CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CP ICD TÂN CẢNG LONG BÌNH
2.2.2.1Thực trạng môi trƣờng kiểm soát
* Tính chính trực và giá trị đạo đức
Qua phỏng vấn, giám đốc công ty cho biết Công ty luôn chú trọng xây dựng văn hóa Công ty. Nét đẹp truyền thống của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công ty là: Chuyên nghiệp, trách nhiệm, tận tâm với khách hàng, kỷ luật nghiêm, năng động, sáng tạo, luôn giữ chữ tín trong kinh doanh, sống có nghĩa, có tình, có trách nhiệm với đồng chí, đồng đội, gia đình và xã hội. Đây là những yếu tố quan trọng làm nên thương hiệu ICD Tân Cảng Long Bình.
Qua bảng khảo sát cho thấy Công ty đã ban hành các văn bản về nội quy, quy chế làm việc, các quy định về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động, các quy định về an toàn lao động, bảo vệ môi trường, phòng chống chay nổ do Chính phủ ban hành. Bên cạnh đó , ban lãnh đạo cũng chỉ đạo việc xây mới, sữa chữa các công trình phúc lợi, trồng cây xanh, vệ sinh môi trường làm việc ngày càng khang trang sạch đẹp, tổ chức bếp ăn trên 300 xuất/ca đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, thực hiện đầy đủ các chế độ khám chữa bệnh điịnh kỳ, may đo cấp phát trang phục, bảo hộ lao động cho 100%, có xe đưa rước CB CNV làm việc và ra về mỗi ngày. Qua đó tạo nên sự tin tưởng vững chắc của cán bộ công nhân viên công ty đối với mọi quy định của Công ty nói riêng và đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước nói chung. 100% nguoi được khảo sát luôn tự hứa sẽ tu dưỡng, rèn luyện và trau dồi phẩm chất đạo đức, lối sống, thực hiện tốt mọi chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các nội quy, quy chế, quy phạm ATLĐ trong đơn vị, phát huy truyền thống “Đoàn kết, năng động sáng tạo, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao , xây dựng văn hóa văn minh, nghĩa tình”
Tuy nhiên tại công ty hiện nay, tình hình kinh tế đang phải đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn, kinh tế suy giảm, sản lượng xuất nhập khẩu thông qua Cảng đã có dấu hiệu giảm, diện tích kho bãi trống đang tăng lên. Theo thông tin từ Trưởng phòng tổ chức hành chính, công ty sẽ tiến hành cơ cấu lại nhân sự, cải tiến quy trình hoạt động trong thời gian tới, cũng như sẽ ra kế hoach chỉ tiêu cho các phòng ban, các bộ phận trong việc tìm kiếm khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ công ty để đáp ứng nhu cầu ngày
công việc tăng dần, đặc biệt các nhân viên đang làm việc taị phòng kinh doanh và đội ngũ lao đông trực tiếp. Trước tình hình đó, Công ty đã ban hành các chính sách khen thưởng nhằm khuyến khích tinh thần lam việc tốt cũng như ban hành các hình thức kỷ luật để hạn chế và loại bỏ các hành vi vi phạm đạo đức của CB CNV công ty. 95% người được khảo sát hài lòng về các quy định này.
* Chính sách nhân sự và đảm bảo về năng lực
Bảng 2.1: Số lượng nhân sự Bảng 2.2: Trình độ nhận sự CƠ CẤU TỔ CHỨC SỐ LƢỢNG TỶ LỆ (%) Ban Giám đốc 3 1% P.Tổ chức HC 23 11% P.Kế toán 5 2% P.Kế hoạch - KD 14 6% TT.ĐHSX: Phòng Điều độ 26 12% Khu Kho hàng 54 25% Phòng Cơ giới 51 23% Thử việc/Dịch vụ 42 19% TRÌNH ĐỘ SỐ LƢỢNG TỶ LỆ (%) Cao học 0 0% Đại học 78 36% Cao đẳng 27 12% Trung cấp 25 11% Sơ cấp 1 0% Chứng chỉ 67 31% LĐPT 20 9% TỔNG CỘNG 218 100%
(Nguồn: P. Tổ chức hành chính Công ty CP ICD Tân Cảng Long Bình) Trưởng phòng tổ chức hành chính và 100% người được khảo sát cho biết rằng công ty vẫn chưa có quy trình tuyển dụng công khai và thống nhất. Đa phần lực lượng CB CNV hiện nay đều là lực lượng nhân viên trẻ, được tuyển mới hoàn toàn từ ngày thành lập đến nay và đa phần được giới thiệu bởi những người đang công tác trong ngành. Thời gian đầu đi vào hoạt động, với đội ngũ công nhân viên thiếu kinh nghiệm, làm trái ngành nghề được đào tạo từ trường học (68% nói rằng họ đang làm công việc không đúng ngành nghề được đào tạo tại trường), công ty gặp rất nhiều khó khăn trong quy trình hoạt động, các phòng ban mâu thuẫn lẫn nhau, nhân viên chưa có bảng mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí và chức danh công việc. Hiện nay cũng mới chỉ có 45% người được khảo sát có được bảng mô tả chi tiết công việc, mọi nhân viên làm việc dựa vào sư phân công trực tiếp của cán bộ phòng.
