• Liên hệ với bên khách hàng
- Gửi thư xác nhận thời gian kiểm tốn tại đơn vị - Yêu cầu khách hàng cung cấp thơng tin kiểm tốn - Gửi mẫu thư xác nhận cơng nợ phải thu cho khách hàng
(xem phụ lục 3.3)
- Xác nhận từ các bên cĩ liên quan.
Mức trọng yếu được lập bởi trưởng nhĩm kiểm tốn.
- Trợ lý kiểm tốn sẽ fax yêu cầu doanh nghiệp gửi những giấy tờ cần thiết cho một cuộc kiểm tốn:
1. Bảng Cân đối kế tốn.
2. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008, 2009. 3. Bảng báo cáo kiểm tốn năm 2008.
4. Bảng Tổng hợp cân đối số phát sinh. 5. Sổ phụ ngân hàng vào ngày 31/12/2009. 6. Sổ chi tiết các tài khoản phát sinh.
7. Bảng theo dõi cơng nợ.
8. Bảng theo dõi phân bổ chi phí trả trước.
9. Bảng tăng giảm TSCĐ và tính chi phí khấu hao. 10.Bảng kê khai thuế GTGT.
11.Bảng tính tiền lương, thưởng và trợ cấp thơi việc. 12.Các chứng từ liên quan đến việc thu chi.
13.Các chừng văn bản khác cĩ liên quan.
• Phân tích sơ bộ BCTC và soạn thảo chiến lược kiểm tốn
Sau khi cĩ các giấy tờ của khách hàng cung cấp, KTV tiến hành phân tích BCTC:
- Đối chiếu số liệu giữa SDDK, BCTC năm nay.
- Xem xét những nguyên nhân xảy ra chênh lệch các số liệu. 3.2.2.2. Cách thức tổ chức Hồ sơ kiểm tốn tại cơng ty KTVN
Giấy làm việc của cơng ty
File hồ sơ bao gồm:
Chương A: Quản trị chất lượng kiểm tốn bao gồm: chiến lược kiểm
tốn, bảng phân cơng cơng việc và mức độ hồn thành,..
Chương B: Nguồn gốc các thơng tin: BCTC giữa niên độ chưa được kiểm
tốn, giấy làm việc và mẫu biểu. Khi khách hàng cung cấp những thơng tin gì thì KTV sẽ ghi vào Chương B.
Các phần hành được ghi theo thứ tự chữ cái thể hiện một khoản mục trên bảng Cân đối Kế tốn
PHẦN E. Nợ phải thu.
Trang 1 : Biểu chỉ đạo Trang 2 : Tổng hợp lỗi
Trang 3 : Chương trình kiểm tốn
Trang 4… : Giấy làm việc
BCTC và BCĐKT cũng được lưu giữ tại Hồ sơ làm việc, những ghi chú và những dấu hiệu sẽ được áp dụng trên giấy làm việc mẫu và được lưu giữ như chứng từ đối chiếu.
Cách đánh tham chiếu: mã số tham chiếu sẽ được ghi bên phải số cần tham chiếu của trang tham chiếu và mã số của trang tham chiếu sẽ được ghi bên trái số cần tham chiếu, ví dụ: E4-1/1. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.3. Áp dụng thực tế tại cơng ty Cổ phần thủy sản Cà Mau
3.2.3.1. Các cơng việc cần thực hiện
Được thực hiện như mục 3.2.2.1. tuy nhiên, các chứng từ cần thiết cho cuộc kiểm tốn khoản mục NPT tại Cơng ty Cổ phần Thủy sản Cà Mau (gọi tắt là Seaprimexco) bao gồm:
1. Bảng chi tiết cơng nợ phải thu khách hàng, trả trước người bán VNĐ, USD vào ngày 31/12/2009.
2. Biên bản đối chiếu Cơng nợ phải thu, cĩ số dư vào ngày 31/12/2009. 3. Hồ sơ hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu.
4. Biên bản gia cơng hàng hĩa.
5. Danh sách trích lập dự phịng cơng nợ phải thu.
Cơng ty Kiểm tốn KTVN kiểm BCTC cho Cơng ty Seaprimexco nên ngồi những giấy tờ trên, KTV cịn phải sử dụng thơng tin bên ngồi như: BCKT của các đơn vị kiểm tốn khác kiểm tốn các bên cĩ liên quan, BCTC cơng ty con (Cổ phần Thủy Sản An Phước) của Seaprimexco, BCKT năm 2008 (do cơng ty kiểm tốn AFC thực hiện). 3.2.3.2. Hồ sơ Kiểm tốn Nợ phải thu của Cơng ty Cổ phần Thủy sản Cà Mau
- Phần A: Hồ sơ kiểm tốn (xem phụ lục 3.5A).
