Bảng 3.1: Một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2010 – 2012
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch Tỷ lệ tăng (giảm) %
2011 / 2010 2012 / 2011 2011 / 2010 2012 / 2011 Tổng doanh thu 3.199.768.820 6.906.755.900 6.158.220.000 829.172.122 - 748.535.900 25,9 - 10,8 Giá vốn hàng bán 2.504.253.680 5.305.322.600 4.452.277.000 648.851.170 - 853.045.600 23,5 - 16,1 Chi phí quản lý doanh nghiệp 390.066.107 865.259.600 706.008.000 56.335.326 - 159.251.600 29,4 - 18,4 Lợi nhuận trƣớc thuế 305.449.033 736.173.700 639.935.000 123.985.625 96.238.700 40,6 - 13,1 Chi phí thuế TNDN 76.362.258 209.043.425 149.983.750 45.579.740 59.059.675 59,7 - 28,3
Lợi nhuận sau
thuế 229.086.775 527.130.275 489.951.250 78.405.886 37.179.025 34,2 - 7,6
Qua bảng trên ta thấy tổng doanh thu của công ty có xu hƣớng tăng từ năm 2010 (3.699.768.820 đồng) đến năm 2011 (6.906.755.900 đồng) tƣơng ứng với tỷ lệ 25,9% nhƣng sang năm 2012 lại giảm còn 6.158.220.000 đồng tƣơng ứng với tỷ lệ 10,8. Nguyên nhân là do năm 2012 là năm đƣợc các chuyên gia nhận xét là có nhiều khó khăn cho ngành xây dựng, mặt khác, công ty là một doanh nghiệp trẻ nên dễ vấp phải sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ lâu năm trong ngành. Tuy nhiên, tốc độ giảm của doanh thu trong năm 2012 vẫn còn thấp hơn so với tốc độ tăng doanh thu trong những năm trƣớc, đây là một tín hiệu vui cho việc cải thiện tình hình kinh doanh của công ty trong thời gian tới.
Song song đó, giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có xu hƣớng tăng từ năm 2010 đến 2011 và giảm từ năm 2011 đến năm 2012. Điều này có thể lý giải bằng việc kinh doanh của công ty trong giai đoạn này không ổn định, số lƣợng công trình đƣợc nhận thầu tăng khi việc kinh doanh thuận lợi và giảm đi khi kinh doanh gặp khó khăn nên chi phí cũng vì thế mà tăng (giảm) theo. Tuy nhiên, tổng tỷ lệ tăng của các loại chi phí trong giai đoạn 2010 – 2011 là 24,4% vẫn tăng chậm hơn tốc độ tăng của doanh thu. Sang giai đoạn 2011 – 2012, dƣới ảnh hƣởng của việc kinh doanh giảm hiệu quả, các loại chi phí cũng giảm với tỷ lệ 16,4% giảm nhanh hơn doanh thu nguyên nhân một phần nhờ vào chính sách bình ổn giá thị trƣờng giá vật liệu xây dựng của nhà nƣớc, một phần là do trong những thời điểm khó khăn cũng nhƣ những thời điểm kinh doanh thuận lợi, doanh nghiệp luôn có những chính sách kinh doanh phù hợp, góp phần ổn định chi phí nhƣ: thỏa thuận bằng hợp đồng về giá vật liệu xây dựng đối với các nhà cung cấp, tuyển dụng các lao động có chuyên môn tốt nhằm hạn chế sai sót khi thực hiện công trình, quy định thời gian cụ thể quyết toán công trình trong hợp đồng với chủ đầu tƣ...
Doanh thu và chi phí biến động bất thƣờng kéo theo lợi nhuận cũng không ổn định trong giai đoạn này, nhƣng qua 3 năm hoạt động lợi nhuận của công ty vẫn tăng từ 229.086.775 đồng năm 2010 lên 489.951.250 đồng năm 2012 mặc dù tỷ lệ tăng là chƣa cao nhƣng điều này vẫn thể hiện công ty đang có những chiến lƣợc kinh doanh phù hợp hơn với nền kinh tế và đang từng bƣớc thâm nhập sâu hơn vào thị trƣờng xây dựng.
