3.1.2.1. Kinh phí mua thuốc của TTYT quận Sơn Trà:
Các nguồn kinh phí của bệnh viện và kinh phí dành cho mua thuốc thể hiện
Bảng 3.13: Tổng kinh phí mua thuốc tại Trung tâm Y tế quận Sơn Trà năm 2013 STT Nội dung Giá trị 1 Tổng kinh phí Thu viện phí và bảo hiểm y tế Ngân sách cấp 54.443.067.000 VNĐ 38.263.104.000VNĐ 19.163.959.000VNĐ
2 Kinh phí mua thuốc 24.063.835.995 VNĐ
3 Kinh phí mua thuốc/tổng kinh phí của bệnh viện 2013
44,20%
Nhận xét:
Năm 2013, kinh phí của bệnh viện chủ yếu thu từ thu viện phí, bảo hiểm y tế và dịch vụ, trong đó 44,20% dành cho mua thuốc. Kinh phí mua thuốc là nguồn chi lớn trong tổng kinh phí của Trung tâm y tế.
3.1.2.2. Quy trình mua thuốc tại Trung tâm Y tế quận Sơn Trà:
Năm 2013,Trung tâm Y tế quận Sơn Trà tiến hành mua thuốc theo hình thức gọi hàng trực tiếp trên cơ sở kết quả đấu thầu tập trung do Sở Y tế Đà Nẵng tổ chức.
Qui trình mua thuốc : Quy trình mua thuốc tại Trung tâm Y tế quận Sơn Trà năm 2013 được thể hiện theo sơ đồ hình 3
`
Hình 3.3:Quy trình mua thuốc Trung tâm Y tế quận Sơn Trà, năm 2013
Khoa dược Xây dựng danh
mục hoạt chất Giám đốc TTYT Gửi Sở Y tếĐà Nẵng
Khoa dược: Lập hợp đồng, Gọi thuốc
Phê duyệt Giám đốc TTYT
Xây dựng danh mục thuốc Hội đồng thuốc & điều trị của TTYT Tổ chức đấu thầu
Khoa Dược lập dự trù mua thuốc căn cứ vào danh mục thuốc bệnh viện, số
lượng thuốc tiêu thụ thực tế, tồn kho, kinh phí của bệnh viện.. .Bệnh viện gửi kế
hoạch dự trù mua thuốc tới phòng Quản lý dược- Sở Y tế Đà Nẵng để tiến hành tổ chức đấu thầu.
Sau khicó kết quảđấu thầu, Hội đồng thuốc và điều trị họp lựa chọn thuốc
để xây dựng danh mục thuốc bệnh viện. Giám đốc bệnh viện phê duyệt, bệnh viện lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng với các nhà thầu . Các nội dung mua thuốc gồm: tổng số mặt hàng, tổng giá trị các mặt hàng, danh sách các nhà cung ứng, danh mục thuốc mua gồm tên thuốc, hàm lượng, đơn vị tính, nước sản xuất, đơn giá, số lượng, thành tiền và quy định về việc hợp đồng và địa điểm giao nhận. Căn cứ vào kế hoạch mua thuốc đã dược phê duyệt, nhu cầu điều trị, trưởng khoa dược và tổ nghiệp vụ lập kế hoạchvà gọi hàng.
Dược sĩ thống kê kết hợp với các thủ kho theo dõi số lượng thuốc trong kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng thuốc đã cấp phát trong thời gian gần nhất để ước lượng mức độ tiêu thụ thuốc và khi nào thuốc “gần hết” để báo cáo tổ thống kê dược. Tổ thống kê dược chịu trách nhiệm làm dự trù vào cuối tháng thông qua Trưởng khoa dược và gọi thuốc vào đầu tháng. Hình thức gọi thuốc: gửi dự trù trực tiếp đến công ty và gọi thuốc vào đầu tháng. Hình thức gọi thuốc: gửi dự trù trực tiếp đến công ty dược hoặc gọi thuốc qua điện thoại.
