3.3.1.1. Các mục tiêu khi kiểm tốn khoản mục Nợ phải thu
- NPT là hiện hữu trong thực tế, khơng khai khống, khơng ngụy tạo (Hiện hữu).
- NPT phải cĩ thực, phát sinh trong thực tế đều được ghi nhận đầy đủ (Đầy đủ).
- Doanh nghiệp cĩ quyền sở hữu đối với các khoản NPT (Quyền sở hữu).
- NPT phải được trình bày theo giá trị thuần cĩ thể thực hiện được (Đánh giá).
- Số liệu chi tiết khớp với tổng hợp (Chính xác).
- Phân loại và trình bày thích hợp trên Finacial Statement (Trình bày và cơng bố).
3.3.1.2. Thử nghiệm kiểm sốt
Các thử nghiệm kiểm sốt thiết kế dành cho NPT bao gồm xoay quanh chu trình bán hàng và các thiết kế được chia thành các chức năng cụ thể sau:
Lập lệnh bán hàng (PXK)
Mục đích
Xác định khả năng cung ứng của doanh nghiệp.
Xác định tính xác thực về nhu cầu mua hàng cũng như tính pháp lý. Cơng việc
Xác định thơng tin cụ thể của bên đặt hàng.
Gởi các bộ phận liên quan về xét duyệt về khả năng cung ứng: số lượng, chủng loại, quy cách…
Đơn hàng nếu được chấp nhận phải thơng báo cho bên đặt hàng để tránh các tranh chấp trong tương lai.
Xét duyệt bán chịu
Mục đích
Đảm bảo khả năng thu hồi NPT của doanh nghiệp. Cơng việc
Căn cứ đơn đặt hàng, các thơng tin trong hoặc ngồi của DN, đánh giá khả năng thanh tốn của khách hàng.
Thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, cụ thể.
Luơn cập nhật thơng tin về tình hình tài chính, khả năng chi trả các khoản nợ của khách hàng.
Nhằm hạn chế rủi ro, biện pháp an tồn là yêu cầu khách hàng thế chấp hoặc ký quỹ.
Xuất kho hàng hĩa
Mục đích
Đảm bảo hàng xuất kho đúng theo đơn đặt hàng, hạn chế hàng bán bị trả lại, giảm giá…
Cơng việc
Căn cứ vào đơn đặt hàng đã phê chuẩn, lập PXK giao hàng cho khách hàng.
Đối chiếu kỹ trước khi xuất kho dựa vào thơng tin trên đơn hàng: số lượng, chất lượng, quy cách…
Chứng từ PXK lập nhiều liên để giao cho các bộ phận liên quan theo dõi, đối chiếu.
Gửi hàng đi
Mục đích
Đảm bảo hàng xuất kho theo đúng đơn hàng
Hạn chế gian lận do thơng đồng giữa thủ kho và người nhận hàng. Cơng việc
Bộ phận gửi hàng lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách. Chứng từ này phải trình bày: quy cách, chủng loại. số lượng và thơng
tin khác.
Bộ phận này phải độc lập (độc lập giữa người nhận hàng và thủ kho).
Lập lệnh và kiểm tra các hĩa đơn
Mục đích
Lập chính xác và đúng thời hạn nhằm thể hiện đúng giá trị mà người mua phải thanh tốn.
Hạn chế gian lận do thơng đồng giữa người lập hĩa đơn và người mua hàng (do ghi sai giá).
Cơng việc
Bộ phận lập hĩa đơn phải độc lập
Trước khi gửi hĩa đơn phải kiểm tra kỹ thơng tin. Kiểm tra các số hiệu chứng từ chuyển hàng.
So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng, và thơng báo điều chỉnh (nếu cĩ).
Ghi tất cả dữ liệu này vào hĩa đơn
Ghi giá vào hĩa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị. Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hĩa đơn.
Lưu ý: + Hĩa đơn lập cho từng nhĩm thuế suất. + Các trường hợp sửa sai hĩa đơn (detail).
Theo dõi thanh tốn
Mục đích
Nhanh chĩng thu hồi NPT Hạn chế gian lận chiếm dụng. Cơng việc
Liệt kê các cơng NPT theo từng nhĩm tuổi để lập chương trình và phân cơng địi nợ (kế hoạch cơng nợ do ai phụ trách).
Thường xuyên đối chiếu cơng nợ (hạn chế thủ thuật Lapping).
Bộ phận đối chiếu cơng nợ phải độc lập. Kiểm sốt chặt chẽ giấy giới thiệu.
Xét duyệt bán chịu hàng bán bị trả lại giảm giá.
Mục đích
Hạn chế phát sinh các nghiệp vụ này mà khơng cĩ sự xét duyệt Cơng việc
Xem xét các điều kiện đã quy định trong hợp đồng, đơn hàng.