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY 4.1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƢƠNG
4.1.1 Công tác quản lý lao động
* Đặc điểm về lao động
Do đặc thù của công ty là hoạt động trong lĩnh vực tƣ vấn thiết kế xây dựng nên không đòi hỏi tất cả các nhân viên phải có trình độ học vấn cao mà chỉ yêu cầu các nhân viên có kiến thức chuyên môn vững và tay nghề cao để thực hiện tốt các nhiệm vụ của công việc đƣợc giao. Ngoài ra, nhằm đảm bảo hiệu quả cũng nhƣ chất lƣợng của các công trình, thời gian làm việc của các lao động có thể dài hơn (thời gian làm việc bình thƣờng là 8 giờ/ngày) và không cần có mặt thƣờng xuyên ở công ty.
Hiện nay, tổng số nhân viên trong công ty là 56 ngƣời, trong đó, lao động có trình độ trung cấp và phổ thông chiếm hơn 50%. Cơ cấu lao động hiện nay của công ty đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bảng 4.1: Cơ cấu lao động theo trình độ
Bộ phận Trình độ Số nhân viên (ngƣời) Tỷ trọng(%) Khối văn phòng Thạc sĩ 1 1,8 Đại học 2 3,6 Khối tƣ vấn, thiết kế Đại học 21 37,5 Khối trực tiếp thực hiện Trung cấp 2 3,6 Lao động phổ thông 30 53,5 Tổng cộng 56 100
* Chính sách đối với ngƣời lao động:
+ Chế độ làm việc: Công ty tổ chức làm việc 6 ngày/tuần và không quá 8 giờ/ ngày, tuy nhiên tùy vào công việc đặc thù và hiệu quả công việc đƣợc phân công mà thời gian làm của nhân viên có dài hơn hoặc đôi khi không cần có mặt thƣờng xuyên ở Công ty. Điều kiện làm việc với đầy đủ trang thiết bị và môi trƣờng thoáng mát, mỗi ngƣời đƣợc bố trí một không gian làm việc thích hợp.
+ Chính sách tuyển dụng – đào tạo: nhân viên công ty phải luôn là ngƣời hiểu biết, trung thực, yêu nghề, có chuyên môn sâu trong lĩnh vực của mình đảm trách, phù hợp với bằng cấp chứng chỉ của mình. Bên cạnh Công ty khuyến khích nhân viên học hỏi thêm nhiều công việc, lĩnh vực khác nhằm trao đổi kinh nghiệm và bổ sung kiến thức trong lĩnh vực chuyên môn.
+ Chính sách lƣơng thƣởng: Công ty định hƣớng phải luôn đảm bảo cuộc sống tốt cho nhân viên của mình, ngoài mức lƣơng cơ bản, nhân viên còn có thêm khoảng phụ cấp tăng ca, phụ cấp đi công trình đột xuất, thƣởng theo năng lực,... tùy vào vị trí và nhiệm vụ công việc đƣợc giao.
* Hạch toán lao động:
a. Hạch toán số lƣợng lao động:
Nhằm quản lý số lƣợng lao động hiện có trong công ty, phòng kế toán đã lập một bảng danh sách lao động, ghi chép cụ thể về thông tin của các lao động bao gồm số lao động dài hạn, ngắn hạn, trực tiếp hay gián tiếp,...cơ sở để ghi vào bảng danh sách lao động các chứng từ tuyển dụng, quyết định cho thôi việc, hƣu trí, chuyển công tác,...
Mọi sự biến động về số lƣợng lao động đều phải đƣợc phản ánh một cách kịp thời, chính xác vào “bảng danh sách lao động” để làm căn cứ tính lƣơng và phụ cấp cho nhân viên
b. Hạch toán thời gian lao động:
Thời gian lao động của từng nhân viên đƣợc công ty bố trí phù hợp và đúng theo quy định của pháp luật. Mỗi nhân viên làm việc tối đa 44 giờ một tuần, 8 giờ một ngày, sáng làm việc từ 7 giờ - 11 giờ, buổi chiều từ 13 giờ - 17 giờ.
