4.1.2.1 Chế độ lương bình thường
+ Việc tính toán lƣơng cho ngƣời lao động dựa vào thời gian làm việc trên thẻ chấm công, đƣợc đối chiếu với bảng chấm công khi cần thiết, đảm bảo thời gian trả lƣơng cho ngƣời lao động đúng theo quy định.
+ Mức lƣơng đƣợc công ty với ngƣời lao động thỏa thuận ngay từ khi bắt đầu công việc (mức lƣơng theo ngày hoặc theo tháng), mức lƣơng này có thể nâng lên tùy theo năng lực và hiệu quả làm việc của ngƣời lao động. Thủ tục và chế độ xét nâng lƣơng tuân theo điều lệ của công ty, tỷ lệ tăng lƣơng mỗi lần là từ 10 -20% mức lƣơng hiện tại.
+ Ngƣời lao động đƣợc nhận phiếu lƣơng chi tiết hàng tháng, đƣợc quyền đối chiếu với bảng lƣơng tổng hợp do Trƣởng bộ phận trực tiếp giữ (bản copy).
+ Tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động: mỗi tháng vào ngày 10 nhân viên sẽ đƣợc tạm ứng lƣơng của tháng trƣớc 1 lần (nếu có nhu cầu) và số tiền lƣơng còn lại sẽ đƣợc thanh toán vào ngày 15 cùng tháng. Nhân viên nào có nhu cầu tạm ứng lƣơng sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng lƣơng và gửi cho phòng văn thƣ – tổng hợp. Tại đó sẽ lập một danh sách nhân viên xin tạm ứng và gửi lên giám đốc ký duyệt. Sau khi yêu cầu đƣợc duyệt, kế toán lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
4.1.2.2 Chế độ thưởng và phụ cấp
* Chế độ thƣởng:
+ Thƣởng cuối năm: Hàng năm công ty sẽ trích từ lợi nhuận để thƣởng cho ngƣời lao động, mức thƣởng này tùy thuộc vào năng lực và thái độ làm việc của từng nhân viên. Khoảng thƣởng này còn đƣợc gọi là lƣơng tháng 13, đƣợc tính theo công thức = tỷ lệ % x (tổng lƣơng thực tế trong năm / 12 tháng)
+ Thƣởng theo doanh thu: nếu công trình hoàn thành xuất sắc trƣớc thời hạn hoặc đạt doanh thu hơn dự toán ban đầu thì tùy theo năng lực mà mỗi nhân viên có mức thƣởng khác nhau.
* Chế độ phụ cấp:
+ Phụ cấp trách nhiệm: Cấp quản lý đƣợc thƣởng tiền trách nhiệm hàng tháng, mức phụ cấp là từ 20 - 50% lƣơng cơ bản.
+ Công tác phí: Đối với nhân viên thƣờng xuyên công tác ở ngoài thì đƣợc thƣởng là: 200.000 đồng/lần. Đối với nhân viên không thƣờng xuyên đi công tác thì đƣợc hƣởng Công tác phí theo bảng công tác phí của Công ty. Cụ thể là:
100.000 đồng/lần công tác tính trên quãng đƣờng 1 chiều <10 km.
200.000 đồng/lần công tác tính trên quãng đƣờng 1 chiều từ 10 đến 20 km 300.000 đồng/lần công tác tính trên quãng đƣờng 1 chiều từ 20 đến 30 km 400.000 đồng/lần công tác tính trên quãng đƣờng 1 chiều từ 30km trở lên.
4.1.2.3 Hình thức tính lương
* Đối với bộ phận lao động gián tiếp
Bộ phận lao động gián tiếp trong công ty là: bộ phận quản lý hành chính, bộ phận tƣ vấn thiết kế, kế toán...là những công việc có định mức cụ thể, đòi hỏi chất lƣợng cao và năng suất chất lƣợng phụ thuộc nhiều vào máy móc.
Hình thức tính lƣơng đối với bộ phận này là trả lƣơng khoán theo thời gian – hình thức tiền lƣơng phụ thuộc vào chức vụ và thời gian làm việc thực tế của ngƣời lao động.
