CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CP ICD TÂN CẢNG LONG BÌNH
2.3.4Thông tin và truyền thông 1 Ƣu điểm
2.3.4.1 Ƣu điểm
Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn, các kênh thông tin hoạt động bên ngoài khá hiệu quả. Công ty cơ bản đã nắm các thông tin về giá cả, tình hình kho bãi, chính sách hoa hồng của các đơn vị cùng ngành khác. Ngoài ra các quy định của nhà nước, tình hình đầu tư của các doanh nghiệp nước ngoài trong khu vực tỉnh Đồng Nai cũng được ban lãnh đạo công ty nắm bắt kịp thời. Hình ảnh và thương hiệu của công ty được phổ biến rộng rãi.
Thông tin nội bộ cơ bản đã được phổ biến đến toàn thể CB CNV thông qua các cuộc họp, hay các thông báo bằng email hoặc văn bản.
2.3.4.2 Nhƣợc điểm
Công ty chưa nắm bắt rõ được hết nhu cầu cũng như mức độ hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty, đôi khi chưa giải quyết được các khiếu nại và góp ý của quý khách hàng.
Thông tin nội bộ chủ yếu được truyền đạt qua mail và qua các buổi họp. Tuy nhiên các nhân viên khối sản suất như nhân viên hoạt động trong kho, đội cơ giới… không có email, nên họ không thể cập nhật được thông tin. Các cuộc họp giao ban hàng tuần thông tin được phổ biến đến các cấp quản lý phòng, ban, đội. Cấp quản lý này sẽ thông báo truyền miệng đến nhân viên của mình, không có văn bản rõ ràng nên đôi khi xảy ra nhân viên hiểu sai mệnh lệnh của cấp trên trong quá trình thực hiện công việc.
Công ty vẫn chưa kịp thời nắm rõ được tâm tư nguyện vọng của người lao động, đôi khi không kịp thời giải quyết những xung đột nội bộ, gây tác động tiêu cực đến chuỗi quy trình sản suất của đơn vị, vẫn còn đơn thư, tin nhắn mạo danh vượt cấp.
Công ty chưa có quy trình cụ thể về việc tiếp thu ý kiến đóng góp và giải quyết được các khiếu nại của quý khách hàng.
Công tác triển khai hướng dẫn công việc cho nhân viên còn sơ sài cũng như trình độ không đồng đều của nhân viên dẫn đến việc không pải tất cả CB CNV nào cũng có thể nắm rõ chỉ thị của cấp trên.Công ty vẫn chưa có quy định rõ ràng về việc giải quyết các khiếu nại nội bộ
2.3.5 Giám sát
2.3.5.1 Ƣu điểm
Hoạt động giám sát được diễn ra thường xuyên bởi ban giám đốc, ban kiểm soát, cấp quản lý phòng. Cấp quản lý vẫn kịp thời phát hiện ra các xai xót nghiêm trọng và có biện pháp chấn chỉnh lại CB CNV cũng như cải thiện tình hình hiện tại. Ban lãnh đạo quan tâm mong muốn phát triển hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, đôn đôc ban kiểm soát hoàn thiện hơn nữa các quy trình hoạt đông, các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng công việc, nhắc nhở cấp quản lý phòng phải luôn giám sát hiểu rõ được tâm tư tình cảm người lao động để kịp thời có biện pháp phát hiện và khắc phục các xai xót và nâng cao tinh thần cống hiến hết mình vì sự phát triển của công ty
2.3.5.2 Nhƣợc điểm
Việc giám sát hiện tại không khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên kiểm tra giám sát lẫn nhau, đa số CB CNV chỉ cố gắng tự kiểm tra phần hành công việc của mình, không quan tâm đến việc làm của các nhân viên khác. Họ cho rằng, trách nhiệm giám sát, phát hiện xai xót là công việc của cấp quản lý.
2.3.5.3 Nguyên nhân của nhƣợc điểm
Đa số CB CNV công ty đều được tuyển dụng làm việc bằng sự gửi gắm và bảo lãnh từ những người thân có chức vụ cao nên hầu như CB CNV có tâm lý nể nang, ngại va chạm với những người khác, nên họ không quan tâm đến công việc của người khác, và đôi khi phát hiện ra xai xót nhưng vẫn không dám nói.
Chương 2 tác giả đã trình bày thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CP ICD Tân Cảng Long Bình, đánh giá thực trạng theo các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Qua khảo sát cho thấy công ty có quan tâm và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 2013. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành thực tế cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị vẫn chưa thật sự hiệu quả bởi còn nhiều tồn tại liên quan đến các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, giám sát. Những tồn tại và nguyên nhân gây ra những tồn tại đó là cơ sở để tác giả đưa ra một số giải pháp, kiến nghị để góp phần hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CP ICD Tân Cảng Long Bình.