NS xã, phường là một cấp của hệ thống NSNN, chính vì vậy việc quản lý NS xã, phường cũng chính là thực hiện quản lý NSNN, tuy nhiên NS xã, phường là một cấp cơ sở có những đặc thù riêng vì thế nội dung quản lý NS xã, phường cũng sẽ có những đặc thù riêng, bao gồm các khâu sau:
1.2.3.1. Lập dự toán ngân sách xã, phường
dẫn của UBND cấp trên, UBND cấp xã tiến hành lập dự toán ngân sách năm sau của cấp mình trình HĐND xã, và HĐND xã quyết định dự toán ngân sách .
Lập dự toán ngân sách xã, phường cần phải đáp ứng các yêu cầu: - Dự toán NS xã, phường phải tập hợp được đầy đủ các khoản thu, chi và tổng hợp theo từng lĩnh vực thu, chi.
- Dự toán chi đầu tư phát triển căn cứ vào các dự án đầu tư có đủ điều kiện và nguồn vốn được đảm bảo, ưu tiên bố trí cho các công trình đang thực hiện dở dang.
- Dự toán chi thường xuyên phải được tuân theo các chính sách chế độ, tiêu chuẩn, định mức do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. - Lập dự toán NS xã, phường phải đảm bảo nguyên tắc cân đối, chi không được vượt quá nguồn thu quy định có thể thực hiện trong năm kế hoạch. Nghiêm cấm vay, chiếm dụng vốn hoặc cho vay dưới mọi hình thức để cân đối ngân sách xã, phường
- Dự toán phải được lập theo đúng biểu mẫu quy định, đúng thời gian, đúng mục lục NSNN, gửi kịp thời cho các cơ quan chức năng của Nhà nước xét duyệt, tổng hợp, đồng thời phải kèm theo các báo cáo thuyết minh rõ cơ sở, rõ căn cứ tính toán.
Căn cứ lập dự toán NS xã, phường bao gồm: Các nhiệm vụ phát triển KTXH, đảm bảo an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội ở xã, phường; Chính sách, chế độ thu, chi NSNN, phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi NS xã, phường; chế độ tiêu chuẩn định mức thu, chi NS của cấp có thẩm quyền ban hành và định mức phân bổ NS do HĐND cấp tỉnh quy định; Số kiểm tra về dự toán NS xã, phường do UBND cấp huyện thông báo; Tình hình thực hiện dự toán NS xã, phường năm trước, ước thực hiện NS năm hiện hành.
Trình tự lập dự toán ngân sách xã,phường như sau:
đội thuế xã, phường (nếu có), tổ uỷ nhiệm thu, các phố, thôn, để tính toán các khoản thu ngân sách ở (Trong phạm vi phân cấp cho xã quản lý).
Các ban ngành, tổ chức của xã, phường căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao và chế độ định mức, tiêu chuẩn chi tiến hành lập dự toán chi cho đơn vị, tổ chức mình.
Bộ phận Tài chính - Kế toán xã, phường lập dự toán thu, chi và cân đối ngân sách xã, phường trình UBND, báo cáo thường trực HĐND cấp xã để xem xét gửi UBND huyện và phòng Tài chính cấp huyện. Thời gian báo cáo dự toán NS xã, phường do UBND cấp tỉnh quy định. Trên cơ sở đó UBND cấp huyện kiểm tra, tổng hợp và ra quyết định giao nhiệm vụ thu, chi chính thức cho NS xã, phường
Căn cứ nhiệm vụ thu, chi NS xã, phường do UBND cấp huyện giao, UBND xã, phường hoàn chỉnh dự toán thu, chi trình HĐND cấp xã quyết định trước ngày 31/12 năm trước.
Dự toán NS xã, phường sau khi được HĐND cấp xã quyết định, UBND xã, phường báo cáo UBND cấp huyện và phòng Tài chính cấp huyện; đồng thời thông báo công khai dự toán NS xã, phường theo chế độ công khai Tài chính về NS do Thủ tướng Chính phủ quy định.
Dự toán ngân sách xã, phường gồm hai phần:
Phần 1: Dự toán thu NS xã, phường, được tổng hợp theo nội dung thu được phân cấp và dự toán chi tiết thu theo Chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của Mục lục NSNN .
Phần 2: Dự toán chi NS xã, phường: Được tổng hợp theo nhiệm vụ chi được giao và dự toán chi tiết chi theo Chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của Mục lục NSNN .
