NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CP ICD TÂN CẢNG LONG BÌNH 3.1 Quan điểm hoàn thiện
3.2.3.1 Phân chia trách nhiệm hợp lý
Thực hiện phân chia trách nhiệm đầy đủ, rõ ràng giữa các phòng ban chức năng và các nhân viên với nhau. Xây dựng và ban hành quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong mọi hoạt động từ khâu ký kết hợp đồng đến việc thực hiện sản xuất và tổng hợp sản lượng tính phí, cụ thể tác giả đề nghi quy trình như sau:
Bình
Bƣớc Thực hiện Trách nhiệm Mô tả
Bước 1 Lập kế hoạch triển khai hợp đồng P.KHKD P.TCHC TBSX Khu kho hàng Cơ giới
- Dựa trên các hợp đồng đã ký với khách hàng, P.KHKD lập “Dự thảo kế hoạch: Kế hoạch triển khai hợp đồng” gửi các phòng ban có liên quan thu thập các thông tin, ý kiến qua Email chung của các phòng ban hoặc xác nhận bằng văn bản.
- Các phòng ban xem xét nội dung trong kế hoạch, đóng góp ý kiến (nếu có) và phản hồi lại cho Ban khai thác P.KHKD theo đúng thời gian quy định.
TBSX: xem xét các qui định của Hải quan, chấp thuận đưa hàng vào KNQ hay không? Xác định thời gian cụ thể.
P.TCHC: xác nhận tổng quát sơ đồ kho, camera, kẻ vẽ ô line, vệ sinh kho, bảo vệ, hàng rào ngăn cách.
Khu kho hàng: xác định diện tích kho, số lượng hàng chất xếp, năng suất xuất – nhập hàng hóa, xác định thời gian thực hiện, bố trí nhân sự, đề xuất phương tiện cơ giới xếp dỡ, công nhân xếp dỡ.
Cơ giới: xác định khả năng đáp ứng phương tiện cơ giới xe nâng, xe vận chuyển, khả năng thực hiện kế hoạch
Bước 2 Ban hành “Kế hoạch triển khai hợp đồng” P.KHKD P.TCHC TBSX Khu kho hàng Cơ giới
ban, Ban khai thác P.KHKD lập kế hoạch triển khai chính thức có:
Ký xác nhận của các phòng ban có liên quan
Ký duyệt của BGĐ và đóng dấu theo quy định
- Gửi kế hoạch bằng Email cho các phòng ban có liên quan để triển khai kế hoạch.
Bước 3 Triển khai hợp đồng P.TCHC TBSX Khu kho hàng Cơ giới ĐV bốc xếp
- Khu kho hàng: xác định vị trí để hàng, yêu cầu kẻ ô line (nếu cần thiết), bố trí nhân sự (hiện trường và chứng từ) Tổ chức sắp xếp hàng vào kho bảo đảm hiệu quả
- P.TCHC: thực hiện kẻ vẽ ô line, vệ sinh khu vực làm hàng, bố trí hàng rào ngăn cách và bảo vệ, hệ thống camera (nếu có). - Cơ giới: chuẩn bị phương tiện
- TBSX: bố trí đơn vị vận tải phù hợp
- Đơn vị bốc xếp: xác nhận số lượng công nhân, xe nâng, thời gian thực hiện, năng lực xếp dỡ. Bước 4 Kế hoạch dồn dịch kho (nếu có) P.KHKD TBSX Khu kho hàng
- Nếu trong kế hoạch triển khai hợp đồng phải dồn dịch kho, kho hàng chủ động lên kế hoạch dồn dịch hàng, gửi các bộ phận liên quan phối hợp thực hiện:
Yêu cầu xếp dỡ phù hợp (ICD hoặc thuê ngoài)
Yêu cầu tăng ca (nếu có) (theo Quy trình tăng ca) Bước 5 Thực hiện sản xuất TBSX Khu kho hàng Cơ giới Đơn vị bốc xếp - Khu kho hàng:
Cập nhật kế hoạch hàng vào kho
Thực hiện quy trình xuất nhập kho tại hiện trường và quy trình chứng từ KNĐ, KNQ, Kho CFS
- P.điều độ: lập kế hoạch sản xuất, phân bổ phương tiện cơ giới, bố trí sắp xếp nhân lực bốc xếp hoặc xe nâng, xe vận chuyển phù hợp.
- Cơ giới bố trí phương tiện cơ giới theo sự phân bổ của TBSX Bước 6 Giám sát thực hiện kế hoạch và xử lý phát sinh sản xuất P.KHKD TBSX Khu kho hàng Cơ giới
- TBSX có trách nhiệm giám sát, đôn đốc, phối hợp với khu kho khàng, đội cơ giới và các đơn vị vệ tinh để thực hiện kế hoạch.
- Trong quá trình sản xuất, mọi tác nghiệp ngoài “kế hoạch triển khai hợp đồng” được coi là phát sinh
- Trưởng kho ghi nhận trên Tally sheet, yêu cầu khách hàng ký xác nhận, kho hàng có trách nhiệm thông báo cho P.KHKD Dựa trên thông báo từ kho hàng, P.KHKD làm việc với khách hàng về những phát sinh, làm lại phụ lục, SOP (xét cần thiết) và thông
gian tính phí của tháng. Bước 7 Thực hiện phát sinh nội bộ trong sản xuất TBSX Khu kho hàng Cơ giới
- Trong quá trình xuất nhập hàng, trường hợp nếu phát sinh di chuyển cont (đảo đầu, chuyền kho…) nhân viên kế hoạch kho thực hiện theo qui trình đảo đầu, di chuyển cont
- Việc điều động xe nâng tại các kho hàng nếu thấy dư hoặc thiếu xe (do kế hoạch thay đổi, cont chưa về, hoặc về dồn dập…), các Trựởng kho trực tiếp báo cáo với cán bộ khu kho hàng trực tiếp quản lý để chủ động điều chuyển hợp lý. Trường hợp không giải quyết được như: không sử dụng hết xe nâng, không điều động được thêm xe thì Ban quản lý khu kho hàng sẽ báo trực tiếp cho TBSX
- Cơ giới thực hiện theo kế hoạch sắp xếp, bố trí của TBSX khi có sự thay đổi.
Bước 8
Tổng hợp báo cáo sản
lượng Khu kho hàng TBSX
P. KT
- Khu kho hàng tổng hợp và báo cáo sản lượng quy trình báo cáo sản lượng
- TBSX lập báo cáo tổng hợp sản lượng liên quan đến điều hành vận tải và nâng hạ cont… tính phí.
- Các bảng tổng hợp sản lượng từ TBSX và khu kho hàng gửi lên P. Kế toán phải có xác nhận của khách hàng và trưởng phòng chậm nhất ngày 15 của tháng sau.
Bước 9
Giải quyêt phát sinh khi tính phí
P.KT
hợp và giá được ký kết trong hợp đồng để xuất hóa đơn cho khách hàng
(Nguồn: Tác giả tự đề nghị)
Tóm lại, trách nhiệm trong tất cả các nghiệp vụ hoạt động không phải chỉ là trách nhiệm riêng của bộ phận nào đều có sự tham gia và phối hợp của tất cả các phòng ban chức năng.