DỆ T MAY HÀ NỘ
2.2.2. Hình thức kế toán đang áp dụng
Xuất phát tù’ đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý cũng như yêu cầu hạch toán mà tại Tổng Công ty Dệt - May Hà Nội, hình thức kế toán đang được áp dụng là hình thức “Nhật ký - Chứng từ”. Theo hình thức này, kế toán có thể tập họp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản, kết họp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Đồng thời với hình thức nhật ký chứng từ, kế toán còn có thể vừa theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, vừa theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Bên cạnh đó, hình thức kế toán nhật ký chứng từ còn kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, trên cơ sở cùng một sổ kế toán, thậm chí trong cùng một lần ghi chép. Với những ưu điểm trên, hình thức nhật ký chứng từ đã phần nào đáp ứng được nhu cầu xử lý thông tin nhanh nhẹn, chính xác và kịp thời của doanh nghiệp.
Bằng việc vận dụng kế toán máy, có thể nối một lượng lớn công việc của kế toán đã được giảm nhẹ, nhưng hiệu quả công việc lại tăng lên đáng kê. Tuy nhiên trong điều kiện vận dụng kế toán máy, việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chúng tù’ cũng có nhũng điếm đặc thù, khác với việc kế toán bằng sổ sách phổ thông thông thưòng. Nhìn chung, trình tự luân chuyến chúng từ trên máy vi tính được mô phỏng theo hình ...
Với hình thức nhật ký chứng từ, kế toán sử dụng đầy đu các loại nhật ký chúng từ, bảng kê theo quy định để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, cự thể như sau:
Thứ nhất, nhật ký chứng từ số 7
Nhật ký chứng từ số 7 được sử dụng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh (bao gồm TK 142, TK 152, TK 153, TK 154,...) và một số tài khoản đã phản ánh ớ các nhật ký chứng từ khác nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ. Đồng thời dùng để ghi nợ các TK 154, 621, 622, 627, 142, 2413, 335, 642. Nhật ký chứn từ số 7 bao gồm 3 phần:
• Phần 1 : Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp, phản ánh toàn bộ số phát sinh bên có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh. Chứng từ kế toán Bảng tổng họp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ tổng
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế
Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
In sô sách, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Hình 2.2. So’ đồ luân chuyển chứng từ trên máy vỉ tính
tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán. Hệ số chênh lệch được tính theo công thức:
Hệ Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu
+
số tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
chênh Giá hạch toán vật liệu Giá hạch toán vật liệu
+
lệch tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong tháng sẽ được xác định bàng giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo giá hạch toán (ở bảng kê số 2- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) nhân với hệ số chênh lệch trên bảng kê số 3.
Thứ ba, bảng kê số 4.
Bảng kê này được dùng để tổng hợp số phát sinh bên có các TK 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627 đối ứng nợ với các TK 154, 621, 622, 627. Cơ sở đe ghi vào bảng kê số 4 là các bảng phân bô số 1, bảng phân bố số 2, bảng phân bố số 3, các bảng kê và các nhật ký chứng từ có liên quan, sổ liệu tổng hợp của bảng kê số 4 sau khi khoa sổ vào cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi vào nhật ký chứng từ số 7.
Thứ tư, các bảng phân bổ.
Bảng phân bổ được sử dụng để tập hợp các loại chi phí phát sinh nhiều lần và thường xuyên như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công,...hoặc các chi phí đòi hỏi phải tập hợp, tính toán và phân bô như khấu hao tài sản cố định, lao vụ của các phân xưởng cung cấp lẫn cho nhau.
tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán, đồng thời phân bổ giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chcnh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu lấy từ bảng kê số 3. Giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bố sổ 2 theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên có các TK 152, 153 của các bảng kê, nhật ký chứng từ và sô kê toán liên quan, số liệu của bảng phân bổ số 2 đồng thời được sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
• Bảng phân bổ số 3 - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Bảng này được dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng. Cơ sở đế lậơ bảng phân bổ số 3 là: dòng khấu hao đã tính tháng trước (lấy tù’ bảng p hân bổ số 3 tháng trước); các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm tháng này được phản ánh chi tiết cho từng TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định hiện hành về khấu hao TSCĐ; dòng số khấu hao tháng này được tính bàng số khấu hao tính tháng trước cộng với số khấu hao tăng, trừ đi số khấu hao giảm trong tháng, số khấu hao phải tính tháng này trên bảng phân bố số 3 được sử dụng đe ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và so kế toán có liên quan (cột ghi Có TK 214) , đồng thời được sử dụng để tính khối lượng sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành.
Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng các loại chứng từ như biên bản hoàn thành, giao nhận sản phẩm; phiếu nhập, xuất công cụ dụng cụ.
Với một tổng công ty Nhà nước có quy mô lớn như Tổng Công ty Dệt - May Hà Nội thì việc áp dụng máy vi tính vào quản lý hạch toán là một nhu cầu bức thiết, giúp mang lại hiệu quả cao trong công việc. Với phần mềm kế toán đang sử dụng là Fast Accounting (đã được nâng cấp và cải tiến sao cho phù hợp với đặc thù về sản xuất kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp), trong quá trình hạch toán, việc quan trọng nhất là khâu thu thập, xử lý phân loại chứng từ và định khoản kế toán. Đây là khâu đầu tiên và cùng là khâu quan trọng nhất vì mọi công việc tính toán, xử lý thông tin, đưa ra các bảng biếu, báo cáo máy tính đã thực hiện một cách
tự động. Nhiệm vụ của kế toán chỉ còn là phải vào dừ liệu sao cho thật đầy đủ và chính xác.