Trung tâm y tế quận Sơn Trà đã trang bị hệ thống trang thiết bị cần thiết để đáp ứng cho công tác ứng dụng CNTT từ năm 2005.
Bảng 3.27. Trang thiết bị phục vụ cho công tác ứng dụng CNTT tại Trung tâm y tế quận Sơn Trà.
Tên thiết bị Số lượng Đặc điểm, ứng dụng
Hệ thống mạng LAN 01 Kết nối toàn viện
Máy chủ 01
Server HO Proliant ML 370, hệ thống lưu điện,
cắt lọc đồng bộ
Switch trung tâm 01 Đặt tại phòng máy chủ số 1
Switch chính 01 Đặt tại trung tâm nhà số 2 Switch nhánh 07 Đặt tại các tầng Máy tính 52 Đều kết nối mạng LAN đặt tại các khoa phòng (27 máy kết nối Internet) Máy in 32 Đặt tại các khoa phòng
Đường truyền Internet 01 Cáp quang FTTH
Nhận xét: Số lượng trang thiết bị cần thiết đủ để đáp ứng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm y tế Sơn Trà. Việc có hệ thống mạng LAND kết nối toàn bệnh viện sẽ đem lại hiệu quả cao cho công tác ứng dụng CNTT đồng bộ.
Trung tâm y tế Sơn Trà đã chủ động thành lập tổ Công nghệ thông tin triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào phục vụ công tác quản lý. Năm 2005 Trung tâm y tế Sơn Trà đã lập phòng Công nghệ thông tin, đến nay phòng gồm 03 người:
• ••
• 01 kỹ sư công nghệ thông tin
• ••
• 02 kỹ thuật viên tin học
Phần lớn cán bộ nhân viên trong bệnh viện đều biết sử dụng máy vi tính các phần mềm.
Bảng 3.28. Trình độ tin học của cán bộ nhân viên Trung tâm y tế Sơn Trà STT Trình độ, chứng chỉ tin học của cán bộ Số lượng
1 Kỹ sư tin học 01
2 Kỹ thuật viên tin học 02 3 Chứng chỉ tin học B 57 4 Chứng chỉ tin học A 163
5 Không có chứng chỉ 40
6 Tổng số 263
Nhận xét: Nhìn chung thì hầu hết cán bộ nhân viên đều có chứng chỉ tin học, tuy nhiên khả năng vận dụng vào công việc thực tế thì phải đánh giá qua quá trình ứng dụng vào công việc. Tỉ lệ 1 kỹ sư tin học, 2 kỹ thuật viên trên một bệnh viện quy mô 150 giường bệnh là phù hợp.
Phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin tại bệnh viện
Tháng 10 năm 2011 bệnh viện bắt đầu triển khai hệ thống phần mềm quản lý tổng thể với các phân hệ:
Quản lý và kê đơn cho bệnh nhân phòng khám
Quản lý và kê đơn cho bệnh nhân điều trị nội trú
Quản lý tồn kho, cấp phát thuốc, vật tư tiêu hao, hóa chất cho bệnh nhân nội trú.
Quản lý viện phí, bảo hiểm y tế ngoại trú (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quản lý viện phí, bảo hiểm y tế nội trú
Quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án, báo cáo thống kê
Quản lý xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh
3.1.5.2. Ứng dụng CNTT trong hoạt động kê đơn, quản lý sử dụng, tồn trữ, cấp phát thuốc
Bảng 3.29. Phần mềm quản lý danh mục thuốc, vật tư y tế
Nội dung thực hiện Ứng dụng
Danh mục tên thương mại kèm tên hoạt chất
Chỉ cần gõ tên hoạt chất, danh mục sẽ chi tiết các tên thương mại có hoạt chất đó
Phân loại theo nhóm tác dụng Trong kê đơn, lên y lệnh dùng thuốc, cần tìm thuốc điều trị theo nhóm bệnh
Chi tiết tên nước sản xuất, công ty phân phối, phân nhóm thuốc nội, thuốc ngoại
Sử dụng để lấy chi tiết số liệu thuốc, công nợ theo công ty.
Chi tiết số lô, hạn sử dụng, số đăng ký Quản lý hạn sử dụng, chất lượng Phân theo nhóm thuốc BHYT, viện phí Quản lý theo đối tượng sử dụng thuốc
Nhận xét: Danh mục thuốc được thực hiện theo đúng yêu cầu của người quản lý, khi kê đơn, Bác sỹ không thể tự ý sử dụng những thuốc ngoài danh mục thuốc của bệnh viện, danh mục được quản lý chi tiết cụ thể tên thương mại, tên hoạt chất phân rõ theo từng nhóm, đối tượng sử dụng. Bác sỹ không cần phải nhớ
nhiều tên thuốc hay nhóm thuốc hoặc tránh nhầm lẫn cho việc thanh toán tiền thuốc cho bệnh nhân theo đối tượng sử dụng.