Cụ thể nội dung dự toán thu, chi NS xã, phường như sau:
sách hưởng 100%, các khoản thu phân chia tỷ lệ % (phân chia tỷ lệ điều tiết) và thu bổ sung từ ngân sách cấp trên:
Nội dung chi NSX theo luật NSNN, bao gồm: Chi đầu tư phát triển, chi thường xuyên và dự phòng ngân sách.
1.2.3.2 Chấp hành dự toán NS xã, phường
Chấp hành dự toán NS xã, phường là khâu tiếp theo khâu lập dự toán của chu trình ngân sách. Đó là quá trình tìm kiếm và thực hiện các giải pháp hữu hiệu nhất nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu của kế hoạch NS xã, phường đã đặt ra. Chấp hành NS xã, phường có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý và điều hành ngân sách, là khâu cốt yếu, trọng tâm, có ý nghĩa quyết định đối với một chu trình ngân sách.
Theo Luật NSNN, mọi khoản thu, chi của NS xã, phường đều phải thực hiện thông qua hệ thống KBNN, các xã, phường đều phải tiến hành mở tài khoản Ngân sách để giao dịch tại KBNN huyện. Chủ tài khoản là Chủ tịch UBND xã, phường (Hoặc người được uỷ quyền), kế toán là kế toán Ngân sách xã, các chức danh Chủ tài khoản và Kế toán phải đăng ký chữ ký và mẫu dấu tại KBNN.
Căn cứ vào dự toán và phương án phân bổ dự toán thu, chi NS xã, phường cả năm đã được HĐND xã, phường quyết định, UBND xã, phường thực hiện phân bổ chi tiết dự toán chi NS xã, phường theo mục lục NSNN gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm căn cứ thanh toán và kiểm soát chi.
* Tổ chức thu ngân sách xã, phường
Bộ phận Tài chính- Kế toán xã, phường phối hợp cùng cơ quan Thuế, các tổ, đội, bộ phận ủy nhiệm thu tiến hành thực hiện công tác thu NS xã, phường đối với các khoản thu ở xã, phường. Thu NS xã, phường phải đảm bảo thực hiện theo dự toán đã được phê duyệt và các khoản phát sinh, tổ chức thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các khoản được phân giao và nộp vào tài khoản ngân sách tại KBNN.
Các đơn vị, cá nhân có nghĩa vụ nộp ngân sách, căn cứ vào thông báo của cơ quan Thuế hoặc Bộ phận Tài chính - Kế toán xã, phường lập giấy nộp tiền (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) trực tiếp đến nộp vào KBNN. Trường hợp đối tượng không có điều kiện nộp trực tiếp vào KBNN thì có thể nộp thông qua cơ quan Thuế, hoặc tổ, đội ủy nhiệm thu. Việc thực hiện thu phải sử dụng biên lai thu tiền, mở sổ sách theo dõi thu đầy đủ, chấp hành chế độ báo cáo việc sử dụng biên lai hàng tháng đối với cơ quan Thuế và phòng Tài chính cấp huyện
Việc tính toán tỷ lệ điều tiết và luân chuyển chứng từ sẽ do KBNN thực hiện. Đối với các khoản thu 100% KBNN sẽ chuyển cho Cơ quan Tài chính xã, phường một liên, đối với những khoản khoản thu điều tiết KBNN sẽ lập bảng kê các khoản thu phân chia cho xã , phường theo từng tháng.
Đối với thu bổ sung từ NS cấp huyện cho NS xã, phường, UBND cấp xã, phường căn cứ số giao thu bổ sung từ NS cấp trên tại Quyết định giao dự toán đầu năm và Quyết định giao dự toán bổ sung trong năm của UBND cấp huyện để thực hiện rút dự toán bổ sung từ NS cấp huyện tại KBNN
* Tổ chức thực hiện nhiệm vụ chi ngân sách
Các tổ chức, đơn vị được giao nguồn kinh phí thuộc NS xã, phường có trách nhiệm lập dự toán sử dụng kinh phí hàng quý (có thể chia theo tháng) gửi Bộ phận Tài chính - Kế toán xã, phường. Khi có nhu cầu chi, làm thủ tục đề nghị Bộ phận Tài chính - Kế toán xã, phường rút tiền để thực hiện, quá trình tổ chức thực hiện phải chấp hành đúng quy định của pháp luật về kế toán, thống kê, quyết toán kinh phí với Bộ phận Tài chính- Kế toán xã và thực hiện công khai kết quả thu, chi tài chính của tổ chức, đơn vị mình.
