5.2.1 Về khả năng vận dụng chế độ kế toán:
Sau hơn 20 năm vận hành nền kinh tế theo cơ chế thị trường, môi trường kinh doanh ở Việt Nam ngày càng thông thoáng, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp nhỏ và vừa nói riêng hình thành và phát triển mạnh mẽ. Quan điểm nhất quán của Đảng và Nhà nước là trong những năm tiếp theo tiếp tục tạo mọi điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa phát triển, đóng vai trò ngày càng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Trong bối cảnh đó, chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa đã được quan tâm nghiên cứu và ban hành trong những năm qua như:
- Chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định 1177/TC/QĐ – CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Quyết định số 144/TC/QĐ/CĐKT ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định sửa đổi bổ sung chế độ kế toán DNNVV theo quyết định 1177 nêu trên.
- Hệ thống 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam được Ban hành từ năm 2001 đến năm 2006 theo các Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
DN cần nghiên cứu các quy định khung pháp lý về kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam hiện hành có thể nhận thấy việc áp dụng các chuẩn mực kế toán trong các doanh nghiệp này đang thực hiện. Tức là: Kế thừa các chuẩn mực kế toán chung đã ban hành; Một số chuẩn mực kế toán không áp dụng và một số chuẩn mực kế toán không áp dụng đầy đủ. Theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Các DN cần rà soát và đánh giá lại những CMKT đã áp dụng. Đây là vấn đề rất cần thiết và cấp bách trong giai đoạn hiện nay, nội dung công việc này đó là tổ chức đánh giá lại những CMKT đã được áp dụng ở đơn vị DN như thế nào, còn những tồn tại gì cần chỉnh sửa, cũng đánh giá lại sự thay đổi so với các CMKT đã
ban hành .Nghiên cứu và triển khai thực hiện những CMKT mới phù hợp với tình hình DNNVV cũng như sự phát triển của DN. Cụ thể như sau:
Cần có quá trình nghiên cứu nghiêm túc đặc điểm hoạt động kinh doanh, nhu cầu thông tin quản lý nội bộ cũng như nhu cầu thông tin của các chủ thể liên quan đến doanh nghiệp, đặc biệt là nhu cầu thông tin của nhà đầu tư và chủ nợ hiện tại và tiềm năng của doanh nghiệp từ đó xác định yêu cầu đối với thông tin tài chính mà DNNVV cần cung cấp.
DN cần tổ chức hoàn thiện chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán. Do đó, cần xây dựng hệ thống chứng từ đơn giản, rõ ràng, phù hợp với quy định của chế độ kế toán, bên cạnh đó, các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ phải thể hiện được yêu cầu quản lý nội bộ. Quy định trình tự luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học, tránh được sự chồng chéo, ứ đọng. Tất cả các chứng từ kế toán được lập từ trong đơn vị hay từ các đơn vị bên ngoài phải được tập trung vào phòng kế toán và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng ghi sổ kế toán.
Các doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo hướng đảm bảo tính tích hợp được hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị nhưng phải tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định của Bộ tài chính. Có khả năng tổng hợp và phân loại thông tin, có khả năng áp dụng trên máy vi tính. Xây dựng hệ thống sổ kế toán đảm bảo tuân thủ các quy định của chế độ kế toán và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
5.2.1.2 Tăng cường công tác kiểm toán hay vai trò thanh tra, kiểm tra:
Vấn đề này cần được xuất phát từ phía doanh nghiệp do chính các nhu cầu “tự thân” và “vị thân”, bởi những lợi ích do hoạt động kiểm toán mang lại. Đồng thời, nó cũng ngụ ý đế vấn đề về mức độ kiểm tra độc lập công khai thông tin rất có ý nghĩa trong việc hạn chế các gian lận và sai sót tại đơn vị. Mặc dù hoạt động kiểm toán sẽ phát sinh một khoản chi phí nhất định nhưng hoạt động này mang lại cả lợi ích ngắn hạn và dài hạn cho đơn vị vì kèm theo báo cáo kiểm toán thì kiểm toán còn
cung cấp ý kiến tư vấn về quản lý và ý kiến tư vấn tài chính thực tiễn cho những người chủ sở hữu, những người không có các kỹ năng liên quan đến các lĩnh vực này... Ngoài ra, hoạt động kiểm toán nội bộ cũng nên được quan tâm và duy trì vì khả năng kiểm soát thường xuyên nhằm nâng cao chất lượng của hệ thống kế toán của loại hình kiểm toán này tại đơn vị.