Trong trƣờng hợp do yêu cầu công việc hoặc trƣờng hợp cần thiết, ngƣời lao động có thể làm thêm giờ hoặc làm thêm vào ngày Chủ Nhật, thời gian làm thêm giờ theo quy định là không quá 4 giờ 1 ngày và không quá 200 giờ 1 năm.
Những ngày lễ, tết nhân viên trong toàn công ty đều đƣợc nghỉ theo đúng luật định.
Để quản lý thời gian lao động của từng nhân viên, công ty sử dụng “Bảng chấm công”. Bảng chấm công đƣợc giao cho trƣởng các bộ phận thực hiện công việc chấm công theo từng ngày thực tế làm việc của nhân viên. Cuối tháng bảng chấm công và các chứng từ có liên quan đƣợc chuyển lên phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính tính lƣơng và phụ cấp cho ngƣời lao động.
4.1.2 Chế độ lƣơng và hình thức tính lƣơng trong công ty
4.1.2.1 Chế độ lương bình thường
+ Việc tính toán lƣơng cho ngƣời lao động dựa vào thời gian làm việc trên thẻ chấm công, đƣợc đối chiếu với bảng chấm công khi cần thiết, đảm bảo thời gian trả lƣơng cho ngƣời lao động đúng theo quy định.
+ Mức lƣơng đƣợc công ty với ngƣời lao động thỏa thuận ngay từ khi bắt đầu công việc (mức lƣơng theo ngày hoặc theo tháng), mức lƣơng này có thể nâng lên tùy theo năng lực và hiệu quả làm việc của ngƣời lao động. Thủ tục và chế độ xét nâng lƣơng tuân theo điều lệ của công ty, tỷ lệ tăng lƣơng mỗi lần là từ 10 -20% mức lƣơng hiện tại.
+ Ngƣời lao động đƣợc nhận phiếu lƣơng chi tiết hàng tháng, đƣợc quyền đối chiếu với bảng lƣơng tổng hợp do Trƣởng bộ phận trực tiếp giữ (bản copy).
+ Tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động: mỗi tháng vào ngày 10 nhân viên sẽ đƣợc tạm ứng lƣơng của tháng trƣớc 1 lần (nếu có nhu cầu) và số tiền lƣơng còn lại sẽ đƣợc thanh toán vào ngày 15 cùng tháng. Nhân viên nào có nhu cầu tạm ứng lƣơng sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng lƣơng và gửi cho phòng văn thƣ – tổng hợp. Tại đó sẽ lập một danh sách nhân viên xin tạm ứng và gửi lên giám đốc ký duyệt. Sau khi yêu cầu đƣợc duyệt, kế toán lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
4.1.2.2 Chế độ thưởng và phụ cấp
* Chế độ thƣởng:
+ Thƣởng cuối năm: Hàng năm công ty sẽ trích từ lợi nhuận để thƣởng cho ngƣời lao động, mức thƣởng này tùy thuộc vào năng lực và thái độ làm việc của từng nhân viên. Khoảng thƣởng này còn đƣợc gọi là lƣơng tháng 13, đƣợc tính theo công thức = tỷ lệ % x (tổng lƣơng thực tế trong năm / 12 tháng)
+ Thƣởng theo doanh thu: nếu công trình hoàn thành xuất sắc trƣớc thời hạn hoặc đạt doanh thu hơn dự toán ban đầu thì tùy theo năng lực mà mỗi nhân viên có mức thƣởng khác nhau.
* Chế độ phụ cấp:
+ Phụ cấp trách nhiệm: Cấp quản lý đƣợc thƣởng tiền trách nhiệm hàng tháng, mức phụ cấp là từ 20 - 50% lƣơng cơ bản.
