Một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu cần bao gồm 5 yếu tố sau:
2.2.3.1Môi trường kiểm soát a. Định nghĩa:
Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ phận khác nhau trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp quy tắc ứng xử, cấu trúc, năng lực kỹ thuật và giá trị đạo đức. Một môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người có năng lực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ, tận tâm trong công việc, làm đúng và làm theo đúng cách.
b. Trách nhiệm:
Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc “tạo không khí” cho tổ chức. Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và thông tin bằng văn bản các quy trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cư xử.
Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ cư xử đúng mực để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chức đều phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra.
c. Các yếu tố của môi trường kiểm soát:
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức con người quản lý. Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý được thể hiện qua các yếu tố như sau:
Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận. Cụ thể là các nhà quản lý sẵn sàng dấn thân vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ bảo thủ với việc chấp nhận rủi ro.
Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạt động, đặc biệt khi hoạt động của đơn vị diễn ra ở những địa điểm có sự cách biệt địa lý.
Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảo luận về ứng dụng các cách xử lý kế toán (ví dụ như lựa chọn các chính sách kế toán bảo thủ hay rộng rãi, thoải mái, các nguyên tắc có được áp dụng? các thông tin kế toán quan trọng có được khai báo?...)
Triết lý và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Phân quyền hạn và trách nhiệm:
Đó là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Thông qua việc phân nhiệm, các nhân viên phải xác định được công việc cụ thể của mình là gì. Họ phải ý thức được rằng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị. Do đó, mô tả công việc cần phải được diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và xác định mối quan hệ trong việc báo cáo giữa các thành viên với nhau. Ngoài ra, cách thức phân chia trách nhiệm và quyền hạn còn liên quan đến việc xác định số lượng nhân viên thích hợp cho công việc. Nó đòi hỏi phải xác định
kỹ năng cần thiết có liên quan, xem xét tới quy mô đơn vị, tính chất kinh doanh và mức độ phức tạp của các hoạt động.
Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Tính chính trực và giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người tham gia trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là các chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong tổ chức thực hiện các hành vi bị coi là phạm pháp và thiếu đạo đức. Tính chính trực và giá trị đạo đức còn bao gồm cả việc làm gương cho nhà quản lý về việc cư xử đúng đắn, tuân thủ các chuẩn mực và giảm các áp lực thỏa mãn các mục tiêu hão huyền.
Năng lực nhân viên:
Đó là sự đảm bảo nhân viên được phân công công việc phù hợp với trình độ và kỹ năng của từng người. Các nhà quản lý cần đảm bảo tất cả các công việc đều có sự mô tả chi tiết và có sự phân tích những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Từ đó nhân viên mới có thể được bố trí công việc thích hợp.
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức của đơn vị. Đó là sự xác định trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên trong đơn vị. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần xác định được các vị trí then chốt cùng với trách nhiệm và quyền hạn tương ứng. Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cần thiết để quản lý các hoạt động trong đơn vị từ lập kế hoạch, điều hành, thực hiện và kiểm soát.
Chính sách nhân sự:
Là các quy định và quy trình về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, thăng tiến và xử phạt nhân viên. Chính sách nhân sự cần có sự liên hệ chặt chẽ với nhân tố giá trị đạo đức và đảm bảo năng lực để có thể tuyển dụng những nhân viên tốt cho đơn vị. Vì vậy một chính sách nhân sự đúng đắn có thể bổ sung cho sự yếu kém của môi trường kiểm soát.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người, trong khi đó môi trường kiểm soát là tập thể con người, là giá trị của mỗi con người trong tổ chức. Do đó, có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Nói như vậy không có nghĩa là môi trường kiểm soát tốt hay xấu sẽ quyết định đến hệ thống kiểm soát nội bộ có hữu hiệu hay không. Thực chất thông qua đó chỉ xác định được chi phí do duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức là ít hay nhiều mà thôi.