Sau khi đã cĩ kết quả từ bảng khảo sát và tham khảo ý kiến của các thành viên khác, KTV chính sẽ lập kế hoạch kiểm tốn. Trong giai đoạn này, phần quan trọng nhất là đánh giá rủi ro kiểm sốt khi tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Cơng ty xác định mức độ trọng yếu cho từng khoản mục dựa vào phương pháp bình quân và lấy giá trị nhỏ nhất tổng thể BCTC giữa những chỉ tiêu khác nhau.
o Bước 1: Xác định mức trọng yếu cho tổng thể BCTC dựa vào tỉ lệ sai phạm cĩ thể chấp nhận được (xét đốn của KTV):
• Tài sảøn ngắn hạn (2%-4%)
• Tổng tài sản (0,5%-1%)
• Doanh thu (2% - 5%)
• Lợi nhuận sau thuế (5%-10%)
• Tài sản lưu động (2%-5%)
Sau đĩ tính ra được ngưỡng trọng yếu (PM) dựa vào số nhỏ nhất của chuỗi giá trị tính được từ: tài sản, doanh thu, lợi nhuận…
o Bước 2: Ước lượng cho mức trọng yếu từng khoản mục được thiết lập từ trung bình những khoản mục được KTV cho là trọng yếu. Phân bổ mức trọng yếu cho từng bộ phận và cho từng khoản mục (DMT) từ đĩ xác định chọn mẫu.
Mức rủi ro khi đánh giá hệ thống KSNB tại cơng ty áp dụng
Risk level
Hệ thống KSNB kém R = 1.5
Hệ thống KSNB trung bình R = 2
Hệ thống KSNB cao R = 3
Bảng 3.1. Mức đánh giá rủi ro hệ thống KSNB Đây là yếu tố quan trọng để KTV dựa vào xác định cỡ mẫu.
• Kiểm 100% với những mẫu cĩ số dư > mức trọng yếu (PM)
• Đối với những mẫu cịn lại cĩ số dư < mức trọng yếu, thì xác định khoảngcách lấy mẫu và tính khoảng cách lấy mẫu.
Khoảng cách lấy mẫu (interval) = Số lượng cần lấy mẫu cịn lại: R
Số lượng cần lấy mẫu = tổng giá trị cịn lại : khoảng cách.
Từ đĩ KTV sẽ đưa ra mức trọng yếu và thiết kế những thử nghiệm kiểm sốt hay thử nghiệm cơ bản dựa vào bảng khảo sát và mức rủi ro được thiết lập bao gồm: chương trình kiểm tốn và bảng ghi nhớ chiến lược kiểm tốn.
“Bảng ghi nhớ chiến lược kiểm tốn” được lập ra để định hình cho 1 cuộc
kiểm tốn bao gồm:
- Tĩm tắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, văn phịng, số nhân viên…
- Phạm vi kiểm tốn
- Các khoản mục quan trọng
- Mơi trường kiểm tốn và đánh giá sơ bộ về Hệ thống KSNB - Chiến lược kiểm tốn và đánh giá rủi ro kiểm tốn
- Thời gian kiểm tốn, nhân viên thực hiện.
3.1.2. Áp dụng thực tế tại Cơng ty Cổ phần Thủy sản Cà Mau:
3.1.2.1.Tìm hiểu khách hàng và thực hiện khảo sát
Tên cơng ty bằng tiếng Việt: CƠNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN CÀ MAU.
Tên giao dịch: SEAPRIMEXCO - VIETNAM Tên cơng ty viết tắt: SEAPRIMEXCO
Địa chỉ trụ sở chính: Số 8, đường Cao Thắng, phường 8, thành phố Cà Mau, tỉnh Cà Mau.
Điện thoại: 0780.831615; Fax: 0780.831816
Email:sales@seaprimexco Website:www.seaprimexco.com Mã số thuế: 6103000035
Ngành nghề kinh doanh: sản xuất, chế biến, xuất khẩu tạm nhập, tái xuất các mặt hàng thủy hải sản và kinh doanh các loại hàng hĩa nơng sàn thực phẩm chế biến, hàng cơng nghiệp nhẹ, hàng thủ cơng mỹ nghệ, nguyên liệu vật tư máy mĩc, thiết bị phục vụ sản xuất và phương tiện vận tải.
