Nội dung: Nó phải chứa đựng những thông tin mà mọi người cần. Không giống như các bản
báo cáo, một bài diễn thuyết phải đưa ra được có bao nhiêu thông tin mà người nghe quan tâm và bị cuốn hút trong một buổi nói chuyện.
Cấu trúc: Nó phải có kết cấu gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc logic. Nó phải
được xâu chuỗi và sắp xếp sao cho người nghe có thể hiểu được. Trong khi các bản báo cáo có những phụ lục và những chú thích kèm theo thì người diễn thuyết phải rất cẩn thận để người nghe không sao nhãng mỗi khi họ trình bày chệch khỏi những luận điểm chính của buổi diễn thuyết.
Lời giới thiệu: Nó phải được chuẩn bị tốt. Một bản báo cáo có thể đọc lại và những phần sai
sót có thể được loại bỏ, nhưng với bài diễn thuyết thì người nghe sẽ đổ hết trách nhiệm cho người trình bày.
Nhân tố con người: Một bài diễn thuyết tốt sẽ được nhớ tới nhiều hơn là một bản báo cáo tốt vì nó có một con người cụ thể gắn với nó. Nhưng bạn vẫn cần nhận thấy rằng nếu thay vào đó là một bản báo cáo được gửi đi thì những yêu cầu của người nghe sẽ không được đáp ứng tốt như vậy.
Giọng nói: Giọng nói có thể coi là công cụ đáng giá nhất của người diễn thuyết. Nó chứa đựng
hầu hết những nội dung mà người nghe rất dễ ghi nhớ. Một trong những điều kì lạ với giọng nói là chúng ta có thể dễ dàng nói với những người khác là giọng nói của họ khiếm khuyết ở điểm gì, chẳng hạn quá nhanh, quá cao, hay quá nhỏ… nhưng chúng ta lại gặp vấn đề khi lắng nghe và thay đổi giọng nói của chính mình.
Âm lượng: Chính là mức độ to nhỏ của âm thanh. Luận điểm chính sẽ được nghe mà không
cần phải hét lên. Một người nói giỏi sẽ hạ thấp giọng của họ để lôi cuốn người nghe và sau đó nâng cao giọng khi đưa ra luận điểm chính.
Âm thanh: Đây là những đặc điểm của âm thanh. Một cái máy bay bay có âm thanh khác hẳn
so với âm thanh của những chiếc lá rụng bay trong gió. Một giọng nói đe doạ có thể làm người nghe hoảng sợ, trong khi một giọng nói vui vẻ có thể khiến người nghe mỉm cười.
Độ cao thấp: Chính là độ cao hay thấp như thế nào của một giọng nói. Pee Wee Herman có
giọng nói cao, Barbara Walters có giọng nói ôn hoà, trong khi James Earl Jones lại có giọng nói thấp.
Độ dài ngắn: Đây chính là một âm thanh kéo dài trong bao lâu. Nói quá nhanh sẽ khiến những
từ và âm tiết trở nên ngắn hơn trong khi nói một cách chầm chậm lại kéo dài những từ và âm tiết đó. Thay đổi tốc độ nói sẽ giúp duy trì sự quan tâm của người nghe. Có hai phương pháp tốt để cải thiện giọng nói của bạn: Trước tiên hãy lắng nghe nó. Hãy luyện tập để lắng nghe giọng nói của mình khi ở nhà, khi lái xe, khi đi bộ… Sau đó khi bạn làm việc hay ở trong công ty, hãy điều chỉnh giọng nói để thấy bạn đang sử dụng nó theo cách bạn muốn như thế nào.
Điệu bộ của hình dáng và cơ thể: Bạn có thể truyền đạt rất nhiều thông điệp thông qua cách
thức bạn nói và di chuyển. Hãy đứng thẳng và để cơ thể bạn thể hiện rằng bạn rất gần gũi, rất dễ tiếp thu và rất thân thiện. Sự gần gũi thân mật giữa mọi người là kết quả khi bạn và những người nghe nhìn thẳng vào nhau. Cách nói chuyện quay lưng lại người nghe hay nhìn xuống sàn nhà hay nhìn lên trần nhà đều phải tránh vì nó khiến cuộc diễn thuyết trở nên không hấp
dẫn.
Sự gần gũi: Những quy phạm văn hoá đã tạo ra một khoảng cách dễ chịu trong việc trao đổi
với những người khác. Bạn nên tìm kiếm những dấu hiệu gây ra sự không thoải mái do xâm phạm vào không gian của người khác. Một vài trong số những hành động đó là: khiêu vũ theo nhạc rock, chân nhún nhảy, tay vỗ vỗ, và nhìn chằm chằm đầy ác cảm. Với một số trường hợp lại là có quá nhiều khoảng cách. Để khắc phục điều này, bạn hãy di chuyển xung quanh căn phòng để tăng sự trao đổi liên hệ với những người nghe. Tăng cường sự gần gũi cho phép bạn quan sát tốt hơn, dễ nhận ra và tạo cơ hội cho những người khác được nói.
Hãy thay đổi giọng nói của bạn: Một trong những lời phê bình chủ yếu về người nói là họ chỉ
có một giọng điệu đều đều duy nhất. Những người nghe sẽ cảm thấy nhàm chán và tẻ ngắt. Mọi người đều nói rằng họ tiếp nhận thông tin được ít hơn và giảm mất sự chú ý một cách nhanh chóng hơn khi lắng nghe những người nói không biết cách diễn cảm lên xuống giọng của họ.
28-11-2006