Địa điểm giao nhận: kho của khoa Dược bệnh viện. Thuốc được giao nhận tại kho chính sau đó chuyển cho kho cấp phát ngoại trú. Tổ nghiệp vụ dược có trách nhiệm tách hóa đơn riêng cho từng kho để việc giao nhận thuốc tiến hành dễ dàng và thuận lợi.
Thời gian giao thuốc: Đối với thuốc cấp cứu, thuốc được giao sau khi gọi thuốc 2-4 tiếng. Đối với thuốc thông thường, thuốc được giao sau khi gửi dự trù thuốc 4-6 ngày
Hội đồng kiểm nhập thuốc bao gồm: một thành viên trong Ban giám đốc, Trưởng khoa dược, kế toán phòng tài chính – kế toán, thủ kho và người nhập thuốc. Hội đồng kiểm nhập sẽ tiến hành đối chiếu hóa đơn, phiếu báo với số
lượng thực tế, hãng sản xuất, quy cách đóng gói, hàm lượng, số đăng ký, hạn dùng, phiếu kiểm nghiệm. Để đảm bảo chất lượng thuốc, hội đồng kiểm nhập chỉ
thành việc nhập thuốc, biên bản nhập thuốc sẽ được lập với đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia. Việc thành lập hội đồng kiểm nhập thuốc giúp kiểm soát chất lượng thuốc nhập vào bệnh viện, giám sát số lượng thuốc, theo dõi được giá thuốc.
Từ kết quả trên cho thấy, quy trình mua thuốc của bệnh viện rõ ràng, các công việc được phân công cho từng bộ phận góp phần tăng hiệu quả và sự minh bạch trong quá trình mua thuốc. Hội đồng thuốc và điều trị đóng vai trò quan trọng, lập kế hoạch và tư vấn cho giám đốc bệnh viện quyết định lựa chọn số
lượng chủng loại, nhà cung ứng.
Hình thức thanh toán:
Trung tâm Y tế quận Sơn Trà thanh toán cho nhà cung cấp bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng. Trung bình Trung tâm Y tế thanh toán trong thời gian khoảng 30 ngày sau khi nhập kho. Năm 2013, Trung tâm Y tế không để tình trạng thanh toán chậm và nợ tiền thuốc của nhà cung ứng.
- Nguồn cung ứng thuốc:
Năm 2013 Trung tâm Y tế quận Sơn Trà mua thuốc thông qua đấu thầu tập trung tại Sở Y tế Đà Nẵng giúp số lượng nhà cung ứng nhiều, tạo điều kiện thuận lợi cho bệnh viện lựa chọn thuốc chất lượng và giá cả hợp lý.
Đa số thuốc được mua từ Công ty cổ phần Dược vật tư y tế Đà Nẵng (Daphaco) ngoài ra số ít mua từ các Công ty khác như: Công ty cổ phần Dược vật tư y tế Bình Định, Công ty cổ phần Dược Hậu Giang; Công ty cổ phần Dược Domesco; Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung Ương 1... Các công ty này có uy tín, thường xuyên cung ứng thuốc cho bệnh viện với chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
3.1.2.3. Đánh giá hoạt động mua sắm thuốc thông qua một số chỉ tiêu
Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động mua sắm thuốc của Trung tâm y tế Sơn Trà
được trình bày tóm tắt sau:
* Quá trình mua sắm thuốc phải được quản lý rõ ràng và có hiệu quả: - Bệnh viện mua thuốc dựa trên kết quảđấu thầu tập trung của Sở Y tế. - Các công việc mà hội đồng mua thuốc thực hiện:
• ••
• Hội đồng thuốc và điều trị xác định số lượng và mặt hàng thuốc theo kế
hoạch mua 1 tháng 1 lần.
• ••
lập dự trù và gọi thuốc.