Vốn điều lệ: 100.000.000.000 đồng. Hình thức kế tốn: Nhật ký chung.
Các cơng ty con:
- Cơng ty Cổ phần Thủy sản An Phước (tỷ lệ đầu tư 75%). - Seaprimexco,USA,INC (tỷ lệ đầu tư 100%).
Các xí nghiệp sản xuất trực thuộc:
- Xí nghiệp chế biến Mặt Hàng Mới (NF).
- Xí nghiệp chế biến Thủy sản Sơng Đốc (được sáp nhập từ năm 2008). - Xí nghiệp chế biến Thủy sản Đầm Dơi.
Hình thức kế tốn: Nhật ký chung.
Tiền tệ: Việt Nam Đồng (VNĐ). 3.1.2.2. Lập kế hoạch kiểm tốn
Tìm hiểu hệ thống KSNB của Cơng ty Seaprimexco
Kiểm tốn viên chính sẽ thực hiện cơng việc tìm hiểu bằng cách phỏng vấn và kiểm tra các chứng từ cĩ liên quan đến hệ thống KSNB của doanh ngghiệp, cơng việc này địi hỏi khá nhiều xét đốn của KTV. Tuy nhiên, Cơng ty Seaprimexco được kiểm tốn năm đầu tiên, nên việc tìm hiểu và lập kế hoạch kiểm tốn cũng sẽ được KTV chú trọng hơn.
Đánh giá rủi ro kiểm tốn và thiết lập mức trọng yếu sau khi cĩ các xét đốn về hệ thống KSNB.
Các chỉ tiêu được chọn lựa khi thiết lập các mức trọng yếu
Tỉ lệ năm nay năm trước
Doanh thu -28% 447.287.252.991 617.742.104.519
Lợi nhuận sau thuế 65% 7.214.128.100 (20.794.290.033) Tổng tài sản 21% 498.945.371.387 411.832.814.374
Bảng 3.2. Phân tích tỷ số biến động
Phân tích sơ bộ BCTC của Seaprimexco và tham khảo các ý kiến từ phía doanh nghiệp, KTV nhận thấy rằng:
- Doanh thu năm nay sụt giảm hơn năm trước, nguyên nhân là do các chính sách chống bán phá giá của các quốc gia (Mỹ) mà cơng ty đang xuất khẩu. - Tình hình khủng hoảng kinh tế kéo dài từ năm 2008– 2009.
- Các khoản lợi nhuận được chuyển qua từ xí nghiệp mới sáp nhập (NF) và các cơng ty con đang đưa vào hoạt động.
- Khoản lỗ năm 2008 là do chi phí chuyển qua xây dựng các cơng ty con. Ngồi những tìm hiểu đã được nêu trên, KTV chính cũng sẽ quan tâm đến những vấn đề như sổ sách kế tốn, hệ thống phần mềm kế tốn…
Sau các bước tìm hiểu trên, Kiểm tốn viên xác định R= 2 (rủi ro kiểm sốt trung bình).
Các mức trọng yếu được thiết lập
Mức trọng yếu thiết lập dựa vào sự kết hợp cũa việc phân tích các bién động cùng với việc xác định Rủi ro Kiểm tốn, đây chính là cơ sở cho việc xác định các sai lệch và cỡ mẫu:
- Mức trọng yếu ở tổng thể BCTC (PM): 4.989.453.714 VNĐ.
- Mức trọng yếu được đánh giá cho một bộ phận là: 1.663.151.238 VNĐ
(Trung bình chưa bao gồm Lợi nhuận trước thuế).
- Mức trọng yếu cho một khoản mục(DMT): 166.151.238 VNĐ
(Tính trung bình trên 10 khoản mục).
Chọn mẫu cho khoản mục NPT:
- Kiểm 100% đối với những khoản nợ > 4.989.453.714 VNĐ
Tuy nhiên, theo ý kiến của Kiểm tốn viên cĩ thể linh động trong việc chọn mẫu.