Công ty tính lƣơng cho nhân viên văn phòng theo thời gian một tháng cố định 26 ngày. Nếu nhân viên văn phòng làm vƣợt quá số ngày do yêu cầu công việc thì sẽ đƣợc tính lƣơng theo số ngày làm thêm theo công thức:
Lƣơng ngoài giờ = đơn giá lƣơng giờ x tỷ lệ tính lƣơng ngoài giờ Đơn giá lƣơng giờ = tổng lƣơng / 208 giờ
Hoặc: Đơn giá lƣơng giờ = tổng lƣơng / 26 ngày
Tỷ lệ lƣơng ngoài giờ làm: + Ngoài giờ hành chính: 150% + Ngày nghỉ (chủ nhật): 200% + Ngày lễ, tết: 300%
Ví dụ: Nhân viên Trần Thị Bích Thủy, chức vụ: kế toán, lƣơng khoán 1 tháng (bao gồm phụ cấp) là 3.000.000 đồng.
Trong tháng 4 – 2012 có ngày công thực tế là 24 ngày. Tiền lƣơng của nhân viên Thủy thực lĩnh trong tháng 4 – 2013 là:
3.000.000/26 x 24 = 2.769.231 đồng
Trong tháng 7 – 2012 do yêu cầu công việc cần tăng ca nên số ngày làm việc của nhân viên Thủy tăng lên 27 ngày (gồm thêm 1 ngày chủ nhật). Tiền lƣơng thực lĩnh là:
3.000.000 + (3.000.000/26 x 200%) = 3.230.769 đồng
Phƣơng pháp này có ƣu điểm là có thể đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc trƣớc thời hạn, hạn chế việc phát sinh chi phí do việc kéo dài thời gian và khuyến khích ngƣời lao động làm việc có hiệu quả hơn. Nhƣng nó cũng có nhƣợc điểm là làm cho chi phí tiền lƣơng tăng gây ảnh hƣởng đến doanh thu của công ty.
* Đối với bộ phận lao động trực tiếp
Bộ phận lao động trực tiếp của công ty là các công nhân, thợ giám sát làm việc trực tiếp và xuyên suốt ngoài công trình.Chi phí lƣơng của bộ phận này mang tính thời vụ, chỉ phát sinh khi công ty có hợp đồng thi công hoặc giám sát công trình. Hình thức tính lƣơng đối với bộ phận này là trả lƣơng theo thời gian – hình thức tiền lƣơng phụ thuộc vào số ngày công của từng lao động.
Công ty định mức lƣơng theo ngày của từng loại công nhân nhƣ sau: thợ giám sát và thợ chính: 150.000 đồng/ngày; thợ phụ và thợ làm thời vụ: 120.000 đồng/ngày.
Nếu do yêu cầu công việc buộc ngƣời lao động phải tăng ca thì mức lƣơng ngoài giờ cũng đƣợc tính theo công thức lƣơng ngoài giờ của nhân viên gián tiếp.
Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Hải Tiến, chức vụ: thợ chính, lƣơng 150.000 đồng/ngày. Trong tháng 4 – 2012, nhân viên Tiến làm việc 26 ngày, tiền lƣơng thực lĩnh nhƣ sau:
150.000 x 26 = 3.900.000 đồng
Đến tháng 6 – 2012, do yêu cầu của công việc tại công trình, nhân viên Tiến làm 28 ngày (bao gồm thêm 2 ngày chủ nhật), tiền lƣơng đƣợc tính nhƣ sau:
4.1.3 Tài khoản và chứng từ, sổ sách sử dụng
* Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng các tài khoản: TK 334 – phải trả cho ngƣời lao động + TK 3341: lƣơng cơ bản
+ TK 3342: thƣởng và các khoản phụ cấp TK 338 – các khoản phải trả, phải nộp khác + TK 3382 – kinh phí công đoàn
+ TK 3383 – bảo hiểm xã hội + TK 3384 – bảo hiểm y tế
+ TK 3389 – bảo hiểm thất nghiệp TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp lao động tại công trình Và các tài khoản đối ứng: 111, 112, 642,....
* Chứng từ, sổ sách sử dụng và việc luân chuyển chứng từ: + Bảng chấm công
+ Bảng lƣơng + Phiếu chi
+ Giấy đề nghị tạm ứng lƣơng
+ Sổ kế toán chi tiết TK 334, TK 338 + Sổ nhật ký chung
+ Sổ cái TK 334, TK 338 Trình tự luân chuyển chứng từ:
Bảng chấm công đƣợc trƣởng mỗi bộ phận lập và tiến hành chấm công trong suốt tháng làm việc. Cuối tháng, bảng chấm công đƣợc trƣởng mỗi bộ phận ký xác nhận và sau đó chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ tính tiền lƣơng.
Kế toán sau khi nhận đƣợc bảng chấm công và căn cứ trên các chứng từ tuyển dụng,... lập bảng lƣơng của từng nhân viên và chuyển lên cho giám đốc ký duyệt.