- Phần B: Tìm hiểu nguồn gốc thơng tin (xem phụ lục 3.5B )
3.2.4. Nhận xét
Vì quy mơ của cơng ty Seaprimexco tương đối lớn nên các khoản mục đa số mang tính trọng yếu vì thế KTV soạn thảo chiến lược kiểm tốn, thêm vào đĩ, cơng ty này cĩ nhiều chi nhánh liên quan trực tiếp đến các khoản phải thu nên việc KTV tính trung thực bằng chứng Các bên cĩ liên quan phụ thuộc nhiều vào hệ thống KSNB của cơng ty và bên ngồi. Vì thế KTV cần quan tâm đến những vấn đề sau:
- Theo VSA 600 – Sử dụng tư liệu của kiểm tốn viên khác- đoạn 10 “Kiểm tốn viên chính cần phải thực hiện các thủ tục cần thiết để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm tốn thích hợp chứng minh rằng các cơng việc do kiểm tốn viên khác thực hiện là phù hợp với cơng việc kiểm tốn và mục đích của kiểm tốn viên chính trong từng cuộc kiểm tốn cụ thể”.
- Đây là năm đầu tiên Cơng ty kiểm tốn Việt Nhất thực hiện kiểm tốn tại Seaprimexco nên việc thu thập những thơng tin cần thiết và đầy đủ cũng giúp KTV giảm thiểu cơng việc cho những năm kiểm tốn tiếp theo.
3.3. THỰC HIỆN KIỂM TỐN
3.3.1. Quy trình kiểm tốn chung được xây dựng tại cơng ty KTVN 3.3.1.1. Các mục tiêu khi kiểm tốn khoản mục Nợ phải thu 3.3.1.1. Các mục tiêu khi kiểm tốn khoản mục Nợ phải thu
- NPT là hiện hữu trong thực tế, khơng khai khống, khơng ngụy tạo (Hiện hữu).
- NPT phải cĩ thực, phát sinh trong thực tế đều được ghi nhận đầy đủ (Đầy đủ).
- Doanh nghiệp cĩ quyền sở hữu đối với các khoản NPT (Quyền sở hữu).
- NPT phải được trình bày theo giá trị thuần cĩ thể thực hiện được (Đánh giá).
- Số liệu chi tiết khớp với tổng hợp (Chính xác).
- Phân loại và trình bày thích hợp trên Finacial Statement (Trình bày và cơng bố).
3.3.1.2. Thử nghiệm kiểm sốt
Các thử nghiệm kiểm sốt thiết kế dành cho NPT bao gồm xoay quanh chu trình bán hàng và các thiết kế được chia thành các chức năng cụ thể sau:
Lập lệnh bán hàng (PXK)
Mục đích
Xác định khả năng cung ứng của doanh nghiệp.
Xác định tính xác thực về nhu cầu mua hàng cũng như tính pháp lý. Cơng việc
Xác định thơng tin cụ thể của bên đặt hàng.
Gởi các bộ phận liên quan về xét duyệt về khả năng cung ứng: số lượng, chủng loại, quy cách… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn hàng nếu được chấp nhận phải thơng báo cho bên đặt hàng để tránh các tranh chấp trong tương lai.
Xét duyệt bán chịu
Mục đích
Đảm bảo khả năng thu hồi NPT của doanh nghiệp. Cơng việc
Căn cứ đơn đặt hàng, các thơng tin trong hoặc ngồi của DN, đánh giá khả năng thanh tốn của khách hàng.
Thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, cụ thể.
Luơn cập nhật thơng tin về tình hình tài chính, khả năng chi trả các khoản nợ của khách hàng.
Nhằm hạn chế rủi ro, biện pháp an tồn là yêu cầu khách hàng thế chấp hoặc ký quỹ.
Xuất kho hàng hĩa
Mục đích
Đảm bảo hàng xuất kho đúng theo đơn đặt hàng, hạn chế hàng bán bị trả lại, giảm giá…
Cơng việc
Căn cứ vào đơn đặt hàng đã phê chuẩn, lập PXK giao hàng cho khách hàng.
Đối chiếu kỹ trước khi xuất kho dựa vào thơng tin trên đơn hàng: số lượng, chất lượng, quy cách…
Chứng từ PXK lập nhiều liên để giao cho các bộ phận liên quan theo dõi, đối chiếu.
Gửi hàng đi
Mục đích
Đảm bảo hàng xuất kho theo đúng đơn hàng
Hạn chế gian lận do thơng đồng giữa thủ kho và người nhận hàng. Cơng việc
Bộ phận gửi hàng lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách. Chứng từ này phải trình bày: quy cách, chủng loại. số lượng và thơng
tin khác.
Bộ phận này phải độc lập (độc lập giữa người nhận hàng và thủ kho).