tạo, thường xuyên mở các lớp đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ngắn và dài hạn, gửi nhân viên qua tập huấn tại các Cảng khác có cùng lĩnh vực kinh doanh. Bên cạnh đó việc từng bước xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí, quy chế đánh giá năng lực định kỳ cũng góp phần giúp cho nhân viên có thể nhìn nhận lại năng lực của bản thân với yêu cầu của công việc, đó cũng là cơ sở để CB CNV luôn tự cố gắng để hoàn thiện mình, và cũng là cơ sở để công ty sắp xếp cơ cấu lại nhân viên, phân công đúng người đúng việc, để đạt được hiệu quả cao nhất. Tất cả CB CNV đều được đánh giá năng lực định kỳ thông qua mức độ hoàn thành công việc, chất lượng công việc để được bình bầu cho các phong trào thi đua khen thưởng và tham gia các khóa đào tạo bồi dưỡng kỹ năng còn thiếu. Sau 7 năm đi vào hoạt động, với sự nỗ lực của ban lãnh đạo cùng với tinh thần ham học hỏi, nỗ lực phấn đấu của CB CNV, công ty đã đi vào ổn định và phát triển mạnh, nhận được nhiều lời khen ngợi của khách hàng cũng như các doanh nghiệp kinh doanh cùng ngành
Thời gian gần đây, nhằm tạo điều kiện cho CB CNV có cơ hội nắm bắt và linh hoạt hơn trong công việc, ban lãnh đạo đã áp dụng chính sách luân chuyển vị trí công việc định kỳ. Cụ thể một số trường hợp như nhân viên khối văn phòng thay đổi phần hành làm việc với nhau, nhân viên kho hàng, nhân viên lái xe nâng hàng trong kho thay đổi từ kho hàng này sang kho hàng khác để đảm bảo mỗi nhân viên có thể tác nghiệp được với nhiều chủng loại hàng khác nhau. Một số nhân viên từ các phòng ban khác có thể được chuyển lên phòng kinh doanh để tăng cường công tác Sale – Marketing. Tuy nhiên tỷ lệ cao 67% người được khảo sát không đồng ý với chính sách luân chuyển này. Họ cho rằng việc luân chuyển đến vị trí mới sẽ làm họ mất thêm nhiều thời gian để học việc và dễ gặp nhiều sai xót trong công việc mới. Tỉ lệ nhân viên sẵn sàng thay thế cho nhân viên khác khi có nhân viên nghỉ việc chiếm tỷ lệ rất thấp, 28%.
* Hội đồng quản trị và ban kiểm soát
Trưởng phòng tổ chức hành chính cho biết với chức năng quan trọng của Hội đồng
đến việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả và tuân thủ theo đúng các quy định của pháp luật
Hiện tại chức trách nhiệm vụ của ban kiểm soát công ty là giám sát hoạt động và việc tuân thủ theo quy định của pháp luật và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông của BGĐ và HDQT, viết các quy trình cải tiến sản xuất trong công ty và giám sát việc thực hiện các quy trình đó. Kết quả khảo sát cho ta thấy CB-CNV Công ty nhận thấy tầm quan trọng của ban kiểm soát công ty. Họ nhận thấy kết quả tích cực trong việc ban kiểm soát đã giúp cải tiến được một số quy trình sản xuất. Việc giám sát thường xuyên của ban kiểm soát cũng góp phần tăng sự hiệu quả trong chất lượng công việc của CB-CNV công ty. Tuy nhiên 10 % người được khảo sát cho rằng việc phải tuân thủ các quy trình đôi khi gây ra sự thiếu linh hoạt và sáng tạo trong công việc.
* Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Hòa chung với nhịp phát triển kinh tế trong khu vực, cũng như sự phát triển của Tổng Công Ty Tân Cảng Sài Gòn trong lĩnh vực khai thác Cảng, cũng như hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch phủ kín 80 ha kho bãi giai đoạn 1 (2007 -2014). Tổng diện tích kho đã được xây dựng năm là 341,900m2 với 16 kho lớn nhỏ khác nhau. Mục tiêu giai đoạn 2 tiếp theo (2015 - 2020) tiếp tục phủ kín thêm 125 ha kho bãi để biến ICD Tân Cảng Long Bình trở thành Cảng ICD lớn nhất cả nước. Mục tiêu cấp trên đề ra như vậy, nhưng hiện nay ban giám đốc Công ty rất thận trọng trong việc ra quyết định đầu tư và chủ động trực tiếp xin ý kiến chỉ đạo của Hội đồng quản trị. Kết quả khảo sát cho ta thấy, Ban giám đốc công ty theo dõi đánh giá tình hình tài chính, tình hình kinh doanh, tình hình hoạt động. Cụ thể, ban giám đốc thường xuyên tổ chức họp giao ban Công ty mỗi tuần để nắm bắt số liệu tài chính, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban trong tuần. Ban giám đốc thường xuyên yêu cầu phòng ban đưa ra các số liệu, chứng minh tính khả thi trước khi đưa ra các quyết định quan trọng như bổ nhiệm nhân sự, chính sách lương thưởng, ký kêt hợp đồng kinh doanh, đầu tư xây dựng kho bãi...vv. Nội dung các cuộc họp đều có biên bản ghi lại và được công bố rộng rãi đến toàn thể CB CNV công ty. Bên cạnh đó, công ty có thuê kiểm toán độc lập, kiểm tra 6 tháng/lần, kết quả kiểm toán cũng
minh bạch của công ty. Qua đó thể hiện sự chuyên nghiệp và chính trực của đội ngũ lãnh đạo. Ngoài ra, ban giám đốc luôn tích cực chủ động trong việc quan hệ với các Sở, Ban, Ngành tỉnh Đồng Nai trong việc quy hoach phát triển ICD Tân Cảng Long Bình, tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Tuy nhiên tỷ lệ cao 65% cho biết ít có sự trao đổi công việc giữa nhân viên và ban giám đốc. Tất cả mọi báo cáo của nhân viên đều được tổng hợp bởi cấp quản lý phòng và sau đó cấp quả lý phòng sẽ báo cáo trực tiếp lên Ban Giám đốc công ty.
* Cơ cấu tổ chức và việc phân định quyền hạn trách nhiệm
Theo thông tin từ trưởng phòng tổ chức hành chính, là công ty có quy mô lớn, ICD Tân Cảng Long Binh rất ý thức về tầm quan trọng của việc cơ cấu tổ chức hoạt động và phân chia trách nhiệm quyền hạn và nhiệm vụ giữa ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng. Cụ thể, ngoài sơ đồ tổ chức, chức năng của ban giám đốc và các phòng ban trực thuộc, công ty còn quy định về nhiệm vụ trong quy chế hoạt động của công ty
Kết quả khảo sát cho ta thấy sơ đồ cơ cấu tổ chức, quyền hạn và nhiệm vụ của ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng được quy định rõ ràng và phổ biến đến toàn bộ CB – CNV Công ty. Kết quả khảo sát cho thấy cơ cấu tổ chức rất phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của Công ty và đảm bảo đúng pháp luật. Tuy nhiên 20% cho rằng cơ cấu tổ chức hiện nay bị cồng kềnh vì có nhiều ban trong nội bộ phòng được thành lập gây ra sự chồng chéo nhiệm vụ và sự đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau trong nội bộ phòng và tạo ra sự mâu thuẫn giữa các phòng ban khác.