Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của doanh nghiệp.
Các hoạt động đầu tư CNTT trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu của doanh nghiệp như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Có nhiều mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp, mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cần phải chọn cho mình mô hình đầu tư CNTT cho phù hợp để phát huy hiệu quả các khoản đầu tư, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lực khai thác công nghệ của doanh nghiệp.
Mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai đoạn kế thừa nhau: Đầu tư cơ sở về CNTT; Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp; Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất; Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế. Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc cơ sở của đầu tư CNTT là: đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; đầu tư phải đem lại hiệu quả; đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ:
Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở về CNTT. Đây là giai đoạn nói đến sự đầu tư
ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực. Mức độ trang bị “cơ bản” có thể không đồng nhất, tuy nhiên, cần đạt được một số yêu cầu chính về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng & phần mềm) được trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh
nghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, môi trường truyền thông giữa các văn phòng trong nội bộ hoặc giữa các đối tác; về con người được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp, các đầu tư trong giai đoạn này nhằm xây dựng “nền tảng” cho các ứng dụng CNTT tiếp theo.
Giai đoạn 2: Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp. Mục tiêu của
giai đoạn này là đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, cụ thể cho hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ. Đây là bước phát triển tự nhiên của hầu hết các doanh nghiệp, vì khối lượng thông tin cần xử lý tăng lên, và do đã có được các kỹ năng cần thiết về ứng dụng CNTT trong các giai đoạn trước. Các đầu tư nhằm tự động hóa các quy trình tác nghiệp, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp như triển khai các ứng dụng để đáp ứng từng lĩnh vực tác nghiệp và sẵn sàng mở rộng theo yêu cầu kinh doanh; chương trình tài chính-kế toán, quản lý nhân sự-tiền lương, quản lý bán hàng; các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê, CNTT tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng.
Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất. Nếu coi giai đoạn 2 là giai đoạn số hóa cục bộ, thì giai đoạn 3 là giai đoạn số
hóa toàn thể doanh nghiệp, chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất của giai đoạn 3 này. Về cơ sở hạ tầng CNTT cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận; các phần mềm tích hợp và các CSDL cấp toàn công ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp; triển khai các giải pháp đồng bộ giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và tăng năng lực cạnh tranh như ERP, SCM, CRM,…Văn hóa số - được khởi đầu xây dựng và phát triển dần dần trong hai giai đoạn trước nay đã trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp, mà nền tảng là các chuẩn mực
làm việc, các thước đo công việc mới, cùng hệ thống các quy định và công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ các chuẩn mực đó trong toàn doanh nghiệp.
Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế. Đây là giai đoạn đầu tư CNTT nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong môi
trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp. Hiện nay, các vấn đề kinh doanh trong thời đại Internet, cụ thể hơn là sử dụng công nghệ và các dịch vụ của Internet trong kinh doanh, có vai trò quyết định: xây dựng Intranet để chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,…Sử dụng Internet để hình thành các quan hệ TMĐT như B2B, B2C và B2G. Kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN đưa DN lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu, CNTT là công cụ đắc lực trong việc thực thi các chiến lược kinh doanh.
Các giai đoạn đầu tư trên đây nhằm nhấn mạnh đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn. Mô hình đầu tư CNTT là một căn cứ tốt khi quyết định đầu tư cũng như là một mô hình tham chiếu tốt khi trình bày các vấn đề liên quan. Tuy nhiên đó chưa phải là mô hình duy nhất. Thêm nữa, tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của công nghệ không phải khi nào cũng giống nhau, do vậy đôi khi có sự xen giữa các giai đoạn đầu tư CNTT với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
2.3.2. Yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán:
Có thể thấy rõ CNTT tác động đến mọi mặt trong cuộc sống hiện nay, CNTT mang lại lợi ích nhưng cũng thấy rằng bên cạnh đó còn có những bất lợi cần phải hạn chế bớt. Đối với HTTT kế toán, CNTT ảnh hưởng trong một số vấn đề sau:
+ Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán: Một yêu cầu của thông tin kế toán là tính trung thực và đáng tin cậy, CNTT giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được nhanh chóng, chính xác hơn so với xứ lý thủ công.
+ Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin: Khả năng tính toán , tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trên mạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng , kịp thời. Các giới hạn về thời gian, khối lượng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý không còn quan trọng khi tổ chức công tác kế toán.
+ Tổ chức dữ liệu – thu thập – xử lý và lƣu trữ dữ liệu kế toán: Đáp ứng kịp thời các nhu cầu:
Thay đổi vai trò của sổ kế toán và hình thức kế toán. Sự biến mất dần của tài liệu kế toán giấy.
Dữ liệu kế toán được thu thập và xử lý không chỉ bằng việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán.
Thể hiện mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, giữa ghi Nhật ký và ghi Sổ cái.
Dữ liệu kế toán của cả niên độ có thể được tạo và xử lý nhiều lần cho đến khi đáp ứng nhu cầu.
Kiểm soát trong các quá trình tổ chức dữ liệu – thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán có thể thực hiện được trong môi trường máy tính.
+ Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán:
Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán.
Tính pháp lý của thông tin kế toán vẫn dựa trên quan điểm truyền thống: in trên giấy, ký tên và đóng dấu.