Lập lệnh và kiểm tra các hĩa đơn
Mục đích
Lập chính xác và đúng thời hạn nhằm thể hiện đúng giá trị mà người mua phải thanh tốn.
Hạn chế gian lận do thơng đồng giữa người lập hĩa đơn và người mua hàng (do ghi sai giá).
Cơng việc
Bộ phận lập hĩa đơn phải độc lập
Trước khi gửi hĩa đơn phải kiểm tra kỹ thơng tin. Kiểm tra các số hiệu chứng từ chuyển hàng.
So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng, và thơng báo điều chỉnh (nếu cĩ). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi tất cả dữ liệu này vào hĩa đơn
Ghi giá vào hĩa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị. Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hĩa đơn.
Lưu ý: + Hĩa đơn lập cho từng nhĩm thuế suất. + Các trường hợp sửa sai hĩa đơn (detail).
Theo dõi thanh tốn
Mục đích
Nhanh chĩng thu hồi NPT Hạn chế gian lận chiếm dụng. Cơng việc
Liệt kê các cơng NPT theo từng nhĩm tuổi để lập chương trình và phân cơng địi nợ (kế hoạch cơng nợ do ai phụ trách).
Thường xuyên đối chiếu cơng nợ (hạn chế thủ thuật Lapping).
Bộ phận đối chiếu cơng nợ phải độc lập. Kiểm sốt chặt chẽ giấy giới thiệu.
Xét duyệt bán chịu hàng bán bị trả lại giảm giá.
Mục đích
Hạn chế phát sinh các nghiệp vụ này mà khơng cĩ sự xét duyệt Cơng việc
Xem xét các điều kiện đã quy định trong hợp đồng, đơn hàng.
Cĩ bộ phận độc lập chịu trách nhiệm: tiếp nhận, xét duyệt về các khoản này.
Bộ phận Kế Tốn kiểm sốt, tổ chức chứng từ chặt chẽ theo quy định.
Cho phép xĩa sổ các khoản nợ khơng thu hồi được.
Mục đích
Hạn chế gian lận phát sinh do đã thu tiền nhưng che giấu bằng cách xĩa khoản nợ này.
Cơng việc
Nhà quản lý cĩ trách nhiệm xem xét cho phép xĩa sổ các khoản nợ khĩ địi.
Căn cứ xét duyệt kế tốn ghi nhận vào sổ sách kế tốn.
Đánh giá sơ bộ Rủi ro KSNB
Bảng câu hỏi về KSNB
Câu hỏi Yes No
1. Khoản bán chịu cĩ duyệt trước khi gửi hàng?
2. Chứng từ gửi hàng cĩ đánh số liên tục trước khi gửi hàng hay khơng?
3. Cĩ quy định buộc kiểm tra để đảm bảo mọi hàng hĩa gửi đi đều đã được lập hĩa đơn hay khơng?
4. Cĩ bảng báo giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền cho hĩa đơn hay khơng?
5. HĐ cĩ kiểm tra độc lập trước khi giao? 6. Việc nhận hàng cĩ phê duyệt hay khơng? 7. Cĩ đối chiếu cơng nợ định kỳ? ...
Bảng 3.3. Câu hỏi thử nghiệm kiểm sốt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt
Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
- Đối chiếu order; lệnh bán hàng… nhằm đánh giá việc tuân thủ các quy định nội bộ của doanh nghiệp.
- Kiểm tra chữ ký xét duyệt.
- Đối chiếu số liệu giữa PXK và HĐ: kiểm tra xét duyệt giá. - Kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh (đầy đủ, chính xác) - Kiểm tra chính sách chiết khấu.
Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng và hĩa đơn bán hàng
- Đảm bảo các hĩa đơn được lập chính xác trên cơ sở số hàng được giao. - Nhằm kiểm tra các hàng giao đã lập HD hay chưa, thì cần thống kê số
liệu trong năm về:
+ Thống kê tồn bộ đơn hàng; + Thống kê chứng từ chuyển hàng; + Thống kê hĩa đơn bán hàng.
Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hư hỏng
- Đảm bảo hàng trả lại là cĩ thực, phải cĩ xét duyệt. - Độc lập với nghiệp vụ chi quỹ hay giữ sổ kế tốn.
3.3.1.3.Thử nghiệm cơ bản
Những thử nghiệm cơ bản và chọn mẫu kiểm tốn cho khoản mục NPT sẽ tuân thủ theo mức trọng yếu mà KTV chính xác định ngay ở phần lập kế hoạch kiểm tốn. Tuy nhiên, trong quá trình đi thực tế, nếu KTV phát hiện ra những dấu hiệu bất thường cĩ thể dẫn đến những sai sĩt trọng yếu thì KTV sẽ mở rộng cỡ mẫu và phạm vi kiểm tốn.
