6. Kết cấu đề tài
2.2.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ, trình tự ghi sổ
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phòng kinh doanh nhận đƣợc yêu cầu của khách hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế trình lên giám đốc xem xét và ký duyệt (sau khi hai bên đã thỏa thuận nhất trí với nhau). Hợp đồng sẽ đƣợc lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản. Phòng kinh doanh sau khi lập hợp đồng sẽ chuyển 1 bản hợp đồng cho phòng kế toán, 1 bản sẽ đƣợc lƣu tại phòng kinh doanh.
Sau đó, tại phòng kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lƣu tại cùi; liên 2 giao cho khách hàng; liên 3 để lƣu chứng từ nội bộ, dùng làm căn cứ để nhập liệu. Hóa đơn đƣợc lập khi giao sản phẩm cho khách hàng. Trên hóa đơn ghi rõ thông tin về ngƣời bán, ngƣời mua, hình thức thanh toán, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lƣợng, đơn giá, thành tiền, cộng tiền hàng, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. Đồng thời, có chữ ký của các đối tƣợng liên quan.
Tại kho, thủ kho sẽ căn cứ vào list giao hàng đã có sẵn, tiến hành lập phiếu xuất kho 3 liên (Liên 1 lƣu tại kho để quản lý lƣợng hàng xuất; Liên 2 kẹp vào hóa đơn giao cho khách hàng; Liên 3 chuyển cho phòng kế toán theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn) để xuất hàng giao tại kho hoặc tại địa điểm do hai bên đã thỏa thuận. Phiếu xuất kho này chỉ ghi nhận số lƣợng hàng xuất, không ghi nhận giá vốn hàng xuất do công ty thực hiện việc tính toán giá hàng xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ nên giá vốn thành phẩm đến cuối tháng mới hạch toán.
Tại bộ phận xuất khẩu sẽ dựa vào hợp đồng và hóa đơn của phòng kế toán tiến hành lập bộ chứng từ xuất khẩu để xuất hàng theo đúng thời hạn đã cam kết trong hợp đồng gồm commerical invoice cùng tờ khai hải quan, packing list, vận đơn…Bộ chứng từ đƣợc lập thành ba bản, 1 bản giao cho khách hàng, 1 bản lƣu tại phòng, 1 bản gửi phòng kế toán để theo dõi khoản phải thu và làm căn cứ để đòi tiền.
Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ gốc phát sinh có liên quan, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu bằng cách nhập số liệu vào phần mềm trên chứng từ ghi sổ, sau đó phần mềm sẽ tự động chạy số liệu sang các sổ chi tiết, sổ cái có liên quan. Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, sau đó kế toán sẽ thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ có liên quan, dựa vào số liệu đó để lập các báo cáo tài chính.
2.2.1.4 Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 511 để hạch toán Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, bao gồm các tài khoản chi tiết sau:
+ TK 51121 – Doanh thu bán các thành phẩm trong nƣớc + TK 51122 – Doanh thu bán các thành phẩm xuất khẩu + TK 51123 – Doanh thu gia công
Kết cấu của TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