Các câu hỏi khảo sát được thiết kế theo năm yếu tố cấu thành của HTTTKT trong điều kiện ứng dụng CNTT. Câu hỏi đưa ra sát với đặc điểm tình hình hoạt động nghiệp vụ kế toán trên địa bàn TPHCM.
Với sự khảo sát ở nhiều khía cạnh khác nhau, trong nhiều vấn đề khác nhau có liên quan đến HTTT kế toán. Việc khảo sát đã được tiến hành khảo sát các nội dung có liên quan đến nghiệp vụ kế toán tại DNNVV trên địa bàn TPHCM. Bên cạnh đó cùng với công tác kế toán thì việc khảo sát cũng đã tìm hiểu một số hạn chế, các nguyên nhân tạo ra những hạn chế đó và qua đó cũng thu thập thêm những ý kiến đóng góp của những người có kinh nghiệm về công tác kế toán và việc úng dụng CNTT hiện nay… Sự mở rộng như vậy có thể tập hợp thêm các ý kiến, các kinh nghiệm và đề xuất từ người trả lời về các giải pháp hoàn thiện HTTTKT hiện nay.
Các yếu tố tác động đến công tác hoàn thiện HTTTKT trong điều kiện áp dụng CNTT của các DNVVN:
Yếu tố 1: Khả năng vận dụng chế độ kế toán trong các DNNVV có 5 nhân
tố ảnh hưởng đến việc vận dụng chế độ kế toán ở các DNVVN ở Việt Nam dự tính gồm các nhân tố sau:
Mức độ phức tạp của các chuẩn mực: Trong công tác kế toán, việc vận dụng chuẩn mực, chế độ kế toán phải luôn cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra với lợi ích đạt được. Ở góc độ vi mô, mối quan hệ này liên quan đến trình độ của kế toán viên, khả năng thu thập và xử lý thông tin, lựa chọn chính sách kế toán với kết quả hữu dụng của thông tin kế toán có được. Chính vì vậy, từ khi đưa chuẩn mực kế toán vào vận dụng trong thực tiễn, nhiều ý kiến cho rằng: nội dung các chuẩn mực
còn quá mới mẻ với quá nhiều khái niệm, thuật ngữ. Kế toán viên chỉ am hiểu và vận dụng trên sơ sở các thông tư hướng dẫn chi tiết trong công tác kế toán. Những kết quả điều tra thử nghiệm ở trên cũng đã làm sáng tỏ hơn những nghi vấn này. Do vậy, đây được xem là một trong những rào cản ảnh hưởng đến việc vận dụng các chuẩn mực/chế độ kế toán.
Tính độc lập về nghề nghiệp: Nhân tố này được xem là một khía cạnh trong sự tương tác giữa khía cạnh văn hóa (Hosftede, 1980) và kế toán (Gray, 1989), theo đó mức độ độc lập cao về nghề nghiệp thường tồn tại với những nước mà vai trò của cá nhân được đề cao. Điều này cũng phù hợp trong bối cảnh các nước dựa trên hệ thống thông luật. Có thể nói điển hình của vấn đề này là trường phái kế toán Anglo-American – trong đó hiệp hội nghề nghiệp chỉ ban hành các chuẩn mực kế toán còn kế toán viên độc lập rất cao trong việc vận dụng các chuẩn mực [12]. Đối nghịch với trường phái kế toán này là mô hình kế toán Pháp mà theo đó, hệ thống tài khoản với các qui định, hướng dẫn kế toán chi tiết được ban hành để thực thi công tác kế toán ở các doanh nghiệp. Trong bối cảnh đó, tính độc lập về nghề nghiệp rất thấp. Việt Nam là một nước thuộc địa của Pháp và hệ thống quản lý hành chính nói chung, cũng như thực hành kế toán nói riêng cũng du nhập từ quá trình thuộc địa hóa. Điều này đã ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình phát triển kế toán ở nước ta. Kết quả điều tra thử nghiệm đã cho thấy việc thực hành kế toán hầu như chỉ dựa trên hệ thống các thông tư hướng dẫn. Chính vì thế, đây là một nhân tố cần xem xét trong quá trình đánh giá vận dụng chuẩn mực kế toán trong các DNVVN ở Việt Nam.