Bộ phận Tài chính - Kế toán xã, phường có trách nhiệm: Thẩm định nhu cầu và nội dung sử dụng kinh phí của các tổ chức, đơn vị đảm bảo theo đúng quy định. Bố trí nguồn theo dự toán hàng năm và dự toán quý để đáp ứng nhu
cầu chi trên nguyên tắc đảm bảo chi lương, các khoản có tính chất lương, phụ cấp, chế độ cho các cán bộ, công chức đầy đủ, kịp thời. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi ngân sách, sử dụng tài sản của các tổ chức, cá nhân, đơn vị trực thuộc, phát hiện và báo cáo, đề xuất phương án xử lý kịp thời với Chủ tịch UBND xã, phường về những hành vi vi phạm chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành của cấp có thẩm quyền ban hành.
Chủ tịch UBND xã, phường: Là người trực tiếp quyết định và duyệt các khoản chi tại xã, phường. Các khoản chi phải được ghi trong dự toán được giao, đối với việc điều hành từ nguồn bổ sung có mục tiêu trong năm của NS cấp trên, điều hành chi từ nguồn chưa giao chi tiết (Chi khác, mua sắm tài sản, nguồn tăng thu, nguồn dự phòng ngân sách...) phải báo cáo xin ý kiến và được sự đồng ý của Thường trực HĐND xã, sau đó có quyết định phân bổ chi tiết.
Đối với chi đầu tư XDCB được thực hiện theo phân cấp quản lý của UBND tỉnh, thành phố và cơ chế quản lý đầu tư xây dựng của Nhà nước. Việc cấp phát, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản của NS xã, phường phải thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính và hướng dẫn của các cấp có thẩm quyền.
Quá trình thực hiện dự toán phải quán triệt nguyên tắc đảm bảo cân đối thu, chi ngân sách, các khoản chi phải được kiểm soát chặt chẽ, đúng quy định, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả .
* Điều chỉnh, bổ sung dự toán (nếu có)
Trong quá trình chấp hành ngân sách, có thể có những trường hợp phải điều chỉnh hoặc bổ sung dự toán cho phù hợp với những yêu cầu đặt ra. Điều chỉnh kế hoạch khi: tình hình KTXH có sự thay đổi hoặc do Nhà nước có những thay đổi về cơ chế chính sách, khi có những biến động lớn xảy ra, có sự thay đổi nhu cầu chi tiêu.
cấp thiết cần giải quyết, khắc phục,… trên cơ sở có nguồn thu phát sinh. Trong trường hợp cần phải điều chỉnh, bổ sung dự toán, UBND xã, phường tiến hành lập dự toán điều chỉnh, bổ sung trình HĐND xã, phường quyết định và báo cáo UBND cấp huyện
1.2.3.3 Hạch toán kế toán và quyết toán ngân sách xã, phường *Ghi chép về NS xã, phường
- Mở hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán.
- Thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh: Mọi khoản thu, chi NS xã, phường phát sinh phải được ghi chép, phản ánh đầy đủ vào hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán theo quy định. Việc hạch toán kế toán và quyết toán ngân sách phải thực hiện theo đúng mục lục NSNN và chế độ kế toán NS xã hiện hành.
- Lập báo cáo kế toán, quyết toán theo đúng các biểu mẫu và thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng, quý theo quy định.
- KBNN cấp huyện nơi giao dịch thực hiện công tác kế toán thu chi quỹ NS xã, phường theo quy định. Định kỳ hàng tháng, quý báo cáo tình hình thực hiện thu, chi NS xã, phường, tồn quỹ NS xã, phường gửi UBND xã, phường và có thể báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.
* Công tác khóa sổ và quyết toán ngân sách xã, phường hàng năm
Để thực hiện việc khóa sổ kế toán và quyết toán NS hàng năm, Bộ phận Tài chính - Kế toán xã, phường cần thực hiện một số việc gồm:
Thứ nhất, Ngay trong tháng 12 phải rà soát tất cả các khoản thu, chi theo dự toán, có biện pháp thu đầy đủ các khoản phải thu vào NS và giải quyết kịp thời nhu cầu chi theo dự toán. Trường hợp có khả năng hụt NS phải có phương án chủ động sắp xếp lại các khoản chi để đảm bảo cân đối NS xã.