• ••
• Thuốc nhập kho được kiểm nhập thông qua Hội đồng kiểm nhập gồm: Ban giám đốc, trưởng khoa dược, phòng tài chính – kế toán, thủ kho, kế toán dược và người cung ứng.
- Phòng tài chính - kế toán thanh toán kiểm tra hóa đơn, giá trị thuốc mua, kiểm tra sổ sách mua sắm và báo cáo về mua sắm thuốc để thanh toán tiền cho các đơn vị cung ứng theo hợp đồng.
- Chênh lệch chi phí mua thực tế so với chi phí dự kiến là 5,4%. Việc lựa chọn thuốc phải kỹ
càng và chính xác nhất có thể
* Tỷ lệ mua thuốc có dạng bào chế đúng như thuốc cần mua :
* Tỷ lệ thuốc mua được có quy cách đóng gói đúng như thuốc cần mua
* Tỷ lệ thuốc mua được đúng tiêu chuẩn kỹ
thuật đúng như thuốc cần mua
*Hội đồng mua thuốc nắm rõ số lượng sử
dụng thuốc ở các khoa phòng không * Số lần mua thuốc bổ sung năm 2013 Thuốc được mua với giá thấp nhất có thể
* Tỷ lệ thuốc được mua theo hình thức đấu thầu
* Tỷ lệ thuốc được mua bằng tên gốc
* Tỷ lệ thuốc được mua của các nhà cung cấp
đang nắm giữ hợp đồng mua thuốc hiện tại Việc mua sắm thuốc có sự ưu tiên cho các thuốc sản xuất trong nước
Tỷ lệ giá trị tiền mua sắm thuốc sản xuất trong nước
Thuốc được mua phải đảm bảo chất lượng 100% 100% Có, thông qua phần mềm quản lý 2 lần 100% 35% 100% 48,43%
Tất cả các thuốc mua đều được yêu cầu có phiếu kiểm nghiệm chất lượng của nhà sản xuất
- Quá trình mua sắm thuốc được quản lý tương đối rõ ràng. Tuy nhiên khi phân chia công việc và trách nhiệm trong hội đồng mua thuốc, tổ nghiệp vụ dược
đảm trách nhiều công việc: cân đối tài chính, lập hợp đồng, gọi thuốc. Nếu không có sự quản lý giám sát chặt chẽ có thể phát sinh sự mua sắm thiếu minh bạch ở
khâu này.
- Việc mua thuốc năm 2013 nhìn chung đáp ứng nhu cầu do kết quả của quá trình lựa chọn thuốc tương đối cẩn thận và đấu thầu tập trung tại Sở Y tế. Tuy nhiên, bệnh viện chưa có phương pháp khoa học tính toán chính xác nhu cầu số lượng trong bệnh viện nên bệnh viện phải mua bổ sung theo kết quả đấu thầu bổ sung của Sở Y tế vào tháng 8. Chi phí mua thực tế chênh lệch so với chi phí dự kiến ban đầu là 5,4%.
- Về tính kinh tế của quá trình mua thuốc, các thuốc đều mua theo hình thức đấu thầu. Tuy nhiên, tỷ lệ thuốc mua theo tên gốc còn thấp, chỉ chiếm 35%. Thuốc sản xuất trong nước đã được ưu tiên khi tỷ lệ tiền mua những thuốc này chỉ chiếm 48,43% kinh phí mua thuốc.
- Để đảm bảo chất lượng thuốc mua về bệnh viện yêu cầu phải có phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất.