Trình độ của kế toán viên: Lịch sử phát triển của kế toán các nước cho thấy, sự phát triển của kế toán có liên quan đến mức độ giáo dục và chuyên nghiệp của kế toán viên. Trên góc độ vận dụng chuẩn mực kế toán, trình độ của kế toán viên ảnh hưởng đến khả năng lựa chọn các kỹ thuật, các chính sách kế toán phù hợp để tối đa hóa lợi ích của DN mình. Do vậy, việc ban hành chuẩn mực và vận dụng nó vào trong thực tiễn đòi hỏi kế toán viên phải có những kiến thức nhất định và lĩnh hội những tư tưởng để vận dụng các chuẩn mực vào công tác kế toán. Ở góc độ
này, chúng tôi cho rằng quá trình chuyển đổi sang kinh tế thị trường đã làm thay đổi nhiều trong nhận thức của người làm kế toán. Mặc dù kết quả điều tra thử còn chưa rõ ràng, nhưng chúng tôi dự tính đây là một tác động phụ trong quan hệ giữa tính phức tạp của VAS với việc vận dụng chúng. Ngoài ra, nó cũng có mối liên hệ với tính độc lập về nghề nghiệp như đã đề cập ở trên.
Ảnh hƣởng của tổ chức kiểm toán hay vai trò công tác thanh tra, kiểm tra: Những nghiên cứu nguyên thủy về vấn đề này thường liên quan đến mối quan hệ giữa việc vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế với các tổ chức kiểm toán. Al- Baskeki (1995) cho rằng DN kiểm toán có ảnh hưởng đáng kể đến việc quyết định của công ty trong việc lựa chọn chuẩn mực kế toán [12]. Nếu một DN được kiểm toán bởi một trong các hãng kiểm toán lớn thì thông thường, DN đó quan tâm nhiều hơn đến việc vận dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế. Từ thực tiễn đó, liên hệ với điều kiện Việt Nam, chúng tôi cho rằng, nếu báo cáo tài chính (BCTC) của một DN được kiểm toán thì mức độ tuân thủ và vận dụng các chuẩn mực kế toán sẽ cao hơn những DN không yêu cầu bắt buộc kiểm toán. Tuy nhiên, ở Việt Nam qui định về kiểm toán chỉ áp dụng bắt buộc cho các công ty yết giá hoặc các tổng công ty nhà nước. Điều này đặt ra nghi vấn là áp lực cho việc tuân thủ chế độ kế toán cho DNVVN ở HCM nói riêng và Việt Nam nói chung còn rất thấp trong bối cảnh công tác kiểm tra số liệu tài chính của các DN đã có sự thay đổi lớn từ khi Luật quản lý thuế có hiệu lực từ năm 2007. Ở khía cạnh này, chúng tôi dự kiến rằng, cần xem vai trò thanh tra/kiểm tra/kiểm toán như là một nhân tố không thể thiếu trong việc vận dụng chuẩn mực/ chế độ kế toán ở các DNVVN ở HCM.
Qui mô của doanh nghiệp: Trong nhiều nghiên cứu về kế toán, qui mô được xem là nhân tố ảnh hưởng đáng kể đến việc vận dụng chuẩn mực kế toán Chow và Wong-Boren (1987), Cooke (1989, 1991), Meek và Gray (1995). Các DN có qui mô lớn thường hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế rất cao và do vậy việc vận dụng các chuẩn mực kế toán sẽ đầy đủ hơn. Ở một khía cạnh khác, các DN càng lớn còn nhiều nguồn lực tài chính để thực hiện các chuẩn mực kế toán mới. Các DN có qui mô nhỏ hơn lại thấy rằng
lợi ích từ việc thực hiện chuẩn mực không đủ bù đắp các nguồn lực bỏ ra để mua phần mềm, thuê tư vấn hay đào tạo nhân viên. Chúng tôi cho rằng, nhân tố này cũng nên xem xét trong điều kiện của Việt Nam để phát họa mức độ sử dụng các chuẩn mực.