Ngoài ra, tăng cường và duy trì các hoạt động kiểm kê đối chiếu số liệu giữa sổ sách với thực tế, giữa các nhân viên kế toán với nhau. Hoạt động này sẽ hỗ trợ các nhà quản lý nắm bắt được thông tin cập nhật nhất về tình hình thực tế của đơn vị. Đồng thời tần suất kiểm kê đối chiếu cần được xác định phù hợp cho từng loại tài sản, nguồn vốn, từng nhóm thông tin để đảm bảo nguyên tắc cân bằng giữa chi phí và lợi ích. Mặt khác, phương pháp kiểm kê cũng cần có những quy chuẩn cũng như tăng cường các biện pháp nghiệp vụ để hoạt động này không chỉ hỗ trợ phát hiện ngăn ngừa các sai sót và còn cần có ý nghĩa với vấn đề kiểm soát gian lận. Ngoài ra, các biện pháp xử lý cũng như quy chế thưởng phạt rõ ràng khi phát hiện ra các vấn đề gian lận này ở nhân viên cũng cần được đề cao để mang tính chất ngăn ngừa các hành vi cố tình sai phạm của các nhân viên trực tiếp quản lý tài sản vật chất của đơn vị.
DN cần đưa nội dung “ Kiểm tra kế toán” trong Luật kế toán để áp dụng cho các DN. Mục 4, chương II, từ điều 35 đến điều 38 của Luật Kế toán đã qui định về công tác kiểm tra kế toán, đồng thời phân rõ nhiệm vụ đối với các thành viên trong công tác kiểm tra việc thực hiện các chế độ kế toán. Những thành viên trong tổ kiểm tra nội bộ kế toán cần nắm vững những chuẩn mực kế toán và những văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác kế toán. Bên cạnh đó hàng quí, DN cần thuê các công ty kiểm toán bên ngoài tổ chức kiểm toán tình hình tài chính và việc thực hiện các chuẩn mực kế toán tại công ty.
5.2.2 Mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán: 5.2.2.1 Phần mềm kế toán chuyên dụng: 5.2.2.1 Phần mềm kế toán chuyên dụng:
Xác định rõ tiêu chuẩn và yêu cầu đặt ra đối với PM sử dụng trong HTTTKT: Tác giả đề xuất các tiêu chuẩn lựa chọn PM như sau (tiêu chuẩn được sắp xếp theo tầm quan trọng giảm dần): (1) Đáp ứng các tiêu chuẩn của PMKT theo thông tư 103/2005/TT-BTC. (2) Khả năng hoạt động của PM: PM phải cung cấp được các kết xuất đầu ra đáp ứng yêu cầu pháp luật về kế toán đặc biệt là các báo cáo bắt buộc, cung cấp được các kết xuất đầu ra mong muốn, khả năng hoạt động của PM chính xác và ổn định, phù hợp yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý và thời điểm cung cấp thông tin. DNNVV cần thử nghiệm quy trình xử lý dữ liệu tự động trên PM nhằm đảm bảo các tính năng này hoạt động tốt. Xem xét khả năng đổ dữ liệu ra excel của PM; (3) Tiêu chuẩn về tính kiểm soát của PM: yêu cầu về khả năng kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp hỗ trợ sao lưu dự phòng dữ liệu, có các giải pháp tạo ra dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất và chỉnh sửa dữ liệu, các giải pháp hỗ trợ nhập liệu và kiểm soát tốt quá trình nhập liệu; (4) Tính linh hoạt của PM: khi các chính sách kế toán của Nhà nước thay đổi, nhu cầu thông tin kế toán và yêu cầu kiểm soát của DN thay đổi, … thì PM sử dụng trong HTTTKT cần có khả năng tuỳ biến để đáp ứng yêu cầu mới; (5) Giá phí và khả năng hỗ trợ của NCC PM: xem xét cẩn thận giá phí của PM bao gồm những gì (giá PM cho bao nhiêu máy cài đặt, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện người sử dụng, chi phí cho tài liệu, chi phí nhập liệu ban đầu, …), khả năng hỗ trợ về mặt tài chính của NCC PM, hệ thống trợ giúp đầy đủ và tức thời, các cam kết về cập nhật, nâng cấp, bảo hành và bảo trì PM, hồ sơ hướng dẫn cài đặt, sử dụng và xử lý sự cố đầy đủ, chi tiết, giao diện PM thân thiện, kinh nghiệm thiết lập, tổ chức HTTTKT của NCC PM, …
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công thông thường phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng danh mục vật tư hàng hóa, danh mục hạng mục/ công trình, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc, danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ... một khi bạn đã xây dựng bạn có thể dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai...sẽ giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xây dựng
những báo cáo sổ sách này. Không những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời.... giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý. Vì vậy để lựa chọn phần mềm phù hợp cho các DNNVV là cần thiết trong giải đoạn hiện nay và bảo tính ổn định lâu dài của phần mềm trong việc lưu và quản lý dữ liệu. Dưới đây sẽ trình bày 2 tiêu chí phân loại, giúp doanh nghiệp trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu của mình. Theo quy mô của doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần mềm kế toán thường phân thành 3 loại sau:
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn. - Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa.