Bảng 3.30: Ứng dụng CNTT trong quản lý kho và các cơ số Nội dung thực hiện Ứng dụng Vào số liệu tồn kho đầu kỳ Chốt số liệu tồn đầu kỳ tại thời điểm sử dụng phần mềm, để tiếp tục cập nhật, lưu trữ giữa các số liệu tiếp theo Chi tiết các loại cơ số (tủ trực, các cơ sổ phòng chống dịch) Tất cả các cơ số được thể hiện như một kho độc lập, các số liệu xuất, nhập được cập nhật
Xem tồn kho chi tiết
Khi cần lấy thông tin nguồn thuốc, nhà cung cấp, mã thuốc, tên thuốc, đơn giá, số lượng tồn đầu, nhập, xuất và tồn cuối ngay tại thời điểm đó
Xem tồn kho tổng hợp
Dùng để xem số liệu tồn của 1 loại thuốc nào đó hiện tại đang có trong toàn bệnh viện, chức năng còn cung cấp thông tin tình trạng của thuốc đó như tồn tối thiểu, số liệu thuốc đang treo (số lượng thuốc treo là số
lượng do khoa phòng làm phiếu dự trù lĩnh nhưng khoa Dược chưa làm thao tác duyệt cấp)
Xem tồn kho tổng hợp các kho
Xem số liệu tồn kho tổng hợp tất cả các kho hiện có trong bệnh viện.
Theo dõi hạn dùng của thuốc
Chi tiết cụ thể danh sách thuốc hết hạn, hay cận hạn theo mặc định
Khóa số liệu theo ngày Dùng trong trường hợp người quản lý kho cần chốt số liệu thuốc của kho theo từng ngày.
Nhận xét: Trong quản lý kho, cơ sốđảm bảo được số liệu chắc chắn chính xác về số lượng và số tiền, khớp với số liệu thực tế, việc sai số liệu sẽ gây ra ảnh hưởng rất lớn cho số liệu báo cáo về sau. Số liệu tồn kho ban đầu chỉ khai báo 1 lần khi bắt đầu triển khai phần mềm Dược và sẽđược chốt số liệu ngay thời điểm
sửa tự do, việc chỉnh sửa sẽ do lãnh đạo quyết định, Quản lý cận hạn dùng của thuốc.
Thực hiện kê đơn thuốc
Bảng 3.31: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kê đơn, lên y lệnh lĩnh thuốc
Nội dung thực hiện Ứng dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lên y lệnh thuốc nội trú
Chỉ cần lựa chọn danh mục thuốc đã sẵn có và gõ số lượng cần lĩnh vào phiếu lĩnh thuốc thể hiện cụ thể tên thuốc, nồng độ,
hàm lượng, số lượng, đơn giá theo biểu mẫu của người quản lý đưa vào
Kê đơn thuốc ngoại trú
Bác sĩ chỉ cần gõ tên hoạt chất và lựa chọn. Số liệu tồn kho của thuốc đó cũng được thể
hiện để bác sĩ cân đối kê đơn. Đơn thuốc
được chi tiết cụ thể số lượng, cách dùng, liều dùng
Sổ tổng hợp y lệnh
Khi cập nhập phiếu lĩnh thuốc, sô liệu sẽ tự động chuyển sang sổ tổng hợp y lệnh, chi tiết theo từng tên bệnh nhân. Phiếu tổng hợp thể hiện các thông tin thuốc và dịch vụ
theo từng ngày bệnh nhân đã sử dụng kèm theo giá tiền
Phiếu lĩnh thuốc, phiếu hoàn trả
thuốc
Phân loại theo từng đối tượng bệnh nhân, theo quy chế quản lý (thuốc gây nghiện, hướng tâm thần, thuốc lĩnh hàng ngày, bù
tủ trực, bổ sung)
- Cho đơn thuốc mẫu, được dùng trong trường hợp bệnh viện đã khai báo sẵn các đơn thuốc mẫu riêng đối với từng loại bệnh.
- Khi kê đơn, chương trình có thể hiện số tiền tương đối của đơn thuốc
để bác sĩ có thể xem và điều chỉnh loại thuốc, liều lượng.
- Nếu bệnh nhân có đơn cũ, muốn cấp 1 đơn mới giống như đơn của đợt khám gần nhất, nếu muốn cho thuốc của 1 ngày nào đó trong mục “thuốc đã sử
dụng” chọn vào ngày thuốc đó, chương trình sẽ cho lại đơn của ngày chọn.
- “Xem thuốc đã sử dụng”: Được phép xem các đơn thuốc của các đợt khám trước hoặc các toa thuốc của phòng khám khác trong ngày để tránh cho trùng loại thuốc.