Yếu tố 2: Mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán có 3 nhân tố ảnh
hưởng, như sau:
Phần mềm kế toán chuyên dụng: Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. Qua thống kê hiện này các phần mềm ứng dụng như Excel, Quattropro, Lotus. Foxpro, Access.v.v... Tất cả các phần mềm ứng dụng nêu trên đều có thể ứng dụng làm công tác kế toán cho bất kỳ doanh nghiệp đang sử dụng các hình thức sổ kế toán như : chứng từ ghi sổ, nhật ký chung hoặc nhật ký sổ cái. Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng và hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp.
Tính chính xác, tin cậy và bảo mật trong ứng dụng CNTT: DN không cần phải bỏ thời gian ra tính toán các số liệu rắc rối nên sự sai sót do con người được giảm thiểu. Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao và hiếm khi gây ra lỗi. Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập dữ liệu và thông tin sai lệch từ ban đầu. Hầu hết các phần mềm kế toán đều có phần hỗ trợ hướng dẫn cách sử dụng toàn bộ quy trình nhập liệu thông tin khách hàng và nhân viên. Một khi nắm được cách làm, bạn không cần xem lại phần hỗ trợ này nữa và mọi thao tác sẽ nhanh hơn. Hình thức hướng dẫn này góp phần cho DN tin cậy, giảm thiểu sai sót và cải thiện chất lượng số sách kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra các dữ liệu thu nhận được từ bên thứ ba không được truyền hoặc công bố ra bên ngoài nếu không có sự ủy quyền.
Nhân viên kế toán có trình độ vi tính: Trong xã hội hiện đại, khi mà công nghệ thông tin đang xâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống thì các nhân viên kế toán sử dụng công cụ máy tính với các phần mềm trợ giúp để công việc kế toán bớt vất vả hơn và quan trọng là nâng cao hiệu quả. Vì vậy trình độ của nhân viên kế toán có trình độ tin học vững và chuyên nghiệp sẽ hổ trợ cho chủ DN rất nhiều trong việc xử lý thông tin kế toán.
Yếu tố 3: Hệ thống kế toán trong môi trường thương mại điện tử (TMĐT):
TMĐT đưa lại những cơ hội mới, đồng thời cũng mang đến cả những rủi ro mới. Cơ hội là số lượng lớn các nhà cung cấp, khách hàng và thị trường, marketting điện tử và các liên kết giữa các nhà cung cấp hoặc sản xuất hoạt động trong cùng một lĩnh vực (các liên kết dọc). Các rủi ro xảy ra thường liên quan đến kỹ thuật (phần cứng- hardware), phần mềm ứng dụng (softwave), cơ sở dữ liệu, việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế (tính xác thực), chữ ký điện tử, vấn đề liên quan đến luật pháp và các thông tin có tính cá nhân… Do vậy, những người làm kế toán và kiểm toán sẽ phải đối mặt với những thách thức mới và cần thiết phải áp dụng các kỹ thuật phù hợp, ví dụ như phát triển một hệ thống kế tóan trên cơ sở TMĐT, đảm bảo chắc chắn là các nghiệp vụ được ghi chép đúng đắn tương thích với các quy định của quốc gia và quốc tế cũng như phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận, có 3 nhân tố ảnh hưởng, như sau:
DN có kết nối internet: Thông qua internet đã mang lại những cơ hội đáng kể những những cơ hội này cũng sẵn có đối với các đối thủ cạnh tranh khác nên cũng hàm chứa những rủi ro. Internet cho phép một doanh nghiệp có thể thâm nhập có hiệu quả các thị trường mục tiêu có tính địa phương hoặc có thể phục vụ một thị trường rộng lớn (quốc gia, toàn cầu) với chi phí hiệu quả nhất. Internet cho phép tiết kiệm chi phí (bằng cách trở thành một nhà cung cấp với số lượng lớn và chi phí thấp) và hạ giá thành (thông qua việc chuyên môn hóa sản xuất).
Sự hữu hiệu của thông tin kế toán: liên quan đến toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp điện tử, sẽ tăng lên nếu hệ thống kế toán đáp ứng được cả hai nguyên tắc về bảo mật thông tin kế toán và các nguyên tắc trong xử lý thông tin
kế toán. Việc xử lý thông tin kế toán một cách hữu hiệu được đáp ứng khi thỏa mãn các yêu cầu sau: đầy đủ (completeness); chuẩn xác (Accuracy); đúng kì (timeliness); có thể truy cập (Assessability); có hiệu lực (order); và không thể thay đổi hoặc sửa chữa (Inalterability) [10].