+ Công tác phí: Đối với nhân viên thƣờng xuyên công tác ở ngoài thì đƣợc thƣởng là: 200.000 đồng/lần. Đối với nhân viên không thƣờng xuyên đi công tác thì đƣợc hƣởng Công tác phí theo bảng công tác phí của Công ty. Cụ thể là:
100.000 đồng/lần công tác tính trên quãng đƣờng 1 chiều <10 km.
200.000 đồng/lần công tác tính trên quãng đƣờng 1 chiều từ 10 đến 20 km 300.000 đồng/lần công tác tính trên quãng đƣờng 1 chiều từ 20 đến 30 km 400.000 đồng/lần công tác tính trên quãng đƣờng 1 chiều từ 30km trở lên.
4.1.2.3 Hình thức tính lương
* Đối với bộ phận lao động gián tiếp
Bộ phận lao động gián tiếp trong công ty là: bộ phận quản lý hành chính, bộ phận tƣ vấn thiết kế, kế toán...là những công việc có định mức cụ thể, đòi hỏi chất lƣợng cao và năng suất chất lƣợng phụ thuộc nhiều vào máy móc.
Hình thức tính lƣơng đối với bộ phận này là trả lƣơng khoán theo thời gian – hình thức tiền lƣơng phụ thuộc vào chức vụ và thời gian làm việc thực tế của ngƣời lao động.
Công ty tính lƣơng cho nhân viên văn phòng theo thời gian một tháng cố định 26 ngày. Nếu nhân viên văn phòng làm vƣợt quá số ngày do yêu cầu công việc thì sẽ đƣợc tính lƣơng theo số ngày làm thêm theo công thức:
Lƣơng ngoài giờ = đơn giá lƣơng giờ x tỷ lệ tính lƣơng ngoài giờ Đơn giá lƣơng giờ = tổng lƣơng / 208 giờ
Hoặc: Đơn giá lƣơng giờ = tổng lƣơng / 26 ngày
Tỷ lệ lƣơng ngoài giờ làm: + Ngoài giờ hành chính: 150% + Ngày nghỉ (chủ nhật): 200% + Ngày lễ, tết: 300%
Ví dụ: Nhân viên Trần Thị Bích Thủy, chức vụ: kế toán, lƣơng khoán 1 tháng (bao gồm phụ cấp) là 3.000.000 đồng.
Trong tháng 4 – 2012 có ngày công thực tế là 24 ngày. Tiền lƣơng của nhân viên Thủy thực lĩnh trong tháng 4 – 2013 là:
3.000.000/26 x 24 = 2.769.231 đồng
Trong tháng 7 – 2012 do yêu cầu công việc cần tăng ca nên số ngày làm việc của nhân viên Thủy tăng lên 27 ngày (gồm thêm 1 ngày chủ nhật). Tiền lƣơng thực lĩnh là:
3.000.000 + (3.000.000/26 x 200%) = 3.230.769 đồng
Phƣơng pháp này có ƣu điểm là có thể đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc trƣớc thời hạn, hạn chế việc phát sinh chi phí do việc kéo dài thời gian và khuyến khích ngƣời lao động làm việc có hiệu quả hơn. Nhƣng nó cũng có nhƣợc điểm là làm cho chi phí tiền lƣơng tăng gây ảnh hƣởng đến doanh thu của công ty.
* Đối với bộ phận lao động trực tiếp
Bộ phận lao động trực tiếp của công ty là các công nhân, thợ giám sát làm việc trực tiếp và xuyên suốt ngoài công trình.Chi phí lƣơng của bộ phận này mang tính thời vụ, chỉ phát sinh khi công ty có hợp đồng thi công hoặc giám sát công trình. Hình thức tính lƣơng đối với bộ phận này là trả lƣơng theo thời gian – hình thức tiền lƣơng phụ thuộc vào số ngày công của từng lao động.
Công ty định mức lƣơng theo ngày của từng loại công nhân nhƣ sau: thợ giám sát và thợ chính: 150.000 đồng/ngày; thợ phụ và thợ làm thời vụ: 120.000 đồng/ngày.