- Đơn thuốc chỉ được hủy, thêm, xóa, sửa trong trường hợp bệnh nhân chưa ra khoa Dược duyệt phát thuốc và kế toán chưa in bảng thanh toán chi phí BHYT.
Nhận xét: Công tác kê đơn đảm bảo việc danh pháp, hàm lượng trong phiếu lĩnh thuốc và đơn thuốc ngoại trú không gặp phải sai sót do chữ của bác sĩ và
điều dưỡng, chống nhầm lẫn cho việc cộng dồn số lượng; đơn thuốc, y lệnh không bị tẩy xóa do không có thuốc, bệnh nhân được chi tiết từng loại thuốc và giá tiền. Bác sĩ không cần phải nhớ nhiều tên thuốc, nhóm thuốc và những loại thuốc bệnh nhân đã dùng trong lần khám trước.
Quản lý cấp phát thuốc
Bảng 3.32: Ứng dụng CNTT trong quản lý cấp phát thuốc
Nội dung thực hiện Ứng dụng
Duyệt cấp thuốc, vật tư theo yêu cầu khoa phòng (hao phí trong thủ thuật, phẫu thuật)
Dùng để duyệt những phiếu dự trù hao phí của khoa phòng lĩnh về sử dụng cho khoa hoặc bệnh nhân. Thể hiện cụ thể từng loại thuốc, vật tư sử dụng cho thủ thuật, phẫu thuật cho bệnh nhân nào, khoa phòng lĩnh Duyệt cấp theo người bệnh, đối
tượng chi trả (BHYT hay viện phí
Thể hiện được danh sách gồm tên bệnh nhân, tên thuốc cần lĩnh, số lượng lĩnh. Duyệt chi tiết theo từng tên bệnh nhân, đối (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tượng, số lượng lĩnh, chương trình sẽ cập nhật số liệu trừ vào tồn kho và tính tiền cho bệnh nhân
Duyệt cấp theo thời gian (hàng ngày, bổ sung, trong giờ trực)
Danh sách các phiếu khoa phòng dự trù lĩnh gồm thông tin khoa, ngày, tên phiếu khoa chuyển xuống. Số ngày dùng thể hiện khoảng cách ngày khoa chuyển số liệu xuống Dược so với ngày hiện tại
Duyệt bù cơ số, bổ sung cơ số, hoàn trả theo người bệnh theo khoa phòng
Khoa Dược duyệt bù lại cơ số tủ trực cho các khoa phòng sau 1 thời gian sử dụng. Thực hiện duyệt hoàn trả chương trình sẽ tự động cập nhật số lượng thuốc bệnh nhân hoàn trả vào kho và trừ chi phí thuốc đó cho bệnh nhân
Xem danh sách các phiếu đã dự
trù
Dùng để theo dõi trong ngày có những khoa nào làm phiếu dự trù lĩnh, phiếu hoàn trả
hay phiếu bù tủ trực
Thu hồi phiếu đã duyệt
Thu hồi trong trường hợp khi đã duyệt nhưng khoa có yêu cầu thu hồi để chỉnh sửa số liệu thuốc
Đánh dấu những phiếu đã phát
Khoa Dược sẽ theo dõi, kiểm tra các phiều khoa Dược đã duyệt nhưng chưa cấp phát cho khoa phòng. Và giúp cho người quản lý là Cán bộ thống kê, Thủ kho quản lý những phiếu lĩnh và phiếu hoàn trả thuốc của khoa phòng. Khi đã duyệt phiếu hoàn trả của khoa phòng chuyển xuống là xem như số
Các chức năng duyệt phiếu xuất kho, phiếu hoàn trả nội trú
- Khoa dược phải làm thao tác “ Duyệt” khi đó thuốc mới tính số liệu cho kho, cho bệnh nhân.
- Thể hiện chi tiết ngày lập phiếu, khoa nào, tên phiếu, loại phiếu. Duyệt bù cơ số tủ trực theo người bệnh
Chương trình sẽ tựđộng xuất thuốc của kho bù vào tủ trực của khoa. Duyệt hoàn trả theo người bệnh. Dùng để duyệt phiếu hoàn trả thuốc Duyệt lĩnh hao phí theo khoa:
Những thuốc, vật tư được lĩnh hao phí phụ thuộc vào quy định của bệnh viện cho phép những mặt hàng nào được liệt kê vào danh sách sử dụng theo hao phí cho khoa phòng như: bông, băng, cồn, gạc ...
- Duyệt phiếu đề nghị hoàn trả cơ số tủ trực: Dùng duyệt phiếu hoàn trả
cơ số thuốc của khoa phòng chuyển xuống.
Nhận xét: Chức năng quản lý của phần mềm rất chặt chẽ, mỗi viên thuốc xuất ra khỏi kho và nhập trả lại kho đều phải qua thao tác duyệt để số lượng thuốc cập nhật vào kho và tính lại chi phí cho bệnh nhân. Khi thực hiện chức năng thu hồi thì số liệu thuốc sẽ trả lại trạng thái ban đầu.