- Xác định khoảng cách lấy mẫu: KTV chọn mẫu theo phương pháp ngẫu nhiên (đối với những khoản nợ KTV khơng kiểm tra bằng thư xác nhận thì áp dụng biện pháp thay thế là: kiểm sau niên độ).
3.1.3. Nhận xét
Quy trình kiểm tốn chung của cơng ty được lập ra rất chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu chung của một cuộc kiểm tốn cơ bản đồng thời cĩ sự cân nhắc về thời gian kiểm tốn và các thủ tục kiểm tốn thiết yếu. Tuy nhiên, tơi nhận thấy rằng, tại quy trình Chuẩn bị và lập kế hoạch kiểm tốn cĩ một số điểm cần lưu ý:
- Thời gian để tìm hiểu tình hình hoạt động cũng như hệ thống KSNB một cơng ty là quá ngắn (từ 1-2 ngày), vì áp lực về thời gian và chi phí, nên bước tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ doanh nghiệp được KTV khơng chú trọng lắm và thường dựa vào quy mơ và ngành nghề cơng ty mà KTV đưa ra những thủ tục kiểm sốt khác biệt.
- Cơng việc chọn mẫu là do KTV chính thực hiện, thơng thường, KTV phụ trách từng khoản mục riêng sẽ đi thực tế xuống khách hàng rà sốt, kiểm tra, như vậy rủi ro phát sinh cho do đánh giá cỡ mẫu bị đánh giá sai từ lúc đầu sẽ khĩ được phát hiện.
- Các thử nghiệm kiểm sốt khơng được thực hiện ngay đúng thời điểm này, hoặc mức đánh giá cho Rủi ro kiểm sốt là tối đa, điều này cĩ thể dẫn đến việc hình thành các cơ sở dẫn liệu cĩ thể sai lệch trọng yếu (cho khoản mục 138).
- Việc phân tích tình hình hoạt động Các bên cĩ liên quan cũng chưa được chú trọng, điều này sẽ dẫn đến việc kiểm tốn (cho khoản mục 136) cĩ khả năng xảy ra rủi ro kiểm tốn mà các thử nghiệm cơ bản khơng hạn chế được.
- Mặc dù cơng ty đã xây dựng cách chọn mẫu nhưng trong thực tế thì KTV cịn cĩ thể áp dụng nhiều phương pháp chọn mẫu khác dựa vào kinh nghiệm của mình, việc chọn mẫu ngẫu nhiên được áp dụng nhiều hơn việc lựa chọn mẫu theo khoản cách (interval).
3.2. CÁC CƠNG VIỆC VÀ HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ
3.2.2. Quy định chung tại Cơng ty KTVN
3.2.2.1. Các cơng việc cần chuẩn bị trước khi đi thực tế
• Liên hệ với bên khách hàng
- Gửi thư xác nhận thời gian kiểm tốn tại đơn vị - Yêu cầu khách hàng cung cấp thơng tin kiểm tốn - Gửi mẫu thư xác nhận cơng nợ phải thu cho khách hàng
(xem phụ lục 3.3)
- Xác nhận từ các bên cĩ liên quan.
Mức trọng yếu được lập bởi trưởng nhĩm kiểm tốn.
- Trợ lý kiểm tốn sẽ fax yêu cầu doanh nghiệp gửi những giấy tờ cần thiết cho một cuộc kiểm tốn:
1. Bảng Cân đối kế tốn.
2. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008, 2009. 3. Bảng báo cáo kiểm tốn năm 2008.
4. Bảng Tổng hợp cân đối số phát sinh. 5. Sổ phụ ngân hàng vào ngày 31/12/2009. 6. Sổ chi tiết các tài khoản phát sinh.
7. Bảng theo dõi cơng nợ.
8. Bảng theo dõi phân bổ chi phí trả trước.
9. Bảng tăng giảm TSCĐ và tính chi phí khấu hao. 10.Bảng kê khai thuế GTGT.
11.Bảng tính tiền lương, thưởng và trợ cấp thơi việc.
12.Các chứng từ liên quan đến việc thu chi.
13.Các chừng văn bản khác cĩ liên quan.
• Phân tích sơ bộ BCTC và soạn thảo chiến lược kiểm tốn
Sau khi cĩ các giấy tờ của khách hàng cung cấp, KTV tiến hành phân tích BCTC:
- Đối chiếu số liệu giữa SDDK, BCTC năm nay.
- Xem xét những nguyên nhân xảy ra chênh lệch các số liệu. 3.2.2.2. Cách thức tổ chức Hồ sơ kiểm tốn tại cơng ty KTVN
Giấy làm việc của cơng ty
File hồ sơ bao gồm:
Chương A: Quản trị chất lượng kiểm tốn bao gồm: chiến lược kiểm
tốn, bảng phân cơng cơng việc và mức độ hồn thành,..
Chương B: Nguồn gốc các thơng tin: BCTC giữa niên độ chưa được kiểm
tốn, giấy làm việc và mẫu biểu. Khi khách hàng cung cấp những thơng tin gì thì KTV sẽ ghi vào Chương B.
Các phần hành được ghi theo thứ tự chữ cái thể hiện một khoản mục trên bảng Cân đối Kế tốn
PHẦN E. Nợ phải thu.
Trang 1 : Biểu chỉ đạo Trang 2 : Tổng hợp lỗi
Trang 3 : Chương trình kiểm tốn
Trang 4… : Giấy làm việc
BCTC và BCĐKT cũng được lưu giữ tại Hồ sơ làm việc, những ghi chú và những dấu hiệu sẽ được áp dụng trên giấy làm việc mẫu và được lưu giữ như chứng từ đối chiếu.
Cách đánh tham chiếu: mã số tham chiếu sẽ được ghi bên phải số cần tham chiếu của trang tham chiếu và mã số của trang tham chiếu sẽ được ghi bên trái số cần tham chiếu, ví dụ: E4-1/1.
3.2.3. Áp dụng thực tế tại cơng ty Cổ phần thủy sản Cà Mau
3.2.3.1. Các cơng việc cần thực hiện
Được thực hiện như mục 3.2.2.1. tuy nhiên, các chứng từ cần thiết cho cuộc kiểm tốn khoản mục NPT tại Cơng ty Cổ phần Thủy sản Cà Mau (gọi tắt là Seaprimexco) bao gồm:
1. Bảng chi tiết cơng nợ phải thu khách hàng, trả trước người bán VNĐ, USD vào ngày 31/12/2009.
2. Biên bản đối chiếu Cơng nợ phải thu, cĩ số dư vào ngày 31/12/2009. 3. Hồ sơ hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu.
4. Biên bản gia cơng hàng hĩa.
5. Danh sách trích lập dự phịng cơng nợ phải thu.
Cơng ty Kiểm tốn KTVN kiểm BCTC cho Cơng ty Seaprimexco nên ngồi những giấy tờ trên, KTV cịn phải sử dụng thơng tin bên ngồi như: BCKT của các đơn vị kiểm tốn khác kiểm tốn các bên cĩ liên quan, BCTC cơng ty con (Cổ phần Thủy Sản An Phước) của Seaprimexco, BCKT năm 2008 (do cơng ty kiểm tốn AFC thực hiện). 3.2.3.2. Hồ sơ Kiểm tốn Nợ phải thu của Cơng ty Cổ phần Thủy sản Cà Mau
- Phần A: Hồ sơ kiểm tốn (xem phụ lục 3.5A).
- Phần B: Tìm hiểu nguồn gốc thơng tin (xem phụ lục 3.5B )
3.2.4. Nhận xét
Vì quy mơ của cơng ty Seaprimexco tương đối lớn nên các khoản mục đa
số mang tính trọng yếu vì thế KTV soạn thảo chiến lược kiểm tốn, thêm
vào đĩ, cơng ty này cĩ nhiều chi nhánh liên quan trực tiếp đến các khoản
phải thu nên việc KTV tính trung thực bằng chứng Các bên cĩ liên quan
phụ thuộc nhiều vào hệ thống KSNB của cơng ty và bên ngồi. Vì thế
KTV cần quan tâm đến những vấn đề sau:
- Theo VSA 600 – Sử dụng tư liệu của kiểm tốn viên khác- đoạn 10 “Kiểm tốn viên chính cần phải thực hiện các thủ tục cần thiết để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm tốn thích hợp chứng minh rằng các cơng việc do kiểm tốn viên khác thực hiện là phù hợp với cơng việc kiểm tốn và mục đích của kiểm tốn viên chính trong từng cuộc kiểm tốn cụ thể”.