Nếu do yêu cầu công việc buộc ngƣời lao động phải tăng ca thì mức lƣơng ngoài giờ cũng đƣợc tính theo công thức lƣơng ngoài giờ của nhân viên gián tiếp.
Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Hải Tiến, chức vụ: thợ chính, lƣơng 150.000 đồng/ngày. Trong tháng 4 – 2012, nhân viên Tiến làm việc 26 ngày, tiền lƣơng thực lĩnh nhƣ sau:
150.000 x 26 = 3.900.000 đồng
Đến tháng 6 – 2012, do yêu cầu của công việc tại công trình, nhân viên Tiến làm 28 ngày (bao gồm thêm 2 ngày chủ nhật), tiền lƣơng đƣợc tính nhƣ sau:
4.1.3 Tài khoản và chứng từ, sổ sách sử dụng
* Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng các tài khoản: TK 334 – phải trả cho ngƣời lao động + TK 3341: lƣơng cơ bản
+ TK 3342: thƣởng và các khoản phụ cấp TK 338 – các khoản phải trả, phải nộp khác + TK 3382 – kinh phí công đoàn
+ TK 3383 – bảo hiểm xã hội + TK 3384 – bảo hiểm y tế
+ TK 3389 – bảo hiểm thất nghiệp TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp lao động tại công trình Và các tài khoản đối ứng: 111, 112, 642,....
* Chứng từ, sổ sách sử dụng và việc luân chuyển chứng từ: + Bảng chấm công
+ Bảng lƣơng + Phiếu chi
+ Giấy đề nghị tạm ứng lƣơng
+ Sổ kế toán chi tiết TK 334, TK 338 + Sổ nhật ký chung
+ Sổ cái TK 334, TK 338 Trình tự luân chuyển chứng từ:
Bảng chấm công đƣợc trƣởng mỗi bộ phận lập và tiến hành chấm công trong suốt tháng làm việc. Cuối tháng, bảng chấm công đƣợc trƣởng mỗi bộ phận ký xác nhận và sau đó chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ tính tiền lƣơng.
Kế toán sau khi nhận đƣợc bảng chấm công và căn cứ trên các chứng từ tuyển dụng,... lập bảng lƣơng của từng nhân viên và chuyển lên cho giám đốc ký duyệt.
Sau khi giám đốc ký duyệt bảng lƣơng, kế toán tiến hành lập phiếu chi tiền lƣơng cho nhân viên đính kèm bảng lƣơng nộp lên cho Phó giám đốc tài chính duyệt và chuyển các chứng từ liên quan cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Tiền lƣơng và bảng lƣơng đƣợc chuyển đến phòng văn thƣ - tổng hợp và thanh toán cho ngƣời lao động.
Từ các chứng từ gốc, kế toán tổng hợp số liệu và lập sổ chi tiết TK 334, TK 338 và sổ nhật ký chung. Từ 2 số liệu trong 2 sổ trên, kế toán lập sổ cái tài khoản 334 và tài khoản 338.
4.1.4 Trình tự hạch toán lƣơng và tổng hợp số liệu
Hàng tháng, kế toán phải định khoản những nghiệp vụ phát sinh và ghi chép cụ thể vào sổ sách có liên quan đến tiền lƣơng phải trả ngƣời lao động. Cụ thể, trong tháng 5 – 2012 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ sau:
Vào ngày 10/5, công ty tạm ứng lƣơng tháng 4 – 2012 cho nhân viên, số tiền 23.350.000 đồng bằng tiền mặt, kế toán ghi định khoản:
Nợ TK 141 23.350.000 Có TK 111 23.350.000 Nợ TK 334 23.350.000 Có TK 141 23.350.000
Đến ngày 15/5, công ty thanh toán hết tiền lƣơng tháng 4 – 2012 còn lại cho nhân viên bằng tiền mặt, số tiền 57.620.100 đồng, kế toán ghi định khoản: