Các thử nghiệm kiểm sốt thiết kế dành cho NPT bao gồm xoay quanh chu trình bán hàng và các thiết kế được chia thành các chức năng cụ thể sau:
Lập lệnh bán hàng (PXK)
Mục đích
Xác định khả năng cung ứng của doanh nghiệp.
Xác định tính xác thực về nhu cầu mua hàng cũng như tính pháp lý. Cơng việc
Xác định thơng tin cụ thể của bên đặt hàng.
Gởi các bộ phận liên quan về xét duyệt về khả năng cung ứng: số lượng, chủng loại, quy cách…
Đơn hàng nếu được chấp nhận phải thơng báo cho bên đặt hàng để tránh các tranh chấp trong tương lai.
Xét duyệt bán chịu
Mục đích
Đảm bảo khả năng thu hồi NPT của doanh nghiệp. Cơng việc
Căn cứ đơn đặt hàng, các thơng tin trong hoặc ngồi của DN, đánh giá khả năng thanh tốn của khách hàng.
Thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, cụ thể.
Luơn cập nhật thơng tin về tình hình tài chính, khả năng chi trả các khoản nợ của khách hàng.
Nhằm hạn chế rủi ro, biện pháp an tồn là yêu cầu khách hàng thế chấp hoặc ký quỹ.
Xuất kho hàng hĩa
Mục đích
Đảm bảo hàng xuất kho đúng theo đơn đặt hàng, hạn chế hàng bán bị trả lại, giảm giá…
Cơng việc
Căn cứ vào đơn đặt hàng đã phê chuẩn, lập PXK giao hàng cho khách hàng.
Đối chiếu kỹ trước khi xuất kho dựa vào thơng tin trên đơn hàng: số lượng, chất lượng, quy cách…
Chứng từ PXK lập nhiều liên để giao cho các bộ phận liên quan theo dõi, đối chiếu.
Gửi hàng đi
Mục đích
Đảm bảo hàng xuất kho theo đúng đơn hàng
Hạn chế gian lận do thơng đồng giữa thủ kho và người nhận hàng. Cơng việc
Bộ phận gửi hàng lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách. Chứng từ này phải trình bày: quy cách, chủng loại. số lượng và thơng
tin khác.
Bộ phận này phải độc lập (độc lập giữa người nhận hàng và thủ kho).
Lập lệnh và kiểm tra các hĩa đơn
Mục đích
Lập chính xác và đúng thời hạn nhằm thể hiện đúng giá trị mà người mua phải thanh tốn.
Hạn chế gian lận do thơng đồng giữa người lập hĩa đơn và người mua hàng (do ghi sai giá).
Cơng việc
Bộ phận lập hĩa đơn phải độc lập
Trước khi gửi hĩa đơn phải kiểm tra kỹ thơng tin. Kiểm tra các số hiệu chứng từ chuyển hàng.
So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng, và thơng báo điều chỉnh (nếu cĩ).
Ghi tất cả dữ liệu này vào hĩa đơn
Ghi giá vào hĩa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị. Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hĩa đơn.
Lưu ý: + Hĩa đơn lập cho từng nhĩm thuế suất. + Các trường hợp sửa sai hĩa đơn (detail).
Theo dõi thanh tốn
Mục đích
Nhanh chĩng thu hồi NPT Hạn chế gian lận chiếm dụng. Cơng việc
Liệt kê các cơng NPT theo từng nhĩm tuổi để lập chương trình và phân cơng địi nợ (kế hoạch cơng nợ do ai phụ trách).
Thường xuyên đối chiếu cơng nợ (hạn chế thủ thuật Lapping).
Bộ phận đối chiếu cơng nợ phải độc lập. Kiểm sốt chặt chẽ giấy giới thiệu.
Xét duyệt bán chịu hàng bán bị trả lại giảm giá.
Mục đích
Hạn chế phát sinh các nghiệp vụ này mà khơng cĩ sự xét duyệt Cơng việc
Xem xét các điều kiện đã quy định trong hợp đồng, đơn hàng.
Cĩ bộ phận độc lập chịu trách nhiệm: tiếp nhận, xét duyệt về các khoản này.
Bộ phận Kế Tốn kiểm sốt, tổ chức chứng từ chặt chẽ theo quy định.
Cho phép xĩa sổ các khoản nợ khơng thu hồi được.
Mục đích
Hạn chế gian lận phát sinh do đã thu tiền nhưng che giấu bằng cách xĩa khoản nợ này.
Cơng việc
Nhà quản lý cĩ trách nhiệm xem xét cho phép xĩa sổ các khoản nợ khĩ địi.
Căn cứ xét duyệt kế tốn ghi nhận vào sổ sách kế tốn.
Đánh giá sơ bộ Rủi ro KSNB
Bảng câu hỏi về KSNB
Câu hỏi Yes No
1. Khoản bán chịu cĩ duyệt trước khi gửi hàng?
2. Chứng từ gửi hàng cĩ đánh số liên tục trước khi gửi hàng hay khơng?
3. Cĩ quy định buộc kiểm tra để đảm bảo mọi hàng hĩa gửi đi đều đã được lập hĩa đơn hay khơng?
4. Cĩ bảng báo giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền cho hĩa đơn hay khơng?
5. HĐ cĩ kiểm tra độc lập trước khi giao? 6. Việc nhận hàng cĩ phê duyệt hay khơng? 7. Cĩ đối chiếu cơng nợ định kỳ? ...
Bảng 3.3. Câu hỏi thử nghiệm kiểm sốt.
Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt
Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
- Đối chiếu order; lệnh bán hàng… nhằm đánh giá việc tuân thủ các quy định nội bộ của doanh nghiệp.
- Kiểm tra chữ ký xét duyệt.
- Đối chiếu số liệu giữa PXK và HĐ: kiểm tra xét duyệt giá. - Kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh (đầy đủ, chính xác) - Kiểm tra chính sách chiết khấu.
Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng và hĩa đơn bán hàng
- Đảm bảo các hĩa đơn được lập chính xác trên cơ sở số hàng được giao. - Nhằm kiểm tra các hàng giao đã lập HD hay chưa, thì cần thống kê số
liệu trong năm về:
+ Thống kê tồn bộ đơn hàng; + Thống kê chứng từ chuyển hàng; + Thống kê hĩa đơn bán hàng.
Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hư hỏng
- Đảm bảo hàng trả lại là cĩ thực, phải cĩ xét duyệt. - Độc lập với nghiệp vụ chi quỹ hay giữ sổ kế tốn.