Cĩ bộ phận độc lập chịu trách nhiệm: tiếp nhận, xét duyệt về các khoản này.
Bộ phận Kế Tốn kiểm sốt, tổ chức chứng từ chặt chẽ theo quy định.
Cho phép xĩa sổ các khoản nợ khơng thu hồi được.
Mục đích
Hạn chế gian lận phát sinh do đã thu tiền nhưng che giấu bằng cách xĩa khoản nợ này.
Cơng việc
Nhà quản lý cĩ trách nhiệm xem xét cho phép xĩa sổ các khoản nợ khĩ địi.
Căn cứ xét duyệt kế tốn ghi nhận vào sổ sách kế tốn.
Đánh giá sơ bộ Rủi ro KSNB
Bảng câu hỏi về KSNB
Câu hỏi Yes No
1. Khoản bán chịu cĩ duyệt trước khi gửi hàng?
2. Chứng từ gửi hàng cĩ đánh số liên tục trước khi gửi hàng hay khơng?
3. Cĩ quy định buộc kiểm tra để đảm bảo mọi hàng hĩa gửi đi đều đã được lập hĩa đơn hay khơng?
4. Cĩ bảng báo giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền cho hĩa đơn hay khơng?
5. HĐ cĩ kiểm tra độc lập trước khi giao? 6. Việc nhận hàng cĩ phê duyệt hay khơng? 7. Cĩ đối chiếu cơng nợ định kỳ? ...
Bảng 3.3. Câu hỏi thử nghiệm kiểm sốt.
Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt
Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
- Đối chiếu order; lệnh bán hàng… nhằm đánh giá việc tuân thủ các quy định nội bộ của doanh nghiệp.
- Kiểm tra chữ ký xét duyệt.
- Đối chiếu số liệu giữa PXK và HĐ: kiểm tra xét duyệt giá. - Kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh (đầy đủ, chính xác) - Kiểm tra chính sách chiết khấu.
Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng và hĩa đơn bán hàng
- Đảm bảo các hĩa đơn được lập chính xác trên cơ sở số hàng được giao. - Nhằm kiểm tra các hàng giao đã lập HD hay chưa, thì cần thống kê số
liệu trong năm về:
+ Thống kê tồn bộ đơn hàng; + Thống kê chứng từ chuyển hàng; + Thống kê hĩa đơn bán hàng.
Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hư hỏng
- Đảm bảo hàng trả lại là cĩ thực, phải cĩ xét duyệt. - Độc lập với nghiệp vụ chi quỹ hay giữ sổ kế tốn.
3.3.1.3.Thử nghiệm cơ bản
Những thử nghiệm cơ bản và chọn mẫu kiểm tốn cho khoản mục NPT sẽ tuân thủ theo mức trọng yếu mà KTV chính xác định ngay ở phần lập kế hoạch kiểm tốn. Tuy nhiên, trong quá trình đi thực tế, nếu KTV phát hiện ra những dấu hiệu bất thường cĩ thể dẫn đến những sai sĩt trọng yếu thì KTV sẽ mở rộng cỡ mẫu và phạm vi kiểm tốn.
Thực hiện các phần hành cĩ thể tiến hành ngay, KTV sẽ bổ sung các phần khơng trọng yếu sau khi hồn thiện các Test.
Các nội dung cĩ liên quan đến Quy trình kiểm tốn khoản mục NPT
Ký hiệu và hồ sơ làm việc: E1. Biểu chỉ đạo E2. Bảng tổng hợp lỗi
E3. Chương trình kiểm tốn (xem phụ lục 3.5 )
E4… là các test cụ thể.
Các test cụ thể được thực hiện 1. TEST 01
• Yêu cầu hay tự lập một bảng liệt kê các tài khoản phải thu bao gồm Số Dư Đầu kỳ, Số phát sinh, Số Dư cuối kỳ, phát hiện các số dư bất thường và số dư bên Cĩ, các khoản cĩ nội dung khơng phải là khoản phải thu.
• Kiểm tra việc đánh giá cơng nợ cĩ gốc ngoại tệ vào ngày …
• Đối chiếu các số liệu chi tiết và tổng hợp.
• So sánh các khoản phải thu trong niên độ hiện tại bằng cách tính tỉ lệ này trên doanh thu thuần với tỉ lệ năm trước.
Mục tiêu
- Cơng nợ phải thu hiện hữu, đầy đủ, đánh giá - Số liệu sổ sách Tổng hợp và Báo cáo chính xác.
Tính các tỉ số Mục đích
a) Lãi gộp trên doanh thu.
b) Nợ phải thu trên doanh thu. c) Nợ Phải thu khách hàng trên
TSCĐ.
d) Nợ phải thu khĩ địi trên doanh thu bán chịu.