- Đây là năm đầu tiên Cơng ty kiểm tốn Việt Nhất thực hiện kiểm tốn tại Seaprimexco nên việc thu thập những thơng tin cần thiết và đầy đủ cũng giúp KTV giảm thiểu cơng việc cho những năm kiểm tốn tiếp theo.
3.3. THỰC HIỆN KIỂM TỐN
3.3.1. Quy trình kiểm tốn chung được xây dựng tại cơng ty KTVN 3.3.1.1. Các mục tiêu khi kiểm tốn khoản mục Nợ phải thu 3.3.1.1. Các mục tiêu khi kiểm tốn khoản mục Nợ phải thu
- NPT là hiện hữu trong thực tế, khơng khai khống, khơng ngụy tạo (Hiện hữu).
- NPT phải cĩ thực, phát sinh trong thực tế đều được ghi nhận đầy đủ (Đầy đủ).
- Doanh nghiệp cĩ quyền sở hữu đối với các khoản NPT (Quyền sở hữu).
- NPT phải được trình bày theo giá trị thuần cĩ thể thực hiện được (Đánh giá).
- Số liệu chi tiết khớp với tổng hợp (Chính xác).
- Phân loại và trình bày thích hợp trên Finacial Statement (Trình bày và cơng bố).
3.3.1.2. Thử nghiệm kiểm sốt
Các thử nghiệm kiểm sốt thiết kế dành cho NPT bao gồm xoay quanh chu trình bán hàng và các thiết kế được chia thành các chức năng cụ thể sau:
Lập lệnh bán hàng (PXK)
Mục đích
Xác định khả năng cung ứng của doanh nghiệp.
Xác định tính xác thực về nhu cầu mua hàng cũng như tính pháp lý. Cơng việc
Xác định thơng tin cụ thể của bên đặt hàng.
Gởi các bộ phận liên quan về xét duyệt về khả năng cung ứng: số lượng, chủng loại, quy cách…
Đơn hàng nếu được chấp nhận phải thơng báo cho bên đặt hàng để tránh các tranh chấp trong tương lai.
Xét duyệt bán chịu
Mục đích
Đảm bảo khả năng thu hồi NPT của doanh nghiệp. Cơng việc
Căn cứ đơn đặt hàng, các thơng tin trong hoặc ngồi của DN, đánh giá khả năng thanh tốn của khách hàng.
Thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, cụ thể.
Luơn cập nhật thơng tin về tình hình tài chính, khả năng chi trả các khoản nợ của khách hàng.
Nhằm hạn chế rủi ro, biện pháp an tồn là yêu cầu khách hàng thế chấp hoặc ký quỹ.
Xuất kho hàng hĩa
Mục đích
Đảm bảo hàng xuất kho đúng theo đơn đặt hàng, hạn chế hàng bán bị trả lại, giảm giá…
Cơng việc
Căn cứ vào đơn đặt hàng đã phê chuẩn, lập PXK giao hàng cho khách hàng.
Đối chiếu kỹ trước khi xuất kho dựa vào thơng tin trên đơn hàng: số lượng, chất lượng, quy cách…
Chứng từ PXK lập nhiều liên để giao cho các bộ phận liên quan theo dõi, đối chiếu.
Gửi hàng đi
Mục đích
Đảm bảo hàng xuất kho theo đúng đơn hàng
Hạn chế gian lận do thơng đồng giữa thủ kho và người nhận hàng. Cơng việc
Bộ phận gửi hàng lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách. Chứng từ này phải trình bày: quy cách, chủng loại. số lượng và thơng