2.3.3 Mức độ ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin kế toán: Một trong những vấn đề đầu tiên cần lưu ý là các DN rất khác nhau về mức độ ứng dụng những vấn đề đầu tiên cần lưu ý là các DN rất khác nhau về mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, tuy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng như quan điểm của người quản lý. Có thể chia thành 3 mức độ chính:
2.3.3.1 Xử lý bán thủ công:
Doanh nghiệp có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý bảng tính như Excel. Trong trường hợp này hầu hết chứng từ gốc đều là
chứng từ bằng giấy như trong hệ thống thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hỗ trợ trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, các báo cáo thuế. Một số doanh nghiệp nếu nhân viên kế toán thông thạo Excel, có thể tự động hóa hoàn toàn quá trình xử lý số liệu từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các số, báo cáo cần thiết. Mô hình này thường hữu hiệu trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức bộ máy kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữa các phần hành kế toán không lớn.
3.3.3.2 Tự động hóa công tác kế toán:
Ở mức độ này, doanh nghiệp làm kế toán với một phần mềm kế toán. Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác. Một số chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in, các chứng từ đến bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập phải được in, ký duyệt như trong trường hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy. Đây là mô hình phổ biến. Hầu hết quá trình xử lý dữ liệu kế toán được lập trình. Các phần mềm kế toán có thể do doanh nghiệp mua, tự viết hay thuê các công ty tin học viết. Các phần mềm này có phẩm cấp chất lượng khác nhau và rất phong phú về chủng loại.
3.3.3.3 Tự động hóa công tác quản lý:
Các doanh nghiệp có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp. Trong mô hình này, doanh nghiệp tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay có thể kết nối Internet. Tất cả các phần mềm trong doanh nghiệp đều có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin thông qua hệ thống này. Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, có thể là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử. Phần lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong những quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban. Xu hướng hiện nay các doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý thường sử dụng các phần mềm ERP
(Enterprise Resource Planning System – Hệ thống quản trị các nguồn của doanh nghiệp) do các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong hay ngoài nước cung cấp.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Nội dung chương hai là cơ sở lý luận, là lý thuyết chung về HTTTKT, tiêu chuẩn đánh giá HTTTKT hữu ích và làm thế nào để xây dựng được hệ thống kế toán nhằm cung cấp các thông tin hữu ích đó cho các đối tượng sử dụng thông tin. Đồng thời nêu các khái niệm về hệ thống thông tin kế toán, cấu trúc của một hệ thống thông tin kế toán, các chu trình kế toán và công tác ứng dụng CNTT của DN trong các giai đoạn đầu tư .Trong cơ sở lý luận này đặc biệt quan tâm các yêu cầu ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin kế toán vào việc thực hiện tổ chức công tác kế toán tại các DN.
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DNNVV TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
3.1 Tình hình hoạt động và quản lý trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TP Hồ Chí Minh:
3.1.1 Tình hình hoạt động của DNNVV:
Doanh nghiệp nhỏ và vừa hay còn gọi thông dụng là doanh nghiệp vừa và nhỏ là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé về mặt vốn, lao động hay doanh thu. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể chia thành ba loại cũng căn cứ vào quy mô đó là doanh nghiệp siêu nhỏ (micro), doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa. Theo tiêu chí của Nhóm Ngân hàng Thế giới, doanh nghiệp siêu nhỏ là doanh nghiệp có số lượng lao động dưới 10 người, doanh nghiệp nhỏ có số lượng lao động từ 10 đến dưới 50 người, còn doanh nghiệp vừa có từ 50 đến 300 lao động. Ở mỗi nước, người ta có tiêu chí riêng để xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nước mình. Ở Việt Nam, theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ, qui định số lượng lao động trung bình hàng năm từ 10 người trở xuống được coi là doanh nghiệp siêu nhỏ, từ 10 đến dưới 200 người lao động được coi là Doanh nghiệp nhỏ và từ 200 đến 300 người lao động thì được coi là Doanh nghiệp vừa.
Trong cộng đồng DN Việt Nam thì doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) là loại hình DN chiếm đa số và chủ yếu trong nền kinh tế. Theo đó, loại hình DN này đóng vai trò quan trọng nhất là tạo việc làm, tăng thu nhập cho người lao động, giúp huy động các nguồn lực xã hội cho đầu tư phát triển, xóa đói giảm nghèo… Cụ thể, về lao động, hàng năm tạo thêm trên nửa triệu lao động mới; Sử dụng tới 51% lao động xã hội và đóng góp hơn 40% GDP…
Trong những năm gần đây, do tác động của khủng hoảng kinh tế tài chính, suy thoái kinh tế thế giới cùng với những yếu kém vốn có của nền kinh tế nước ta đã ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của nền kinh tế, đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp DNVVN nói riêng. Theo báo cáo của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), năm 2002 nước
ta có 63.000 doanh nghiệp thì từ khi có Luật doanh nghiệp đến nay tăng lên 694.000 doanh nghiệp, nhưng tính đến ngày 31/12/2012 chỉ còn 312.600 doanh nghiệp đang hoạt động. Trong số đó có 2/3 không thể lớn lên nổi, thậm chí có xu hướng nhỏ đi nhât là trong điều kiện hiện nay. Cụ thể là: 44,7% doanh nghiệp giữ nguyên quy mô nhỏ trong 10 năm qua; 18,2% quay trở lại quy mô siêu nhỏ (thụt lùi) chỉ có 8,74% doanh nhiệp có quy mô nhỏ phát triển thành doanh nghiệp có quy mô vừa, và chỉ có 6,55% thành quy mô lớn; 38,7% doanh nghiệp vừa đã chuyển thành doanh nghiệp nhỏ, thậm chí 5,12% thành doanh nghiêp siêu nhỏ; từ năm 2002 đến 2011 chỉ có