Đánh giá khả năng tạo ra lợi nhuận của sản phẩm, xu hướng phát triền của sản phẩm. Đánh giá sự thay đổi kết cấu của các mặt hàng.
Hoặc đánh giá việc ghi sổ thiếu Thay đổi chính sách bán chịu. Khả năng tồn đọng NPT khĩ địi. Sai lệch trong số liệu kế tốn. Đánh giá hợp lý việc lập dự phịng.
Bảng 3.4. Phân tích các tỷ số cơ bản.
Cơng việc
- Lập bảng tổng hợp chi tiết: SDDK, SPS, SDCK - Lập bảng phân tích tuổi nợ
- Phân tích các tỉ số liên quan.
- Kiểm tra việc hạch tốn tỉ giá (tỉ giá thanh tốn và tỉ giá ghi sổ).
a) Hệ số vịng quay của các khoản NPT:
H = doanh thu bán chịu thuần (lần) số dư bình quân các khoản phải thu
H phản ánh khả năng tốc độ luân chuyển các khoản NPT khách hàng đã thu bao nhiêu lần trong kỳ.
H càng cao chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản PT càng nhanh. Điều này được xem là tốt vì DN khơng phải đầu tư nhiều vào các khoản NPT.
Tuy nhiên, H cao quá cĩ thể ảnh hưởng đến mức tiêu thụ vì H quá cao đồng nghĩa với kỳ thanh tốn ngắn, khơng hấp dẫn khách mua hàng.
b) Kỳ thu tiền bình quân của doanh thu bán chịu (N)
N= khoản phải thu KH bình quân x Thời gian kỳ phân tích (ngày) Doanh thu bán chịu
N là số ngày cần thiết bình quân để thu hồi các NPT trong kỳ. Thời gian càng ngắn chứng tỏ tốc độ thu hồi tiền càng nhanh, DN ít
bị chiếm dụng vốn và ngược lại.
N cĩ ý nghĩa hơn nếu so sánh với kỳ hạn bán chịu của DN. Theo nguyên tắc chung; N khơng vượt quá (1 + 1/3) số ngày của kỳ hạn thanh tốn.
+ Nếu N > thời gian bán chịu: Thu hồi chậm.
+ Ngược lại là thu hồi nợ đạt trước kế hoạch và thời gian.
•So sánh số dư nợ quá hạn năm nay so với năm trước - Ghi nhận những biến động trong thu hồi NPT. - Cĩ thể so sánh từng biến động của tuổi nợ.
•Tính tỷ số chi phí dự phịng trên số dư NPT - Đánh giá hợp lý của việc lập dự phịng.
2. TEST 02
• Gởi yêu cầu xác nhận số dư đối với những số dư NPT, so sánh kết quả trả lời của khách hàng và số liệu trên Sổ sách kế tốn, yêu cầu giải thích chênh lệch nếu cĩ.
• Kiểm tra khĩa sổ khoản nhận tiền sau niên độ; chứng từ giao hàng; hợp đồng buơn bán để xác nhận lại việc ghi sổ đầy đủ và giá trị của những khoản cơng nợ trong kỳ.
• Đối chiếu hoặc thực hiện test kiểm tra việc khĩa sổ bán hàng đối với những chuyến giao hàng lớn trong các ngày cuối cùng trước khi kết thúc năm và các ngày đầu tiên sau niên độ đảm bảo cơng nợ được ghi nhận đúng niên độ.
Mục tiêu:
Cơng nợ phải thu hiện hữu Số liệu ghi nhận đúng niên độ. Cơng việc:
Lập danh sách cơng nợ gửi thư xác nhận. Chọn mẫu: + Xác nhận cơng nợ lớn.
+ Cơng nợ cĩ hạn sử dụng dài. + Cơng nợ phát sinh thường xuyên.
Kiểm tra chứng từ (PNK và hĩa đơn) các nghiệp vụ phát sinh tháng 12 và tháng 01 năm sau: Xem xét việc ghi nhận cĩ đúng khơng.
3. TEST 03
• Kiểm tra, đối chiếu số liệu các tài khoản phải thu và tài khoản doanh thu trên sổ cái và xem xét các khoản mục bất thường trên các ghi nhận doanh thu và thu tiền mặt, làm rõ các khoản mục bất thường được tìm thấy.
• Chọn các tài khoản chính, mang tính chất trọng yếu kiểm tra nội dung và chứng từ của nghiệp vụ từ phát sinh đến kết thúc. Chọn mẫu kiểm tra chứng từ; hợp đồng mua bán để kiểm tra tính xác thực trong việc ghi nhận nghiệp vụ phát sinh và các thơng tin cĩ liên quan.
• Kiểm tra thời hạn tín dụng các khoản cơng nợ lớn để đảm bảo tính đúng đắn về thời hạn tín dụng ghi nhận ở các khoản cơng nợ trên.
Mục tiêu:
Cơng NPT là đúng phát sinh, khơng ghi khống, giấu bớt.
Số liệu ghi nhận đúng chứng từ quy định, đúng quy định nội bộ của đơn vị về thời hạn tín dụng.
Cơng việc:
Đối chiếu số liệu giữa sổ doanh thu, tiền và cơng nợ phải thu. Kiểm tra mẫu các chứng từ (theo quy trình bán hàng đơn vị).
4. TEST 04
• Lập bảng tổng hợp các khoản dự phịng nợ khĩ địi trong niên độ kế tốn, kiểm tra các khoản xĩa sổ những cơng nợ lớn đánh giá tính hợp lý các số liệu này.
• So sánh doanh số phải thu của năm hiện tại với số tiền năm trước, xem xét thời hạn tính dụng các khoản nợ khĩ địi, khoản xĩa sổ trong niên độ. Cụ thể:
Từ bảng tổng hợp số dư được phân loại theo thời hạn tín dụng chọn các khoản cĩ số dư lớn;
Số dư đã quá hạn, các khoản cĩ dấu hiệu cĩ thể xảy ra sai sĩt. Mục tiêu:
Cơng nợ phải thu đánh giá và trình bày theo giá trị thuần cĩ thể thực hiện được vào thời điểm lập BCTC.
Lập dự phịng là đúng theo quy định. Cơng việc:
Lập bảng phân tích tuổi nợ quá hạn . Đối chiếu việc lập dự phịng của đơn vị.
Kiểm tra chi phí dự phịng theo quy định (thơng tư 228 TT - BTC 12/2009).
3.3.2. Áp dụng thực tế ở Cơng ty Cổ phần Thủy sản Cà Mau
Dựa vào sổ sách kế tốn bên khách hàng cung cấp, những trợ lý kiểm tốn sẽ phân tích bằng cách nhập số liệu vào F/S, sử dụng những cơng thức excel để tìm ra những sai lệch bất thường. Những số liệu phát sinh từ: bảng Cân đối kết quả Hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối Kế tốn, Bảng Lưu chuyển tiền tệ…
SVTH: Trần Khánh Trúc - 45
CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ
9 Thực hiện
Tính các chỉ số liên quan đến các khoản mục doanh thu, NPT, tìm những dấu hiệu bất thường, yêu cầu giải trình của doanh nghiệp.
Bảng 3.5. Phân tích cơ bản của KTV
9 Phân tích của KTV
o Xem xét các khoản NPT Khách hàng giảm trong kỳ (44,32%), tìm hiểu nguyên nhân tại sao lại sụt giảm, xem xét xem chính sách bán chịu của doanh nghiệp cĩ thay đổi hay khơng và thay đổi như thế nào?
Khách hàng: Cty CP Thủy sản Cà Mau Tên Ngày Mã số:
Nội dung: CÁC KHOẢN PHẢI THU Người thực
hiện: Duy 08/02/2010 E4-1
Niên độ: 31/12/2009 Người kiểm tra: Khánh Trang
PHÂN TÍCH CƠ BẢN VÀ CÁC TỈ SỐ CĨ LIÊN QUAN
KHOẢN MỤC 31/12/2009 31/12/2008 Số tiền Chênh lệch Tỷ lệ %
Phải thu KH 26.530.819.583 47.646.233.578 (21.115.413.995) -44,32
Phải thu nội bộ 48.141.043,893 47.646.233.578 494.810.315 1,04
Phải thu khác 286.863.378 278.775.729 8.087.649 2,90
Dự phịng NPT (23.093.665) (23.093.665) - 0.00 Cộng 74.935.633.189 95.548.149.220 (20.612.516.031) -21,57
31/12/2009 31/12/2008 Doanh thu thuần 447.287.252.991 617,742,104,519 Tổng TS ngắn hạn 241.513.256.180 221.540.811.720 NPT bình quân 27.686.824.830 51.378.772.976 Giá vốn hàng bán 420.298.140.707 558.228.069.860 Các tỷ số tài chính 31/12/2009 31/12/2008 NPT/Tổng tài sản ngắn hạn 0,31 0,43
Lãi gộp/Doanh thu thuần 0,06 0,10 DT bán chịu/NPT bình quân 16,16 12,02
o Xem xét khoản nợ quá hạn mà đơn vị trích lập tại sao cuối kỳ 2008 và cuối kỳ năm 2009 đều là (23.093.665), đáng lẽ khoản nợ quá hạn này theo thơng tư 228/2009/BTC là phải trích lập thêm (nếu chưa hết thời gian trích lập) hoặc xĩa sổ (nếu đã quá 3 năm).
o Xem xét Giá vốn hàng bán và doanh thu năm nay, tuy doanh thu thuần và NPT đều giảm hơn năm trước nhưng lợi nhuận sau thuế lại tăng theo như