NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CP ICD TÂN CẢNG LONG BÌNH 3.1 Quan điểm hoàn thiện
3.2.3.4 Kiểm soát hoạt động thông qua các quy trình:
Hiện nay trong quy trình tổng hợp sản lượng để tính doanh thu, tác giả nhận thấy P. Kế toán chịu trách nhiệm hết cho việc tổng hợp sản lương, lập bảng tính phí, xuất hóa đơn gửi cho khách hàng và chịu trách nhiêm cho việc thu hồi công nơ. Đây la một khối lượng công việc rất lớn không chỉ tạo áp lực cho P.Kế toán cho việc hoàn thành công việc mà còn gây ra tình trạng kiêm nhiệm mọi nghiệp từ lúc bắt đầu đến lúc phát sinh. Điều này dễ tạo ra rủi ro xai xót khi không có bộ phận giám sát đúng số liệu về sản lượng cũng như bảng tinh phí và công nợ của khách hàng. Vì vậy tác giả đề nghị tách trách nhiệm công việc trong quy trình này như sau:
Bảng 3.3: Quy trình tổng hợp sản lượng để tính doanh thu (Tách trách nhiệm cho các phòng ban)
Bƣớc Thực hiện Trách nhiệm Mô tả
Bước 1 - Tổng hợp sản lượng lương phát sinh gửi KKH: Sản lượng phát sinh từ kho Depot: Sản lượng phát Các bộ phận tập hợp, đối chiếu số liệu qua lại (kho và các bộ phận), và gửi sản lượng đến khách hàng
nhận ĐHVT: Sản lượng vận tải Cơ Giới : Sản lượng CG thực hiện.
hồi trong vòng 7 ngày
Bước 2 Tiếp nhận bảng tổng hợp sản lượng P. KHKD P.KHKD tiếp nhận sản lượng, dựa vào giá trong hợp đồng lập bảng tính phí dịch vụ. Bước 3 Gửi bảng tính phí cho khách hàng P. KHKD P. KHKD gửi bảng tính phí cho khách hàng xác nhận Bước 4 Chuyển bảng tính phí P. KHKD KSNB Sau khi khách hàng đã xác nhận và gửi lại P.KHKD, chuyển qua KSNB kiểm tra nghiệp vụ, tính hợp lệ và độ chính xác của bảng tính phí. Nếu đúng (ký nháy) sẽ chuyển cho P.TCKT phát hành hóa đơn và ghi nhận doanh thu
Bước 5 Xuất hóa đơn P.TCKT
P.TCKT kiểm tra bảng tính phí, xuất hóa đơn và chuyển hóa đơn cho KH
(Nguồn: Tác giả tự đề nghị)
Ngoài ra, tác giả nhận thấy lĩnh vực Hoạt động sản xuất kinh doanh của ICD Tân Cảng Long Bình rất đa dạng và hứa hẹn sẽ phát triển thêm nhiều dịch vụ gia tăng nữa trong nhiều nằm tới nhằm đáp ứng hết tất cả mọi yêu cầu của khách hàng. Vì vậy rất cần thiết cho việc hoàn thiện hơn nữa các quy trình đã có hiện tại và xây dưng thêm nhiều quy trình khác cho mọi tác nghiệp và mọi hoạt động kinh doanh đang diễn ra tại công ty. Qua
viên và chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng.