6. Kết cấu đề tài
2.1.4 Bộ máy tổ chức của công ty TNHH T.MVINA
2.1.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH T.M VINA
(Nguồn: Báo cáo phòng nhân sự tại công ty năm 2015)
2.1.4.2 Mối quan hệ giữa các phòng ban
Tuy mỗi phòng ban hoạt động mang tính độc lập nhƣng luôn có mối quan hệ bình đẳng, hợp tác qua lại chặt chẽ với nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung của công ty. Những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ chính của phòng nào thì phòng đó chủ động tổ chức thực hiện, nếu cần có sự phối hợp với các phòng khác thì đề xuất, bàn bạc trao đổi với các phòng đó để có sự tham gia phối hợp, tránh trƣờng hợp giải quyết chồng chéo, gây khó khăn cho công ty. Thông qua cơ cấu tổ chức này, cấp trên có thể giám sát và khuyến khích động viên cán bộ cấp dƣới, nhân viên phát huy hết khả năng của mình.
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC XƢỞNG
PHÕNG KINH DOANH VÀ XUẤT KHẨU BỘ PHẬN NHẬP KHẨU BỘ PHẬN KẾ TOÁN PHÕNG NHÂN SỰ PHÕNG THÍ NGHIỆM XƢỞNG SẢN XUẤT KHO
2.1.4.3 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Tổng giám đốc: Đứng đầu công ty là Ông PARK YUONG CHUL, là ngƣời đứng đầu chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, có quyền hành động nhân danh công ty trong mọi trƣờng hợp. Quản lý chung mọi công tác tài chính, kế toán, hợp đồng, văn bản pháp lý, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về toàn thể hoạt động của công ty…
Phó tổng giám đốc: Là Ông YANG KI SEOG, giải quyết các vấn đề trong quyền hạn cho phép. Là ngƣời hỗ trợ và giúp tổng giám đốc giám sát các hoạt động, quản lý và điều hành hoạt động sản xuất và kinh doanh trong công ty…
Giám đốc doanh nghiệp: Là ngƣời giải quyết và ra các quyết định trong quyền hạn cho phép. Tham mƣu hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động đầu tƣ, phát triển kinh doanh. Giúp giám đốc quản lý, theo dõi tình hình của công ty…
Giám đốc xƣởng: Giải quyết và ra các quyết định trong quyền hạn cho phép. Giúp tổng giám đốc trong việc điều hành việc sản xuất của công ty, phụ trách tổ nhiên phụ liệu và tổ sản xuất, chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc…
Bộ phận kế toán: Đứng đầu là Bà CAO THỊ CẨM THY – kế toán trƣởng. Tổ chức thực hiện ghi chép, lập chứng từ, sổ sách theo chế độ kế toán của Nhà nƣớc quy định. Lập các báo cáo tài chính, tổng hợp quyết toán kết quả kinh doanh, phân tích số liệu, đảm bảo thực hiện các chế độ tài chính kế toán và thực hiện đúng, đầy đủ Luật thuế của Nhà nƣớc…
Bộ phận nhập khẩu: Tìm kiếm các nguồn hàng có chất lƣợng với giá cả hợp lý, tổ chức quản lý, theo dõi các nguồn nguyên liệu đầu vào, ký kết các hợp đồng nhập khẩu…
Phòng kinh doanh và xuất khẩu: Tìm kiếm các đơn hàng, các đối tác kinh doanh. Tìm kiếm thị trƣờng, chuẩn bị nguồn hàng, lập kế hoạch kinh doanh và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đảm bảo hiệu quả…
Phòng nhân sự: Tổ chức quản lý, theo dõi về tình hình nhân sự của công ty. Chấm công, tính lƣơng tháng cho công nhân viên, phụ trách về văn phòng phẩm cho các phòng ban, áo quần đồng phục cho nhân viên…
Phòng thí nghiệm: Tổ chức kiểm tra, theo dõi, phân loại chất lƣợng, màu sắc của các mẫu vải...
Xƣởng sản xuất: Thực hiện công tác sản xuất, hoàn thiện các mặt hàng theo đơn đặt hàng và sự chỉ đạo của cấp trên…
Kho: Là kho chứa thành phẩm của công ty. Tổ chức quản lý, kiểm tra, theo dõi số lƣợng nhập, xuất của thành phẩm…
2.1.4.4 Nhận xét về bộ máy công ty
Công ty có tổ chức bộ máy theo kiểu trực tiếp chức năng phù hợp với loại hình công ty sản xuất xuất khẩu vừa và nhỏ. Kiểu tổ chức nhƣ thế này sẽ tiết kiệm thời gian, thông tin đƣợc truyền đi nhanh chóng và cấp dƣới chỉ nhận một mệnh lệnh của cấp trên duy nhất, tạo điều kiện cho cấp dƣới thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình. Đồng thời kiểu quản lý này cũng đòi hỏi ngƣời quản lý phải có kiến thức toàn diện mới có thể điều hành tốt bộ máy công ty.
2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH T.M VINA 2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng kế toán tại công ty TNHH T.M VINA
(Nguồn: Báo cáo phòng kế toán tại công ty năm 2015)
2.1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trƣởng
+ Chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Giám đốc về mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh tại công ty.
+ Tính toán và có trách nhiệm nộp đúng, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách nhà nƣớc.
+ Lập đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế toán. + Tổ chức, kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty.
+ Tổ chức bảo quản và lƣu trữ, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán. KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ, TIỀN MẶT KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN NVL - TSCĐ KẾ TOÁN GIÁ THÀNH, THÀNH PHẨM THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Kế toán tổng hợp
+ Tổng hợp toàn bộ các chi phí phát sinh tại công ty, chịu trách nhiệm ghi sổ Cái, lập bảng tổng kết tài sản và những báo biểu kế toán trong báo cáo kế toán.
+ Tổng hợp quỹ lƣơng thực tế kịp thời, báo cáo tình hình thực hiện quỹ lƣơng cho từng bộ phận nhằm ngăn chặn tình trạng vƣợt quỹ lƣơng.
Kế toán công nợ, tiền mặt
+ Kế toán công nợ theo dõi ghi vào sổ kế toán các khoản nợ phải thu, phải trả của công ty. Cuối tháng, ghi vào sổ chi tiết.
+ Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ tập hợp các phiếu thu, phiếu chi. Lập phiếu thu, phiếu chi cho bộ phận kế toán. Đối chiếu số liệu tổng hợp với thủ quỹ định kỳ. Cuối tháng tổng hợp tình hình thu chi để phản ánh vào sổ tiền mặt.
Kế toán thanh toán
+ Theo dõi và lập kế hoạch thanh toán các khoản nợ.
+ Lập chứng từ thanh toán và phản ánh hạch toán vào sổ tiền gửi ngân hàng.
Kế toán NVL – TSCĐ
+ Kế toán vật tƣ tổ chức phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
+ Theo dõi nhập, xuất, tồn kho vật tƣ, công cụ dụng cụ theo định mức sử dụng và tính ra giá trị xuất dùng ở từng bộ phận.
+ Lập báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Kế toán giá thành, thành phẩm
+ Theo dõi và tính toán tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng cho công nhân viên theo từng bộ phận để tính giá thành sản phẩm.
+ Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời những chi phí sản xuất theo từng đối tƣợng hạch toán chi phí sản xuất.
+ Tổng hợp, theo dõi và phản ánh tình hình nhập kho và tiêu thụ thành phẩm. Xác định giá vốn hàng bán.
+ Lập báo cáo nhập, xuất, tồn thành phẩm.
Thủ quỹ
+ Chịu trách nhiệm quản lý nhập và xuất quỹ tiền mặt, các khoản nợ phải trả cho ngƣời bán, các khoản phải thu của khách hàng, thực hiện thu và chi tiền mặt khi có lệnh.
+ Hằng ngày phải kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ thực tế, đối chiếu với số liệu trên các sổ kế toán liên quan để kịp thời điều chỉnh số chênh lệch nếu có, xác định nguyên nhân và tìm ra biện pháp thích hợp.
Hạn chế: Theo báo cáo tại phòng kế toán thì có chức danh Kế toán tổng hợp, nhƣng trên thực tế hiện nay của công ty thì không tồn tại nhân viên làm kế toán tổng hợp, mà do kế toán trƣởng đảm nhiệm luôn phần công việc này.
2.1.5.3 Nhận xét về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Toàn bộ quy trình công việc kế toán đều đƣợc xử lý tập trung ở phòng kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lƣu giữ toàn bộ chứng từ để hạch toán và lên báo cáo tài chính. Thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi từng bộ phận trong quá trình kinh doanh của công ty. Tất cả các chứng từ phát sinh đều đƣợc chuyển đến phòng kế toán của công ty để xử lý dƣới sự chỉ đạo của kế toán trƣởng. Các nhân viên kế toán đều thực hiện đúng phần việc đƣợc giao của mình. Với mô hình tổ chức kế toán tập trung giúp cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, đồng thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý kịp thời nắm bắt đƣợc tình hình công ty.
2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH T.M VINA 2.1.6.1 Hình thức sổ kế toán 2.1.6.1 Hình thức sổ kế toán
Công ty hiện đang sử dụng sổ kế toán theo hình thức chứng từ - ghi sổ kết hợp sử dụng phần mềm kế toán ASA phù hợp với yêu cầu hạch toán và quản lý tại công ty.
Sơ đồ 2.3 Hình thức kế toán Chứng từ - Ghi sổ
(Nguồn: Phòng kế toán tại công ty năm 2015)
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Phƣơng tiện phục vụ công tác kế toán: Công ty TNHH T.M VINA ghi sổ kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm ASA.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ đăng kí
chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 2.4 Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty năm 2015)
Ghi chú:
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Chƣơng trình cho phép xem số liệu nhanh, chỉnh sửa và cập nhật sau khi chỉnh sửa, thao tác dễ dàng, thuận tiện cho ngƣời sử dụng. Đồng thời, cho phép theo dõi chi tiết từng vật tƣ, từng công nợ, cho phép in phiếu thu, chi, xuất nhập, sổ sách báo cáo ngay khi có nhu cầu. Số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết, sổ cái…Với quy trình ghi sổ nhƣ sau:
- Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng hoặc vào bất kì thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
NHẬP DỮ LIỆU VÀO MÁY
PHẦN MỀM KẾ TOÁN XỬ LÝ
SỔ KẾ TOÁN: - SỔ TỔNG HỢP
- SỔ CHI TIẾT
BÁO CÁO KẾ TOÁN: - BÁO CÁO TÀI CHÍNH - BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Nhƣ vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán đã giúp cho việc thực hiện, ghi nhận, xử lý các NVKTPS đƣợc nhanh chóng và chính xác hơn, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động, cập nhật thông tin kinh tế, tài chính một cách kịp thời, khoa học, chính xác theo yêu cầu của nhà quản lý cũng nhƣ các thông tin phục vụ theo yêu cầu bên ngoài công ty.
2.1.6.2 Hệ thống chứng từ, tài khoản
Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính về chế độ kế toán doanh nghiệp. Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản mà Nhà nƣớc ban hành.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán Việt Nam và mở các tài khoản chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
Niên độ kế toán áp dụng: công ty áp dụng theo ngày, tháng, năm dƣơng lịch và bắt đầu từ ngày 1/1/ năm dƣơng lịch đến hết ngày 31/12/ năm dƣơng lịch.
Kỳ kế toán áp dụng: theo Quý (3 tháng).
Hạn chế: Vào ngày 01/01/2015 thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính đã chính thức có hiệu lực và thay thế toàn bộ quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính nhƣng hiện nay công ty vẫn chƣa cập nhật thông tƣ mới này.
2.1.6.3 Tổ chức vận dụng các chế độ, phƣơng pháp kế toán
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam (VNĐ), ngoại tệ đƣợc quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng Trung ƣơng quy định.
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Phƣơng pháp này theo dõi và phản ánh giá trị hiện có, tình hình tăng giảm hàng tồn kho một cách thƣờng xuyên, liên tục trên sổ kế toán của từng loại hàng hóa.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho đƣợc ghi chép theo giá thực tế, tính giá hàng xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kì.
Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: khấu hao theo phƣơng pháp tuyến tính. Tài sản cố định đƣợc ghi nhận theo nguyên giá và khấu hao lũy kế, TSCĐ đƣợc khấu hao theo phƣơng pháp tuyến tính căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích ƣớc tính của từng loại tài sản.
Nguyên tắc tính thuế:
+ Thuế GTGT hàng xuất khẩu: 0% + Thuế GTGT hàng trong nƣớc: 10%
+ Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định của Nhà nƣớc tính trên thu nhập chịu thuế.
+ Các loại thuế khác theo quy định hiện hành.
2.1.7 Nhận xét chung tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Bảng 2.2 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh năm 2012 - 2014 Bảng 2.2 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh năm 2012 - 2014
ĐVT: đồng
CHỈ TIÊU 2012 2013 2014
Tổng doanh thu 420,275,564,977 452,386,301,025 474,560,020,717 Tổng chi phí 2,014,966,144 901,870,741 1,033,625,722 Lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 418,260,598,833 451,484,430,284 473,526,394,995
(Nguồn: Trích từ báo cáo kết quả kinh doanh phòng kế toán năm 2012 – 2014) Qua bảng số liệu tổng hợp ta nhận thấy: Doanh thu năm 2013 tăng 7.64% so với năm 2012 và năm 2014 tăng 4.9% so với năm 2013. Chi phí giảm khá mạnh giảm 55.2% năm 2013 so với năm 2012, sang năm 2014 tăng nhẹ 14.6% so với năm 2013. Lợi nhuận kế toán trƣớc thuế năm 2013 tăng 7.94% so với năm 2012, năm 2014 tăng 4.88% so với năm 2013. Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua có xu hƣớng tăng trƣởng tốt, do công ty đã dần đi vào hoạt động ổn định, tìm kiếm đƣợc nguồn tiêu thụ cũng nhƣ thực hiện các chính sách về tiết kiệm chi phí có hiệu quả làm doanh thu tăng, chi phí đƣợc tiết giảm dẫn đến lợi nhuận tăng theo từng năm.
2.1.8 Những thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát triển của công ty trong tƣơng lai tƣơng lai
2.1.8.1 Thuận lợi
Liên tục trong nhiều năm qua công ty đã khẳng định đƣợc thƣơng hiệu của mình trên thị trƣờng, tạo đƣợc uy tín đối với khách hàng. Cùng với sự hỗ trợ giúp đỡ của nhiều đơn vị bạn bè trên thƣơng trƣờng, nhất là nền tảng của công ty mẹ bên Hàn Quốc đã tạo đƣợc những bƣớc đi vững chắc hơn, có thị trƣờng tiêu thụ ổn định trong và ngoài nƣớc.