3.1.2.4. Công tác pha chế:
Ngoài những thuốc mua theo quy trình như trên, khoa dược tiến hành pha chế một số loại thuốc dùng ngoài, do nhu cầu điều trị mà những thuốc này không sẵn có, hoặc phải mua với giá cao. Bệnh viện pha chế các thuốc thể hiện ở bảng 2
Bảng 3.14: Danh mục thuốc pha chế tại bệnh viện
Tên thuốc Công dụng
Cồn 70° Sát trùng
Dung dịch cồn iod 0,2%, 1%, 3%, 5% Sát trùng
Tóm lại, năm 2013, Trung tâm y tế không tổ chức tự đấu thầu mua thuốc. Sở Y tế tổ chức đấu thầu tập trung cho các cơ sở khám chữa bệnh trên địa bàn tỉnh. Căn cứ vào kết quả đấu thầu tập trung, Trung tâm y tế ký hợp đồng với nhà cung ứng trúng thầu để mua thuốc sử dụng tại Trung tâm y tế. Trung tâm y tế
thiết lập được quy trình mua thuốc rõ ràng, các hoạt động quản lý được chú trọng và triển khai. Các hoạt động lập hợp đồng, giao nhận thuốc và thanh toán thực hiện theo quy định. Tuy nhiên, công tác xác định số lượng mua thuốc còn chưa khoa học, mất nhiều thời gian và hiệu quả chưa cao. Mặt khác, tính kinh tế của quá trình mua thuốc chưa được chú ý khi kinh phí mua thuốc vẫn dành phần lớn cho thuốc theo tên biệt dược và thuốc nhập ngoại.
3.1.3. Phân tích hoạt động tồn trữ, cấp phát tại khoa Dược TTYT quận Sơn Trà: Sơn Trà:
3.1.3.1. Hoạt động bảo quản thuốc:
Sau khi được nhập kho, thuốc được tồn trữ, bảo quản và cấp phát tại các kho thuốc của khoa Dược. Hệ thống kho được mô tả qua sơđồ sau:
Hình 3.4: Hệ thống kho thuốc tại Trung tâm Y tế quận Sơn Trà
Kho dược được xây dựng theo đúng yêu cầu chuyên môn, đảm bảo thực hiện 5 chống: chống nóng ẩm, chống côn trùng, chống cháy nổ, chống bão lụt và chống mất trộm. Hệ thống kho được chia làm 3 kho, trong đó kho 1 là kho lẻ nội trú, kho 2 là kho lẻ ngoại trú. Kho 3 là kho cấp thuốc chương trình. Các thuốc sau khi pha chế được bảo quản và cấp phát tại chỗ. Các thuốc pha chế khi có yêu cầu của khoa điều trị và được cấp phát ngay cho khoa yêu cầu. Kho ngoại trú được bố
trí gần khoa khám bệnh để tạo điều kiện thuận lợi cho bệnh nhân lĩnh thuốc. Các kho còn lại đều được bố trí ở vị trí riêng biệt, thuận lợi cho quy trình thực hiện
HỆ THỐNG KHO THUỐC Kho cấp phát thuốc nội trú Kho cấp thuốc bảo hiểm y tế ngoại trú Kho thuốc chương trình Kho chính
nghiệp vụ kho. Về nhân lực, tất cả các thủ kho đều có trình độ chuyên môn dược sỹ trung học trở lên. Riêng dược sỹ đại học đảm nhiệm bảo quản và cấp phát thuốc gây nghiện và hướng thần.
Trang thiết trong kho:
- Trang thiết bị văn phòng: bàn ghế làm việc.
- Trang thiết bị vận chuyển thuốc: xe đẩy tay.
- Trang thiết bị xếp thuốc: giá nhiều tầng; tủ nhiều ngăn, có khóa.
- Trang thiết bị bảo quản: máy điều hòa, tủ lạnh, quạt thông gió, nhiệt kế,
ẩm kế.
Trang thiết bị phòng chống cháy nổ, vệ sinh...
Bảng 3.15: Trang thiết trong kho
STT Tên trang thiết bị Số lượng
1 Nhiệt kê 03
2 Ẩm kế 03
3 Điêu hòa 02
4 Tủ lạnh 01
5 Quạt trần 03
Các kho được trang bị các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản. Tuy nhiên, diện tích và trang thiết bị trong kho vẫn chưa đáp ứng được các tiêu chuẩn thực hành bảo quản thuốc tốt.
