* Nhiệm vụ:
+ Tổ chức hạch toán cơ cấu lao động hiện có trong cơ cấu sản xuất kinh doanh và sự tuyển dụng, sa thải, thuyên chuyển lao động trong nội bộ đơn vị theo quan hệ cụng cầu về lao động cho kinh doanh.
+ Tổ chức theo dõi cơ cấu và sử dụng ngƣời lao động tại các nơi làm việc để có thông tin về số lƣợng, chất lƣợng lao động ứng với công việc đã bố trí nơi làm việc.
+ Tổ chức hạch toán quá trình tính tiền công và trả công lao động cho ngƣời lao động.
+ Nguyên tắc chung để thực hiện các nhiệm vụ tổ chức nêu trên về lao động và tiền lƣơng là lựa chọn và vận dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị một lƣợng chứng từ, sổ sách (tài khoản) hợp lý, nội dung ghi chép trên sổ sách và hệ thống báo cáo kế toán chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.
* Tổ chức hạch toán lao động, thời gian lao động và kết quả lao động: + Hạch toán số lƣợng lao động:
Để quản lý lao động về mặt số lƣợng, doanh nghiệp sử dụng sổ sách theo dõi lao động, thƣờng do phòng lao động quản lý. Sổ này hạch toán về mặt số
bậc kỹ thuật) của công nhân. Phòng lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp.
+ Hạch toán thời gian lao động:
Thực chất là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng ở đây là bảng chấm công để ghi chép thời gian lao động và có thể sử dụng tổng hợp trực tiếp kịp thời cho việc quản lý thời gian công nhân viên tham gia lao động.
Bảng chấm công đƣợc lập riêng cho từng tổ, xƣởng sản xuất, do tổ trƣởng hoặc trƣởng các phòng ban ghi hàng ngày. Cuối tháng, bảng chấm công đƣợc sử dụng làm cơ sở để tính lƣơng đối với bộ phận lao động hƣởng lƣơng theo thời gian.
+ Hạch toán kết quả lao động:
Mục đích của hạch toán này là theo dõi ghi chép kết quả lao động của công nhân viên biểu hiện bằng số lƣợng (khối lƣợng công việc, sản phẩm đã hoàn thành) của từng ngƣời hay từng tổ, nhóm lao động. Để hạch toán kế toán sủ dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau tùy theo loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Các chứng từ là: phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành, bảng ghi năng suất cá nhân, bảng kê khối lƣợng công việc hoàn thành,...
Chứng từ hạch toán kết quả lao động do ngƣời lập ký, cán bộ kỹ thuật xác nhận, lãnh đạo duyệt. Đây là cơ sở để tính tiền lƣơng cho ngƣời lao động hay bộ phận lao động hƣởng lƣơng theo sản phẩm.
Tóm lại, hạch toán lao động vừa là để quản lý việc sử dụng lao động, vừa làm cơ sở tính tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động. Vì vậy hạch toán lao động có rõ ràng, chính xác, kịp thời thì mới có thể tính đúng, tính đủ lƣơng cho công nhân viên trong doanh nghiệp.
+ Hạch toán tiền công với ngƣời lao động:
Công việc tính lƣơng, tính thƣởng và các khoản khác phải trả cho ngƣời lao động đƣợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Thời gian để tính lƣơng, tình thƣởng và các khoản phải trả cho ngƣời lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ theo dõi thời gian lao động , kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan (nhƣ giấy nghỉ phép, biên bản ngừng việc,...). Tất cả các chứng từ trên phải đƣợc kế toán kiểm tra trƣớc khi tính lƣơng, tính thƣởng và phải đảm bảo đƣợc yêu cầu của chứng từ kế toán.
Sau khi đã kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lƣơng, tính thƣởng, tính trợ cấp phải trả cho ngƣời lao động thoe hình thức trả lƣơng, trả thƣởng đang áp dụng tại doanh nghiệp. Trên cơ sở các bảng thanh toán lƣơng, thƣởng kế toán tiến hành phân loại tiền lƣơng, tiền thƣởng theo đối tƣợng sử dụng lao động để tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lƣơng, tiền thƣởng vào chi phí kinh doanh.
* Chứng từ, thủ tục thanh toán lƣơng
Để thanh toán tiền lƣơng và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngƣời lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán tiền lƣơng cho từng tổ, đơn vị, phân xƣởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lƣơng cho từng ngƣời. Trên bảng tính lƣơng cần ghi rõ từng khoản tiền lƣơng (lƣơng sản phẩm, lƣơng thời gian) các khoản phụ cấp, tự cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngƣời lao động còn đƣợc lĩnh, thanh toán về trợ cấp, bảo hiểm cũng đƣợc lập tƣơng tự sau khi kế toán trƣởng kiểm tra - xác nhận - ký tên và giám đốc duyệt.
Thông thƣờng, tại các doanh nghiệp việc thanh toán tiền lƣơng cho ngƣời lao động đƣợc chia làm 2 kỳ: kỳ 1 là tạm ứng và kỳ 2 sẽ nhập số còn lại sau khi trừ đi các khoản thanh toán lƣơng, thanh toán BHXH. Bảng kê danh sách những ngƣời chƣa lĩnh lƣơng cùng các chứng từ và báo cáo thu – chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ. [8, trang 70-73]