Sau khi giám đốc ký duyệt bảng lƣơng, kế toán tiến hành lập phiếu chi tiền lƣơng cho nhân viên đính kèm bảng lƣơng nộp lên cho Phó giám đốc tài chính duyệt và chuyển các chứng từ liên quan cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Tiền lƣơng và bảng lƣơng đƣợc chuyển đến phòng văn thƣ - tổng hợp và thanh toán cho ngƣời lao động.
Từ các chứng từ gốc, kế toán tổng hợp số liệu và lập sổ chi tiết TK 334, TK 338 và sổ nhật ký chung. Từ 2 số liệu trong 2 sổ trên, kế toán lập sổ cái tài khoản 334 và tài khoản 338.
4.1.4 Trình tự hạch toán lƣơng và tổng hợp số liệu
Hàng tháng, kế toán phải định khoản những nghiệp vụ phát sinh và ghi chép cụ thể vào sổ sách có liên quan đến tiền lƣơng phải trả ngƣời lao động. Cụ thể, trong tháng 5 – 2012 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ sau:
Vào ngày 10/5, công ty tạm ứng lƣơng tháng 4 – 2012 cho nhân viên, số tiền 23.350.000 đồng bằng tiền mặt, kế toán ghi định khoản:
Nợ TK 141 23.350.000 Có TK 111 23.350.000 Nợ TK 334 23.350.000 Có TK 141 23.350.000
Đến ngày 15/5, công ty thanh toán hết tiền lƣơng tháng 4 – 2012 còn lại cho nhân viên bằng tiền mặt, số tiền 57.620.100 đồng, kế toán ghi định khoản:
Nợ TK 334 57.620.100 Có TK 111 57.620.100
Ngoài ra, trong tháng 5 – 2012, tiền lƣơng phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp là 29.541.130 đồng, bộ phận lao động trực tiếp là 52.310.000 đồng. Cuối tháng, vào ngày 31/5 kế toán ghi định khoản tiền lƣơng phải trả:
Nợ TK 642 29.541.130 Nợ TK 622 52.310.000 Có TK 334 81.851.130 Và các khoản trích theo lƣơng: Nợ TK 642 (23%) 6.794.460
Nợ TK 622 (23%) 12.031.300 Nợ TK 334 (9,5%) 7.775.857
Có TK 338 (32,5%) 26.601.617
Cũng trong ngày 31/5, doanh nghiệp tiến hành nộp BHXH (24%), BHYT (4,5%), BHTN (2%) và KPCĐ (1%) cho cơ quan nhà nƣớc bằng tiền mặt, kế toán ghi định khoản:
Nợ TK 338 81.851.130 x 31,5% = 25.783.106
Có TK 111 81.851.130 x 31,5% = 25.783.106
Các chứng từ - sổ sách minh họa cho các nghiệp vụ về tiền lƣơng phát sinh trong tháng 5 – 2012 nhƣ sau:
CTY CP TV XD TM DV SX ĐÔNG PHƢƠNG GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 8 tháng 5 năm 2012 Kính gửi : Ban giám đốc công ty
Tôi tên là: Đặng Minh Thuận Bộ phận: Phòng Kỹ thuật
Đề nghị tạm ứng số tiền: 1.000.000 đồng Viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: tạm ứng lƣơng tháng 4 – 2012
Giám đốc Kế toán Ngƣời đề nghị
Bảng 4.2: Danh sách nhân viên tạm ứng lƣơng tháng 4 – 2012
CTY CP TV XD TM DV SX ĐÔNG PHƢƠNG
Danh sách nhân viên tạm ứng lƣơng tháng 4 – 2012
Đơn vị tính: đồng STT Họ và tên Chức vụ Số tiền tạm ứng Ký nhận 1 Trần Thị Bích Thủy Kế toán 500.000 2 Mai Thị Cẩm Tú Kế toán 500.000 3 Đặng Minh Thuận CBKT 1.000.000 4 Đặng Minh Toàn CBKT 650.000 5 Trần Đình Hiếu TC 2.000.000
6 Nguyễn Hải Tiến TC 2.000.000
7 Đặng Phi Hùng TC 2.000.000
8 Bùi Tuấn Vũ TC 2.000.000
9 Nguyễn Văn Ba TP 2.000.000
10 Đinh Văn Phƣơng TP 2.000.000
11 Lƣơng Văn Hiếu TP 2.000.000
12 La Thị Tƣ TP 1.000.000
13 Ngô Quốc Ngôn TP 2.000.000
14 Huỳnh Thị Lý TP 1.500.000
15 Nguyễn Văn Minh TP 2.000.000
Tổng cộng 23.350.000
Cần Thơ, ngày 10 tháng 5 năm 2012 Ngƣời lập Ngƣời duyệt
CÔNG TY CP TƢ VẤN XD TM DV SX ĐÔNG PHƢƠNG
PHIẾU CHI Ngày 10 tháng 5 năm 2012 Quyển số:……….. Số: ……….. Nợ:……… Có:……… Họ, tên ngƣời nhận tiền: Hồ Thị Kiều My
Địa chỉ: Phòng Văn thƣ – tổng hợp
Lý do: tạm ứng lƣơng cho công nhân viên Số tiền: 23.350.000 đồng
(viết bằng chữ) Hai mƣơi ba triệu ba trăm năm mƣơi nghìn đồng chẵn Kèm theo: 1 chứng từ kế toán (Danh sách nhân viên tạm ứng lƣơng).
