo bảo hộ lao động, găng tay… + Khuụn mẫu đỳc cỏc loại: Khuụn đỳc bờ tụng…
+ Mỏy múc: mỏy hàn, mỏy cắt nhựa, mỏy nộn khớ… + Lỏn trại tạm thời
Trong cụng tỏc quản lý, vật liệu được chia làm ba loại
+ Vật liệu dựng trong lao động: Giàn giỏo thi cụng, mỏy múc, dụng cụ bảo hộ lao động
+ Bao bỡ lũn chuyển. + Đồ dựng cho thuờ
b. Cụng tỏc hạch toỏn vật liệu:
- Những vật liệu cú giỏ trị nhỏ, thời gian sử dụng ớt thường được phõn bổ 1 lần để tớnh giỏ thành sản phẩm (100%)
- Đối với những vật liệu cú giỏ trị lớn, thời gian sử dụng dài như: Giàn giỏo thi cụng, cỏc mỏy múc thi cụng thường được phõn bổ để tớnh giỏ thành cho nhiều cụng trỡnh.
Định kỳ cụng ty tiến hành kiểm kờ vật liệu. Kiểm tra tỡnh hỡnh kỹ thuật khả năng hoạt động của cỏc vật liệu từ đú cú biện phỏp thay thế, sửa chữa.
5.Trỡnh tự lũn chuyển chứng từ.( Hạch toỏn nguyờn vật liệu, vật liệu)
Nguyờn vật liệu xuất dựng cú thể được huy động từ 2 nguồn: cung cấp tại kho và vật liệu mua ngồi.
+ Vật liệu cung cấp tại kho bao gồm những vật liệu đặc chủng như sắt, thộp, xăng, dầu…Khi cú nhu cầu sử dụng, đội trưởng cỏc đội hoặc chủ nhiệm cụng trỡnh bỏo cỏo với phũng kế toỏn để lập phiếu xuất kho.
+ Vật liệu mua ngồi: xuất phỏt từ đặc điểm của ngành xõy dựng, phần lớn vật liệu là do mua ngồi. Để thực hiện, đội trưởng hoặc chủ nhiệm lập: “Đơn xin tạm ứng” trỡnh giỏm đốc cụng ty kốm bản dự trự vật tư sử dụng. Sau khi xột thấy lý do xin tạm ứng là hợp lý, giỏm đốc ký duyệt. Đú là cơ sở để thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt hoặc kiểm toỏn viết sộc giao cho người xin tạm ứng. Cỏc khoản tạm ứng này được theo dừi tài khoản 3311: tạm ứng thi cụng cụng trỡnh. Khi nhận được tiền, người xin tạm ứng đi mua vật tư và chuyển thẳng đến chõn cụng trỡnh kế toỏn đội sẽ làm thủ tục nhập kho và lập luụn một phiếu xuất kho để kịp thời đưa vật liệu vào sản xuất. Thủ tục này nhằm giỳp cho kế toỏn viờn dễ hoạch toỏn và quản lý. Sau đú người xin tạm ứng sẽ gửi lại phũng kế toỏn cụng ty tồn bộ chứng từ gốc: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoỏ đơn GTGT (hoặc hoỏ đơn bỏn hàng) giấy đề nghị nhập xuất vật tư.
- Đối với vật liệu : Do cỏc đội xớ nghiệp đều cú kho riờng nờn khi nhận thầu cỏc cụng trỡnh, căn cứ vào tỡnh hỡnh xõy dựng của từng cụng trỡnh mà cỏc đội, xớ nghiệp giao vật liệu phục vụ cho việc thi cụng. Khi xuất kho vật liệu kế toỏn viết phiếu xuất kho. Từ phiếu xuất kho này, kế toỏn lờn cỏc sổ kế toỏn liờn quan. Những vật liệu nào cũn thiếu, chủ nhiệm cụng trỡnh (Đội, xớ nghiệp) tiến hành thuờ ngồi
III. TèNH HèNH THỰC TẾ CễNG TÁC KẾ TỐN VẬT LIỆU - DỤNG CỤ VÀ THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CễNG TY LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC
VÀ XÂY DỰNG
1.Chứng từ, sổ sỏch cụng ty sử dụng:
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng - Thẻ kho
- Sổ chi tiết tài khoản 331 - Sổ nhật ký chung
- Sổ cỏi tài khoản
- Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ - Bảng kờ nhận hàng.
- Bảng kờ vật tư do đội tự mua.