Thực hiện các phần hành cĩ thể tiến hành ngay, KTV sẽ bổ sung các phần khơng trọng yếu sau khi hồn thiện các Test.
Các nội dung cĩ liên quan đến Quy trình kiểm tốn khoản mục NPT
Ký hiệu và hồ sơ làm việc: E1. Biểu chỉ đạo E2. Bảng tổng hợp lỗi
E3. Chương trình kiểm tốn (xem phụ lục 3.5 )
E4… là các test cụ thể.
Các test cụ thể được thực hiện 1. TEST 01
• Yêu cầu hay tự lập một bảng liệt kê các tài khoản phải thu bao gồm Số Dư Đầu kỳ, Số phát sinh, Số Dư cuối kỳ, phát hiện các số dư bất thường và số dư bên Cĩ, các khoản cĩ nội dung khơng phải là khoản phải thu.
• Kiểm tra việc đánh giá cơng nợ cĩ gốc ngoại tệ vào ngày …
• Đối chiếu các số liệu chi tiết và tổng hợp.
• So sánh các khoản phải thu trong niên độ hiện tại bằng cách tính tỉ lệ này trên doanh thu thuần với tỉ lệ năm trước.
Mục tiêu
- Cơng nợ phải thu hiện hữu, đầy đủ, đánh giá - Số liệu sổ sách Tổng hợp và Báo cáo chính xác.
Tính các tỉ số Mục đích
a) Lãi gộp trên doanh thu.
b) Nợ phải thu trên doanh thu. c) Nợ Phải thu khách hàng trên
TSCĐ.
d) Nợ phải thu khĩ địi trên doanh thu bán chịu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đánh giá khả năng tạo ra lợi nhuận của sản phẩm, xu hướng phát triền của sản phẩm. Đánh giá sự thay đổi kết cấu của các mặt hàng.
Hoặc đánh giá việc ghi sổ thiếu Thay đổi chính sách bán chịu. Khả năng tồn đọng NPT khĩ địi. Sai lệch trong số liệu kế tốn. Đánh giá hợp lý việc lập dự phịng.
Bảng 3.4. Phân tích các tỷ số cơ bản.
Cơng việc
- Lập bảng tổng hợp chi tiết: SDDK, SPS, SDCK - Lập bảng phân tích tuổi nợ
- Phân tích các tỉ số liên quan.
- Kiểm tra việc hạch tốn tỉ giá (tỉ giá thanh tốn và tỉ giá ghi sổ).
a) Hệ số vịng quay của các khoản NPT:
H = doanh thu bán chịu thuần (lần) số dư bình quân các khoản phải thu
H phản ánh khả năng tốc độ luân chuyển các khoản NPT khách hàng đã thu bao nhiêu lần trong kỳ.
H càng cao chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản PT càng nhanh. Điều này được xem là tốt vì DN khơng phải đầu tư nhiều vào các khoản NPT.
Tuy nhiên, H cao quá cĩ thể ảnh hưởng đến mức tiêu thụ vì H quá cao đồng nghĩa với kỳ thanh tốn ngắn, khơng hấp dẫn khách mua hàng.
b) Kỳ thu tiền bình quân của doanh thu bán chịu (N)
N= khoản phải thu KH bình quân x Thời gian kỳ phân tích (ngày) Doanh thu bán chịu
N là số ngày cần thiết bình quân để thu hồi các NPT trong kỳ. Thời gian càng ngắn chứng tỏ tốc độ thu hồi tiền càng nhanh, DN ít
bị chiếm dụng vốn và ngược lại.
N cĩ ý nghĩa hơn nếu so sánh với kỳ hạn bán chịu của DN. Theo nguyên tắc chung; N khơng vượt quá (1 + 1/3) số ngày của kỳ hạn thanh tốn.
+ Nếu N > thời gian bán chịu: Thu hồi chậm.
+ Ngược lại là thu hồi nợ đạt trước kế hoạch và thời gian.
•So sánh số dư nợ quá hạn năm nay so với năm trước - Ghi nhận những biến động trong thu hồi NPT. - Cĩ thể so sánh từng biến động của tuổi nợ.
•Tính tỷ số chi phí dự phịng trên số dư NPT - Đánh giá hợp lý của việc lập dự phịng.
2. TEST 02
• Gởi yêu cầu xác nhận số dư đối với những số dư NPT, so sánh kết quả trả lời của khách hàng và số liệu trên Sổ sách kế tốn, yêu cầu giải thích chênh lệch nếu cĩ.
• Kiểm tra khĩa sổ khoản nhận tiền sau niên độ; chứng từ giao hàng; hợp đồng buơn bán để xác nhận lại việc ghi sổ đầy đủ và giá trị của những khoản cơng nợ trong kỳ.
• Đối chiếu hoặc thực hiện test kiểm tra việc khĩa sổ bán hàng đối với