Giám đốc Kế toán Ngƣời lập
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: 23.350.000 đồng
(viết bằng chữ): Hai mƣơi ba triệu ba trăm năm mƣơi nghìn đồng chẵn.
Ngày 10 tháng 5 năm 2012 Ngƣời nhận tiền (Ký, họ tên)
Bảng 4.3: Bảng chấm công
Công Ty CP TV-XD-TM-DV-SX Đông Phƣơng
BẢNG CHẤM CÔNG
Bộ phận: quản lý doanh nghiệp + kỹ thuật Tháng: 5 - 2012 STT Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Làm nửa ngày Tổng số ngày 05 06 07 08 ... 02 03 04
1 Trần Đông Luật Giám đốc / X X / X 5 26
2 Phạm Thị Bích Vân Phó GĐ / X X / X 5 26
3 Trần Đông Minh Phó GĐ / X X / X 5 26
4 Trần Thị Bích Thủy Kế toán / X X / X 5 26
5 Nguyễn Duy Anh CBKT / X X / X 5 26
6 Mai Thị Cẩm Tú Kế toán / X X / X 4 24
7 Đặng Minh Thuận CBKT / P X / X 5 25,5
8 Đặng Minh Toàn CBKT X X X X X 0 27,5
Cần Thơ, ngày ...tháng...năm Ngƣời lập bảng Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kí hiệu dùng trong bảng: Làm nguyên ngày: X Làm nửa ngày: / Nghỉ phép: P Nghỉ lễ: L
Bảng chấm công đƣợc dùng làm căn cứ lập bảng lƣơng, là bảng dùng để hạch toán tiền lƣơng và tính toán tiền lƣơng cho ngƣời lao động. Bảng lƣơng sau khi lập xong phải trình lên giám đốc ký duyệt. Khi nhận lƣơng, nhân viên phải ký tên xác nhận vào bảng lƣơng.
Bảng 4.4: Bảng lƣơng nhân viên (bộ phận quản lý doanh nghiệp + kỹ thuật)
Công Ty CP TV-XD-TM-DV-SX Đông Phƣơng
BẢNG LƢƠNG NHÂN VIÊN Bộ phận: quản lý doanh nghiệp + kỹ thuật
Tháng: 5 - 2012 Stt Họ tên Chức vụ Mức lƣơng CB Phụ cấp Lƣơng/ngày Số ngày làm việc Lƣơng Phụ cấp đi công trình Tổng lƣơng Các khoản trích 9,5% Tạm ứng Thực lĩnh 1 Trần Đông Luật GĐ 4.000.000 2.500.000 276.596 26 6.500.000 - 6.500.000 617.500 - 5.882.500 2 Phạm Thị Bích Vân Phó GĐ 3.500.000 1.500.000 212.766 26 5.000.000 - 5.000.000 475.000 - 4.525.000 3 Trần Đông Minh Phó GĐ 3.500.000 1.500.000 212.766 26 5.000.000 - 5.000.000 475.000 - 4.525.000 4 Trần Thị Bích Thủy Kế toán 2.000.000 1.000.000 127.660 26 3.000.000 - 3.000.000 285.000 - 2.715.000 5 Nguyễn Duy Anh CBKT 3.000.000 1.000.000 170.213 26 4.000.000 - 4.000.000 380.000 1.000.000 2.620.000 6 Mai Thị Cẩm Tú Kế toán 2.000.000 - 76.293,1 24 1.831.034 - 1.831.034 173.948 - 1.657.086 7 Đặng Minh Thuận CBKT 1.500.000 - 57.692,3 25,5 1.471.154 - 1.471.154 139.760 650.000 681.394 8 Đặng Minh Toàn CBKT 1.500.000 - 57.692,3 27,5 1.586.538 - 1.586.538 150.721 500.000 935.817
9 Hồ Thị Kiều My Văn thƣ 1.175.000 - 45.192,3 25,5 1.152.404 - 1.152.404 109.478 500.000 542.926
Tổng lƣơng 29.541.130 - 29.541.130 2.806.407 2.650.000 24.084.723