Tiến hành kiểm tra 5 loại thuốc có yêu cầu bảo quản ở nhiệt độ thấp thu
được kết quả 100% các thuốc được bảo quản đúng nhiệt độ yêu cầu ghi trên nhãn. Tên thuốc và yêu cầu bảo quản các thuốc được kiểm tra thể hiện ở bảng sau:
Bảng 3.16: Danh sách một số thuốc bảo quản nhiệt độđặc biệt
STT Tên thuốc Nhiệt độ bảo quản (°C)
1 Insulin 2-8
2 SAT 2-8
3 Oxytocion <20
4 Calciumfolinat 2-8
Tất cả các thuốc cần được bảo quản ở nhiệt độ thấp đều được bảo quản theo đúng yêu cầu ghi trên nhãn.
Quy trình nghiệp vu trong kho
Cách sắp xếp thuốc trong kho:
-Căn cứ vào dạng bào chế thuốc viên, thuốc ống, thuốc mỡ để sắp xếp thuốc vào các kho.
-Trong mỗi kho, tại Trung tâm y tế quận Sơn Trà thuốc được sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý: nhóm kháng sinh, nhóm NSAIDS, nhóm thuốc dịứng...Thuốc trong mỗi nhóm tác dụng dược lý không được sắp xếp theo thứ tự ABC.
-Thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần được bảo quản riêng, tránh nhầm lẫn, chắc chắn, có các biện pháp đảm bảo an toàn.
-Những thuốc có điều kiện bảo quản đặc biệt (ví dụ: điều kiện bảo quản ở
2°c - 8°C): được bảo quản theo đúng điều kiện ghi trên nhãn. Cách sắp xếp thuốc trên giá:
-Thuốc nặng, dễ vỡ xếp dưới; thuốc nhẹ xếp trên.
-Với mỗi loại thuốc: thuốc được sắp xếp trên giá theo quy tắc FEFO: thuốc có hạn sử dụng trước xếp ngoài, thuốc có hạn sử dụng sau xếp trong.
Công tác thống kê thuốc
Để ứng dụng vào máy phần mềm quản lý sử dụng thuốc tại TTYT Sơn Trà có phần chức năng thuốc nhập, theo dõi, thống kê sử dụng và tồn hàng ngày. Kho Dược có đầy đủ sổ sách theo dõi việc xuất nhập thuốc theo quy
định của Bộ Y tế.
-Thuốc nhập được thủ kho kiểm nhập, vào sổ xuất nhập tại kho. Đồng thời
thống kê được nhập vào máy tính trên phần mềm nhập thuốc.
Nội dung kiểm kê gồm: đối chiếu sổ theo dõi xuất nhập với chứng từ, đối chiếu sổ sách với thực tế về số lượng và chất lượng, xác định lại số lượng, chất lượng thuốc tìm nguyên nhân thừa, thiếu.
tiến hành kiểm kê và trừ dần hàng ngày để hạn chế tối thiểu sai sót và phát hiện sớm nguyên nhân gây sai sót.
Giá trị tiền thuốc dự trữ năm 2013 thể hiện ở bảng sau:
Bảng 3.17: Giá trị tiền thuốc xuất, nhập, tồn tại khoa Dược năm 2013 Tổng tiền mua thuốc Tổng tiền thuốc sử dụng Tổng tiền thuốc tồn kho Bình quân sử dụng một tháng Tháng dự trữ sử dụng 24.063.835.995 24.805.711.060 1.336.508.000 2.067.142.588 0.65
Tính theo giá trị tiền, lượng thuốc dự trự đủ cho bệnh viện sử dụng trong 0,65 tháng. Hồi cứu biên bản hủy thuốc năm 2013 thu được kết quả thể hiện ở
bảng 16 Bảng 3.18: Số lượng thuốc hủy năm 2013 STT Nội dung Số lượng Giá trị nghìn đồng) Tỷ lệ %