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc rất nhỏ. Đối với phần mềm kế toán thì “quy mô” của doanh nghiệp có thể quy về “quy mô” của phòng kế toán. Thường thì doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì số lượng nghiệp vụ phát sinh càng nhiều và đòi hỏi càng nhiều số nhân viên kế toán. Như vậy có thể phân loại phần mềm kế toán theo quy mô người sử dụng như sau:
- Phần mềm kế toán “nhỏ”, đơn giản dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng dưới 3 người.
- Phần mềm kế toán “vừa” dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng từ 3 - 20 người.
- Phần phần kế toán “lớn” dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng trên 20 người.
Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu cao về phân quyền truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho…) và phân quyền về chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa), phân quyền truy cập chi tiết đến trường thông tin của từng nghiệp vụ. Các doanh nghiệp nhỏ cũng không cần nhiều báo cáo quản trị. Và như vậy các doanh nghiệp này chỉ cần một phần mềm kế toán đơn giản là đáp ứng nhu cầu. Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu
cao hơn về phân quyền xử lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm. Các yêu cầu về báo cáo quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có quy mô vừa có các bộ phận, đơn vị phân tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình có khả năng chạy nhanh, ổn định thông qua đường truyền internet. Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý số lượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng với số lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt trên 30-40 người.
Vì vậy tùy theo qui mô hoạt động của các DNNVV mà lựa chọn phần mềm cho phù hợp công tác HTTTKT của DN. Ngoài ra các DN có thể hợp đồng các công ty phần mềm để xây dựng 1 phần mềm cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị DN.
5.2.2.2 Việc bảo mật, mã hóa dữ liệu:
Thiết lập chính sách sử dụng user và password riêng đăng nhập PM. Đối với người sử dụng PM nên cấp quyền cho mỗi người một tên đăng nhập và mật khẩu riêng; Quy định chính sách thay đổi mật khẩu thường xuyên và hướng dẫn người sử dụng cách thức lập mật khẩu an toàn nhất; Yêu cầu người sử dụng bảo mật user và password. Đồng thời phối hợp các chuyên gia về ATTT để mã hóa các trường dữ liệu quan trọng: Những trường chứa thông tin có độ bảo mật cao được mã hóa bằng hệ mật đã được lựa chọn phù hợp với yêu cầu của dữ liệu. Việc xác định độ mật tương ứng của từng trường phải được người có thẩm quyền xác định. Các thông tin có độ mật cao luôn được lưu trữ ở dạng mã hóa. Những thông tin này chỉ được giải mã ở tầng giao diện với người dùng và chỉ có những thông tin thỏa mãn yêu cầu của người dùng và trong thẩm quyền được phép của người dùng mới được giải mã. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay việc bảo mật dữ liệu các DN có thể sử dụng phần mềm bảo mật dữ liệu như: Folder Lock 7, Protected Folder v.v. là một ứng dụng bảo mật dữ liệu 7 in 1 cho phép bạn mã hóa file, backup online, bảo vệ usb/CD, khóa file, tạo ví điện tử, xóa file vĩnh viễn, xóa lịch sử trong máy tính. Tính năng của các phần mềm đảm
bảo được tính năng: Dễ sử dụng; Ẩn dữ liệu; Chặn truy cập dữ liệu; Bảo vệ ghi; Bảo vệ quyền riêng tư; An toàn và bảo mật
5.2.3 Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường TMĐT:
Một hệ thống tin học sẽ tạo ra sự hữu hiệu của thông tin kế toán khi nó đáp ứng được các yêu cầu về sau:
Phân tích được: yêu cầu này được thỏa mãn khi các dữ liệu là đúng đắn và
chuẩn xác, hệ thống thông tin là đầy đủ và tương thích với tất cả các yêu cầu về sự không sửa đổi và mất trộm thông tin. Các biện pháp có tính kỹ thuật để đạt được kết quả này gồm các bức tường lửa (firewalls) và hệ thống chống virus để ngăn chặn các haker cố tình xâm nhập ăn cắp thông tin kế toán. Doanh nghiệp phải đảm bảo sự luôn sẵn sàng của phần cứng, phần mềm, và dữ liệu thông tin để hoạt động kinh doanh diễn ra một cách bình thường, đặc biệt là các vấn đề đảm bảo hệ thống trong trường hợp bị gián đoạn thông tin trong một khoảng thời gian hợp lý. Vì vậy, đòi hỏi phải thiết lập được một quy trình phản hồi thích hợp cho các vấn đề khẩn cấp (mất dữ liệu, lỗi đường truyền…). Thêm vào đó, khả năng chuyển đổi từ thông tin số hóa sang thông tin có thể đọc được trên các sổ kế toán cũng hết sức cần thiết.
Bảo mật được: yêu cầu này có nghĩa các dữ liệu thu nhận được từ bên thứ ba
không được truyền hoặc công bố ra bên ngoài nếu không có sự ủy quyền. Khi truy