Quá trình bán hàng bắt đầu từ lúc khách hàng đặt hàng và kết thúc với việc thu tiền từ khách hàng. Có thể tóm tắc mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán, dữ liệu đầu vào, dữ liệu đầu ra liên quan đến quá trình bán hàng.
* Mục tiêu:
Theo dõi doanh thu đến từng khách hàng. Hoàn tất việc giao hàng.
Lập hóa đơn bán hàng. Thu tiền của khách hàng.
Dự đoán doanh thu và lịch thu tiền.
*Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc):
Đơn đặt hàng. Hóa đơn bán hàng. Thông báo chuyển hàng. Thông báo của hãng tàu.
Ủy nhiệm thu hay ủy nhiệm chi.
*Dữ liệu đầu ra:
Thông tin trên báo cáo tài chính. Báo cáo công nợ khách hàng. Bảng tính tuổi nợ.
Báo cáo các khoản nợ quá hạn và nợ khó đòi. Lịch dự kiến thu tiền.
Danh sách khách hàng. Báo cáo phân tích doanh thu.
Hình 2.4. Lƣu đồ mô tả quá trình xử lý của chu trình bán hàng bên trong kế toán. 2.2.2 Chu trình mua hàng (The purchase process):
Quá trình mua hàng bắt đầu từ việc yêu cầu hàng hóa hay dịch vụ và kết thúc với việc thanh toán cho nhà cung cấp.
Hình 2.5 Lƣu đồ mô tả mô hình mua hàng
* Mục tiêu:
Theo dõi việc mua hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp. Theo dõi các khoản phải trả.
Xác nhận các nhà cung cấp. Kiểm soát hàng tồn kho.
Thanh toán đúng hạn và chính xác cho các nhà cung cấp. Dự toán chi tiền.
* Dữ liệu đầu vào:
Phiếu yêu cầu mua hàng. Đơn đặt hàng.
Danh sách nhà cung cấp. Báo cáo nhập kho. Vận đơn.
Giấy chứng nhận đóng gói. Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi.
* Dữ liệu đầu ra (báo cáo):
Thông tin báo cáo tài chính. Séc thanh toán cho nhà cung cấp. Sổ đăng ký séc.
Báo cáo chênh lệch. Dự toán về chi tiền.
Báo cáo phân tích bán hàng.
2.2.3 Chu trình quản lý nguồn lực :
Chu trình quản lý các nguồn lực bao gồm các hoạt động liên quan đến tài sản cố định và nhân sự. Bản chất của hoạt động sản xuất kinh doanh là các công ty sử dụng nguồn lực để sản xuất hàng hóa và dịch vụ nhằm bán và thu được doanh thu.
* Mục tiêu:
Tuyển dụng, huấn luyện người lao động. Theo dõi, đánh giá hoạt động của nhân viên. Điều chỉnh báo cáo theo yêu cầu quản lý. Báo cáo các khoản giảm trừ tiền lương.
Thanh toán lương đúng hạn cho người lao động.
Cung cấp những thông tin bao quát về các hoạt động nhân sự và tiền lương cho nhà quản lý.
* Dữ liệu đầu vào:
Mẫu chức danh nhân sự. Bảng chấm công.
Các chứng từ ghi nhận giảm trừ tiền lương. Chứng từ nhận thuế thu nhập các nhân.
Hình 2.6 Lƣu đồ chu trình quản lý nguồn lực
* Dữ liệu đầu ra (báo cáo):
Thông tin trên báo cáo tài chính. Danh sách nhân viên.
Séc thanh toán (bảng thanh toán tiền lương). Báo cáo giảm trừ các khoản tiền lương. Báo cáo về tình hình nộp thuế.
Tóm tắt bảng lương.
2.2.4 Chu trình sản xuất:
Chu trình sản xuất còn được gọi là quá trình chuyển đổi, được bắt đầu với phiếu yêu cầu nguyên vật liệu và kết thúc khi thành phẩm được nhập kho.
Tập tin về nhân sự và tiền lương Tuyển dụng nhân sự Xử lý thông tin cho các nhân sự mới
Theo dõi quá trình làm việc
Báo cáo phân tích những thay đổi về
nhân sự
Ghi nhận thông tin cá nhân, thuế
và bảng lương
Cập nhật thông tin cá nhân, thuế và bảng
Hình 2.7 Lƣu đồ mô tả chu trình sản xuất
*Mục tiêu:
Theo dõi việc mua và tiêu thụ hàng tồn kho. Giám sát và kiểm soát chi phí sản xuất. Kiểm soát hàng tồn kho.