Quy trình nhập, xuất thuốc
Bảng 3.33: Ứng dụng công nghệ thông tin trong nhập, xuất thuốc
Nội dung thực hiện Ứng dụng
Làm phiếu nhập kho
Dùng để nhập các loại hóa đơn, phiếu nhập kho hàng hóa là thuốc, vật tư y tế khi BV mua về và làm thao tác nhập kho
Nhập phiếu kho hoàn trả
Phiếu kho hoàn trả được sử dụng trong trường hợp sau 1 thời gian sử dụng tại khoa, phát hiện có dư 1 số lượng thuốc do bệnh nhân tử vong, bỏ về... . Khi đó làm phiếu nhập kho để hoàn trả số lượng dư
thừa tại khoa cho Khoa Dược quản lý
Xuất kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài việc xuất kho tự động khi duyệt phiếu lĩnh thuốc từ các khoa phòng thì sẽ
thực hiện xuất khác như xuất hư hao...
Theo dõi công nợ phiếu nhập kho
Dùng để theo dõi công nợ của các hóa đơn phiếu nhập kho và cập nhật thông tin chi trả các phiếu nhập kho đó
Xuất cho cơ số tủ trực Hoàn trả, vay, trả cơ số tủ trực, xuất tăng cơ số tủ trực cho khoa phòng
Nhập thu hồi cơ số
Thu hồi thuốc có trong tủ trực tại khoa trong trường hợp khoa đó không cần thiết sử dụng để chuyển cho khoa khác
Nhận xét: Quá trình xuất, nhập thuốc trong mọi trường hợp đều được thực hiện đồng bộ trên phần mềm giúp cho quá trình quản lý số liệu, lưu giữ số liệu khớp nhau và đảm bảo cho người quản lý nắm bắt nhanh được số liệu nhập, xuất tồn kho của thuốc để có kế hoạch cho ngày tháng tiếp theo.
Các số liệu báo cáo thống kê
Bảng 3.34: Ứng dụng CNTT trong công tác báo cáo và lưu trữ
Nội dung thực hiện Ứng dụng
- Báo cáo nhập xuất tồn
- Báo cáo sử dụng thuốc
- Báo cáo tổng hợp nhập
- Báo cáo tổng hợp xuất
Khi cần số liệu theo báo cáo phần mềm
đã tự động lưu trữ
- Biên bản kiểm nhập
- Báo cáo thuốc hết hạn
Sau khi nhập xong hóa đơn, Hội đồng kiểm nhập in biên bản sẵn có và kiểm tra thuốc hết hạn dùng chọn thông tin tháng, năm tên kho cần xem số liệu
Nhận xét: Các loại báo cáo cần thiết đã được thực hiện trên phần mềm, khi cần rút số liệu chỉ cần vào máy và in được ngay số liệu bất kể lúc nào, phục vụ
nhanh cho mọi hoạt động báo cáo, và kiểm tra giám sát của cấp trên.
3.1.5.3. Đánh giá việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kê đơn, tồn trữ, cấp phát thuốc tại Trung tâm y tế quận Sơn Trà năm 2013.
Hệ thống công nghệ thông tin tại Trung tâm y tế quận Sơn Trà ngày càng
đi vào ổn định đảm bảo được cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động kê đơn, quản lý tồn trữ, cấp phát thuốc, tuy nhiên để đảm bảo cho việc sử
dụng đạt hiệu quả hơn thì trung tâm y tế cần phải bổ sung thêm về số lượng cũng như về chất lượng các phần cần thiết. Cần phải đào tạo thêm cho nhân viên trong Trung tâm y tế về kiến thức tin học. Phải có thêm phần mềm tương tác thuốc, cảnh báo sai liều cho công tác kê đơn, sử dụng thuốc được tốt hơn, ngoài ra cần phải bổ sung thêm máy tính, máy in, kỹ sư tin học. Việc thống nhất phần mềm trên toàn quốc phục vụ cho việc báo cáo thống kê phù hợp và dễ lấy số liệu, dễ
quản lý cũng được đề cập để hoàn thiện thêm công nghệ thông tin cho nghành y tế.
3.2. Phân tích hoạt động cung ứng thuốc từ Trung tâm y tế quận Sơn Trà cho các trạm y tế phường
TTYT quận Sơn Trà ngoài chức năng khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe của nhân dân tại khu vực mà còn tham gia công tác dự phòng cũng như thực hiện các chương trình y tế quốc gia (CTYT QG). Theo đó, trong công tác cung ứng thuốc ở TTYT quận Sơn Trà, trung tâm phải đảm nhận một nhiệm vụ có vai trò (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});