Rủi ro của thông tin kế toán: Trong doanh nghiệp điện tử, thường không thể cung cấp bằng chứng về các giao dịch bằng chứng từ thông thường – thực tế điều này là không thể. Mặc dù là không có bằng chứng thông thường, các nghiệp vụ kinh tế cần phải được chứng minh bằng các chứng cứ có tính giấy tờ (ví dụ, nguồn gốc về các dữ liệu đầu vào). Để đạt được mục tiêu trong kinh doanh và quản lý các rủi ro cũng như cơ hội do TMĐT mang lại, các nhà quản lý cần có chiến lược về thông tin tương thích với chiến lược kinh doanh và thiết lập một hệ thống kiểm soát tin học thích đáng. Chiến lược về tin học cũng phụ thuộc vào sự phức tạp và độ phân tán của hoạt động kinh doanh cũng như cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp, và chiến lược này cũng bao gồm cả việc đánh giá các rủi ro bắt nguồn từ các giao dịch điện tử mà chúng có thể ảnh hưởng đến hệ thống kế toán và các báo cáo tài chính.
Yếu tố 4: Tần xuất đối chiếu Thông tin kế toán:Chịu ảnh hưởng 3 nhân tố.
Kiểm kê đối chiếu số liệu giữ thực tế và sô sách: Hoạt động này sẽ hỗ trợ các nhà quản lý nắm bắt được thông tin cập nhật nhất về tình hình thực tế của đơn vị. Đồng thời tần suất kiểm kê đối chiếu cần được xác định phù hợp cho từng loại tài sản, nguồn vốn, từng nhóm thông tin để đảm bảo nguyên tắc cân bằng giữa chi phí và lợi ích. Mặt khác, phương pháp kiểm kê cũng cần có những quy chuẩn cũng như tăng cường các biện pháp nghiệp vụ để hoạt động này không chỉ hỗ trợ phát hiện ngăn ngừa các sai sót và còn cần có ý nghĩa với vấn đề kiểm soát gian lận. Ngoài ra, các biện pháp xử lý cũng như quy chế thưởng phạt rõ ràng khi phát hiện ra các vấn đề gian lận này ở nhân viên cũng cần được đề cao để mang tính chất ngăn ngừa các hành vi cố tình sai phạm của các nhân viên trực tiếp quản lý tài sản vật chất của đơn vị.
Xác nhận tính chính xác số liệu: DN hạch toán các thông tin kế toán bằng cách sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng thì khả năng xuất hiện sai sót
càng giảm so với việc thực hiện kế toán “tay” bởi vì việc sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng sẽ giúp tránh các sai sót như hạch toán sai chế độ, chuẩn mực, các sai sót trong việc tính toán, chuyển sổ và giảm thiểu khối lượng công việc kế toán hay có nghĩa là tần suất xuất hiện sai sót sẽ giảm.
Rà soát và ngăn ngừa gian lận: Tìm hiểu kỹ về nguyên nhân của vấn đề này được lý giải là do trong thực tế, vấn đề tồn tại gian lận trong tài chính của DN tùy thuộc vào cách thức quản lý của DN, vào đặc trưng riêng của từng DN. Việc cập nhật nâng cao kiến thức của đội ngũ kế toán chỉ làm giảm đi khả năng sai sót do hiểu sai, hiểu nhầm về chế độ kế toán chứ không thể đảm bảo gây ảnh hưởng lên khả năng tồn tại gian lận, đặc biệt là những gian lận có tính chất chủ ý của nhà quản lý; bởi lẽ những gian lận này gần như bị “vô hiệu hóa” trước hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thậm chí cá biệt có những trường hợp việc am hiểu thông tin kế toán còn giúp cho các gian lận trở nên “tinh vi” hơn, do đó cũng khó phát hiện và kiểm soát hơn.
Yếu tố 5: Vai trò của nhà quản lý trong hệ thống kế toán: Sự tham gia nhiều và sâu hơn vào hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ DN của các nhà quản lý sẽ có tác dụng hạn chế tần suất xảy ra các gian lận và sai sót trong DN. Kết quả