Kiểm soát và phân bổ chi phí trong quá trình sản xuất. Cung cấp dữ liệu đầu vào cho dự toán tổng thể.
* Dữ liệu đầu vào:
Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu. Hóa đơn mua nguyên vật liệu. Kế hoạch sản xuất.
Tính giá thành.
Đơn đặt hàng sản phẩm.
Thể tính thời gian cho công việc.
*Dữ liệu đầu ra:
Thông tin trên báo cáo tài chính. Danh sách giá vật liệu.
Báo cáo chi phí sử dụng trong kỳ.
Báo cáo điều chỉnh chênh lệch hàng tồn kho. Báo cáo tình hình về hàng tồn kho.
Báo cáo chi phí sản xuất.
Báo cáo tình hình thực tế sản xuất.
2.2.5 Chu trình tài chính:
Chu trình tài chính là quá trình liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng các nguồn lực tài chính, như là tiền, các tài sản và các khoản đầu tư có tính thanh khoản cao.
*Mục tiêu:
Quản lý tiền một cách hiệu quả. Chi phí sử dụng vốn chấp nhận được. Thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tư. Lập dự toán lưu chuyển tiền.
* Dữ liệu đầu vào:
Chứng từ thanh toán qua bưu điện. Giấy báo nợ, có của ngân hàng. Séc.
Sổ phụ ngân hàng.
Dữ liệu về thị trường chứng khoán. Dữ liệu về đầu tư, lãi suất.
Các hồ sơ dự án đầu tư của doanh nghiệp.
Hình 2.8 Lƣu đồ mô tả chu trình tài chính
*Dữ liệu đầu ra:
Thông tin trên báo cáo tài chính. Dự toán về tiền.
Báo cáo đầu tư.
Báo cáo về các khoản nợ và lãi. Tỷ suất tài chính.
Báo cáo kế hoạch tài chính hiện đại.
2.3 Ứng dụng CNTT trong các Doanh nghiệp: 2.3.1 Các giai đoạn đầu tƣ CNTT. 2.3.1 Các giai đoạn đầu tƣ CNTT.
Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của doanh nghiệp.
Các hoạt động đầu tư CNTT trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu của doanh nghiệp như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Có nhiều mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp, mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cần phải chọn cho mình mô hình đầu tư CNTT cho phù hợp để phát huy hiệu quả các khoản đầu tư, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lực khai thác công nghệ của doanh nghiệp.
Mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai đoạn kế thừa nhau: Đầu tư cơ sở về CNTT; Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp; Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất; Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế. Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc cơ sở của đầu tư CNTT là: đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; đầu tư phải đem lại hiệu quả; đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ:
Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở về CNTT. Đây là giai đoạn nói đến sự đầu tư
ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực. Mức độ trang bị “cơ bản” có thể không đồng nhất, tuy nhiên, cần đạt được một số yêu cầu chính về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng & phần mềm) được trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh
nghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, môi trường truyền thông giữa các văn phòng trong nội bộ hoặc giữa các đối tác; về con người được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp, các đầu tư trong giai đoạn này nhằm xây dựng “nền tảng” cho các ứng dụng CNTT tiếp theo.
Giai đoạn 2: Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp. Mục tiêu của
giai đoạn này là đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, cụ thể cho hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ. Đây là bước phát triển tự nhiên của hầu hết các doanh nghiệp, vì khối lượng thông tin cần xử lý tăng lên, và do đã có được các kỹ năng cần thiết về ứng dụng CNTT trong các giai đoạn trước. Các đầu tư nhằm tự động hóa các quy trình tác nghiệp, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp như triển khai các ứng dụng để đáp ứng từng lĩnh vực tác nghiệp và sẵn sàng mở rộng theo yêu cầu kinh doanh; chương trình tài chính-kế toán, quản lý nhân sự-tiền lương, quản lý bán hàng; các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê, CNTT tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng.
Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất. Nếu coi giai đoạn 2 là giai đoạn số hóa cục bộ, thì giai đoạn 3 là giai đoạn số
hóa toàn thể doanh nghiệp, chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất của giai đoạn 3 này. Về cơ sở hạ tầng CNTT cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận; các phần mềm tích hợp và các CSDL cấp toàn công ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp; triển khai các giải pháp đồng bộ giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và tăng năng lực cạnh tranh như ERP, SCM, CRM,…Văn hóa số - được khởi đầu xây dựng và phát triển dần dần trong hai giai đoạn trước nay đã trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp, mà nền tảng là các chuẩn mực
làm việc, các thước đo công việc mới, cùng hệ thống các quy định và công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ các chuẩn mực đó trong toàn doanh nghiệp.
Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế. Đây là giai đoạn đầu tư CNTT nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong môi
trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp. Hiện nay, các vấn đề kinh doanh trong thời đại Internet, cụ thể hơn là sử dụng công nghệ và các dịch vụ của Internet trong kinh doanh, có vai trò quyết định: xây dựng Intranet để chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,…Sử dụng Internet để hình thành các quan hệ TMĐT như B2B, B2C và B2G. Kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN đưa DN lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu, CNTT là công cụ đắc lực trong việc thực thi các chiến lược kinh doanh.
Các giai đoạn đầu tư trên đây nhằm nhấn mạnh đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn. Mô hình đầu tư CNTT là một căn cứ tốt khi quyết định đầu tư cũng như là một mô hình tham chiếu tốt khi trình bày các vấn đề liên quan. Tuy nhiên đó chưa phải là mô hình duy nhất. Thêm nữa, tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của công nghệ không phải khi nào cũng giống nhau, do vậy đôi khi có sự xen giữa các giai đoạn đầu tư CNTT với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
2.3.2. Yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán:
Có thể thấy rõ CNTT tác động đến mọi mặt trong cuộc sống hiện nay, CNTT mang lại lợi ích nhưng cũng thấy rằng bên cạnh đó còn có những bất lợi cần phải hạn chế bớt. Đối với HTTT kế toán, CNTT ảnh hưởng trong một số vấn đề sau:
+ Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán: Một yêu cầu của thông tin kế toán là tính trung thực và đáng tin cậy, CNTT giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được nhanh chóng, chính xác hơn so với xứ lý thủ công.
+ Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin: Khả năng tính toán , tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trên mạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng , kịp thời. Các giới hạn về thời gian, khối lượng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý không còn quan trọng khi tổ chức công tác kế toán.
+ Tổ chức dữ liệu – thu thập – xử lý và lƣu trữ dữ liệu kế toán: Đáp ứng kịp thời các nhu cầu:
Thay đổi vai trò của sổ kế toán và hình thức kế toán. Sự biến mất dần của tài liệu kế toán giấy.
Dữ liệu kế toán được thu thập và xử lý không chỉ bằng việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán.
Thể hiện mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, giữa ghi Nhật ký và ghi Sổ cái.
Dữ liệu kế toán của cả niên độ có thể được tạo và xử lý nhiều lần cho đến khi đáp ứng nhu cầu.
Kiểm soát trong các quá trình tổ chức dữ liệu – thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán có thể thực hiện được trong môi trường máy tính.
+ Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán:
Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán.
Tính pháp lý của thông tin kế toán vẫn dựa trên quan điểm truyền thống: in trên giấy, ký tên và đóng dấu.
2.3.3 Mức độ ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin kế toán: Một trong những vấn đề đầu tiên cần lưu ý là các DN rất khác nhau về mức độ ứng dụng những vấn đề đầu tiên cần lưu ý là các DN rất khác nhau về mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, tuy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng như quan điểm của người quản lý. Có thể chia thành 3 mức độ chính:
2.3.3.1 Xử lý bán thủ công:
Doanh nghiệp có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý bảng tính như Excel. Trong trường hợp này hầu hết chứng từ gốc đều là
chứng từ bằng giấy như trong hệ thống thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hỗ trợ trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, các báo cáo thuế. Một số doanh nghiệp nếu nhân viên kế toán thông thạo Excel, có thể tự động hóa hoàn toàn quá trình xử lý số liệu từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các số, báo cáo cần thiết. Mô hình này thường hữu hiệu trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức bộ máy kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữa các phần hành kế toán không lớn.