3.3. Thực hiện kiểm toán
3.3.1. Quy trình Kiểm toán chung được xây dựng tại công ty KTVN
3.3.1.2. Thử nghiệm kiểm soát
Các thử nghiệm kiểm soát thiết kế dành cho NPT bao gồm xoay quanh chu trình bán hàng và các thiết kế được chia thành các chức năng cụ theồ sau:
Lập lệnh bán hàng (PXK) Muùc ủớch
Xác định khả năng cung ứng của doanh nghiệp.
Xác định tính xác thực về nhu cầu mua hàng cũng như tính pháp lý.
Coõng vieọc
Xác định thông tin cụ thể của bên đặt hàng.
Gởi các bộ phận liên quan về xét duyệt về khả năng cung ứng: số lượng, chủng loại, quy cách…
Đơn hàng nếu được chấp nhận phải thông báo cho bên đặt hàng để tránh các tranh chấp trong tương lai.
Xét duyệt bán chịu Muùc ủớch
Đảm bảo khả năng thu hồi NPT của doanh nghiệp.
Coõng vieọc
SVTH: Trần Khánh Trúc - 34
Căn cứ đơn đặt hàng, các thông tin trong hoặc ngoài của DN, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng.
Thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, cụ thể.
Luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, khả năng chi trả các khoản nợ của khách hàng.
Nhằm hạn chế rủi ro, biện pháp an toàn là yêu cầu khách hàng thế chấp hoặc ký quỹ.
Xuất kho hàng hóa Muùc ủớch
Đảm bảo hàng xuất kho đúng theo đơn đặt hàng, hạn chế hàng bán bị trả lại, giảm giá…
Coõng vieọc
Căn cứ vào đơn đặt hàng đã phê chuẩn, lập PXK giao hàng cho khách hàng.
Đối chiếu kỹ trước khi xuất kho dựa vào thông tin trên đơn hàng: số lượng, chất lượng, quy cách…
Chứng từ PXK lập nhiều liên để giao cho các bộ phận liên quan theo dõi, đối chiếu.
Gửi hàng đi Muùc ủớch
Đảm bảo hàng xuất kho theo đúng đơn hàng
Hạn chế gian lận do thông đồng giữa thủ kho và người nhận hàng.
Coõng vieọc
Bộ phận gửi hàng lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách.
Chứng từ này phải trình bày: quy cách, chủng loại. số lượng và thông tin khác.
SVTH: Trần Khánh Trúc - 35
Bộ phận này phải độc lập (độc lập giữa người nhận hàng và thủ kho).
Lập lệnh và kiểm tra các hóa đơn Muùc ủớch
Lập chính xác và đúng thời hạn nhằm thể hiện đúng giá trị mà người mua phải thanh toán.
Hạn chế gian lận do thông đồng giữa người lập hóa đơn và người mua hàng (do ghi sai giá).
Coõng vieọc
Bộ phận lập hóa đơn phải độc lập
Trước khi gửi hóa đơn phải kiểm tra kỹ thông tin.
Kiểm tra các số hiệu chứng từ chuyển hàng.
So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng, và thông báo điều chỉnh (nếu có).
Ghi tất cả dữ liệu này vào hóa đơn
Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị.
Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn.
Lưu ý: + Hóa đơn lập cho từng nhóm thuế suất.
+ Các trường hợp sửa sai hóa đơn (detail).
Theo dõi thanh toán Muùc ủớch
Nhanh chóng thu hồi NPT
Hạn chế gian lận chiếm dụng.
Coõng vieọc
Liệt kê các công NPT theo từng nhóm tuổi để lập chương trình và phân công đòi nợ (kế hoạch công nợ do ai phụ trách).
Thường xuyên đối chiếu công nợ (hạn chế thủ thuật Lapping).
SVTH: Trần Khánh Trúc - 36
Bộ phận đối chiếu công nợ phải độc lập.
Kiểm soát chặt chẽ giấy giới thiệu.
Xét duyệt bán chịu hàng bán bị trả lại giảm giá.
Muùc ủớch
Hạn chế phát sinh các nghiệp vụ này mà không có sự xét duyệt Coõng vieọc
Xem xét các điều kiện đã quy định trong hợp đồng, đơn hàng.
Có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm: tiếp nhận, xét duyệt về các khoản này.
Bộ phận Kế Toán kiểm soát, tổ chức chứng từ chặt chẽ theo quy định.
Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
Muùc ủớch
Hạn chế gian lận phát sinh do đã thu tiền nhưng che giấu bằng cách xóa khoản nợ này.
Coõng vieọc
Nhà quản lý có trách nhiệm xem xét cho phép xóa sổ các khoản nợ khó đòi.
Căn cứ xét duyệt kế toán ghi nhận vào sổ sách kế toán.
SVTH: Trần Khánh Trúc - 37
Đánh giá sơ bộ Rủi ro KSNB Bảng câu hỏi về KSNB
Câu hỏi Yes No
1. Khoản bán chịu có duyệt trước khi gửi hàng?
2. Chứng từ gửi hàng có đánh số liên tục trước khi gửi hàng hay không?
3. Có quy định buộc kiểm tra để đảm bảo mọi hàng hóa gửi đi đều đã được lập hóa đơn hay không?
4. Có bảng báo giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền cho hóa đơn hay không?
5. HĐ có kiểm tra độc lập trước khi giao?
6. Việc nhận hàng có phê duyệt hay không?
7. Có đối chiếu công nợ định kỳ? ...
Bảng 3.3. Câu hỏi thử nghiệm kiểm soát.
Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
- Đối chiếu order; lệnh bán hàng… nhằm đánh giá việc tuân thủ các quy định nội bộ của doanh nghiệp.
- Kiểm tra chữ ký xét duyệt.
- Đối chiếu số liệu giữa PXK và HĐ: kiểm tra xét duyệt giá.
- Kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh (đầy đủ, chính xác) - Kiểm tra chính sách chiết khấu.
Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng và hóa đơn bán hàng
SVTH: Trần Khánh Trúc - 38
- Đảm bảo các hóa đơn được lập chính xác trên cơ sở số hàng được giao.
- Nhằm kiểm tra các hàng giao đã lập HD hay chưa, thì cần thống kê số lieọu trong naờm veà:
+ Thống kê toàn bộ đơn hàng;
+ Thống kê chứng từ chuyển hàng;
+ Thống kê hóa đơn bán hàng.
Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hư hỏng - Đảm bảo hàng trả lại là có thực, phải có xét duyệt.
- Độc lập với nghiệp vụ chi quỹ hay giữ sổ kế toán.