Thứ hai, Phối hợp với KBNN thành phố nơi giao dịch để đối chiếu tất cả các khoản thu, chi NS xã, phường trong năm, bảo đảm hạch toán đầy đủ
chính xác các khoản thu, chi theo mục lục NSNN, kiểm tra lại số thu được phân chia giữa các cấp NS theo tỷ lệ quy định,
Thứ ba, Đối với những khoản tạm thu, tạm giữ, tạm vay (nếu có) phải xem xét xử lý hoặc hoàn trả, trường hợp chưa xử lý được thì phải làm thủ tục chuyển năm sau.
Thứ tư, Các khoản thu, chi phát sinh vào thời điểm cuối năm được thực hiện theo nguyên tắc sau:
Đối với thu NS xã, phường: các khoản thu nộp chậm nhất trước cuối giờ làm việc ngày 31/12, nếu nộp sau thời hạn trên sẽ chuyển vào thu năm sau.
Đối với chi NS xã, phường: Nhiệm vụ chi được bố trí trong dự toán NS năm chỉ được chi trong niên độ NS năm đó, các khoản chi có trong dự toán đến 31/12 chưa thực hiện được không được chuyển sang năm sau chi tiếp. Trường hợp cần thiết phải chi nhưng chưa chi được phải được UBND xã, phường quyết định cho chi tiếp và được thanh quyết toán theo quy định.
* Lập báo cáo quyết toán ngân sách xã, phường hàng năm
Bộ phận Tài chính - Kế toán xã, phường lập báo cáo quyết toán thu, chi NS xã, phường hàng năm theo đúng biểu, đúng mục lục NSNN báo cáo UBND xã xem xét để trình HĐND xã phê chuẩn, đồng thời gửi phòng TCKH cấp huyện để tổng hợp. Thời gian gửi báo cáo quyết toán năm cho phòng TCKH cấp huyện do UBND tỉnh quy định.
Quyết toán chi NS xã, phường không được lớn hơn quyết toán thu NS xã, phường. Số chênh lệch thu lớn hơn chi gọi là kết dư NS xã, phường. Toàn bộ kết dư năm trước (nếu có) sẽ được chuyển vào thu NS năm sau.
Sau khi HĐND xã phê chuẩn, báo cáo quyết toán được lập thành 05 bản để gửi cho HĐND xã, UBND xã, Phòng TCKH cấp huyện , KBNN cấp huyện nơi giao dịch (để làm thủ tục ghi kết dư ngân sách), lưu Bộ phận Tài
chính xã, phường và thông báo công khai nơi công cộng cho nhân dân biết. Phòng TCKH cấp huyện là đơn vị được giao trách nhiệm thẩm định báo cáo quyết toán thu, chi NS xã, phường, trường hợp có sai sót phải báo cáo UBND cấp huyện yêu cầu HĐND cấp xã điều chỉnh.
* Thời hạn chỉnh lý quyết toán ngân sách xã, phường
Theo quy định, thời gian chỉnh lý quyết toán NS xã, phường được thực hiện đến hết ngày 31/01 của năm sau.
1.2.3.4 Công tác thanh tra, kiểm tra giám sát
a. Kiểm tra NS xã, phường
Kiểm tra là một biện pháp nhằm đảm bảo cho việc thực hiện tốt các quy định về QLNS, việc kiểm tra, kiểm toán phải được tiến hành một cách thường xuyên và ở tất cả các bước trong quản lý NS xã, phường, thông qua kiểm tra để phát hiện ra những vấn đề không đúng chế độ, không đúng pháp luật để từ đó có các biện pháp xử lý và uốn nắn kịp thời.
Để thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát, phải nâng cao vai trò giám sát của HĐND cấp xã đối với công tác NS xã, phường; các cơ quan Tài chính cấp trên, đặc biệt là phòng TCKH cấp huyện phải thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn về mặt chuyên môn nghiệp vụ cho công tác quản lý NS xã, phường.
Hình thức kiểm tra bao gồm:
Kiểm tra định kỳ: Đó là việc kiểm tra của các cơ quan, đơn vị chức năng theo kế hoạch nhất định. Việc kiểm tra được tiến hành đối với hoạt động của NS xã, phường trong một thời gian nhất định.
Kiểm tra đột xuất: đó là việc kiểm tra của các cơ quan, đơn vị chức năng một cách đột xuất, thường khi có các sự việc xảy ra hoặc có đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác quản lý NS xã, phường
Kiểm tra thường xuyên: đây là công tác kiểm tra thường xuyên trong quá trình hoạt động của NS xã, phường. Công tác kiểm tra thường gắn với
các cơ quan chủ quản của NS xã, phường như ngành Tài chính, Thuế.