Cần Thơ, ngày ...tháng...năm Ngƣời lập bảng Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 4.5: Bảng lƣơng nhân viên (bộ phận trực tiếp sản xuất)
Công Ty CP TV-XD-TM-DV-SX Đông Phƣơng
BẢNG LƢƠNG NHÂN VIÊN Bộ phận: trực tiếp sản xuất Tháng: 5 - 2012 Stt Họ tên Chức vụ Lƣơng/ Ngày Số ngày làm việc Lƣơng Phụ cấp (tăng ca) Số ngày tăng ca Tổng tiền tăng ca Tổng lƣơng Các khoản trích 9,5% Tạm ứng Thực lĩnh Trần Đình Hiếu
2 Nguyễn Hải Tiến TC 150.000 29 4.350.000 50.000 7 350.000 4.700.000 446.500 2.000.000 2.253.500 3 Đặng Phi Hùng TC 150.000 27 4.050.000 50.000 5 250.000 4.300.000 408.500 2.000.000 1.891.500 4 Bùi Tuấn Vũ TC 150.000 31 4.650.000 50.000 4 200.000 4.850.000 460.750 2.000.000 2.389.250 5 Nguyễn Thanh Sơn TC 150.000 30 4.500.000 50.000 5 250.000 4.750.000 451.250 2.000.000 2.298.750 6 Nguyễn Hoàng Na TP 120.000 30 3.600.000 50.000 7 350.000 3.950.000 375.250 1.500.000 2.074.750 7 Nguyễn Văn Minh TP 120.000 30 3.600.000 50.000 7 350.000 3.950.000 375.250 1.500.000 2.074.750 8 Nguyễn Văn Ba TP 120.000 31 3.720.000 50.000 7 350.000 4.070.000 386.650 1.500.000 2.183.350 9 Đinh Văn Phƣơng TP 120.000 31 3.720.000 50.000 7 350.000 4.070.000 386.650 1.500.000 2.183.350 10 Lƣơng Văn Hiếu TP 120.000 31 3.720.000 50.000 7 350.000 4.070.000 386.650 1.500.000 2.183.350 11 La Thị Tƣ TP 100.000 30 3.000.000 50.000 7 350.000 3.350.000 318.350 1.500.000 1.531.650 12 Ngô Quốc Ngôn TP 100.000 30 3.000.000 50.000 - 3.000.000 285.000 1.500.000 1.215.000 13 Huỳnh Thị Lý TP 100.000 26 2.600.000 50.000 7 350.000 2.950.000 280.250 1.500.000 1.169.750
Tổng cộng 52.310.000 4.874.450 22.000.000 25.435.550
Cần Thơ, ngày ...tháng...năm Ngƣời lập bảng Kế toán trƣởng Giám đốc
Bảng 4.6: Sổ nhật ký chung
Công Ty CP TV-XD-TM-DV-SX Đông Phƣơng SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng: 5 – 2012
Ngày…tháng…năm 2012 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã ghi Sổ Cái STT dòng Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có 10.05.2012 PC01 10.05.2012 Chi tiền mặt tạm ứng lƣơng tháng 4
cho nhân viên
X 334 23.350.000
X 141 23.350.000
15.05.2012 PC02 15.05.2012 Chi tiền mặt trả lƣơng tháng 4/2012
cho nhân viên
X 334 57.620.100 X 111 57.620.100 31.05.2012 PL01 31.05.2012 Tính lƣơng tháng 5/2012 cho nhân viên QLDN X 642 29.541.130 X 334 29.541.130 31.05.2012 PL02 31.05.2012 Tính lƣơng tháng 5/2012 cho nhân viên trực tiếp SX X 622 52.310.000 X 334 52.310.000 31.05.2012 31.05.2012 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ khấu trừ vào lƣơng X 642 6.794.460 X 622 12.031.300 X 334 7.775.857 X 338 26.601.617 31.05.2012 31.05.2012 Nộp BHXH, BHYT,